公文制度.docx
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公文制度
鹏达集团公文管理规定
为规范集团用文行为，加强公文管理，保证公文形式的严肃、整洁、统一，提高集团公文管理工作的效率和公文质量，根据国家相关办法及标准，并结合集团实际，制订本制度。
一、公文种类
（一）文件
1、集团发文。
文号：
鹏达字[年份]XX号。
2、部室发文。
文号：
鹏达（部门简称）字[年份]XX号。
3、建设公司发文。
文号：
鹏达建字[年份]XX号。
4、房地产公司发文。
文号：
鹏达房字[年份]XX号。
5、农业科技公司发文。
文号：
鹏达农字[年份]XX号。
如：
集团办公室下发2012年4号文件，即文号：
鹏达办字[2012]4号。
（二）函件。
适用于不相隶属关系单位之间相互商洽、询问和答复，请求批准和答复审批事项。
1、集团发函。
文号：
鹏达函字[年份]XX号。
2、建设公司发函。
文号：
鹏达建函字[年份]XX号。
3、房地产公司发函。
文号：
鹏达房函字[年份]XX号。
4、农业科技公司发函。
文号：
鹏达农函字[年份]XX号。
如：
集团发2012年4号函，即文号：
鹏达函字[2012]4号。
（三）签报。
适用于公司内部单位或部门向上级领导进行工作请示、报告等。
签报不可越级使用。
1、集团签报。
文号：
鹏达签字[年份]XX号。
2、集团部室签报。
文号：
鹏达（部门简称）签字[年份]XX号。
3、建设公司签报。
文号：
鹏达建签字[年份]XX号。
4、房地产公司签报。
文号：
鹏达房签字[年份]XX号。
5、农业科技公司签报。
文号：
鹏达农签字[年份]XX号。
（四）报告。
适用于向上级单位或集团领导汇报工作、反映情况、提出建议或答复有关询问等。
（五）会议纪要。
适用于记载、传达会议情况和决定事项。
不需下发的纪要，不必编写文号，原件留集团办公室存档。
1、集团会议纪要。
文号：
鹏达纪要[年份]XX号。
2、建设公司会议纪要。
文号：
鹏达建纪要[年份]XX号。
3、房地产公司会议纪要。
文号：
鹏达房纪要[年份]XX号。
4、农业科技公司会议纪要。
文号：
鹏达农纪要[年份]XX号。
二、发文管理
办公室负责公文管理工作，包括公文拟制（部分）、会商、核稿、签发、印制、用印、分发、发送与接收、归档等内容。
（一）拟制
公文内容须符合国家法律、法规及集团有关规定，形式按规定格式进行公文拟制。
行文应观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，篇幅力求简短。
（二）会商（会签）
对涉及其他部门职权的事项，主办部门应主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。
主办部门填写《发文审批表》，拟稿人签名确认，相关部门在《发文审批表》的“会签部门意见”栏内签署具体意见，呈交主管领导签字。
审批表原件由办公室存档。
（三）核稿
拟好的公文一律送办公室进行核稿。
由办公室对其行文的必要性、内容的合理性及行文的方式、文种的使用、格式是否符合规定进行审核，并确定公文的发送范围、印制份数、主题词和密级后呈交主管领导签发。
（四）签发
签发人签发审批意见及日期，签发日期为发文日期。
（五）印制
签发人签批后，由办公室进行编号、印制和分发。
（六）用印
须携带前附《发文审批表》原稿，由办公室印章管理员审核后即可用印。
（七）分发
公文主送范围为：
集团各部室、下属公司、相关单位；抄送范围为：
上级领导及单位、集团领导。
主办部门可根据文件情况缩减或扩大主、抄送范围，并将文稿电子版传至办公室，由办公室依据定稿及发送范围进行分发。
（八）发送与接收
非涉密文件通过集团办公平台（OA）进行公布。
电子文件要求电子回执确认；涉密文件以纸质文件发送。
发送时，接收人员在《发文签收表》上登记。
（九）文件归档
公文办理完毕后，根据行政档案管理规定，要及时整理归档，并做好文件存档记录。
公文主经办人有责任将公文涉及的相关资料收集齐全，并妥善保管。
人员调动时，须做好归档材料的交接工作。
（十）公文格式
1、公文用纸
采用标准A4型（210毫米×297毫米），60克～80克的胶版印刷纸或者复印纸。
2、公文版面尺寸
公文版心尺寸为：
156mm×241mm（不含页码）。
页边距上白边为：
28毫米±1毫米，下边为28毫米±1毫米；左边为28毫米±1毫米，右边为26毫米±1毫米。
3、公文装订要求
公文应左侧装订，不掉页。
骑马订或平订2个，距上下边各1/4处，无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。
4、公文中各要素标识规则
公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。
置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
4.1眉首
4.1.1秘密等级
如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。
4.1.2紧急程度
如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1行；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
4.1.3发文单位标识
由发文单位全称或规范化简称后面加“文件”组成。
发文单位标识上边缘至版心上边缘为25mm。
集团发文标识为“鹏达集团文件”，字体使用小标宋体字，采用红色，每个字大小不超过22mm×15mm。
发文字号由发文单位代字、年份和序号组成。
发文单位标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“[]”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
4.2主体
4.2.1公文标题
红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
4.2.2主送单位
标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送单位名称后标全角冒号。
