会展服务与管理方案.ppt

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第八章会展服务与现场管理方案第八章会展服务与现场管理方案第八章会展服务与现场管理方案第八章会展服务与现场管理方案一、会展管理一、会展管理二、会展服务二、会展服务三、会展开幕方案三、会展开幕方案四、专业观众登记方案四、专业观众登记方案五、会展现场工作方案五、会展现场工作方案一、会展管理一、会展管理11、会展管理的含义、会展管理的含义（11）会展管理的层次性）会展管理的层次性宏观管理：

政府及其部门对会展行业实施的行政宏观管理：

政府及其部门对会展行业实施的行政管理，如制定发展政策、规划行业行业行为等管理，如制定发展政策、规划行业行业行为等中观会展管理：

即会展企业管理中观会展管理：

即会展企业管理微观会展管理：

会展的组织者对会展活动实施过微观会展管理：

会展的组织者对会展活动实施过程的管理程的管理一、会展管理一、会展管理11、会展管理的含义、会展管理的含义

（2）会展管理的含义）会展管理的含义会展活动的主办者运用科学的决策、规划、组织、会展活动的主办者运用科学的决策、规划、组织、沟通和控制手段，以最佳的时间、景优的形式、沟通和控制手段，以最佳的时间、景优的形式、最低的成本和最高的效率，合理配置会展资源，最低的成本和最高的效率，合理配置会展资源，实现会展活动目标的过程。

实现会展活动目标的过程。

一、会展管理一、会展管理2、会展管理的内容、会展管理的内容

（1）会展人力资源管理）会展人力资源管理通过制定会展人力资源战略和人才工作讨划，科学合理通过制定会展人力资源战略和人才工作讨划，科学合理地设计会展工作岗位，做好会展人才的招聘、培训、服地设计会展工作岗位，做好会展人才的招聘、培训、服务、使用、协调等一系列工作，为实现会展活动的目标务、使用、协调等一系列工作，为实现会展活动的目标提供智力和人力保障提供智力和人力保障

（2）会展财务管理）会展财务管理编制财务预算、开辟筹资渠道、保证资金到位、实施财编制财务预算、开辟筹资渠道、保证资金到位、实施财务监管、降低会展成本、提高会展效益务监管、降低会展成本、提高会展效益一、会展管理一、会展管理22、会展管理的内容、会展管理的内容（3）会展营销管理）会展营销管理为达到会展目标而规划和实施会展理念、会展产为达到会展目标而规划和实施会展理念、会展产品定位、会展服务、价格和促销策略的过程，包品定位、会展服务、价格和促销策略的过程，包括会展市场的分析、会展市场目标的选择、招展括会展市场的分析、会展市场目标的选择、招展招商和招募会员策略的优化、营销过程的控制等招商和招募会员策略的优化、营销过程的控制等环节。

环节。

一、会展管理一、会展管理22、会展管理的内容、会展管理的内容（4）会展广告宣传管理）会展广告宣传管理会展活动本身的广告：

是最受重视和运用最广的促销策略和会展活动本身的广告：

是最受重视和运用最广的促销策略和促销手段，是主办者与参会、参展者以及众多的观众之间的促销手段，是主办者与参会、参展者以及众多的观众之间的一座桥梁。

对宣传会展服务的品牌，树立和巩固会展形象，一座桥梁。

对宣传会展服务的品牌，树立和巩固会展形象，增强与会者、参展者和客商的信任度，提高招商、招展和会增强与会者、参展者和客商的信任度，提高招商、招展和会员招募的效率等具有极为重要的作用员招募的效率等具有极为重要的作用参展商、客商和赞助商的广告管理：

