文书管理制度文档格式.docx

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四、企业报刊、、函电收发制度

（一）全厂公私报刊、外来、外发公启、函电由厂收发室负责收发。

（二）外发函、电要求。

1.各部门因公需外发函、电，经办人员应于每天下午×

×

点以前将函件、电报底稿送到收发室，另填写挂号、平信、电报外发登记表。

2.每天下午×

点以前，厂收发室应将当月外发函、电清点，累计送交邮局寄发。

（三）外来管理

1.外来一律经厂收发室签收分发。

2.凡挂号、纸包、包裹单、汇款单、货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收。

3.一般公启函、电和厂内职工私人信件，由收发室开具清单分放到各单位信报箱内。

4.私人不明平信一律放到信架（信袋）内，由个人自取。

5.不论公私收发室应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误，对国外来函应检封口、邮戳，如发现拆封或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反映，查明原由。

6.凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人，在收发室通知发出后，应随即到收发室领取邮单，并及时去邮局取款取件。

超期罚款，收发室概不负责。

（四）报刊订购与收发。

1.报刊订购。

（1）订购时间：

上半年、下半年

（2）订购手续：

不论单位和个人，均需先到收发室查阅报刊目录，再将需要订购的报刊代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清楚交收发员核对算价，确认无误后，当面缴款开票。

公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款托收手续。

归口管理报刊公费订购的单位除按上述要求填写预订单外，尚须填写报刊分发清单，详细写明各种报刊分发到哪些单位或领导。

2.报刊收发。

（1）收发员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点，发现有差错应及时登记并要求补缺退余。

（2）收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发，不得耽搁延误。

收发员清点分发报刊时间为×

小时，任何人不得进入收发室。

（3）每天分发到各单位信报箱的报刊应随附分发清单。

（4）各单位应固定专人按时领取报刊和公启函电。

领取时，要对照分发清单清点检实签名，发现差错，应当面向收发员提出增补退换要求，并进行差错登记。

当面未提出，则视为分发无差错。

（五）收发员应坚守工作岗位，节假日、星期日应有人值班，休星期日应采取换休形式。

（六）收发室内外应经常保持整齐清洁。

（七）收发室由×

部门负责管理，其工作质量由×

部门进行检查、考核，并承担责任。

五、企业打字、油印工作制度

第一条凡以厂部或党委名义上报下发的文件、报表工作计划、总结、请示、报告、简报、纪要通知、通报、通告、信函、规章制度、宣传教育材料、任免决定、表彰或处理决定，以及厂领导批准翻印的文件、材料均属打印X围。

第二条由归口部门负责拟订、编写的带有全局性指导意义的全厂性的月（季）生产、工作计划和一个时期全厂性的工作安排以及重要专题会议的纪要等，也应安排打印。

第三条不需上报的各部门的工作计划，临时性工作安排，非全厂性活动讲课提纲，非上报的一般表格、一般技术资料和便函都不属打印的X围。

第四条凡需打印的文件、资料应将其底稿首页附上“发文单”经主管部门负责人审查同意并经×

审核修改、统一编号，有关部门会签，分管厂领导签发，方能交付打印。

第五条打字员接稿后，应认真检查文件签发手续是否完备，书写是否工整，是否符合文件归档要求等，对发文手续不全、书写不符合要求的文件，打字员有权拒绝打印。

第六条打字室要建立打字登记簿，对各类文件材料按规定内容和要求统一登记。

并根据厂办安排的轻重缓急次序，进行打字。

打字时要做到快速、准确、排版合理美观、用力均匀。

第七条打字员要严格遵守XX制度，不得将打字的内容向外泄露，与工作无关人员不得进入打字室、油印室。

第八条打字员要爱护打字、油印设备和物品，按规定做好维护保养工作和物品领用登记费用统计工作。

第九条文稿打完后，打字员要把原稿和打字清样交给两办秘书或拟稿人校对。

校对者校完后应在原稿上签字，以示负责。

第十条凡是以党委、厂部名义上报下发的文件材料（见第一条X围）分别由两办或拟稿人负责校对，由厂办打字室负责油印、装订，达到字迹清晰、版面清洁、装订整齐。

由两办机要员上报下发。

以部门名义下发的生产工作计划安排，专题会议纪要，由归口部门负责校对，油印、发送。

第十一条两办秘书对文件的差错情况，要进行登记考核。

第十二条油印文件要严格按照审批份数印刷，油印者不得私自增加份数或私自留存，油印底板和废页，余页应及时销毁。

六、文书管理规则

□总则

第一条目的

为使文书管理制度化，以增进文书处理之品质及效率，特订定本规则。

第二条X围

本规则所称文书管理，指总管理处各部、室、中心或各公司（含事业部、业务执行部门）与外界来往的文书（包括电报）及关系企业（含公司内容）各部门间来往文书（包含签呈），自收（发）文至归档全部过程之办理与控制。

