办公室管理制度及工作流程.docx

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办公室管理制度及工作流程

一、会议管理制度及工作流程

1、会议分为：

行政会议、月度总结大会、全体员工大会

2、

第三章会前准备

第一条公司召开的公司级会议会务服务统一归口办公室负责。

各部门召开会议需用公司会议室，应由办公室统筹安排。

第二条会议召集人在会议召开2日前将会议的主题、地点、时间和对与会者的要求等下发或通知所有与会者。

第三条会议主持人和与会人员都应在会议召开2日前做好有关准备工作，包括拟好会议提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案等。

记录人根据会议通知和与会者的会前准备资料在会议召开2日前拟定《会议议程》交会议召集人审核。

第四条所有与会者都应该遵守公司的会议制度，不迟到，不早退，不无故缺席。

因为特殊原因不能完整地参加会议的与会者，应提前向会议召集人说明情况，并且将自己的观点尽量用书面的形式转达给会议召集人，由会议召集人代为表达。

第五条会议的基本人员应该包括：

召集人，与会者，记录员。

会议原则上应由召集人主持，也可由召集人指定他人代为主持。

第四章会议组织及要求

第六条会议组织遵照“谁主办，谁组织”的原则。

第七条会议主持人须遵守以下规定：

1主持人应提前10分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。

2主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。

3会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。

4属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。

对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。

5主持人应将会议议决事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确。

第八条参会人员须遵守以下规定：

1应提前5分钟到达会场，并在《会议签到表》上签到或由主持人点名签到；

2准确、充分地表达自己的立场，会议发言应言简意赅，紧扣议题；

3会议讨论过程中，与会者应注意文明用语。

4遵循会议主持人对议程控制的要求；

5属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言；

6遵守会议纪律，与会期间应将手机调到至静音或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场；

7做好本人的会议纪录。

第五章会议记录

第九条公司各类会议均应设专用记录本进行会议记录并由会议召集人确定专人负责记录。

会议记录应遵守以下规定：

1以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要；

2会议记录应坚持实事求是的原则，尽量采用实录风格，确保记录的原始性，记录员应署名；

3对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样；

4会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于会议后2个工作日呈报会议主持人审核签名；如需下发文件，主持人审核后由行政副总、总经理逐级审核批准后再下发，如非下发文件，逐级审核后归档。

5负责会议考勤记录，并报会议主持人核准；

6做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的《会议签到表》的考勤记录报考勤人员。

第十条会议纪要和会议记录的发放、传阅、归档：

1公司级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人、行政副总审核、总经理确定，并由办公室存档备查，按年度移交公司档案室。

2各部门的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管；

3会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格按照公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。

第六章会议精神的督办及执行

第十一条会议跟进

1会议决议、决策事项需要会后跟进落实的，按照部门职责分工由主办部门跟进落实，会议主持人另有指定的，从主持人指定；

2会议跟进的依据以会议决议、纪要及会议原始记录为准；

3办公室负责会议议定事项的督办和催办，定期检查会议决议、纪要及会议记录及落实情况，并将督办和催办情况报告会议主持人，并将作为考核当事人工作的依据；

4部门会议的跟进落实、督促检查工作由各部门自行安排。

第七章会议纪律和要求

第十二条公司级会议的保密

1与会人员要严格遵守保密纪律，不得将会议内容、讨论的有关情况向外泄露。

2会议议决事项，应严格保密，除按规定履行职责需要外，与会人员不得外传会议讨论和议决情况。

3故意泄漏、传播会议有关情况的，视负面影响的大小作出相应处罚。

第十三条管理权责和处罚

1办公室负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。

2会议主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。

3迟到、早退、缺席

（1）迟到：

参会人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到；

（2）早退：

凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议结束前5分钟提前离开会场的，计为早退;

（3）缺席：

凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。

第十四条处罚

1无正当理由迟到、早退每次处10元的罚款；

2无正当理由缺席每次处以20元的罚款；

3凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。

4以上处罚由会议记录人将召集人签字确认的会议记录出勤记录交人力资源部从工资扣除。

第十五条流程图

办公用品管理制度

为规范公司办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接程序,使之管理有序，责任明确，节俭节约，避免浪费，特制订本制度。

一、办公用品的分类和管理

按使用的性质分为低值易耗品和高值保管品两类。

低值易耗品（约2000元以下）主要指：

签字笔、圆珠笔、铅笔、刀片、胶水、胶带、气泡袋、大头笔、割刀、刀座、绑带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、复印纸、打印纸、便签纸、橡皮擦、原子笔、笔芯、夹子、涂改液、白板笔、萤光笔、记事本、电风扇、线插板、剪刀、钉书机、计算器、电话机、装订机、档夹、裁纸刀、印泥等价值较低的日常用品；

