经营资料管理规程内容.docx

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经营资料管理规程内容

一、投标及合同签订阶段资料

1.中标通知书

工程中标后，由经营管理中心下发，项目预算员（或合同员）收集中标通知书。

2.施工合同

工程中标后，由经营管理中心下发，项目预算员（或合同员）收集施工合同，并在下发合同后7天内，填制“施工合同签订情况统计表”（附表1），并将电子版发给经营管理中心。

3.施工合同交底/二次交底

3.1工程中标后，由市场营销中心组织公司对项目部的合同交底会，项目班子人员及项目部相关管理人员参会，下发交底资料，由项目预算员（或合同员）收集。

3.2公司对项目交底后7天内，项目部经营经理组织施工合同二次交底，项目班子人员及项目部相关管理人员参会，进行更详细和有针对性的交底，由项目预算员（或合同员）收集会议纪要，签到表，并上传到pms平台。

4.投标预算

工程中标后，由经营管理中心下发，项目预算员（或合同员）收集中标预算书，并上传至pms平台进行科目挂接。

5.补充协议、招标文件、地勘报告、投标答疑文件、承诺书、投标施组等相关文件

工程中标后，由经营管理中心下发，项目预算员（或合同员）收集补充协议、招标文件、地勘报告、投标答疑文件、承诺书、投标施组等相关文件。

1-5项所有文件整理装盒，建目录。

文件盒名称：

施工合同及相关资料。

二、工程前期准备阶段

1.施工图纸

由项目技术部门发放正式施工图纸给项目部预算部门，项目预算员（或合同员）收集，并整理图纸目录。

2.施工预算

2.1收到正式施工图纸后，根据工程体量，最晚在中标60日内由预算员编制完成。

2.2施工预算编制完成后挂pms平台，挂接科目。

3.经营策划

收到正式施工图纸后，项目部召开专题会，项目班子人员及项目部相关管理人员参会，形成分工责任计划统一表格？

，各部门分别准备相关内容，由项目经营部门按集团下发范本格式汇总，收到正式施工图纸后，60日内编制完成。

三、工程施工阶段

1.二级合同

1.1由项目部合同员（预算员、劳务员）参考“合同范本”起草，经项目部各部门会签后，挂pms完成公司会签，完成两级会签的合同报送公司用印。

1.2报送纸板合同时需附项目会签表（原件），用印申请表，用印申请表中的“用印事由”参考填写模板（附用印申请填写模板），收支对比分析表统一表格？

，有甲方批价的附批价单。

1.3合同的签订随工程进度情况，先签合同后施工。

1.4二级合同可参照“二级合同一览表”（见附表2）按类别分别成册（分为集中招标采购合同、其他采购合同、周转材料/机械租赁合同、专业分包合同、劳务合同、其他支出合同6册，可依据项目实际情况调整）

1.5正式签订后的二级合同登记二级合同台账（见附表3），每季度上报经营管理中心一次。

2.二级合同交底

二级合同正式签订后7日内，由项目经营部门组织二级合同交底会，项目班子及项目部相关管理人员参加，交底内容形成会议纪要（附签到表），由预算员收集，并挂pms平台。

3.月度成本分析会

3.1每月15日之前，由项目经营部门编制成本分析报告，由项目经理组织召开月度成本分析会，项目班子人员及项目部相关管理人员参加，形成会议纪要（附签到表），声像资料，由预算员收集，并将成本报告（项目经理签字，盖项目章）、会议纪要（附签到表）报送经营管理中心，并挂pms平台。

3.2会议纪要（参考“成本分析会提纲”）、成本分析报告（月度成本分析及自开工累计成本分析（参考范本））

4.阶段性成本分析

工程部位（地下工程完成、结构封顶）完成后30天内，由项目经营部门编制阶段性成本分析报告，由项目经理组织召开阶段性成本分析会，项目班子人员及项目部相关管理人员参加，形成会议纪要（附签到表），声像资料，由预算员收集。

5.与经营相关的过程资料

5.1洽商变更：

包括图纸会审、设计变更、洽商变更、现场签证。

项目技术部门发放后，由预算员收集。

5.2增减帐：

项目技术部门发放洽商后，由预算员判断是否为经济洽商，如果是经济洽商应在收到洽商7日内，由预算员按照合同约定编制增减帐,编制目录，见附表4。

5.3甲方、监理审批的月度统计报量：

每月甲方、监理审批通过后，由预算员收集,。

5.4监理例会纪要：

项目技术部门发放后，由预算员收集。

5.5往来函件：

包括工作联系单、甲方批价、甲方协调会会议纪要等，由预算员收集。

5.6大宗物资支付情况表：

大宗物资履约情况统计表，大宗物资支付款累计情况统计表，每月由项目管理三级帐人员编制，经项目商务经理和项目经理审核签字后报公司材料管理部，由预算员收集保存一份。

5.7法务月度排查表及法务相关资料：

施工合同履约风险排查，二级合同履约风险排查，债权、债务风险排查表，每月由项目法务员（应由项目商务经理兼任）按公司法务部要求填写，上报公司一份，项目留存一份（盖项目章，项目经理签字）。

