WAiPGSCM002Ind BStock take 盘点程序.docx
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WAiPGSCM002IndBStocktake盘点程序
1.目的OBJECT
2.适用范围APPLICATIONFIELD
3.责任RESPONSABILITIES
4.定义DEFINITIONS
5.盘点程序STOCKTAKEPROCESS
A.计划和准备工作Planningandpreparation
B.执行盘点工作Stock-takeexecution
C.库存调整Stockadjustments
6.相关表单ASSOCIATEDDOCUMENTS
7.报告REPORTINGS
版本日期目标
Revision
Date
Object
A
17/11/2013
Creation/新建
B
28/11/2014
Update/更新
1.目的-OBJECT：
盘点准备工作，盘点所有属于维康爱马仕的库存，识别理论上/ERPP的数量和实际盘点的数量，并更正ERP数据。
Preparestockforstocktake,countallstocksbelongingtoAimas,identifydifferencesinquantitiesbetweenrealandtheoretical/ERPstock,andmakecorrectionsinERP.
2.适用范围-APPLICATIONFIELD：
该程序适用于注塑部（A1&材料物料组）、装配部（A2，包括试水组）、仓库（A3、C1&C2），寄售库存和原材料/在外协商的配件库存。
从考虑实际操作因素出发，高迪的盘点与维康爱马仕的盘点协调。
ThisprocedureappliestoInjectiondepartment（A1&Materialteam）,Assemblydepartment,（A2,includingWatertest）,StockDepartments（A3,C1&C2）,consignmentstockatclientsandrawmaterial/componentsstocksatsub-contractors.
Goldenstock-takeissynchronizedwithAIMASstocktakeforpracticalandoperationalreasons.
3.责任-RESPONSIBILITES：
财务经理主导盘点过程：
其负责协调过程和更新该程序。
三位经理（装配部、注塑部、仓库）负责执行该程序：
他们负责盘点有效进行，并更正库存。
人事部协调这3个部门。
Financemanageristheleaderofthestock-takeprocedure:
he/sheisinchargeofcoordinatingtheprocessandupdatingthisprocedure.
The3managersofAssembly/Injection/Stockdepartmentsareresponsibletoapplytheprocedure:
theyareinchargeofanefficientandcorrectstock-take.
HRteamwillassistthe3involvedDepartments.
4.定义-DEFINITIONS
盘点：
至少每一年，对公司库存的所有物料（注塑件、采购件、半成品、成品）进行人工清点价值和数量
Stocktake:
manualcountinginvalueandinquantity,atleastonceperyear,ofallelementspartofcompanystock（injectedcomponents,purchasedcomponent/products,½finishedgoodsandfinishedproducts）
清点表格：
清点人进行人工清点时所填写的文件
Countingforms:
documentfilledbycountersforthemanualcounting
产品类型：
注塑件、采购件、半成品、成品
Typesofproducts:
injectedcomponents,purchasedcomponent/products,½finishedgoodsandfinishedproducts
主要区域：
A1,A2,A3,C1,C2,C4,C5
Mainareas:
A1,A2,A3,C1,C2,C4,C5
次要区域：
在主要区域里的次要区域。
A3的次要区域是A1到A5，B1到B6，C0到C7….
A2的次要区域是装配A线、装配B线、装配C线。
Sub-zones=sub-areasineachmainarea.Sub-areasinA3areA1toA5,B1toB6,C0toC7…
Sub-areasinA2areassemblinglineA,assemblinglineB,assemblinglineC.
ERP盘点手册：
描述在盘点过程中ERP的操作的文件。
用于盘点准备工作、执行盘点和库存调整的操作指引。
ERPstock-takemanual:
documentdescribingallERPoperationstododuringthestock-take.Itisusedforoperationsduringthestock-takepreparation,thestock-takeexecutionandthestockadjustments.
5.盘点过程-STOCKTAKEPROCESS：
A.计划和准备工作-Planningandpreparation
1）工厂平面图-Factorymap
用excel呈现的工厂平面图指明各主要区域（A1,A2,A3,C1,C2,C5）和次要区域（A1toA5,B1toB5,C0toC7…，生产装配线）所存放的产品类型。
必须在选择参加盘点的人之前让3个部门的经理至少一年更改1次。
工厂平面图是各部门经理用于确定所须盘点人数之用。
Mapsofthefactoryinexcelfileindicatethetypeofproductsstoredineachmainarea（A1,A2,A3,C1,C2,C5）andsub-areas（A1toA5,B1toB5,C0toC7…,productionlines）.Itmustberevisedatleastonceayearbythe3departmentmanagersbeforethestock-takeparticipantsareselected.
