举办大赛工作具体时间流程安排.docx
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举办大赛工作具体时间流程安排
大赛期间日程工作安排
赛前工作
日期
工作主要内容
赛前30天
机房软件安装压力测试(志愿者数名测试)、学校负责机房老师1名
赛前15天
邀请裁判(2名老师,1名企业人员)、准备评委嘉宾费用,1000-2000元/天,依当地情况定,与承办单位协商,,赛前7天确认
赛前10-15天
确定宾馆,价位,数量提前通知参数代表或指导教师(人数多的要提前)
大赛晚宴地点、人数、参与人员职务
中午盒饭人数、标准,学校熟悉这方面工作协调老师1名(提前一天指定到负责人)
赛前7天
确定参赛队数量、指导教师名字、数量、评委名字、数量,制作大赛荣誉证书、优秀指导教师证书、评委聘书(每种要多预留几份证书,尤其指导教师、优秀组织奖、单个奖项),做到每人一个证书
邀请校/院领导出席赛前开幕、颁奖典礼,能否出席晚宴,邀请参赛老师及承办单位老师出席(提前一周预约,提前1天确定,当天短信通知)
赛前5天
确定幕墙1-2个(闭幕式处)有大投影幕布可以省略、条幅制作(3-5条确定长度,略短为宜,有电子显示屏处省略),参赛代表证、评委证、指导教师证、工作证、参赛队牌(省掉)、线路指引牌,提前制作
确定奖品并采购,奖状,证书。
奖品建议(一等奖、二等奖、三等奖、优秀奖,指导老师、承办校协助老师)(偏远地方提前几天)
比赛摄像(赛事全程录像)、拍照确认(答辩、方案执行、颁奖、合影留念)(河南2000块2天,拍照、录像、采访、制作宣传片等)、准备相关费用,费用约1人/天/项=500元(拍照、摄像是两项),不包含剪接制作
志愿者(最好学生会学生)、主持人、礼仪,提前5天与学校沟通好,初步确定人员
提前2天确定志愿者:
志愿者负责人联系方式确认,整个会议志愿者负责人
提前2天确定主持人:
准备会议内容,提前半天彩排,主持人联系方式,随时沟通开闭幕细节内容调整,提前半天彩排
礼仪:
提前2天确认,提前2小时彩排)
赛前2天
参赛代表提交电子版方案,下载方案转发给评委,企业也参与打分作为评委参考,转发完之后2小时确认收到没有,每个评委都全部打分或者方案不给评委,我们内部直接打分。
打印座位编号(提前1天贴好),
打印抽签纸、抽签登记表(提前1天打印)。
打印报道表(提前制作签到表,确认指导教师、学生名字(全程),签到时候按个确认、发指导教师证、参赛代表证)
条幅、幕墙摆放、彩旗(学校若有)、饮用水、纸笔、开水(茶叶),企业手提袋(数量待定),志愿者5-10名,挂条幅、幕墙、修改ip(有同传的机器提前联系负责老师或者安排学校联系厂家),学校协调老师1名
赛前1天
上午安装软件服务器、测试(测试员最好与参赛人数一致或者更多)
打印主席台人员标签(方标签卡一般学校都有),研讨会人员标签(若有),参赛队伍标签(若无队牌)
打印方案执行考题、打印答辩需要评分规则
准备挂条幅的工具、梯子、胶带、绳子、竹竿等(最好找学生会人员)
确定大赛场地、开幕式场地、答辩场地投影、电脑,电子屏确认
写字好的教师1-2名:
写指获奖证书,粗签字笔2支
学校吃饭很可能不能刷卡、外加其他支出准备5000-10000元现金
赛中工作
日期
预计用时
地址
工作
具体工作准备内容
比赛期间
1-2小时
地点:
签到地点提前确认(提早发给学生及老师,标注清楚地址、最好标注路线)
报到(签到):
赛前打印确定通讯录学生、指导教师名称,签到时候确认
答辩时候:
递交纸质方案3份
1、参赛队伍签到,桌1台,椅子2把及准备工作
志愿者4-6人,2-4人负责签到及收取方案,2人引导参赛队到赛场/会场
比赛期间
1小时
地点
赛前开幕
1、摆放主席台标签、现场机器调试确认
2、摆放参赛队伍牌/标签
3、引导指导教师、参赛代表入会场(指导教师一排)
1、提前半天开幕式彩排,内容、流程确定
2、学校老师2-4名负责现场协调
3、主持人1名:
主持、嘉宾介绍(介绍顺序确定)
4、学院领导致辞
5、企业致辞
6、学生代表发言
