财务报销流程财务报销流程.docx

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财务报销流程财务报销流程

财务报销流程

为进一步完善财务管理，规范财务行为并严格执行财务制度，结合本公司实际情况，特制定本标准及程序。

一、借款

1、各相关业务人员视工作需要暂借现金的，必须由借款人填写“借款申请单”，写明借款理由、借款金额及预计还款日期，经总经理或营运总监批准后方予借支。

（各部门审批流程见《附件一》）。

2、借款金额较大时（超过2000元人民币）需提前1~2个工作日知会财务部相关人员，以确保及时给予借支。

3、所借款项在相关工作结束一周内，借款经办人必须按报销流程（见《附件一》）办理相关手续后及时向财务部销帐。

对于出差返回后超过一周无故末报销清款者，扣款100元人民币。

3个月内末报销作为自动放弃报销处理，不予结帐并从工资中扣除其借款金额。

4、办事处销售人员当月取得的票据必须25日前按挂号信寄出，否则扣款￥200，并且在未进行报销前不予借支。

二、费用报销

为加强费用管理，厉行节约，严格控制费用开支。

各种开支采取事前计划，事后审批制度。

1、出差人员差费预报标准如下：

职务住宿标准出差补助

技术支持人员￥120￥50

市场人员￥120平时￥50，展会期间￥100

销售人员去外地出差￥120￥50

备注：

1、住宿、市内交通费等均凭正规发票报销。

          2、长途交通费实报实销。

         3、出差补助为餐费及市内短途交通费。

2、出差费用及报销审批

（1）住宿费

A、按照1项住宿标准凭发票经总经理或营运总监批准后报销。

B、出差地有当地办事处，须在办事处住宿。

如有特殊原因无法在办事处留宿，须向总经理申请。

C、到外地参加会议和各种培训但已缴纳会务费或包食宿的人员不再报销食宿费，参加展览会由主办单位负责安排住宿的人员不予报销住宿费。

（2）交通费

A、市内交通：

市内交通费原则上乘坐巴士，如报销的士票需写明起始地、终点及搭乘原因，除总经理或营运总监批准外一律不予报销的士车费。

从出差出发地及目的地乘坐飞机时到、离机场需乘机场大巴。

B、长途交通费：

车船票按出差规定的往返地点、里程，凭票据核准金额报销。

出差乘坐飞机、软卧，需事前由总经理或营运总监批准，否则一律不得报销。

（3）餐饮费：

如需请客户吃饭，需事前由总经理或营运总监批准，否则一律不得报销。

报销时需注明。

（4）其他杂费：

如存包裹费等在出差其间发生的杂项费用须进行控制，凭单据报销。

在当地旅游费用不予报销。

（5）出差补助：

按1项计算出差起止时间进行补助。

注：

外出——乘车时间在12：

00之前，按一天标准补助。

12：

00之后按1/2天标准补助。

返回——到达时间在12：

00之前，按1/2标准补助。

12：

00之后按一天天标准补助。

（6）销售人员因各种原因而进行售后服务工作时，酌情进行报销。

（7）销售人员和技术支持人员一同出差，住宿费平摊，交通费各自承担。

宴请客户的费用由销售人员承担。

（8）其他说明：

A、出差期间若费用超支应事先征得总经理同意，否则不予报销。

B、出差人员利用出差之便，事先经总经理或营运总监批准就近旅游或回家探亲办事的区间交通费、住宿费等所有与出差事由无关的消费不予报销，并不再发放期间任何补助。

三、采购部每月中旬、月底各报销一次，对供应商付款事项见《附件三》。

四、总部人员交通费实报实销，需搭乘的士时先征得总经理或营运总监同意，否则不予报销。

报销时需注明起始地、终点及原因。

五、其他部门零星费用票据在当月底统一报销。

六、所有报销凭证必须是合法的原始凭证，对不合法原始凭证，财务部门拒绝支付。

七、相关“费用报销单”填写及原始票据粘贴标准（注意事项）见《附件二》。

八、本规定自2004年07月15日起实施，本规定之前所颁布的其它财务管理规定自行作废，以此为准。

附件一、

借款审批及报销流程

1、借款审批流程

办事处电话或E-mail申请总经理批准财务部汇款致其个人银行账号

出差人员填写“借款审批单”总经理审批财务部借款

采购员填写“借款审批单”营运总监审批财务部借款

其他公事借款人员填写“借款审批单”营运总监审批财务部借款

2、费用报销流程

办事处发票归类粘贴到“报销单据粘贴单”填写“费用报销单”粘贴到“粘贴单”或用夹子（别针）夹好邮寄总经理或总监财务部复核总经理或总监审批财务冲销其借款

公司员工发票归类粘贴到“报销单据粘贴单”填写“费用报销单”