□承办部门

第三条总收发部门

总公司各部门与外界来往文书的收发由总管理处总务部门统一办理，各公司（工厂）所在地的总收发由其所属总务部门办理。

总收发部门负责文书之收受及发送。

第四条管理部门

（一）总管理处各部、室、中心及各公司以公司名义与外界来、往的文书，以各公司总经理室或管理处为管理部门；

营业、采购、工务、资料、法律、服务、训练等业务部门的文书，得以各该业务部门的最高主管部门为管理部门。

（二）各公司（工厂）所在地与外界来往属地区性文书，以其所在地之经理室或管理处（或总务部门）为管理部门。

（三）关系企业各公司、部门间来往文书原则上以厂、处、部、室以上部门为管理部门。

（四）管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜；

文书未按规定处理者，管理部门不得受理。

第五条主办及会办部门

（一）文书内容所涉及的业务主办部门为该项文书的主办部门，如有涉及其他部门时，其他部门则为该项文书的会办部门。

（二）本企业各类资料对外统一报送的主办、会办及提供部门如表3.2.2：

□行文

第六条行文类别

（一）函：

发布规章或临时性规定及对机关团体、公司行号、私人或关系企业各公司间及公司内各部门间行文使用。

（二）公告：

就主管业务向公众或特定对象宣布时使用。

（三）便函：

关系企业各公司、部门间或公司内各部门间业务接洽时使用。

（四）签呈：

下级对上级有所请示或报告时使用。

（五）电报：

业务处理须以电报行文时使用。

（六）表格式公文：

政府机关规定之表格式公文及公司人事令等，可依实际需要印为固定格式使用。

（七）其他：

1.司法文书依据司法部门规定程序实施；

诉讼文书，依政府有关部门诉讼审议委员会规定程序实施。

2.会议纪录及例行表报等的发送不必行文。

第七条行文名义、署名及印信借用

（一）对关系企业外机构行文的名义、署名及用印规定如下：

1.以公司名义由董事长署名盖董事长职章：

属政策性或影响公司重大权益的行文。

2.以公司名义由总经理署名盖总经理职章：

对政府各部、会、局、署及其所属一级、二级机构或省政府、市政府及其所属一级机构等之行文。

3.以公司名义由总经理署名、盖总经理职衔签字章。

①对省政府、市政府所属二级机构等的行文。

②对当地市、县政府及其所属一级机构的行文。

③对税务、金融机关的行文。

④总管理处各部、室、中心代表各公司对外的行文（但本款第六项另有规定者从其规定）。

4.以公司名义，由经理署名、盖经理职衔签字章。

对本款第二项所列以外的公家机构或公民营企业、法人团体的行文。

营业、资料、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权X围内对客户、厂商之行文。

5.以部门名义，由厂处长署名盖厂处长职衔签字章。

营业、资材、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权X围内对客户、厂商的行文。

6.以部门名义盖部门章：

①采购部门对厂商的行文。

②人事、服务、训练、法律等部门于经办业务之权责X围内对公民营事业、民间机构或个人的行文。

7.应依本款第四项的名义、署名及用印规定行文而该行文单位无经理者，得盖用公司公章行文。

8.因环境特殊或事实需要，须另行规定行文名义、署名及印信使用者，应专案签送总管理处总经理室转呈董事长或总经理核准。

（二）关系企业各部门间应以部门名义行文，并依下列规定签署、用印：

1.正式行文者，以公司名义由总经理或事业部经理署名盖职衔签字章为之；

以业务接洽便函行文者，由经办部门主管及经办人署名，盖用部门章。

2.总管理处各部、室、中心对各公司行文的油印函件，盖用部门章。

3.工务、资材、会计、总务等服务部门对其他部门的行文盖部门章。

4.厂、处以上部门主管对其直辖部门行文以部门主管之职衔签字章签署。

（三）公告、人事通知单、聘任书、奖状、契约及依法令或特定业务（如进出口、税务、关税、劳保、投标等），须加盖公司或业务专用章的文件，均应盖章，并视业务需要依规定加盖董事长或总经理之职衔签字章或职章或加盖于其权限或授权X围内的部门主管签字章或私章。

（四）特定签署人及印信的文件从其规定。

（五）需以对等身份的签署人名义复文者，应斟酌实情处理。

第八条行文的判行权限

（一）以董事长署名行文者，应送总管理处总经理室转呈董事长判行。

（二）以总经理署名行文者，除总管理处各部室、中心代表各公司对外行文得由经理（主任）判行者外，应送各公司总经理室转呈总经理判行。

（三）以事业部经理署名行文者、应送经理室转呈经理判行。

（四）以部门名义由厂处长署名行文者，应由部门主管判行。

（五）以部门名义行文者，应由部门主管判行。

（六）以公司名义盖用公司公章行文者，应由经理级人员判行。

（七）因专案业务需要，如进出口、税务、关税、劳保、投标等使用公司名义，须盖用董事长或总经理之业务专用章者，行文时应经各该业务部门主管于授权之X围内经核准后始得为之。