固定资产（约2000元以上）：

电脑、打印机、文件柜、空调、相机、投影仪、办公桌椅等价值较高的物品。

钥匙：

钥匙分为办公室钥匙、宿舍钥匙、特种机械钥匙、车辆钥匙。

由人事行政部管理。

公司每年开展工作时，由人事行政部综合办主任将其中一套钥匙分发给各个部门负责人，需填写《钥匙发放登记表》并做好发放登记。

每年公司工作结束时，再依次收回，并做好收回登记。

仪器：

分为测量仪器和实验仪器，由人事行政部管理。

每年公司工作开展时，由各部门负责人到人事行政部综合办填写《仪器领用单》并做好登记后领取，每年公司工作结束时，再依次收回，并做好收回登记。

公司办公用品的管理统一归口为公司人事行政部。

人事行政部应当于每月25号之前做好办公用品库存登记，25日各部门填写《物品申购单》交到人事行政部综合办公室，由行政副总、总经理审批;26日交予采购人员进行采购，月底前将采购物品交予行政部，行政部保管人员负责核对数量并填写入库登记表，各部门到行政部领取物品并登记，行政部保管人员每月终填报《办公用品使用情况汇总表》交予行政副总查阅。

（固定资产类不设月度计划，根据实际需要情况通过正常审批程序购置。

）

人事行政部需于月1至5号列出各部门的费用支出详细统计情况上交公司总经理。

对于有提出辞职的员工，在办理辞职手续时，必须在办理完办公用品清退手续后方可办理工资的领取事项。

三、办公用品的申请。

办公用品的采买或者领用申请需要填写《办公用品申请单》。

公司办公用品的申请资格人为办公室主任及以上管理人员。

各级管理人员应当根据自己部门的办公需要，及时地提出采买申请。

普通员工的办公用品需要应当向自己的主管提出，由主管统一进行申请。

定额办公用品原则：

高管每人每月10元，部门经理每人每月6元，普通员工每人每月4元，如超标将自行处理。

四、办公用品的审批。

在填写《办公用品申请单》后，申请人应当将申请单交有审批权的部门负责人审查批准。

审批人是办公管理费用控制的责任人，其签署的批准意见对办公费用控制构成相应领导责任。

公司赋予部门经理及以上的管理人员以一定价值范围的办公用品请购的审批权：

300元以下由办公室主任审批，300元以上3000元以下由行政副总审批，办公室主任审核，3000元以上由行政副总审核，总经理审批。

五、办公用品的采购。

填写的《办公用品申请单》在得到批准后，应当交到公司人事行政部由人事行政部统一采买。

人事行政部应当做好供应商的建档工作，编制出常用办公用品的价格表，把握好办公用品的价格行情，做好供应商的比较、甑选工作，尽最大可能控制好办公用品的采购成本。

人事行政部将根据公司日常办公需要，对一些常用的办公用品进行批量购买，在办公室保持一定库存，以保证正常办公需要的及时满足，提高供给效率。

六、办公用品的入库管理

在供应商送来所购的办公用品后，应由人事行政部统一签收、保管和发放。

人事行政部应当将编制出的常用办公用品的价格表交公司财务部保管，财务部在接相应付款单据时应当再次核对相应品种的单价和总金额及签收人的签字，确认无误再准予付款。

七、办公用品的保管。

备用的办公用品由人事行政部统一保管。

公司为人事行政部划定相应的存放区域，实行封闭保存。

由各部门申请的办公用品应当及时发放。

发放出去的办公用品应当由人事行政部做好相应的领用记录，明确领用部门，领用人，领用日期。

对于大件管理品实行保管责任制，实行使用人、领取人、保管责任人三合一的办法，对保管责任进行归属。

人事行政部将根据不同时期的现实情况合理编订纳入保管责任制的大件管理品目录。

现阶段的大件管理品范围暂定为：

办公桌椅、柜子、电脑及其配件、电话机、电风扇、计算器。

对因个人工作失误、非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗，将根据个人责任的程度，由责任人承担所造成相应损失的赔偿。

实行定期盘存制。

盘存频率为一月/次，人事部将于每月的25号至31号内抽取时间进行大件管理品的盘存。

盘存内容包括检查相应的办公用品的存在情况，问题情况，并让相应的保管人签字确定，以便及时地发现问题，处理问题。

八、办公用品的领用。

各部门凭《办公用品申请单》可以领用已采购回公司的办公用品。

在领用时，领用人应当在人事行政部的《办公用品发放表》上签上领取人姓名和日期。

领取人可以是《办公用品申请单》申请人，也可以是申请人指定的办公用品使用人。

但涉及高值管理品的，必须是使用人前来领取并签字，以明确保管责任。

在领用人签字领取办公用品时，人事行政部应当对领取人做好登记记录。

九、办公用品的维修及报废。

公司对高值管理品的报废实行审批管理。

各单位、部门如有高值管理品损坏，不能使用的，应当依据以下程序进行处理。

1、对简单问题的可以自行维修处理。

但对有保修服务品，且在保修期内的，不得擅自自行处理。

2、可维修品出现问题的应当提交《物品维修登记表》至人事行政部统一进行处理。

3、对维修不成的高值管理品实行报废处理。

报废应当是在对可能维修的，在提交过维修申请，经过维修但无法修好的情况下，或者是对无条件维修的，经过了人事行政部的故障认定，方可由该管理品的保管人填写《办公用品报废申请单》，经人事行政部签字确认后报废事项方为成立。

