工程材料采购流程图及管理制度1doc.docx

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工程材料采购流程图及管理制度1doc

工程材料采购流程图及管理制度1

工程材料采购流程图

采购业务流程及管理制度

项目前期工作：

根据工程投标书中的主材明细表及招标文件了解材料规格型号、技术参数、数量、备选品牌，初步了解材料采购的时间安排，并初步选定供应商。

项目中标后：

待工程部和设计部确定材料的规格、尺寸，工程部提供“材料请购单”、需要提供相关图纸的，由设计部协助提供设计图，采购部根据“材料请购单”进行材料的询价、采购工作。

一、编制当月材料计划责任人：

项目经理

1、项目经理必须根据工程施工图纸、工程量清单、现场施工进度提前制定采购计划。

2、施工现场当月材料采购计划由项目经理开出书面材料请购单，“材料请购单”上须详细标明请购材料品牌、规格型号、技术参数，附计划工程量清单及图纸，交由工程部经理复核、签字方可采购。

凡是采购量超过清单量的，应在材料请购单中注明，经工程部经理签字确认。

如现场施工以电话联络的紧急采购情况，项目经理必须事先告知工程部经理，事后回公司补交“材料请购单”于采购部。

3、所需采购的材料特别是特殊材料、特殊品牌，项目经理应事先跟采购部沟通材料到货周期以确保材料及时采购。

请购材料从异地采购须提前十五个工作日，当地采购材料须提前十个工作日。

4、与其他公司合作施工的项目，由于涉及到双方公司采购部门确认，双方公司领导签字，财务转账等程序，所以合作施工的项目材料特别是特殊材料、特殊品牌申请，项目经理应事先跟采购部沟通确认材料生产周期，提前十五个工作日开出“材料请购单”。

二、采购材料责任人：

采购员

1、采购人员根据材料请购单,应依采购材料使用时间的缓急，并参考市场行情及过往采购记录及厂商提供的资料，精选三家以上的供应商进行产品的比价，经分析后进行议价，议价结果书面上报公司总经理确定。

采购前应先查看公司材料库存量，公司库存材料能利用的先利用。

每次采购与厂家签订的合同应参照我司采购合同范本，每次采购需详细真实记录材料的生产厂家、联系人、联系方法、材料价格等信息，合同签订后将厂家联系方式及到货时间告知项目经理跟进。