（八）固定格式文书，应由署名的主管于原稿判行后，授权业务主办部门主管依式行文。

□文书处理程式

Ⅰ.通则

第九条文书分类

（一）XX类：

具有专利性、独特技术性的资料及特定列管的业务XX文件，应依本规定第八章规定办理。

（二）A类：

凡关系重大，足以影响公司权益的文书，应呈总经理核阅后始得分文办理。

（三）B类：

一般文书及经常性业务往来文书。

（四）C类：

一般通知或参考性的函件无须呈判者，仅登记分文直接交经办部门处理后归档。

（五）其他类：

与公司业务无直接关系之表报、宣传或印刷函件，无需收文、登记，可直接送有关部门参阅。

第十条　收发文登记单

（一）第一联为收（发）文登记单，收发人员按流水顺序装订存查。

（二）第二联为催办单，于送经办部门签收文件后，收发人员收回，按处理期限或待复日期之先后次序整理，按日核对催办。

（三）第三联为主管催办单，经办部门主管于交办文件后留存，按处理期限或待复日期之先后整理，以备随时稽催督导用。

（四）第四联为经办人员存查联，于文件办妥后按结案、未结案分类存查。

（五）第五联为核查联，于文件办妥时随文归档，如系代行或授权判行的文件，由收发人员转送主管核阅后归档。

第十一条收（发）文字号的制定管理

（一）对外行文的字号

1.公司：

X1X2（X3）总字第○○○○号。

X1X2为公司简称；

X3为地区别，不需分地区者省略；

○○○○为公司收（发）文流水号。

2.事业部（含直属部门）：

X1X2（X3）X4字第○○○○号（X4为事业部或直属部门代字，由各公司总经理室制定管理）。

3.营业部门：

由各公司总经理室制定。

（二）对关系企业行文的字号

1.由各公司总经理室统一制定管理。

2.总管理处各部、室、中心由总管理处总经理室统一制定管理。

（三）收发文编号

1.由文书管理部门按年份依流水一文一号编列。

“业务接洽便函”另行编定，亦采流水一文一号编列。

2.复文以收文为发文，如有二号以上来文并案处理，以最后的收文为发文。

3.主动发文与一般收复文采取同一编号顺序。

Ⅱ.与外界来往文件

第十二条收文

（一）登记、分文

来文由收发人员拆封后，于“收（发）文登记单”登记收文编号、收文日期、来文者、来文字号、来文日期、附件及摘要后，送分文人员依其性质判定文书类别、经办部门，再由收发人员分发。

（二）文件的分送

收发人员分发文件，应留存“收（发）文登记单”第一联，依收文编号之流水装订之。

其余第二、三、四、五联连同来文以“分文专用卷宗”送交经办部门主管核定“要”“否”答复及处理期限，记入“收（发）文登记单”第二、三、四、五联，第二联于当天签收后，夹放于“分文专用卷宗”退还收发人员，由收发人员按处理期限的日期先后予以整理为文件催办之用。

（三）文件交办

经办部门主管将文件批交办理时，应将经办人XX记入“收（发）文登记单”第三、四、五联，留存第三联按处理日期之先后整理稽催督导，第四、五联连同文件交经办人办理。

（四）文件处理

1.经办人办理文件时，应将拟办或复文拟搞签呈主管判行。

2.经办人应将处理经过、结果或复文摘要记录于“收（发）文登记单”第四、五联记要联记要栏（如不敷使用时，得以“文书签办单”补充，签办单随同“收（发）文登记单”第五联流程处理），并填记预定保存期限及销案或待复日期后连同来文（复文时需附复文稿）经呈判后打字、校对再转送文书管理部门收发人员。

经办部门主管于文件判行后，将“收（发）文登记单”第三联抽出销案。

3.收发人员收到办妥的来文及“收（发）文登记单”第四、五联时：

①如无需复文者，依其类别编定档号填记于第四、五联将档号及销案日期转记第一联，抽出原留存的第二联销案，并将第五联同文件归档，将第四联退还经办人。

②如需复文者，将复文及复文搞送请监印人员用印后，复文封发投邮；

来文、复文稿、复文底本则依其类别编写档号填记于第四、五联后，第五联连同来文、复文稿、复文底本归档，并抽出原留存的第二联销案（如需待复者，则将第二联依待复日期的先后整理以备稽催），再将第四联退还经办人。

