工程文件收发管理制度doc文档格式.docx

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对于已经批准的施工文件，若因自然条件或施工发生重大变化且必须对施工文件作实质性的变更，承包人仍应按上述要求及时提出书面文件重新报请发包人单位或监理部审批。

（2）合同文件规定由承包人负责设计的工程项目，承包人必须于项目开工28天以前，一式四份报监理部审批。

（3）承包人编制的施工文件均应一式四份递交监理部，并由监理部监理员负责签收。

已经审批的施工文件或其审签意见单也由承包人指定的资料员向监理部领取。

（4）对应报送审批并已送达的施工文件，监理部将在一个不长于28天的期限内完成审批工作，审批意见包括“照此执行”、“按意见修改后执行”、“修改后重新报送”或“已审阅”四种。

返回承包人的施工

文件审签或批复意见若为“修改后重新报送”，承包人必须按有关规定和要求修改后重新报送，并承担由此所造成施工延误及经济损失等的合同责任。

（5）施工文件的报送期限以监理部或指定签收人的签收日期为准。

该报送期限按合同文件规定执行，若合同文件未作明确规定时，按有关监理实施细则或监理工作规程的要求执行。

监理部超过审批期限仍未完成对施工文件的审批，可认为该报审文件已报经监理工程师审阅。

3、发包人指示或向建管局报送的文件

（1）除非发包人另有指示或合同文件另有规定，承包人向发包人报送的施工文件都必须主送监理部，并经由监理部审核和转达。

（2）除非发包人另有指示或合同文件另有规定，否则发包人关于工程项目施工主要意见和决策，都将通过监理部向承包人下达实施。

4、监理文件管理

（1）监理文件的送达时间以承包人授权部门与机构负责人或指定签收人的签收时间为准。

（2）承包人对收到的监理文件如有异议，可于接到该监理文件的7天内（并在实施前），向监理部提出确认或要求变更的申请。

监理部在7天内对承包人提出的确认或变更要求作出书面回复，逾期未予回复表示监理部对原指令予以确认。

（3）承包人如以对监理文件或监理部的确认意见有异议，可于该文件或确认意见送达后的7天内向发包人申请复议，并承担由此而产生的一切费用与损失。

（4）除非监理部、发包人复议或合同争议评审组或通过仲裁程序对监理文件己作出撤销、变更或修改外，在确认、复议、评审或仲裁期间，原已送达的监理文件继续有效。

（5）属于紧急工程文件，必须在其左上角一个明显位置加盖“急件”章，受理方应在一个合理的短时间内做出处理。

在非常情况下，还可以先通过电话或口头传递文件内容要点，并在随后的8小时内补送书面正式文件。

（6）根据《工程监理合同》文件规定，发包人应在14天内就监理书面提交事宜作出书面决定送达监理部。

若超过期限监理部未收到发包人决定意见，可理解发包人对监理部的建议无异议，并将建议意见视为发包人的决定。

（7）指令文件是指质量问题通知单、停工令、返工令、警告、备忘录、情况纪要等，指出施工中的各种问题，提请承包人注意。

在监理过程中，双方来往都以文字为准。

监理工程师通过书面指令和文件对承包人进行质量控制。

对施工中已发现或有苗头发生质量问题的情况，监理工程师及时以口头或现场指示的形式通知承包人加以注意或修整，然后在规定时间内以工地指示的形式予以确认。

指令文件上交监理部、建管局各一份，其中：

停工令、返工令、警告及重要通知上交监理公司一份。

河南信禹监理有限公司

第三监理部

工程文件资料管理制度1

工程技术部资料档案管理制度

第1条为了规范工程技术部资料档案管理工作，保证资料的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本

制度。

第2条档案管理机构及其职责

2.1工程技术部档案工作实行二级管理，一级管理是指工程技术部的

统筹管理；

二级管理是指各项目部的档案资料管理。

2.2工程技术部负责各项目所有档案资料的统一收集管理，各项目部

负责本项目档案资料的使用管理。

2.3工程技术部有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，定期对

二级档案管理进行检查验收。

第3条工程技术部对档案资料在收发、借阅、存档、销毁各环节中应严格登记。

认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案

资料的作用。

第4条归档制度

4.1凡是反映工程生产经营、项目管理及工程成本等活动，具有查考

利用价值的文件资料均属归档范围。

4.2凡属归档范围的文件资料，均由工程技术部集中统一管理，任何

个人不得擅自留存。

4.3归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或

相关部门保留的，工程技术部保存复印件，并需留存原件的彩色

扫描件。

4.4凡工程业务活动中收到的文件、函件及以公司或工程技术部名义

发出的文件、函件要留底稿及正文备查，均要及时归档。

4.5业务活动中涉及合同、成本、结算等经济方面的资料，由财务部

保存原件，工程技术部保存以上文件的复印件，并需留存原件的

彩色扫描件。

；

4.6在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交工

程技术部,各部门需要使用的可复印或复制；

归档范围外的由各

项目部自行保管。

4.7二级档案应根据资料的性质和需要，项目竣工验收后一个月内须

全部移交，必须保留的尽量留复印件，其余资料交工程技术部统

一保存。

4.8需归档详细资料见附件《工程技术部存档资料一览表》。

第5条档案保管制度