销售部总经理审批

粘贴到“粘贴单”采购部营运总监审批财务部报销清账

行政部及其它部门营运总监审批

附件二、

填写费用报销单及粘贴原始票据注意事项

1、收据不作报销（转账）凭证，整理好（可不必粘贴）与费用报销单一起交总经理或总监审批。

行政、事业性质收据可作为发票报销——即盖有地方税务局监制章的收据和邮局处取得的盖邮戳的收据与发票一起归类粘贴。

2、出差取得的票据按出差差次再按类别归类，非出差取得的发票按类别归类。

类别有：

A、交通费（包括公共汽车票、的士票、地铁票、火车票、电车票、飞机票及送票费、机场建设费等）——写“交通费”或“车费”；

B、餐饮费（如饮食、娱乐服务费票）——写“餐费”；

C、旅住宿费——写“住宿费”；

D、出差补助——写“出差补贴”；

E、其他（如购商品、礼品等）——写“购商品”或“其他”；

F、电话费（包括手机费、上网费等）、邮寄费（包括购信封、邮票等）——写“电话费”、“邮寄费”，粘贴在同一张粘贴单写“邮电费”；

G、房租、水电费——写“房租、水电费”；

H、办公用品费（包括购传真纸、笔、Copy纸、费用报销单类单据、胶水、文件夹、记事本、计算器、印名片费等）——写“购办公用品”；

……

其他费用

（注：

以上均表示填“费用报销单”的“用途”要真实反映报销内容，购礼品的发票开购商品）

3、（办事处）由公司支付的费用票据（如交房租、印名片取得的发票等）应另粘贴并填“费用报销单”；

4、填写粘贴单各要素，单据张为发票票据共有多少张，不包括粘贴单；补贴按个人标准补助金额填写；粘贴票据要注意按归好的类别在“报销单据粘贴单”上由右向左一张一张用胶水（忌用装钉针装钉）依次整齐有序粘贴，票面小的单据可在一张粘贴单上粘贴两行或三行；粘贴好后的票据不超出粘贴单边沿并具有层次感，手感平整。

5、“费用报销单”各要素要填写完整，如报销部门—销售部××办事处，填好填单日期和单据及附件共页，“单据及附件”指的是发票票据共有多少张，不包括“费用报销单”和“报销单据粘贴单”的页数。

6、用途不写会计科目。

车费（交通费）写“车费”，请客户吃饭的票据写“餐费”，购礼品（发票开购商品）的票据写“购商品”或“其他”……

7、准确填写各报销金额和合计金额的大小写。

8、填写报销人。

9、办事处当月取得的票据以25日为截止日期，25日之后取得的票据次月报销；每月26日前“现金日记账”必须与“费用报销单”以挂号方式（特殊情况除外）一起邮寄公司。

附件三、

采购部申请付款事项

1、需要预付款的物料由采购部具体负责人正确填写“付款申请单”与“采购合同”复印件一并经财务（营运）总监批准后财务部给予付款。

付款后1个月内应补全发票及入库单。

2、采购物料验收入库后付款的，每周星期二与星期四由具体负责人正确填写“付款申请单”与全额发票、“入库单”、“采购合同”复印件一并交财务（营运）总监批准后财务部付款。

3、每月27号之后不对外（供应商）付款。

特殊情况需说明并经公司领导批准。

4、付款（报销）单据填写、发票内容及入库单各要素必须准确、完整、规范方给予付款或报销。

  1）收增值税发票注意事项：

      A、增值税专用发票开票日期到收取日期不能超过90天（超过90天的发票进项税额不能抵扣）；

      B、购货单位（本公司）开票内容各要素正确、完整，金额准确，（特别注意购货单位名称、纳税人识别号、电话、开户行及帐号必须与本公司在税务局登记的开票资料一字不差）；购货名称必须是中文名称（可同时有外文名称或代号。

）

      C、密码区内打印的发票号码与发票右上角号码必须一致，打印内容不能超出规定方框；

       D、销货单位内容完整并盖有销货单位的“发票专用章”，收款人、复核、开票人至少有电脑打印出一人签章。

以上有任一项不符合均应退回发票给供应商让其重开后再给予付款。

    2）“入库单”填写注意事项：

      完整填写“入库单”各要素，注明数量、不含税单价、购物地点及不含税总金额合计并有制票及保管人签章。