5.8配合集团双月检查资料：

培训计划等

5.9贯标资料：

履约评审记录，法律法规清单，受控文件清单等统一表格？

5.10生产相关资料：

生产会会议纪要、周/月度进度计划

5.11技术相关资料：

施工组织设计、专项方案

以上资料为项目经营部门日常管理相关资料，须有专人管理，分类整理装盒，并附总目录、分盒目录（见附表5）。

其中“洽商、签证等统计表”每月随月度成本分析会资料报送经营管理中心。

四、工程结算阶段

1.项目成本封闭报告

工程竣工工后、结算资料报出前，由财务人员配合预算员编写报告及相关表格，编制完成后报送公司经营管理中心，参考“结算成本资料汇报及相关资料”

2.二级合同结算书

2.1工程竣工90天内完成二级合同封闭（可归档于对应的二级合同后，也可按合同分类单独成册）。

2.2报结算书同时需要报送：

项目用印申请、项目部结算会签，格式见附表6、7，劳务有单独的结算书格式，见附表8、9。

报送结算时，附收支对比表，材料采购/租赁合同结算需附材料对账单月度汇总表，需项目相关人员（三级帐）及供应商签字，盖章；机械租赁合同结算需附机械台班对账单月度汇总表，需项目相关人员（机务员）及供应商签字，盖章；专业分包合同结算需附双方对量确认单，需项目相关人员（预算员）及供应商签字，盖章；其他支出合同结算需附相应对账单月度汇总表，需项目相关人员（行政员、实验员等）及供应商签字，盖章；劳务合同结算需附预算书、零工月结单、其他签认资料。

3.对外结算资料

3.1工程竣工28天内，项目部经营经理组织，预算、技术、生产等相关人员配合，按照甲方要求报出结算资料。

如甲方无特殊要求，结算书应包括中标价（核量预算价）、增减帐、按照合同约定的人工费、材料费调差、其他索赔，见附表10、11

3.2项目部完成结算资料编制后，报公司经营部电子版，经营部组织召开结算预审会，根据会上相关部门对结算资料提出的修改意见，项目部重新调整结算资料，结算资料报出前填制“结算报出会签表（试行）”，见附表12

4.项目经理解锁

工程竣工后，由项目主任工提供四方验收单，由项目经营经理将四方验收单扫描件（与备案合同对应）报公司经营管理中心（市场营销中心）。

5.施工合同结算书

工程结算确认后，由项目经理组织，经营经理配合，完成工程结算书的会签。

（公司级？

项目部级？

）

6.结算划分

工程对外结算完成后7天内，经营管理中心负责结算划分，土建和水电项目经理签字，经营经理配合。

7.经营总结

工程结算确认完成后30天内，项目经理组织，经营经理配合，完成工程经营总结，参考“星河皓月结算总结”范本。

五、附录

附录1施工程合同签订情况统计表

附录2二级合同签订一览表

附录3二级合同管理台账

附录4洽商、签证等统计表

附录5目录

附录6结算会签单

附录7工程结算单

附录8劳务结算汇总表

附录9结算会签单（劳务）

附录10***项目结算造价汇总表

附录11***工程结算汇总表

附录12结算报出会签表试行）

附表1

施工程合同签订情况统计表

工程名称：

项目名称

面积（㎡）

结构类型

层数

合同工期

项目经理

工程性质

（自营;合作）

备案合同

履约合同

履约合同价

备案合同价

中标资质

合同交底时间

是否有中标通知书

中标预算类型

天津小区1#楼

21123

框剪

21/2

自营

有

有

天津小区2#楼

27580

框剪

28/2

自营

有

有

合计

附表2

二级合同签订一览表

序号

合同名称

备注

一

劳务合同

1

结构部分劳务分包合同

2

装修工程劳务合同

3

脚手架劳务合同

4

二

专业分包合同

（一）

基础、结构

1

桩基础施工

2

土方开挖

3

防水工程

基础防水

卫生间防水

屋面防水

（二）

装修

1

外墙保温及涂料

2

铁艺栏杆

3

人防门

4

塑钢窗

5

三

周转材料租赁合同

（一）

结构

1

脚手管、脚手板租赁

2

顶板支撑系列

3

小钢模板

4

大钢模板

5

（二）

装修