报废品原购买价值单件超过1000元的，须报请公司副总经理的批准；原购买价值单件超过5000元的，须报请公司总经理的批准。

4、高值报废品在得到报废审批后应当由人事行政部进行回收处理，以求极可能的开源节流。

5、高值管理品在完成报废程序后，应当从《固定资产登记表》上核销，核销时应做红笔登记，并附上《办公用品报废申请单》。

印章管理制度及流程

一、印鉴的种类：

1、公司印鉴：

公司在工商行政机关登记的公司印章和各种业务专用的公司印章。

包括：

公司章、公司合同专用章、财务专用章。

2、领导私印：

刻有董事长、总经理姓名的印章。

3、部门印鉴：

刻有公司部门名称的印章。

二、印章的刻制、启用：

1、公司各部门需刻制印章时，按要求填写《印章刻制申请表》，报行政副总审核，总经理审批。

申请批准后，由行政管理部负责统一刻制，启用前颁布印鉴启用通知的红头文件，在启用日期前使用视为无效。

2、公司批准成立的新部门待正式红头文件下发后，根据工作需要方可申请刻制该部门印章。

3、各种印鉴均由行政管理部颁发，颁发时应留下印模并登记备案。

4、专人领取印鉴时，需在印鉴备案表上签字。

三、印鉴保管

1、行政副总（或办公室主任）保管：

公司印章、合同专用章；

财务部负责人保管：

财务专用章、领导私印；

部门印章：

由各部门负责人保管；

2、印章持有情况纳入员工离职时移交工作的主要内容，如员工持有规定类别的印章，须办理归还手续后方可办理离职手续。

四、印鉴的使用：

1、使用范围

1）公司印章：

以公司名义对外、对内行文；签订重要合同、协议等文件；上报的材料、报表；开展工作时所需的介绍信、证明材料等使用公司印章等；颁发各类荣誉证书或奖状等。

3）部门印鉴：

以各部门名义开展工作时使用。

部门印鉴不能代表公司对外使用，只在公司内有效。

2、用印

1）公章、合同专用章的使用决定权为总经理，其它各印章的使用决定权由总经理据实际工作需要进行授权。

2）公司员工因私一般不予用印（公司章）确需用印时，必须报，经总经理清用印目的，经部门负责人审核后，填写《用印登记表》签字审批，印鉴管理人员方可用印。

重要合同及公司级（对内、对外）文件需用印，总经理因事不在，可电话向总经理汇报，确认后方可用印，事后补办手续。

3）财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务专用章。

4）介绍信用印经总经理批准后，方可用印。

5）公司印章不得携带外出使用；特殊情况必须外出用印时，应填写《外出使用印章情况登记表》并注明原因，经行政副总、总经理逐级审批后，由印章管理人员携章一起外出监印；跨地域借用印章时，需由经办人办理借用手续，填写《印鉴借用申请表》经总经理批准后方可携带外出。

6、“印鉴使用登记明细”和“外出使用印章情况登记表”作为公司档案永久保存，按序号交行政管理部档案室存档。

5）不可在空白凭证、介绍信、协议或合同等上盖公司印鉴，特殊情况需经总经理批准；

6印鉴管理人员对未经签发的文件、不符合用印规定程序的，不得擅自用印；

五、印鉴的停用

1、因遗失而依法公告作废的印章于公告日起即停用；若出现遗失或保管不当导致印章非正常使用，可按公司工作失误处罚规定追究当事人的责任。

2、公司因名称变更、部门撤消、印章式样改变等情况需启用新印章时，旧印章停止使用，由行政管理部下发《关于停止××印章使用的通知》

3、行政管理部将停用的作废章收回，经总经理批准，应封存的予以切边或存入档案里封存，无须封存的则销毁。

第8章责任追究

1，印章管理和使用发生责任事故时的责任追究：

（1）印鉴的管理、监督由行政管理部以每月一次不定期检查作为绩效考核的依据。

（2）使用印章的部门、员工不按本制度规定程序办理的，印章保管人不得予以用印，否则，每发现一次，对使用人和保管人各扣100元。

（3）用印部门主管对本部门员工或分管部门员工用印审批不严，用印后造成错误或损失的，每发现一次，对审批领导扣200元。

（4）各印章保管人出现私自留存（包括应予销毁、工作交接等情况）、私自使用、私自外借等违规现象，每发现一次扣300元，对上述行为造成损失的，视其严重性，扣各印章保管人及其主管领导500～1000元。

（5）印章保管人对印章保管不善，造成印章丢失、毁损的，扣直接责任人和主管领导各1000元。

如给公司造成经济损失的，还将对直接责任人追究经济损失。

（6）对擅自使用、盗用或私刻印章等违法行为，公司给予当事人辞退处理并报司法机关予以惩处。