5.1公司工程技术部根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具

备防火、防潮、防虫等安全条件。

5.2归档资料要进行登记，编制归档目录。

档案要分类、分卷装订成

册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

库存档案必须图物相

符，帐物相符。

5.3档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；

根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

（所有资

料归档按工程名称分类存放）。

5.4档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌

握利用规律。

如果有新资料入档，必须在文档目录中及时添加。

5.5所有档案资料均要定期清查（暂定一个月清查一次），借出的档

案资料要在指定期限内归还，若发现丢失的要及时追查处理，并

且及时采取补救措施。

5.6根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据

此进行整理、剔除。

5.7经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导

及有关人员会审批准后销毁。

销毁的档案清单由档案员永久保

存。

5.8严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

如因档

案资料保管人工作疏忽或交接手续不严谨造成文件资料丢失的

要追究相应责任。

5.9若文档负责人调离岗位时，须按文档目录清单与现存文档核对做

好工作交接，方可办理调动手续。

如果出现物单不符，给公司造

成损失的，视情节轻重予以责任人相应处罚。

第6条档案借阅制度

6.1档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。

外单位人员未经

公司领导批准不得借阅。

6.2借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。

阅档必须在办公

室指定的地方，不得携带外出。

需要借出档案的，须经档案保管

部门负责人批准。

6.3借阅档案，必须履行登记、签收手续。

6.4借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。

过期由档

案管理员催还。

需要长期借出的，须经分管副总经理批准。

6.5借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、

不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追

究当事人责任。

6.6借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部

门及时处理。

6.7重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同

意，必须外借的，由总经理审批。

第7条文件管理

7.1起草文件之前，应首先了解事情的背景、起草该文件的目的及所

需注意事项，并收集相关素材，做好前期的准备工作。

7.2起草文件的过程中，要做到内容详实、准确并根据文件的性质及

运用场合的不同而选用不同的书写和表达方式，做到适时、贴切。

7.3各种文件在下发之前要经部门经理审阅，文件下发时要迅速、及

时，并做好下发记录；

若是一些需要回收的表格和文件，还要做

好事后的回收工作。

7.4文件下发后要及时进行整理存档；

对于回收的资料也要及时整理

存档,有限定发放范围的文件，要注意做好相关的保密工作。

第8条本制度从二〇一五年元月一日起执行。

工程技术部

二〇一五年元月一日

附件《工程技术部存档资料一览表》工程技术部存档资料一览表

阶段序号资料名称存档日期

要求存档版本要

求

备注

施工前期阶段1招标文件一周内F&

D

2中标预算书、中标施组一周内F&

DPDF格式3施工蓝图一周内Y、DCAD格式4中标通知书一周内F、S原件交财务5施工合同一周内F、S、D原件交财务6合同备案书一周内F、S原件交财务7施工许可证一周内F、S原件交财务8施工组织设计（报监理）一周内DWord格式

9

工程动工报审表、施工进度计划报审表

（须含施工总进度计划）

一周内S、D

10现场组织机构图及相关人员证件一周内S

11

现场各方通信录开工后一

周内

S&

施工中期阶段1

图纸会审记录、工程洽商、设计变更、

签证

一周内Y、S

2施工方案一周内D

3技术交底一周内D

4监理/建设方会议纪要一周内S

5各劳务分包合同一周内S&

D原件交财务

竣工验收阶段1工程竣工验收报告一周内S、D

2

建设工程规划、消防等部门验收合格文

件

一周内S

3单位（子单位）工程质量竣工验收记录一周内F、S原件交财务4

施工管理、技术、物资、施工记录、试

验记录、过程验收及竣工验收等所有组

卷资料

竣工后一

个月内

Y&

F&

D组卷后移交5

施工日志竣工后一

Y

6

竣工图竣工后一

Y、D

7工程实体竣工移交书一周内F、S原件交财务8竣工资料称交证书一周内F、S原件交财务9工程保修合同一周内F、S、D原件交财务10

现场各方通信录竣工后一

个周内

S、D

11工程结算审定表一周内F、S原件交财务

说明：

存档要求按原件（Y）、复印件（F）、扫描件（S）、电子版（D）