为Excel数据透视表设置动态数据源.docx

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为Excel数据透视表设置动态数据源

为Excel数据透视表设置动态数据源

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2009-3-1515:

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   在Excel中创建数据透视表时，有时需要不断地向数据源中添加数据。

当数据源中添加了数据后，可以用下面的方法让数据透视表自动扩展数据源，而无需重新建立数据透视表。

   例如下图为某公司的某些产品在一些城市7-8月的销售数量，我们需要用数据透视表来查看相关数据。

数据源在A1:

F12区域中，以后还要继续添加数据，使数据源扩展为A1:

F23。

   方法一：

用Excel表

   在Excel2007中可以将区域转换为Excel表，在Excel2003中称之为“Excel列表”。

Excel表是一系列包含相关数据的行和列，它有许多特殊的功能。

例如当我们在Excel表的后面添加数据时，Excel表会自动扩展。

要将区域转化为Excel表有一些要求，例如，区域中的数据必须与其他数据分开，即其周围有空行和空列包围，区域的每一列的第一行都有一个唯一的列标题，区域中间没有空行等。

如果数据源符合创建Excel表的要求，可以用Excel表来创建数据透视表。

   Excel2007：

   1.选择数据源区域A1:

F12中的任意单元格，单击功能区选项卡“插入→表”。

在“创建表”对话框中单击“确定”。

   Excel创建一个Excel表，此处表的名称为“表1”。

   2.选择表中的任意单元格，如D7单元格，单击功能区选项卡“插入→数据透视表→数据透视表”，打开“创建数据透视表”对话框，单击“确定”。

3.Excel将创建并激活一个新的工作表，并显示“数据透视表列表字段”窗格。

在“选择要添加到报表的字段”区域中勾选“商品名称”和“销售数量”。

   形成如下图所示的数据透视表，反映了各类商品的销售总量：

   4.在数据源中添加数据：

    继续在数据源下面的单元格中添加9-10月的数据，列表区域自动扩展到A1:

F23。

   5.在数据透视表中右击某一单元格，在弹出的快捷菜单中选择“刷新”。

   数据透视表中的数据将用新的数据源进行更新：

Excel2003：

   1.选择数据源区域A1:

F12中的任意单元格，单击菜单“数据→列表→创建列表”， 在弹出的“创建列表”对话框中单击“确定”。

   2.Excel创建列表，并显示“列表”工具栏。

   3.选择列表中的任意单元格，如D7单元格，单击菜单“数据→数据透视表和数据透视图”，弹出“数据透视表和数据透视图向导”，单击“完成”按钮。

   4.Excel将创建并激活一个新的工作表，并显示“数据透视表列表字段”窗口和“数据透视表”工具栏。

将“商品名称”和“销售数量”分别拖到写有“将行字段拖至此处”字样的行区域和写有“将数据项拖至此处”字样的数据区域。

   Excel将创建如下图所示的数据透视表，它可以反映各类商品的销售总量。

5.在数据源中添加数据：

    继续在数据源下面的单元格中添加9-10月的数据，列表区域自动扩展到A1:

F23。

   6.选择数据透视表中的任一单元格，单击“数据透视表”工具栏中的“刷新数据”按钮。

如果“数据透视表”工具栏没有出现，单击菜单“视图→工具栏→数据透视表”。

   数据透视表中的数据将用新的数据源进行更新：

   方法二：

用动态区域名称

    还可以用Offset函数来定义一个动态区域名称，然后在创建数据透视表时指定该动态区域为数据源。

当我们在数据源中添加数据时，数据透视表中的数据源自动扩展。

   1.定义名称：

   在Excel2007中，单击功能区选项卡“公式”，在“定义的名称”组中单击“定义名称”按钮，弹出“新建名称”对话框。

在“名称”后的文本框中输入一个名称，如“销售数据”，在“引用位置”后的文本框中输入公式：

   =OFFSET（Sheet1!

$A$1,0,0,COUNTA（Sheet1!

$A:

$A）,6）

   其中“Sheet1”为数据源所在的工作表名称，公式最后的“6”表示数据源有6列。

   在Excel2003中，单击菜单“插入→名称→定义”，在“定义名称”对话框中进行名称定义，方法与Excel2007类似。

   2.定义数据源：

   在Excel2007中，选择数据源中的任意单元格，如D7单元格，单击功能区选项卡“插入→数据透视表→数据透视表”，打开“创建数据透视表”对话框，在“表/区域”右侧的文本框中输入定义的名称“销售数据”，单击“确定”按钮。

   在Excel2003中，选择列数据源中的任意单元格，如D7单元格，单击菜单“数据→数据透视表和数据透视图”，弹出“数据透视表和数据透视图向导”，单击“下一步”按钮。

在“数据透视表和数据透视图向导--3步骤之2”对话框中，在文本框中输入定义的名称“销售数据”，单击“完成”按钮。

   其他的步骤同方法一，在此不再赘述。