Themapofthefactoryisusedbytheheadsofdepartmenttodefinethenumberofpeopleneededforthecounting.
2）确定日期和时间-Definedateandtime
与3个部门经理和总经理沟通同意后，财务经理计划盘点的日期。
日期须在财务经理组织的第一个准备会议的年末前的最后一个月（12月1日），约定的日期必须与子公司管理层和集团管理层沟通。
选择的日期应该尽可能地不影响生产。
时间应该尽量的短，以尽量减少对生产的影响。
这意味要尽可能多的人参加盘点工作。
需要半天时间进行复盘（复盘差异大的库存）。
StocktakedatesareplannedbytheFinancemanager,inagreementwiththe3departmentheadsandGeneralmanagement.
Datesshouldbefixedduringthe1stpreparationmeetingorganizedbytheFinancemanager,atthelatestonemonthbeforetheyear-end,onDecember1st.AgreeddatesmustbecommunicatedtoGeneralmanagementandGroupmanagement.
Dateschosenshouldalwaysminimizeimpactonoperations;timeshouldbeasshortaspossibleinordertolimitperturbationsforoperations.Thismeanamaximumnumberofpeopleneedtoparticipate.Halfadayshouldbeplannedtomakethestocktakedoublecheck（re-countbiggeststockdifferences）.
3）准备会议-Preparationmeetings
财务经理组织2次会议，用于准备盘点的工作。
第一次会议是在盘点前的一个月与各部门经理开的会议：
会议主题是确定日期和盘点准备工作的各方支持（与供应商和客户沟通，提醒他们减少库存数，
盘点前两周与各部门经理的会议：
会议主题是确定参见盘点的人的清单和确定盘点组织的的细节：
谁负责做什么。
2meetingsareorganizedbythefinancemanagertopreparethestocktakeoperations.
Firstmeeting,1monthbeforethestocktakedatewithsupervisors:
theobjectiveistofixthedateandsupportthestockpreparation（communicationtosuppliersandclients,reminderthatthestockshouldbereduced,reminderoftheERPtask）
Secondmeetingtwoweeksbeforewithsupervisors:
theobjectiveistofinalizetheparticipantlistsandprovidedetailsontheorganizationofthestock-take:
whodoeswhat.
重要–IMPORTANT
仅对于年末盘点而言，通知供应商和客户：
在盘点期间不送货。
如果有特殊情况（只是针对客户），通知财务经理，让其确认。
对于一般随意性的盘点，不需要通知供应商和客户。
Foryearlystocktakeonly,suppliersandclientsshouldbeinformedthatthereisnodelivery,nogoodsreceivedduringstocktake.Incaseofemergency（forclientsonly）,informtheFinancemanagerforvalidation.Forlocalstocktake（random）,noneedtoinformsuppliersnorclients.
4）参与者-Participants
各部门经理在对其部门进行盘点时，要选择其适合的部门人员参与盘点的工作，并且为他们准备盘点计划表。
各部门经理须在第二次准备会议上与财务经理沟通2个数据：
所需盘点人数和可以参加盘点的人数。
参与盘点的人数清单须在盘点前10天定下来，以便人事部有足够的时间准备必要的工具。
用于盘点的称重机须由各部门经理确认所要用到的数量和可以提供使用的数量。
参与盘点的人员清单由财务经理协调。
开发部、品质部、MDU须协助这三个部门。
财务经理统管整个过程，人事部确保所有参与者获得用于盘点的工具和正确地进行盘点的行为。
EachsupervisorofDepartmenttomakeitsowninventoryshouldselecthisowncapable/seriouscolleaguestoparticipatetothestocktake,andtoprepareacountingplanningforeachcolleague/counter.
Supervisorofdepartmentsshouldcommunicatetwofigurestothefinancemanagersduringthesecondpreparationmeeting:
thenumberofcountersneededandthenumberofcountersavailable.
Thelistofparticipantsshouldbedetermined10daysbefore,forHRtohavetimetomakesureallnecessaryequipmentisavailable.Thenumberofweighingmachinesneededandavailableforthestockcountshouldbeconfirmedbyeachdepartmenthead.
ThelistofparticipantsiscoordinatedbytheFinancemanager.
R&D,QualityandMDUshouldassistthe3Depts.Financemanagethewholeprocess,andHRwillmakesureallparticipantshaveallneededmaterialsandbehavenormally.
