青年志愿者协会全体大会策划Word格式.docx
《青年志愿者协会全体大会策划Word格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《青年志愿者协会全体大会策划Word格式.docx（17页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
3、拟写邀请前任各部门部长、部委的短信模板并发给理事进行审核
秘书部
联系、申请并确认大会地点
人力部
相关部门负责电话联系校团委指导老师、各大校级组织、学院青协分会、外校组织，确定可参与会议的人员名单并交给【秘书部】
秘书部
校园部
外联部
各部门配合网络部拍摄大会所需部门视频并完成剪辑。
网络部
联系前手语队的现任部长，进行会歌《在你身边》手语表演排练
志拓部
排练时间自行安排
1、通知部委练习会歌《在你身边》
2、各部门确定本部门的口号
各部门
提醒部委一定要记住歌词
10月23日
（星期三）
1、完成主持人的选拨工作
2、根据会议流程拟写好主持稿初稿
设计好电子版还有纸质版邀请函模板，并交给理事层的审核
宣传部
秘书部确认参与会议嘉宾名单
收集各理事层成员、以及各部长自我介绍的资料（包括个人相片，自我介绍，未来寄语）
用于制作大会PPT
1、负责事前联系旧理事会成员，确认出席人员以及跟新旧理事会确认讲话人员以及讲话内容的安排
2、【各部门】收集工作人员名单（部门、姓名和）
人力部
1、收齐各个部门最终干事人选，并交给【秘书部】存档。
2、【各部门】通知新干事全体大会的时间、地点，并确认可参与的人员名单一并发给秘书部。
3、【各部门】联系前任部长以及部委确定出席会议人员名单并发给秘书部。
名单格式根据
【活动名单模板】制作
相关部门负责发邀请函给校团委指导老师、各大校级组织、学院青协分会以及外校组织
校园部
外联部
联系参与会议的院青协学生代表，确定1个上台演讲的学院代表并告知【人力部】
通知准备演讲稿
10月24日
（星期四）
对工作人员进行分组，确定小组负责人和各小组组员名单，并将各组名单发给小组负责人
制作大会流程并发给【秘书部】
1.准备前任理事会成员及各部门部长、部委的聘书
2、确定所有参与会议的人员名单，制作并打印签到表
3、收集参加会议的外校组织全称（联系【外联部】）
4、根据确认参与大会的嘉宾名单准备好嘉宾座前卡
5、根据人力部制作的流程表打印大会流程
6、准备宣誓誓词
1、由于本次大会参与人员较多且来源不同，签到需分开签到。
老师、校外嘉宾、学院、青协内部用表格签到（该处由秘书部商定，报理事层审批）
2、会议流程需用红纸打印，数量为当天出席的嘉宾的总和（秘书部商定）
制作好大会当天所需ppt与视频资料并交给理事层的审核
网络部
主持人根据大会流程写主持稿并交给理事审核
统计好参加全体大会的高校名称、人数及名单，并发给秘书部
统计好参加全体大会的院青协名称，人数及名单，并发给秘书部
踩点，安排好会议当天布场并制作简要布场图
10月25日
（星期五）
根据物资表准备好所有会议需要的物资
各部门提醒新干事们会议时间和入场时间
各部门
准备会前播放的图片及音乐
联系会议当天所有工作人员沟通工作安排并进行一次简单的彩排
备注：
前期的准备工作请各部门在规定时间内完成，人力资源部安排人员监督落实。
2、工作人员安排
组别
人数
（包括组长）
主持组
3
XXX
会议主持工作
签到组
7
1、人员集中时向物资组领取签到工作所需物资。
（签到表等）
2、工作分协会人员与特邀嘉宾两个部分
4人负责协会人员签到
2人负责特邀嘉宾签到
礼仪组
1、工作期间必须穿支援者服，佩戴绶带。
（穿着要求：
长裤、不准穿拖鞋。
）
2、人员签到后指引其到对应部门的座位就座。
（特别注意对外校嘉宾的指引）
3、大会期间递送聘书及会旗上台
物资组
8
1、按照全体大会策划如期准备好大会所需物资。
2、大会开始前两日确认一遍所有物资是否准备齐全。
3、本周日（10月17日）下午将物资运至会场。
4、物资运抵之后与控场组合作布置现场。
5、大会结束后收集清点物资，确认无误后将物资运回青协办公室。
6、收发大会物资时必须做好登记工作。
技术组
1、10月26日（星期六）确认影像器材（相机、笔记本等）及影音材料（ppt及视频资料）准备完毕。
2、大会当天工作人员集中后调试现场影音设备，确保无故障。
3、与会人员签到期间播放校青协图片材料及暖场音乐。
4、会议开展期间配合会议进程操作电脑及投影设备等操作。
摄影组
负责大会的摄影工作。
控场组
9
1、结束后做好会场清洁工作（清理垃圾和杂物）
2、资运抵后开始布场工作（按照布场图进行场3、布置、悬挂会旗及横幅等）
4、悉现场座位分布。
签到时维持会场秩序，适时协助引导组指引与会人员就座。
（大会开始前6人在室内维护秩序，2人在会场后门把守）
5、大会期间维持现场秩序
（维持大会现场安静、有序）
6、会议期间配合会议进程开关灯，负责准备好会旗和聘书。
（2人，一男一女）