如主送单位名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送单位名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。
4.2.3公文正文
主送单位名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。
数字、年份不能回行。
正文内容采用3号仿宋体字，第一层小标题采用3号黑体字。
数字、字母采用3号TimesNewRoman字。
段落间距为固定值30磅。
4.2.4附件
公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。
附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：
1.×××××”）。
附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。
4.2.5成文时间
用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。
4.2.6公文生效标识
4.2.6.1单一发文印章
单一单位制发的公文在落款处不署发文单位名称，只标识成文时间。
成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm-4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。
4.2.6.2联合行文印章
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办单位印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。
只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。
两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。
当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文单位名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。
主办单位印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
4.2.6.3特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
4.3版记
4.3.1主题词
“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。
4.3.2抄送
公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号。
如主送单位移至主题词之下，标识方法同抄送单位。
4.3.3印发单位和印发时间
位于抄送单位之下（无抄送单位在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。
印发单位左空1字，印发时间右空1字。
印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
4.3.4版记中的反线
版记中各要素之下均加一条黑色反线，宽度同版心。
4.3.5版记的位置
版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。
5.页码
用小4号阿拉伯数码标识，字体为TimesNewRoman，置于版心下边缘之下一行。
单页码居右空1字，双页码居左空1字。
空白页和空白页以后的页不标识页码。
三、收文管理
集团各级办公室负责对收到公文的管理，包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。
（一）签收、登记
办公室公文管理员接收公文后，须对公文资料按内容类型进行登记、编号。
（二）审核
办公室负责人对公文进行审核，并按领导分工批分后，由公文办理人员送公司主管领导。
（三）办理
公文经主管领导阅批相关部门办理，由公文管理员将文件复印件送至相关部门负责人，并要求其在《发文签收单》上签字，由其进行公文的具体办理工作；公文管理员按主管领导批示要求，负责相关事宜的催办工作。
涉及密级的公文须妥善保管，并交指定的人员阅办。
阅办人要注意公文的安全、保密和完整性，避免遗失。
不得私自带入家中或转借他人，不得擅自复印、抄录。
（四）归档
办公室负责纸质、电子公文的整理归档工作。
公文原件由办公室留存归档。
（五）文件收发工作流程图
附件1：
收文登记表
收文时间
顺序号
文件受控号
来文单位
文件编号
转出或传阅单位
催办
备注
附件2：
发文登记表
本表编号：
单位：
序号
文件编号
文件名称
文件份数
发文日期
拟稿人签名
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4
5
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7
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9
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18
附件3：
发文签收单
文件名：
日期：
年月日
编号
接文单位
（个人）
件数
备注
收件人
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接文单位
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收件人
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接文单位
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