在会展活动过程中，参参展商、客商和赞助商的广告管理：

在会展活动过程中，参展商、客商和赞助商会利用场馆或者媒体进行广告宣传。

这展商、客商和赞助商会利用场馆或者媒体进行广告宣传。

这类广告是主办者拥有的资源，是会展收入或资金筹集的重要类广告是主办者拥有的资源，是会展收入或资金筹集的重要渠道，因此，主办者要充分重视这类广告资源的开发利用，渠道，因此，主办者要充分重视这类广告资源的开发利用，同时在广告的内容形式、发布时间和方式等方面进行有效管同时在广告的内容形式、发布时间和方式等方面进行有效管理理一、会展管理一、会展管理22、会展管理的内容、会展管理的内容（5）会展物流管理）会展物流管理以满足参展商的需求为目标，向参展商提供包装、运输、通关、搬运、仓储、布展、撤展等一系列的物流服务，以最低的物流成本达到参展商所满意的服务水下，同时保证会展活动按时顺利进行一、会展管理一、会展管理22、会展管理的内容、会展管理的内容（6）会展服务管理）会展服务管理会展服务的对象是与会者、参展商和观众，甚至会展服务的对象是与会者、参展商和观众，甚至还包括媒体记者，服务的内容包括为与会者、参还包括媒体记者，服务的内容包括为与会者、参展商、观众和记者提供旅游、文书、通信、来访、展商、观众和记者提供旅游、文书、通信、来访、接待、礼仪、交通、后勤、金融、展台设计与展接待、礼仪、交通、后勤、金融、展台设计与展具制作等各方面。

具制作等各方面。

一、会展管理一、会展管理22、会展管理的内容、会展管理的内容（7）会展信息管理）会展信息管理开展会展信息的收集、加工、传递、存贮、检索，开展会展信息的收集、加工、传递、存贮、检索，为主办单位领导、与会者、参展者、客商和记者为主办单位领导、与会者、参展者、客商和记者各个方面提供及时、准确、系统和有效的信息各个方面提供及时、准确、系统和有效的信息一、会展管理一、会展管理22、会展管理的内容、会展管理的内容（8）会展场馆管理）会展场馆管理即会展活动的现场管理，其内容包括会场布置、即会展活动的现场管理，其内容包括会场布置、报到与签到，每天开、闭馆，安排参展单位工作报到与签到，每天开、闭馆，安排参展单位工作人员的作息时间，布展、撤展以及办理展品进、人员的作息时间，布展、撤展以及办理展品进、出馆手续，负责场馆的安全、卫生和噪声等方面出馆手续，负责场馆的安全、卫生和噪声等方面的管理的管理一、会展管理一、会展管理22、会展管理的内容、会展管理的内容（9）会展保密管理）会展保密管理涉及国家秘密和商业秘密的会议保密要求较高，涉及国家秘密和商业秘密的会议保密要求较高，必须采取严格的保密措施。

展览活动的保密要求必须采取严格的保密措施。

展览活动的保密要求虽相对较低，但也常有涉及商业秘密的展品、项虽相对较低，但也常有涉及商业秘密的展品、项目，展出和洽谈时应注意保密。

目，展出和洽谈时应注意保密。

“秘密秘密”级文件的保密期限不超过级文件的保密期限不超过10年，年，“机密机密”级文件的保密期限不超过级文件的保密期限不超过20年，年，“绝密绝密”级文件的保密期限不超过级文件的保密期限不超过30年。

年。

期限一过，文件自动解密。

期限一过，文件自动解密。

（保密法保密法）一、会展管理一、会展管理33、会展管理的原则、会展管理的原则

（1）依法规范原则）依法规范原则以会展相关的法律法规为依据，有法可依以会展相关的法律法规为依据，有法可依内部的相关规章制度，走规范经营道路内部的相关规章制度，走规范经营道路

（2）准备充分原则）准备充分原则思想准备、信息准备、物质准备、方案准备思想准备、信息准备、物质准备、方案准备一、会展管理一、会展管理33、会展管理的原则、会展管理的原则（3）分工协调原则）分工协调原则分工明确、统筹协调分工明确、统筹协调（4）服务周到原则）服务周到原则全面、及时、超前、细致全面、及时、超前、细致（5）确保安全原则）确保安全原则人身安全、信息安全、财产安全、环保健康人身安全、信息安全、财产安全、环保健康大型活动具有人、财、物相对集中，数量大，大型活动具有人、财、物相对集中，数量大，骤骤散散等特点，如组织和监管不力，极易骤骤散散等特点，如组织和监管不力，极易引发安全事故。

据统计，引发安全事故。

据统计，1983年至年至2004年年间，我国在大型群众性文体活动中共发生伤间，我国在大型群众性文体活动中共发生伤亡事故亡事故37起，起，686人死亡，人死亡，1376人受伤，人受伤，其中建筑设施坍塌事故其中建筑设施坍塌事故6起，占起，占16.21%；疏；疏散通道、灯光照明等不符合要求事故散通道、灯光照明等不符合要求事故8起，起，占占21.62%；天气因素、人员摔倒等造成的事；天气因素、人员摔倒等造成的事故故2起，占起，占5.4%；观众数量失控、组织工作；观众数量失控、组织工作疏忽等造成拥挤踩踏性事故疏忽等造成拥挤踩踏性事故18起，占起，占48.64%；体育赛事发生骚乱；体育赛事发生骚乱3起，占起，占8.1%。