三、材料进场现场验收责任人：

项目经理，质检员

1、材料到场时，项目经理或公司质检员必须亲自到现场验收，应卸车后方可签字确认。

如发现到场材料与订货要求不符及时告知采购部，采购部查明原因上报公司领导作相应处理。

2、公司质检员随时抽查材料的质量，如发现不合格材料进场，及时告知采购部，采购部查明原因上报公司领导作相应处理。

3、材料进场后移交施工班组签收，办理入库手续，施工班组于每月30日之前将盘存表交于项目经理进行审核。

如发现材料数量与实际使用数量出现差错，造成损失将由施工班组负责。

四、材料款结算责任人：

项目经理、采购部、工程部经理

1、采购部结算的材料数量须与工程项目经理上报的材料数量一致，或少于上报的数量，方可结算。

2、结算完单据须由各施工现场项目经理、采购部、工程部经理签字后方可上报公司总经理审核。

五、公司责任人：

总经理

1、结算完单据由公司总经理签字核实后，方可到财务部进行报销。

那是心与心的交汇，是相视的莞尔一笑，是一杯饮了半盏的酒，沉香在喉，甜润在心。

红尘中，我们会相遇一些人，一些事，跌跌撞撞里，逐渐懂得了这世界，懂得如何经营自己的内心，使它柔韧，更适应这风雨征途，而不会在过往的错失里纠结懊悔一生。

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工程材料管理流程制度1

材料管理流程制度

编写人：

朱群周

为推动公司实现责任成本制度,加强成本管理和控制,减少各部门之间的重复劳动,建立一个畅通的作业流程来规范、评价、考核各部门之间的业绩，以建立材料管理作业流程。

一、建立材料采购计划

采购部门按照生产部门的年、季、月生产计划，按照各规格产品的定额消耗量和现有的材料库存量，编制年、季、月采购计划，经采购主管审核后，报送财务部门。

二、采购合同的管理

采购部门根据采购计划，工艺部门提供的供应商或原有的供应商，签定

采购合同，原则上，每份合同应进行评审。

具体按ISO-9000文件处理。

合同的保管

经过鉴定的合同，采购部门交财务部一份，并对合同进行归档保管，对A类合同一般保存五年，B、C类合同保存三年。

三、料的采购流程

1、生部门编制请购单

生产部门根据生产计划，编制预先编号的请购单，经生产主管鉴字确认后，送采购部门。

请购单一式三联，第一联生产部门留存，用

以备查，第二联交采购部门，第三联交财务部门（由采购附送）。

2、制订购单

采购部门收到经过鉴字的请购单后，经采购主管批准，编制预先编号的订货单，订货单中应注明所采购的材料名称、数量、单价、金

额及供应商名称。

在编制每张订货单时，采购部门应确定最佳的供货来源，最佳的材料库存量。

订货单一式四联，第一联为采购部门所执，用以编制

订货薄，第二联为供应商，第三、四联分别为基地仓库、检验部门。

采购部门对供应商的选择，同样按材料分为A、B、C三类，对A类供应商应从初选、样品试机、小批、中批、大批试用达到合格

后，纳入合格的供应商名单，从中进行选择，办理采购事宜。

3、材料验收

货物到达后，仓库根据检验部门提供的“材料检验报告“和采购部门的订货单，对合格的材料进行验收，材料验收后，仓管员应

对已收货的每张订货单编制预先编号的收货单一式五联，作为验收

和检验材料入库的依据，收货单第一联为仓库自留，用以登记材料

明明细帐，第二联为供应商所执，第三、四为采购部门用以确认材

料验收，其中第四联经采购鉴字确认后，连同材料汇总表，送财务

部门作为记帐依据，第五联为基地财务统计收入材料明细。

采购部门每十天对验收入库的材料、收货单、供货发票和收货汇总表经鉴字确认后，一起交财务记帐，每月25号止，采购部门将

每月收入材料进行汇总后，编制“材料汇总表“，并附上每个供应

商的付款凭单，经采购主管鉴字确认后，交财务用以记帐和付款之

用。

当仓库的实收数与应收数不一致时，采购部门应讯速查明原因，属于合理损耗，在收货单中予以注明，如属于采购的原因，应承担相应的责任，如属供应商少发货，由采购进行交涉。

3、对不合格材料的处理

只有当对方让步或回用的材料在不影响产品的质量时，才得使用，采购需办理“回用材料申请表“一式两份，应注明材料名称、规

格、数量及回用理由，交质检部门鉴署回用或退回。

每月末或次月初，总部财务与采购部门对“收入材料汇总表“进行核对，基地财务对收入材料、领用材料编制“材料进、耗、存表“交总

部财务进行记帐核对。

材料购进流程图

生产部门采购部门检验仓库基地财务总部财务

请购单请购单第1联登记核对材料购进材料明细（1－3联）（2－3联）明细帐明细帐

第1联自留订货单订货单3联收货单收货单

（1－4联）检验报告1－5联）第5联

核对第2联登记核对收货单

订货明细第3联

材料汇总表材料进

供方发票耗存表

订货单3联

四、新产品开发的材料采购及试制费用

1、新产品从开发立项到批量试制程序具体按ISO有关文件处理。

2、在财务方面

（1）、安排新产品试制费用，作好新产品试制的成本核算。

（2）、提供新产品试制费用的季度执行情况。

（3）、提供新产品试制经济分析报告。

3、新产品试制的经费管理

（1）、新产品试制的经费来源，由每年销售收入的千分之三计提。

（2）、新产品试制经费的申请和使用

研发部门主管填写“研发费用预算明细表“，对费用金额，计划用款报主管科室审批。

（3）、新产品试制样机、批量的试制费用

材料的采购成本列入试制费用，对批量试制发生的直接人工，部分制造费用同时列入新产品试制的生产成本。

（4）、对试制费用的控制

对新产品样机试制，批量试制的经费核算和控制，财务部门按月或季汇集试制经费的执行情况，对超出的试制经费由研发部

门主管提出“研发经费追加预算明细“，报经主管科室审批。

新产品试制材料采购及经费使用流程

研发部门采购部门生产部门财务部门

仓库

调研立项

开发年计划年度资金计划

月度计划月度资金计划

预算明细表新产品试制订货单入库单对照

样机试制

鉴定报告（可行）

五、材料发出流程

由于公司以委托加工的形式进行成本核算，因此材料管理从材料购进明细在总部财务核算，而实际库存材料在基地，所以中间环节有一个虚拟的原材料库，在这里只是财务的帐务处理问题。