5）盘点须知-Stocktakenotes
财务经理和各部门经理写出简要的盘点须知，用于解释盘点的规则，哪些做法是好的，哪些做法时禁止的，工具要交给盘点的人。
也解释如何填写盘点表格。
须在盘点前对参与盘点人进行培训。
Ashortguideshouldbewrittenbythefinancemanagerandsupervisorofdepartmentstoexplaintherulesofcounting,whichpracticeisgoodandwhichpracticeisprohibited,theequipmentgiventothecounters.Italsoexplainshowtofillinthecountingforms.Thetrainingguideispresentedandgiventotheparticipantsbeforethestock-takestarts.
6）产品标识-Productlabels
要求每一个容器/箱子都有唯一一个标识着产品品号和数量的标签。
各部门经理负责确保库存的每款产品都有一个正确的标签。
Itisarequirementthateachcontainer/boxdisplaysalabelwithauniqueproductcodeandquantities.Departmentmanagersareinchargeofensuringthateachelementpartofthestockhasacorrectlabel.
7）ERP盘点准备工作-ERPstockpreparation:
须根据ERP盘点操作指引清单操作。
InstructionslistedinERPstocktakemanualshouldbefollowed.
a所有已经出库的单据必须在系统中完全录入完成，
FinishtheregistrationinERPforallex-stockbills,
b所有领料单必须全部审核完成，
Finishtheauditionofallmaterialrequisitionbills,
c所有生产入库单必须全部审核完成，
Finish theauditionof allthein-stockbills,
d所有销货单必须全部审核完成，
Finish theauditionofallthesalesbills,
e所有采购已经到货的材料必须全部进货入库审核完成
Finish theauditionofallthepurchasing bills（receivethephysicalmaterials）
f所有倒扣领料的工单必须全部倒扣审核完成，
Finish theauditionofallmaterialsbackoffbills.
g盘点时必须冻结系统库存出入库交易，进行帐务冻结
When havingthestocktake,freezethetransactionofstock-inandstock-out. It istohavetheaccountingfrozen.
重要：
在整个库存盘点中必须停止ERP操作。
IMPORTANT:
ERPoperationsmustbestoppedduringthewholestock-takeprocess
B.执行盘点-Stock-takeexecution
1）在盘点前，仓库需要做的事情-Thingstodobeforethestockcountinthewarehouse:
-为了缩短盘点时间，注塑部和装配部经理须尽其最大的努力减少转移库存，因为仓库在盘点时不能收货（例如：
在盘点前，注塑部A1的注塑件的仓库须为0，因为在盘点前，成品应该都要放到C1成品仓）。
理所当然地，在盘点前，报废品要放到C4或垃圾桶。
Inordertoreducethestocktaketime,InjectionandAssemblyManagers,willdotheirbesttoreducetheirtransformedstocktothemaximum,asstockwillnotbeabletoacceptgoodsduringstocktakeprocess
InjectedcomponentstockinInjectionDepartmentA1shouldbealmostzeroatthebeginningofstocktake,asfinishedgoodsshouldallbemovedtoC1stockandinjectedpartsshouldbemovedtoA3,justbeforebeginningoftheprocess.
AllscrapswillberemovedtoC4orinatrashjustbeforestocktake.
-注塑部和装配部备好料（包括原材料、配件、半成品、成品…）以保证工作照常进行，因仓库在盘点时不能发料。
InjectionandAssemblyDeptwillalsomakesuretoputinorderallnecessaryrawmaterials,components,½finishedgoods…tobeabletoworknormallyduringallstocktakeprocess,asthewarehousewillnotbeabletosendanygoodsduringstocktake
-每一个次要区域须提前准备好，以便盘点时能看清楚盘点范围，避免盘点时出现的错误（例如盘点了隔壁区域范围的产品）。
如有必要，把产品向旁边推，以便清楚盘点的范围。
Eachsub-areashouldbeprepared,withclearlyvisibleandunderstandablelimitstoavoidsidecountingmistakes（countnextsub-areaproducts）.Ifneeded,productsshouldbepushedaside,inordertoallowclearunderstandingofthesub-area
-每个次要区域都须用此种方法组织盘点范围：
盘点人在盘点的过程中不须移动托盘。
Eachsub-areashouldbeorganizedinsuchaway,thecolleaguecountingwillnotneedtomovepalletsduringthecountingprocess
-每一部门须划分出安全区域，用来放置盘点时不能识别的产品（待分析/确定的产品）
EachDept.mustprepareaspecialarea,whereunidentifiedproductsduringstocktakewillberemoved,forlateranalyze/decision
重要：
在整个盘点过程中，生产部、装配部、注塑部须停止生产。
任何在盘点中生产的装配件/注塑件都需要小心地隔离。
IMPORTANT:
production,assembling,injectionshouldbestoppedduringthewholestock-takeprocess.Anyassembled/injectedproductmadeduringthestock-takeshouldbecarefullyisolat
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