7、大会结束后协助物资组进行收场工作。
1、各负责人不参与具体的工作，主要负责监督与落实各自小组工作，如有任何特殊情况请及时与【控场组】沟通。
2、每小组组长需带工作证。
【签到组】、【礼仪组】、【控场组】、【技术组】组员要穿志愿服以及【礼仪组】要佩戴绶带。
3、物资及预算
物品
数量
单价
总价
常规物品
会旗
1面
—
科中服务队队旗
志愿者服
40件
胶凳
20张
绶带
20条
红桌布
1张
签到桌
2张
拖车
1台
包装绳
1卷
剪刀
3把
透明胶
3卷
双面胶
物资表
5张
元
签到表
3份（10张）
1元
秘书部制作
红纸
嘉宾签到
流程表（工作人员用）
2元
流程表（嘉宾用）
50张
5元
数量待定
布场图
嘉宾名牌
笔
10支
矿泉水
50瓶
100元
活动所需物品
排插
1个
U盘
网络部自备
手提电脑
照相机
2台
聘书
横幅
1条
聘书封面
5个
七、活动流程
时间
内容
16:
45-17:
30
布场
【物资组】【控场组】布场
【技术组】调试好各项设备
17:
30-18:
嘉宾签到、入场
【签到组】签到
【礼仪组】引导嘉宾入座
【技术组】播放青协图片及暖场音乐
【控场组】维持入场秩序
18:
00-18:
05
大会开始，介绍与会的嘉宾及大会流程
05-18:
15
前任副会长对青协上学年工作的总结发言
若前副会无法参与，则安排前理事发言
15-18:
25
前任理事会成员给前任理事会及前任部长们颁发聘书
【控场组】准备好聘书
25-18:
会旗交接仪式
【控场组】准备好会旗
40
新任副会长介绍，会长对青协未来一学年发展方向的发言。
不需要主持人介绍，PPT要显示介绍内容。
40-19:
理事层、八个部门及桂花岗分会视频介绍
【控场组】注意开关灯
19:
00-19:
理事层成员、八个部门的部长及桂花岗分会的副会长副秘书长上台作简介
1、部门上台顺序：
秘书部，人力部，外联部，网络部，向日葵，校园部，宣传部，志拓部，桂花岗分会
2、每位理事、每个部门2分钟发言时间
30-19:
35
学院青协分会代表致辞
学院代表自行准备PPT
35-19:
新干事代表发言并带领全体新干事宣誓
新干事代表：
王雯（待定）
45
广东科学中心志愿服务队换届仪式
主持人介绍，PPT播放
【控场组】准备好科中服务队队旗
45-19:
50
广东科学中心服务队亮相
50-19:
55
《在你身边》歌曲大合唱，大会结束
所有部长上台领唱，进行手语表演
55-20:
青协大合照
注意事项：
1、所有参与会议的理事及部长需正装出席。
部委需穿长裤，不可以穿拖鞋。
2、在大会期间如非必要，请不要擅自离场，如有急事需立场请先告知各部门部长。
3、大会期间请将手机关机或者调成震动。
4、在大会期间请不要交头接耳以及大声喧哗。
5、大会结束后，请带走随身物品，不要留下任何垃圾。
6、现场所有事宜请服从工作人员安排。
7、如遇特殊情况，具体事宜另行通知。
八、后期工作
负责部门
1、干培结束后清点物资，确保物资数量无误
2、做好干培活动的工作记录，并在活动结束后通知各个部门写活动感想并收集。
人力资源部
干培结束后安排工作人员清理场地和归还场地
网络资讯部
1、收集并制作好此次干部培训活动的视频、进行照片的筛选后，在网络媒体（微博、网站等）发布
2、为青协开设此次活动的宣传专题，保证新闻稿的更新与同步，进一步扩大广大校青协的知名度。
所有部门
进行部门内的总结感想，部门间进行活动后感想交流
附件一布场图
讲学厅布场示意图
说明：
1.每格代表实际现场座位5行（讲学厅总共大约14行）；
2.A区：
左边座位区域，B区：
右边座位区域，C区：
签到处；
3.前门只开一扇门。
附件二各部门工作表
部门
工作
完成时间
10月22日（星期二）
1、统计各部门正式成员名单
2、发送邀请函给校级组织，老师
10月23日（星期三）
1、准备前任理事会成员及各部门部长、部委的聘书
6、准备新干事宣誓誓词
10月24日（星期四）
根据物资表准备好大会物资
10月25日（星期五）
联系确认大会场地
1、联系旧理事会成员，确认出席人员以及跟新旧理事会确认讲话人员以及讲话内容的安排
2、收集工作人员名单（部门、姓名和）
1、对工作人员进行分组，并将分组结果通知组长
2、把大会流程发给秘书部
3、踩点并制作好场地平面位置图
安排分组组长会议并进行简单彩排
电话通知各高校青协负责人有关全体大会事宜
1、选拔主持人，并根据会议流程拟写主持稿
1、发送邀请函给各高校青协负责人。
1、统计好参与全体大会的各高校的高校名称及人数，发给秘书部
2、将主持稿发给理事审核
安排主持人参加彩排
完成全体大会部门介绍视频剪辑
准备好会前播放的图片及音乐
通知各学院青协全体大会有关事宜
给各学院青协发放邀请函，并通知一个学院青协代表准备好演讲稿上台发言
通知好科中服务队的前队长及新队长
统计好各学院青协的学院名称及参会人数，发给秘书部
联系原手语队的部长，进行会歌的手语排练
全青协
升级会员 