在材料采购入库，领发视同从采购到生产一条线。

1、经营性生产的材料发出

（1）、生产部门根据生产计划，开出“申领料单“，并列明材料名称、

规格和数量，到仓库申请领料。

（2）、仓库人员接到申领料单后，根据现有的库存情况，填制预先编

号的“发料单“一式五联，第一联自留，用作登记材料明细，第二联

为领料人执存，第三联为基地统计员用作统计材料耗用，第四联为基

地财务编制“材料耗用明细表“并将该表审核后发往总部财务，作为

成本核算依据，第五联为总部财务，对开具的发料单有仓库人员，领

料人员的鉴字。

（3）、到每月25号止，生产车间对领用而实际未用的材料，须办理

假退料手续，“退料单“为一式五联，其传递与发料单一致。

2、研发领用材料

（1）、研发部在试样或批量试制时，由研发人员开出预先编号的申领

单到仓库领料。

（2）、仓库人员接到申领料单后，开出预先编号的领料单一式四联，

第一联为仓库登记材料明细，第二联为研发领料人员带回，第三联为

基地财务编制“研发费用领料明细“发往总部财务，第四联为总部财

务作记帐的依据。

经营性生产领料流程

基地生产部门基地仓库基地财务总部财务

生产计划

发料单3、4联

申领料单发料单材料消耗明细材料进、耗

存明细表

材料明细帐核对

（采购部门如何参与？

）

3、委外加工领料流程

如果公司基地生产能力有限，委托外单位进行加工的情况下，其发出材料的处理如下：

（1）、生产部门根据销售计划和生产计划及产品的库存量，编制“委外加工申领料“单一式两联，一联自留，第二联到仓库申请领料。

（2）、仓库人员接到审批后的“委外加工申领料单“后，填制预先编号的“发料单“一式四联，第一联仓库留存，用以登记材料明细，第

二联为委外单位所执，第三联为运输送货到委外单位鉴收后，交总部财

务作记帐依据，第四联为基地财务统计后编制“材料耗用明细表“。

（3）、在加工过程中，如有退料，可填制“委外加工材料退料单“。

如果退料不多，用“委外加工材料领料单“红字代替。

分别经仓库、生

产部门有关人员鉴字后，按“委外发料单“顺序传递。

委外加工发料流程

生产部门仓库运输基地财务总部财务

委外加工

申领单明细表

（采购部门如何参与？

）

六、材料调拨、销售、报废的流程

1、材料的调拨

基地之间的材料调拨，应有生产计划部门和采购部门的安排，对调拨方仓库人员应根据计划部门的申请单，开具“材料调拨单“一式五联，并有仓库人员、计划部门、采购人员、质检人员等鉴字认可，材料调拨收方根据对方的“材料调拨单“开具“材料调拨入库单“一式五联，第一联为仓库入帐，第二联为发出方财务入帐，第三联为总部财务入帐依据。

调拨材料流程

生产计划发出材料方收入材料方总部财务

部门仓库财务仓库财务

申请调拨单调拨单

材料收

存明细

2、材料的销售

公司以委托加工形式为主要发成本核算程序，对部分分公司（如温州分

公司）采取独立核算形式，由于材料采购在总部，所以对材料作为总公司先销售给分公司，另一方面，有少量的材料对外出售，其开式为，对分公司材料销售由生产计划部门协调采购部门编制材料耗用明细，由采购部门协助供应商直接送至分公司，只是所有的入库单据、供方发票由采购送到总部财务记帐，而出售给分公司的材料作为总部的其他业务收入。

对于直接出售给外部的零星材料，经过审批后，到基地仓库办理出库手续和其他事宜。

3、材料的清理报废程序

在材料清查中，结部分材料已被毁损，已失去使用价值，须办理材料的报废手续，仓库人员填制“材料报废单“经生产部门、质检部门确认后，报财务作帐务处理。

但对生产已领用报废的材料，除责任人赔偿外，直接进入生产成本。

七、材料库存余额的管理

1、正常储存材料的管理

生产、采购、财务部门应对材料成本建立在保持稳定经营所需一定数量材料存货的同时，使材料总成本最小，寻求最优的存货量及定货时间。

公司的材料分A、B、C三类，所以管理重点放在A、B两类，这两类占用较大的材料储存成本，尤其A类为重点进行管理，建立经济定货量模式。

而生产经营建立在持续、均衡为前提，根据年生产计划，产品的定额消耗来确定年定货成本，根据公司目前的资金状况，确定每种材料的单位储存成本，那么，就可以确定每年的定货次数。

因此，对材料存货的期末库存确定在经济定货量的范围，而且材料存货量和成本都是按计划进行，则储存成本和定货成本则达到最小，在平时的材料存货管理寻求使总的占用成本最小，来确定正确的经济定货量。

2、对超储材料存货的管理

对超过经济定货量的材料，一是限制采购部门暂时采购，二是查明超储材料原因所在，进行必要的处罚，对长期超出经济定货量，而未使用的材料，进行出售，对长期不用的材料，同样进行出售，以减少资金的浪费。

在以后的材料管理中，材料从开始购进超过三个月未使用或使用很少的，在材料报告表中将显示黄色，超过六个月的，将显示红色，以警示管理者。

3、材料的盘点

公司的材料数量的盘存方法为永续盘存制，对材料的清查盘点，应编制“材料盘存表“，公司对材料每半年一次进行详细盘点，其中对A类材料基地每月应进行详细盘点，对B类材料进行抽盘，盘点时由生产、采购、财务组织人员参与盘点，并按盘点表的要求进行详细记录。

盘点结束后，财务部门根据盘点表的记录与帐面记录进行核对，找出并查明盘盈、盘亏的原因，财务进行相应的帐务处理。

4、材料价格的管理（以后再谈）

5、材料存货跌价准备的处理

公司每半年一次对材料存货进行全面清查盘点，由于材料存货遭受毁损，全部或部分陈旧，其销售价格低于成本等原因，使材料成本不可收回的

部分，将提取材料存货跌价准备。

材料存货跌价准备的计提采用备抵法，提取材料存货跌价准备年入当期损益，当存在以下情况之一时，将材料成本余额全部转入当期损益。