7、大赛组织抽签(志愿者2名做好标签,参赛队代表(队长),1人抽签,1人负责登记),抽签后现场整理公布,前期做好表格,每个参赛队抽完签后按照直接填写签好
抽签顺序是座位顺序,也是答辩顺序
8、宣布执行赛事开始
9、志愿者引导
开幕式:
预计总时间在30-45分钟
比赛期间
小时
地点
转移场地,去比赛现场
志愿者2名负责学生引导
比赛期间
2小时
地点
方案设计与实施
1、参赛队按抽签顺序找位置进行方案执行
2、前半小时笔试方案(不要通知学生)
3、注意时间
4、学生登录软件注意事项:
组长登录后其他组员才能登录、成绩计算按照最后一次登录操作成绩基数按,学生不能随便退出登录比赛系统影响成绩
5、再次通知参赛代表答辩地点、参赛代表答辩休息区
1、志愿者2名负责学生引导
2、企业注明比赛注意事项
2、比赛现场解决突发事宜
4、计算成绩
比赛期间
时间待定
地点
答辩
1、三名评委提前半小时到答辩现场(赛前评委间简短交流,赛前会议统一意见)
2、参赛队提前十伍分钟答辩现场,参赛代表提前30分钟到达参赛代表休息区,提交方案讲解ppt
3、学生答辩总时间10分钟,精彩阐述方案时间6-7分钟,问答时间3分钟,自己把握时间
1、老师2名:
现场协调答辩事宜,开始时间及过程中需要协调内容
2、志愿者5名,记时、举提示牌、倒水、参赛队引导,成绩收取及整理汇总
3、企业安排人员,提前半小时到参赛代表休息区,电脑整理PPT(提前指定到负责人)
4、答辩结束颁发评委聘用证书、辛苦费(提前准备)
5、答辩后整理比赛成绩,确定最终排名
答辩之后整理成绩,提前准备签字笔,找写字好的人写获奖证书
比赛期间
1小时
地点
颁奖典礼(裁判出席)
主持人提前1小时彩排,确定发言、颁奖流程(具体到细节)
1、学院领导致辞(邀请校/院领导)
2、裁判长点评
3、企业致辞
颁奖:
1.颁发优秀奖(确认颁奖人)
2.颁发三等奖(确认颁奖人)
3.颁发二等奖(确认颁奖人)
5.颁发一等奖(确认颁奖人)
6.颁发优秀组织奖(确认颁奖人)
7.颁发优秀指导老师奖(确认颁奖人)
8.主持人总结:
并且宣布拍照留念
9.采访(指导教师、企业、承办单位)
老师2-4名:
现场协调
主持人1名,主持整个颁奖典礼
礼仪2-4名:
颁奖
志愿者5名:
现场人员引导、礼品搬运到指定房间
第二名:
三人同时上台领奖,并且发言
第一名三人同时上台领奖,并发言
颁奖时候,注意证书是否正确(有时候是优秀奖一起上台,这时候要提前选出代表按顺序上台,证书排好相同顺序),获奖者下台后走另一个方向直接领取对应礼品,企业人员专人发放(指定到负责人)
比赛期间
时间待定
地点
晚餐(学生自理),指导教师统一安排
1、老师1名协调地理位置及相关事宜及人数,若在学校内部就餐,结账方式及路线引导
2、提前确认是否有领导出席,出席人员职务、总人数
指定负责人负责订餐事宜,指定负责人负责订餐事宜、确定标准、时间(确定到负责人)
比赛结束
返程
整理指导教师信息
大赛期间证书名字确认,是否全部一致,补发
后期视频、照片处理、宣传等,若我们自己制作只能简单制作
奖项设置
1.参赛队员:
设一等奖、二等奖、三等奖和优秀奖,一等奖按参赛代表队的10%设置,二等奖按参赛代表队的20%设置,三等奖按参赛代表队的30%设置,其余为优秀奖。
大赛获奖证书、奖品。
2.指导老师:
全部优秀指导教师奖
3.院校(颁发对象是学校):
院校获优秀组织奖(第一、第二名)。
照顾承办单位一个组织奖
学校准备人员
老师:
3人以上(出席开幕式及颁奖校/院领导除外)
志愿者5-10人
礼仪2-4人
主持1人
比赛期间需要:
开闭幕报告厅或大会议室1间
方案执行实验室1间(足够数量、配置电脑)
答辩室1间
指导教师研讨会或者休息办公室1间
学生答辩休息区1间
建议答辩期间:
参赛队结束的参赛队指导教师可以旁听其他参赛队答辩,这样能做到相对透明化评比。
执行方案时间:
指导教师做简短讨论交流会,要有议题、有发言,课堂教学、课程改革、专业课程建设等(有研讨会制作条幅)、提前准备QQ群,构建交流平台
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