外贸部规划.docx

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外贸部规划

外贸业务部门

第一章外贸业务部的定性及定位

1）工作前沿性

2）桥梁作用

3）形象作用

4）工作要求

第二章外贸业务部门的工作流程

1）外部

2）内部

3）所需资料表格

4）工作的特点及要求

第三章外贸部的内部工作人员配备，权限及责任

1）人员要求

2）主管

3）会计

4）助理员

5）采购

第四章贸易条件要求：

1）样办

2）合同

3）付款方式的选择

4）第五章工作的开展及要求

5）1）展会

6）2）杂志及其它煤介

7）3）网上平台

8）4）其它

9）第六章客户分布群的简要概述及特点。

10）1）欧洲区

11）2）美洲区

12）3）中东区

13）4）亚洲区

14）5）非洲区

15）6）大洋洲区

16）7）其它地区

17）

18）

第1章、外贸业务部的定性及定位

第2章1）工作前沿性

第3章2）桥梁作用

第4章3）形象作用

第5章4）工作要求

第6章

第7章一个公司或工厂的外贸部门在工作性质上有别于公司的其它部门。

首先，直接同客人的接触使它一直处于工作的前沿，部门对于市场的变化及客户的要求有很深入的了解，工作繁琐而又要求细心。

其次，从形象上讲，外贸部门在很大程式度上代表了公司的形象，是公司文化的体现，由于他们主要是同外界打交道，其一言一行及工作的效率，工作作风，都在体现着整个公司的文化。

再次，外销部门是公司与客户之间的一座桥梁，客户通过同外贸部门的沟通交流间接地理解了公司的运作，文化。

公司的产品及服务是通过外贸部门的工作推出去的，同时客户的各种信息也是通过外贸部门的分析研究后转达给公司内部其它部门的，故在这点上可以说外销部门是公司与客户之间的纽带。

第8章基于这些特点，就要求公司的工作人员：

在做事的时应有原则，但又能灵活处理事情，做事认真负责，始终抱以微笑，性格不急不燥，能听取客户的不同意见（有好有坏），对于突发事件的发生，要能镇静处理，有沟通能力，工作协调能力，工作组织能力及能承受工作压力。

第9章在本部门内各位员工之间要充分合作，互相协调，工作任务分配明确，工作要有序，坚持按照规范的业务流程式操作，工作交叉检查，这样可避免引起问题的发生，争取创造一种活泼，轻松的工作环境氛围，但在工作上又不失其严谨的一面。

第10章外贸部门有其特性，但它不是孤立存在的。

它是以生产部及其它部门为基础的。

在工作中要能同本公司其它部门进行有效的沟通。

处理事情方面应就事论事，以第一时间处理事情为原则。

第11章

第12章第二章、外贸业务部门的工作流程

第13章1）外部

第14章2）内部

第15章3）所需资料表格

第16章4）工作要求

第17章

第18章大概讲，工作主要包括同外部的联系及内部的系统工作。

同外部的联系主要包括：

同客户的有效沟通，这是部门工作的中心及重心同报关公司的联系，同运输公司的联系，同仓库的联系，同银行的联系，同船公司的联系，同各级配件供应商的联系。

同外部的沟通面较广，且工作都是通过一步一步的合理安排来完成的。

各个环节之间要安排仔细。

工作不能断层，

第19章同内部的交流主要是与其它部门的配合，包括，采购部，生产部，等其它部门，从主要工作的特点来讲，工作主要是在通过沟通交流的方式来完成工作任务的转达，协助生产部，采购部等其它部门完成订单。

细致表述客人的要求，来把文字或比较抽象的订单转化成实际的货物。

故外贸部门最主要的工作方式是：

如何能进行有效的沟通。

协调各方面的联系。

及进行有序，有效的工作安排。

它以其它部门为基础，又起到组织其它部门的作用

第20章

第21章业务部的工作主要是文字型的，且工作繁琐，联系广，要求用一定的资料表格来规范部门的工作。

做到各种信息都有记录。

1）样板单：

（SAMPLEFORM）业务中有些客人要求看样板，及打样板。

样板确认后做货。

另订单确认后，外贸业务部也应要求各配件供应商打样确认，以确保质量交货期。

样板在业务中有着不可忽视的重要性，如客有要求打样办时，要填样板单，样板单经外贸主管或经理确认后，送生产部一份，样办单业务部存一份，交会计一份，样板单填写一定要标明所有的客人要求细节。