一、会展管理一、会展管理44、会展管理组织、会展管理组织

（1）主要类型）主要类型组织委员会、筹备委员会、学术委员会、主席团、组织委员会、筹备委员会、学术委员会、主席团、资格审查委员会等等资格审查委员会等等

（2）组织委员会）组织委员会组织工作较为复杂的大中型会议或者规模较大的组织工作较为复杂的大中型会议或者规模较大的展览会，以主办单位为主体成立组织委员会展览会，以主办单位为主体成立组织委员会（简简称组委会称组委会）作为最高管理组织。

作为最高管理组织。

一、会展管理一、会展管理44、会展管理组织、会展管理组织

（1）组织委员会）组织委员会职责职责制定会展活动的目标、任务、主题、规划、规则、程序和各制定会展活动的目标、任务、主题、规划、规则、程序和各项具体实施方案，对有关重大问题作出决策项具体实施方案，对有关重大问题作出决策确定会展的举办时间和地点确定会展的举办时间和地点组建工作班子，任命工作人员，明确分工组建工作班子，任命工作人员，明确分工负责新闻宣传和公关，吸引与会者、参展商和观众负责新闻宣传和公关，吸引与会者、参展商和观众开发会展资源，筹措活动经费，严格财务管理开发会展资源，筹措活动经费，严格财务管理提供会展服务，掌握和协调会展活动的进程，确保会展活动提供会展服务，掌握和协调会展活动的进程，确保会展活动顺利进行和圆满结顺利进行和圆满结做好善后工作，总结会展工作经验做好善后工作，总结会展工作经验处理相关的法律事务，承担相关的法律责任处理相关的法律事务，承担相关的法律责任一、会展管理一、会展管理44、会展管理组织、会展管理组织

（1）组织委员会）组织委员会人员构成人员构成主办单位人员：

主体主办单位人员：

主体相关单位人员：

协助相关单位人员：

协助专家和知名人士：

支持专家和知名人士：

支持组织架构组织架构决策层：

主任决策层：

主任（主席主席）、副主任、副主任（副主席副主席）、秘书长、秘书长名誉层：

名誉主任名誉层：

名誉主任（主席主席）顾问层：

以知名度较高的专家或社会人士、领导干部组成顾问层：

以知名度较高的专家或社会人士、领导干部组成执行层：

执委会、秘书处、办公室执行层：

执委会、秘书处、办公室2006年杭州世界休闲博览会的组织机构二、会展服务二、会展服务11、会展服务的内容、会展服务的内容

（1）会展服务对象）会展服务对象对参展商的服务对参展商的服务通报展会筹备情况、提供行业发展信息、提供贸易成交信息、通报展会筹备情况、提供行业发展信息、提供贸易成交信息、展示策划服务、展品运输、邀请合适的到会参观、展位搭建、展示策划服务、展品运输、邀请合适的到会参观、展位搭建、展览现场服务、商旅服务等展览现场服务、商旅服务等对观众的服务对观众的服务专业观众：

通报展会展品信息、提供行业发展信息、招揽合专业观众：

通报展会展品信息、提供行业发展信息、招揽合适的参展商、展会现场服务、商旅服务等适的参展商、展会现场服务、商旅服务等普通观众：

告知展会信息、展会现场服务等普通观众：

告知展会信息、展会现场服务等对其他方面的服务对其他方面的服务新闻媒体、行业协会、行业主管部门等信息服务新闻媒体、行业协会、行业主管部门等信息服务二、会展服务二、会展服务11、会展服务的内容、会展服务的内容

（2）会展服务阶段）会展服务阶段展前服务展前服务展会筹备情况通报、展品运输、参展参观咨询、展示展会筹备情况通报、展品运输、参展参观咨询、展示策划服务等策划服务等展中服务展中服务现场安全保卫、清洁卫生、观众报到登记等现场安全保卫、清洁卫生、观众报到登记等展后服务展后服务邮寄展会总结、展会成交情况通报、介绍展会参展商邮寄展会总结、展会成交情况通报、介绍展会