行政事务管理制度.docx
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行政事务管理制度
XXX公司
行政事务管理制度
第一章总则
为进一步规范公司行政事务管理行为,理顺内部关系,提高办事效率,特制定本规定。
本制度汇编了公司内部的行政事务类文件,以加强行政管理的有效性,并在公司内部形成办事有程序,工作有标准,事事有人管,人人有专责的工作局面。
第二章考勤制度
考勤规定
公司员工应严格遵守早上8:
30至12:
00;下午2:
00至17:
30的作息时间,严格执行签到制度,不得无故迟到早退,有事须提前请假。
迟到、早退、旷工的处理
定义
1.未按上班时95F4到岗者,30分钟以内按迟到处理;
2.迟到30分钟以上者,以旷工半天论处;
3.未到下班时间而提前离岗者,30分钟以内按早退处理;
4.早退30分钟以上者,以旷工半天论处;
5.擅离职守超过30分钟以上,或未经批准而不到岗,以旷工一天论处;
6.旷工超过5小时按全天计算。
处罚规定
1.迟到5分钟以内含,一次性扣款10元整;
2.迟到5分钟以上10分钟以内含,一次性扣款20元;
3.10分钟至30分钟,按3元/分钟累加。
4.每月迟到或早退五次以内者,部门领导给予批评教育;
5.迟到五次次或五次以上者,除迟到罚款外,再纳入当月或者年终绩效扣款;
6.员工旷工一天,按照本人日工资标准的200%扣减工资;
7.旷工每月超过3天,扣发当月绩效工资50%;
8.连续旷工3天或全年旷工累计超过5天(含5天),公司与该员工解除劳动合同。
请假制度
请假流程
由员工填写请假申请单,申请前都必须邮件发送上级主管,并抄送相关需要签字的领导,最后交由部门领导批准,按规定的审批程序批准后报人力资源部备案,然后完成流程,将数据发送给行政主管统计。
请假制度
1.如需外出,须填写《外出登记表》和《人员外出单》。
考勤按《外出登记表》,便于公司统计考勤。
2.请假最少允许半天,不允许按小时请假,超过半天按一天处理;
3.请假天数2天以内含2天,须邮件征得上级主管同意;
请假天数3天以上含3天,7天以内的,上级主管同意后,再发送给总经理审批;
请假天数7天及以上的,总经理审批后,董事长审批,然后完成流程,将数据发送给行政主管统计。
如需休假且休假时间超过7天,需提前一个星期申请。
4.员工因病需休病假,如不能提前办理请假手续,应于休假当日早8:
30前通过电话或其他方式向部门主管请假,并在到岗后1日内填写《请假申请单》,后附相关凭证(挂号证、诊断书、医药费收据、休假证明),经部门主管签批后,交人事行政部备案;
5.员工凡请病假须提交医院病情证明,否则按旷工处理;
6.事假扣除当天100%工资,一个月1天以内不影响当月绩效;
7.病假出具病假条,不扣除工资,不纳入绩效计算。
休假制度
婚假
1.法定结婚年龄(女20周岁,男22周岁)结婚的,可享受3天婚假。
2.符合晚婚年龄(女23周岁,男25周岁)的,可享受晚婚假15天(含3天法定婚假)。
3.婚假包括公休假和法定假。
4.再婚的可享受法定婚假,不能享受晚婚假。
5.审批流程:
经部门经理、分管总监、人力资源总监批准、备案。
丧假
直系亲属亡故(包括父母、兄弟姐妹、子女、配偶),公司给予带薪丧假3天。
经部门经理、分管总监、人力资源总监批准、备案。
丧假包括公休假和法定假。
年假
加入本公司工作满一周年的员工可享受年假。
年假须提前15天按权限申请。
经部门经理、分管总监、人力资源总监批准、备案。
休假天数:
工作满1年不满10年的,年休假5天;工作满10年不满20年的,年休假10天;工作满20年,年休假15天。
第三章办公用品管理制度
办公用品采购规定
1.日常需用办公用品每月月末最后一天集中采购一次;
2.办公用品管理人员根据各部门需求计划汇总申请表,并根据日常消耗量作出采购计划,填写《办公用品请购单》,并根据金额上报审核批准;
3.办公用品由综合管理部专人负责采购,采购时应坚持货比三家、优质优价的原则。
4.单价由总经理审批。
5.临时急用物品,应及时采购特殊情况特殊处理。
办公用品领用规定
1.领取人填写《办公用品领用单》后交办公用品管理员领取所需办公用品,邮件发送上级主管,并在备注栏内注明领用的原因。
对于消耗品,实行按需采购、领用、节约使用的原则。
2.部门主管审核通过,才可办理,所有领用的办公用品都必须登记。
3.新进人员到职时向综合管理部领取相关办公用品,并列入领用表。
人员离职时,应将剩余办公用品一并交还综合管理部。
4.办公用品管理人员为领用办公用品人员建立《办公用品领用卡》。
第四章会议管理制度
1.公司会议主要包括总经理办公会议、各种专题会议、全体员工大会、部门会议、分支机构负责人会议、晨会及临时会议等。
2.公司级会议的组织者为综合部。
3.会议由综合部提供服务,会议召开应提供、做好会议通知、材料、会场、记录等各项服务,会议结束后,根据情况撰写会议纪要,必要时提供水果、茶水、录音、摄像、投影等服务。
4.会议通知形式主要为电话通知和文件通知,分公司负责人、部门经理及以上人员应通知到本人,其他人员通知到部门,由各部门自行通知。
5.与会人因故不能参加会议的,必须亲自向综合部说明理由。
6.会议决议事项,与会人员应在会后立即执行,不得拖延或敷衍了事。
7.各分公司、各部门要把每次会议精神传达到基层,也可根据自己部门的实际情况,定期召开部门级会议传达会议精神。
8.部门有关会议如需综合部协助的应提前通知综合部,以便做出统一安排。
9.会议不得无故缺席、迟到。
迟到每次50元,无故缺席每次100元。
第五章电话管理制度
为了提高公司办事效率,节约办公经费,保证通讯联络,结合公司实际,特制定本规定:
1.公司电话主要用于办公业务。
使用电话通话要言简意赅,禁止在电话中闲聊,严禁拨打声讯和信息电话。
2.各处室负责人及员工要切实负起责任,以主人翁的态度管好、用好电话。
员工因公或特殊情况需要拨打长途电话者,统一到办公室登记后,方可拨打。
3.由财务室定期到电信局对各处室及部门电话使用情况进行查询监督,并予以公布。
第六章档案管理制度
查(借)阅制度:
1.查阅单位应填写《查阅档案审批表》,按照查阅档案的规定办理审批手续。
不得凭借调查证明材料介绍信查找档案;
2.管理单位要根据规定,确定是否提供和提供什么材料;
3.档案一般不外借,如必须借出使用时,要说明理由,经过分管领导批准,并严格履行登记手续,限期归还,不得擅自转借他人;
4.任何人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案;
5.借用、查阅档案的单位或个人,不得擅自拍摄复制档案内容,因工作需要从档案中取证的,必须请示分管领导审查批准复制(拍摄)。
收集制度
6.要经常通过有关股室收集财政预决算、干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩调资等资料。
7.保管预决算及其他资料,为国家积累档案史料;
8.办理各类档案的查阅、借阅和传递;
9.登记干部职务、工资的变动情况;
10.有关部门提供财政预决算、会计资料;
11.好财政会计档案的安全、保密、保护;
第七章公文收发传阅管理制度
公文撰写
1.公文草拟。
根据需要和领导指示初步拟定文稿。
公司发文由综合部草拟,涉及各处室职责,需要由公司统一行文的,由各处室、部门草拟文稿。
2.公文审核。
指对草拟文稿的审核,由综合部负责。
审核的主要内容是:
看是否的确需由公司统一行文、行文方式是否妥当、是否符合行文规则和拟制公文的有关要求等。
不需由公司统一行文的公文,由各处室、部门自行发文。
3.公文复核。
指公文正式印制前对文稿的校对、核稿,重点是看:
审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。
4.公文签发。
将经审核的文稿交领导签字,批准发文。
公司级公文由总经理签发,各处室、部门或某特定业务范围的行文,由处室、部门负责人签发。
5.公文的印刷、用印。
经审核无误后的公文即可印刷与装订。
如需加盖公章的按《印章管理办法》加盖公章。
公文发放和归档
1.由综合部统一发放到相应的部门和分公司。
2.公司发文由综合部及时归档,填写《文件归档登记表》。
各分公司、各部门自行发放的文件,如有必要应及时报送综合处归档。
公文的传阅
1.接收的文件需由多部门阅看时,经总经理在《文件批阅卡》上审批后,原文件附《文件批阅卡》交由相关处室、部门阅看,阅看人员签字确认。
第八章车辆管理制度
1.由综合处长统一负责公司办公车辆、司机的管理及交通安全教育,单位所有的车辆及司机出车由综合处长统一安排、调度。
2.汽车要定人、定车、定期保养、定期维修,使车辆经常保持良好的运行状态,单位因公用车要随叫随到,保证准时出车,不得延误工作。
3.公司汽车一般用于领导外出办公,取送机要文件,财务取送款项,护送工伤和急病号,处室、部门联系业务、单位组织的事项和对单位个别体弱领导的接送等。
一般用车要提前预约(通常提前半天时间),特殊情况急需用车时,经领导批准方可用车。
4.司机出车统一由总经理室批准。
凡私自用车要追究责任,所造成的一切车辆人身事故由责任人负责,单位概不负责。
5.司机要建立行车记录,车辆维修保养记录,内容包括:
车辆行驶里程、技术状况、维修保养日期,大、中、小修日期,车辆损坏程度及原因,零件更换情况,维修费用等。
6.为了降低维修费用,单位车辆实行定点维修,车辆送修需要开具修车单,一式两份,证明修理内容,单位与修理厂凭修车单结算,外出遇急需修理时,可先与修理厂联系修理,回公司后,及时补办修车单。
第九章保密制度
保密范围
1.凡属保监会及有关部门的重大决策,已确定传达范围和要求的秘密事项;
2.公司董事会重大决策中的秘密事项;
3.公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营发展规划、经营项目及经营决策;
4.内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、重要会议记录;
5.凡涉及公司的业务情况、财务计划、财务预决算和各类财务、统计报表;
6.员工人事档案、工资性、劳动性收入及资料;
7.公司领导的内部讲话;
8.其他应该保密事项。
9.一般性的决定、决议、通告、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。
密级的规定
1.公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。
属于保密范围的文件、资料,应标明密级,并确定保密期限。
保密期限届满,自行解密。
2.直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级;
3.公司的规划、财务、统计报表、重要会议记录、公司经营情况为机密级;
4.人事档案、合同、协议、员工工资、劳动性收入、公司领导内部讲话为秘密级。
保密制度
1.不看;不在私人通信中涉及秘密;不在移动电话中谈论公司秘密;不在非保密本上记录秘密;不在非保密场所谈论秘密;不私自录制、复印、拍摄、摘抄、收藏秘密。
2.对违反保密规定造成损失的,要给予处分。
3.公司员工发现公司秘密已经泄露或可能泄露时,应立即采取补救措施并及时报告公司。
4.秘密以上文件的外借,需经总经理室批准。