样板要比客人要求多做一个，留存业务部，以便客人确认后照办做货。

另外：

订单落实后，如有条件（公司主张），每张订单都要打板确认。

跟单员要让供应商在生产大货之前，根据订单要求打样确认。

确认样板无误后在通知供应商生产。

2．报价单：

（QUOTATIONFORM），同客人面谈时，价格可以马上确定，但在业务联系中很多时候要用到报价单，报价单填写要标明产品所有细节，交货条件，付款方式。

交货时间等。

报价单由主管或业务员留存。

3．形式发票：

（P/I），这是在客人确认订单后开给客人的订单书面确认形式。

发票中要求标明所有合同要件，包括：

价格，数量，订单要求，单价，交货条件，付款方式，交货时间，客人唛头等。

经部门主管或经理确认后要让客人签字确认回传，业务部存一份，送会计一份，以便查账。

4．成本分析单，（COSTANALYSEFORM）。

在报价时，业务员要成本询价的成本分析。

（大概），在订单确认后要重新做成本分析，其中如利润低于部门规订的百分比后要请部门主管或经理确认是否可以操作，如在规定的利润范围内，则业务员可马上操作。

这里要求公司部门要对利润百分比做一规定，如在多少以上可以马上操作，如低于多少则要求征的部门主管或经理的同意。

现公司规定：

部门操作时。

利润如低于5%要求征求经理的同意。

因客人要求不同，数量不同，交货条件，交货方式，付款方式，熟悉程度等不同故有此要求。

5．5．生产加工单：

（ASSEMBLLINGFORM）。

在订单确认后，要根据同客所签合同，把客人的要求转成易于生产加工的形式。

上面要列明客人对订单的具体要求。

每个细节都要有注明特别是交货期及对质量的控制。

生产加工单打印后要给主管或经理确认。

签字后下发到生产部。

如有可能。

公司要求每次下发生产加工单时。

要召集相关部门主管开小会，由负责些订单的业务员再次向其它部门讲解订单详细要求。

做到每张订单，相关的部门都能充分了解。

这样在以后的工作中如一方面有所失误，其它人也可给以指正。

开会时要求主管参加，做到再次对订单的核对。

如跟单（采购）对订单理解有所偏差时可及时指出。

6．采购单：

（PURCHASEORDER或P/O）。

这里主要指根据订单要求采购一些所需配件。

主要是发到配件供应商处。

要求采购单简单明了，对配件要求要详细讲明。

质量要求及交货期。

特别注明质量要求及交货期。

采购单要经主管审核发再传真给供应商。

每次传真的采购单要求供应商签回作实。

7．验货报表（INSPECTIONFORM）。

公司要求每个跟单或主管要对每次订单进行抽检。

包括：

对配件的检查。

中期验货及最终验货。

验货时要求照单验货。

如有任何凝问请及时通知主管或经理。

以便及时解决问题。

跟单员要通知主管每次验货的情况。

主管也有责任询问每张订单的情况。

8．财务跟踪单：

（ACCOUNTFOLLOW-UPFORM）。

公司要求会计处要有明确的订单财务记录。

包括：

1）订单订金/尾数款详细的记录。

2）各订单配件的款项明细资料。

9．装箱单：

（PACKINGLIST）。

每张订单要根据客户的包装要求做一份包装明细单。

此单在货做完验货无误后要发给客人。

以证明货已做完。

也是作为催款的一种暗示形式。

10其它资料：

外贸部可能要接解到的资料还有，C/O单（原产地证书）。

报关单，订舱单，商检单，提单，等等。

11．公司要求每张订单的资料要全部夹入一资料FILE。

包括此张单涉

及到的所有资料。

工作要求:

外贸部门不是一个独立的部门它是基于生产部之上的一个协助沟通的部门，要其它各部门的有力支持，工作才能做的有效有序。

同采购部，外销部门经常会碰到客户问价格的情况，有的是比较熟悉的，有的则不能一时通知价格，这时要同采购部多沟通，以了解成本等价格因素。

另有时客人会因在价格上不作让步，或让工厂多让步，这时要同主管或经理讲明后同采购部联系看能否有所降件（指成本方面）。

故外贸部门的人员要能与各部门相处融洽。

同生产部，要及时了解生产安排情况。

如有新订单要及时同生产部沟通。

以便安排订单生产，在特殊情况下，（指客货较急的情况下，同生产部协同操作订单安排。

但平常不允许外贸部门过多过问干涉生产部的安排。

1）周期长，工作隐性。

2）工作方式上：

要与工厂工作同步。

公司给一定的自由度。

因可能外出会客，接客，找样板，看板，看厂（主要指配件）

3）部门上班时间为：

8：

00-12：

001：

30—6：

00部门不加班（特殊情况例外）

4）公司给外贸部门主管一定的处理事情的特权。

指：

价格方面在利润允许范围内可以当机立断。

交货期方面可以根据当时情况通知客人等.这样才能更有效地去解决问题。

5）外贸主管可以有相应的活动经费。

指外出请客吃饭等（但只适合在一定的范围之内）。

6）公司给外贸部门车辆方面的主便。

可以及时调用公司交通工具。

7）外贸部门在传达有关订单信息时，要求指令明确不能含糊不清。

8）每期新产品一定要拍照外理存档。

图象大小统一，格式统一，能直接上传网上使用。

9）公司网站设计要具有时代特性，英中文，简单明了，主要要突出产品。

网上产品要及时更新。

10）外贸部门要整理一份报价单，应明确单价的上下浮动范围。

以便能随情况掌握，不至被动。

11）公司有专有电话线及传真线给外贸部门。

传真线分线安装。

12）部门资料要整理清晰明了。

分类归档。

如给客人报价资料，要按类归档，以便到时查验。

13）信息要及时处理，当天的信息争取当天处理完毕。

当天询价要当天回给客人。

14）确保按照合同上要求，按质，按量交货。

此处外贸部门有独立性。

不得迁就其它部门的意见。

15）在同客户沟通每一环节中，要把服务做到前面

16）主管的指令要明确。

17）办公室区不准打私人电话。

18）办公室区不准吸烟。

（如有客例外）

19）办公时间不准上网聊天。

外贸部站的内部工作人员配备，权限及责任

1）人员要求

2）主管

3）会计

4）助理员

5）采购

外贸部门的人员要求少而精。

如部门人员暂时不够。

宁愿多花时间找合造人员，也不勿忙找人顶替所缺职位。

由于工作的关系。

部门要求人员：

要诚实，勤奋，有合作精神及团队精神。

经理：

1）主要负责本部门的长期规划，带领本部门人员开辟市场，

2）负责对主管的直接领导。

3）负责抽查部门订单情况

4）负责公司部门的抽象业务规划。

5）参加展览及同客户接触。

6）对一些较复杂的情况作出断定，指示主管如何操作。

7）经常检查部门订单进展情况。

8）定期或不定期抽查部门账务情况。

9）负责主要的问题处理，不直接于涉部门主管下达的有关订单任务。

10）主要负责对部门主管及部门会计的领导。

有权过问部门的各项事

务。

但如有异议可直接同部门主管商谈。

部门主管

1）负责协助经理开拓市场。

2）负责部门与客户的交流。

3）负责客户开发及管理

4）负责本部门的具体工作的安排

5）负责协调本部门的良好运作。

6）对于较难处理的事，要同总经理商议后做出快定及执行。

7）对于比较重要的事情要取的与总经理一致的意见。

8）要及时处理安排本部门的工作。

做到有序。

9）要协助部门同本公司其它部门的沟通。

10）要协助部门同供应商的沟通。

11）负责订单的安排。

12）负责订金的的安排。

13）负责尾数款的回收。

14）要通知会计每张订单的出货情况。

每次出货时，在出货前一定要通知会计。

15）外出应酬费用要及时通知会计。