经办部门如业务需要，可以复文底本留存。

4.来文附件如属现金、支票、汇票或其他有价证券等，经办部门经办人于接到来文时，应即缴交出纳部门签收不应随文传递。

第十三条主动发文

（一）拟稿、登记

经办人以公文稿笺拟妥文稿，检附“收（发）文登记单”一式五联，填写受文者、类别、经办部门、内容摘要、附件、经办人XX、预定保存年限及销案或待复期限等栏，呈部门主管会核稿人员经判行，送收发人员编号，转打字、校对后，送交文书管理部门收发人员。

（二）发文处理

收发人员收到发文文件、原稿“收（发）文登记单”（一式五联），即将发文文件及原稿送请监印人员用印。

文件封发投邮后，登记单第一联依收发文编号的流水号装订；

无须待复文件，第二、三联即予销案，如须待复者，第二联由收发人员暂存，第三联送经办部门主管，均依待复日期的先后整理以备稽催；

第四、五联连同发文原稿及底本依其类别编写档号，将档号及销案日期填记于第一联后，第四联交还经办人存查，第五联连同发文原稿、底本归档。

第十四条外界复文的处理

收发人员及文书经办部门收到外界复文，除按收文程序处理外，收发人员应抽出原发文的第二联销案，将销案日期转记原发文的第一联，并将收文日期及字号转记于原发文后归档的第五联，经办部门接到复文时，主管应抽出原发文的第三联销案，经办人应于原发文的第四联填记收文日期及字号。

Ⅲ.关系企业来往文件

第十五条行文方式

（一）正式以公文用纸或油印函件行文者，依本章的规定处理。

一般性的规定、通知、公告等函件无需复文时，发文部门仍办理发文手续，受文部门则依下列方式处理：

1.主管部门对其直辖部门行文时，受文部门免办收文手续。

2.总管理处各部、室、中心及各公司相互行文，由受文公司总经理室或部、室、中心文书管理部门办理收文，其转交所属部门时，所属部门免办收文手续。

3.受文部门依前二项的规定免办收文者仍应处理呈核后依收文日期先后顺序归档。

（二）以“业务接洽便函”行文者，依第十六条规定办理。

（三）各类文书的行文，应就组织层级需要数量一次印发，避免逐级转文重印延误时效。

第十六条业务接洽便函之处理

（一）发文

经办人发文时，应将接洽内容列记于“业务接洽便函”第一联，并填记文书类别、受文者、待复期限、附件等各栏，呈请主管判行后另依式填写三联连同第一联呈主管主管签署，一并送收发人员编号并记载“收（发）文编号登记表”再送监印人员用印后，由收发人员将“业务接洽便函”第二、三、四联送交受文部门，第一联则依待复日期之先后整理以备稽催。

（二）收文

受文部门的收发人员收到“业务接洽便函”第二、三、四联，于便函上填记收文时间、编定收文并记载“收（发）文编号登记表”将便函第二、三、四联送呈部门主管批定经办人后，由收发人员将二、三联交由经办人承办，第四联经经办人签收后由收发人员按发文部门要求的待复日期先后整理，以备稽催。

（三）复文

经办人收到来文应于第三联拟具复文稿并填写销案或待复日期，及预定保存期限（如需签办，则以“文书签办单”办理，签办单连同“业务接洽便函”第三联处理），经主管判行后，依式填写于第二联，一并呈主管签署再送由收发人员转请用印并抽出原暂存之第四联转记销案或待复日期，将第二联送交受文部门（原发文部门），第三、四联编定档号填记于档号栏后；

第三联依其类别归档；

第四联依收文流水编号的顺序存查。

如未结案，则第四联按待复日期先后整理以备稽催。

（四）回文处理

发文部门的收发人员收到复文部门送达的便函第二联时，于原暂存的第一联注记复文的收文时间；

第二联转送经办人呈阅办妥并注明预定保存期限送收发人员抽出第一联销案，再一并编定档号填记于档号栏，第一联依发文流水编号的顺序装订存查，第二联依其类别存档，如未结案，第一联需加注复文部门要求的待复日期，并按此日期的先后整理以备稽催，再行复文时，则依发文程序办理。

□文书处理方式

第十七条文书结构

（一）公告：

以“主旨”“依据”“公告事项”三段式斟酌运用。

（二）函、签呈：

以“主旨”“说明”“办法”“请求、拟办或建议”三段式斟酌运用。

（三）业务接洽便函：

以公文三段式或以条例方式逐点叙述。

（四）采用语体文以达到“简、浅、明、确”的要求，可用表格处理的尽量利用表格。

第十八条信函处理

（一）指名营业、工务、资材及采购人员收受的信函由信封上的记载可认为公务文书者，应视同公务文书拆封，如系私事，再予发还；

未能办认为公务文书的信函，经其本人拆封后如系公务文书，应交收发人员依本规则处理。

（二）指名经副理以上人员的信函，迳送其本人，如系公务文书，再交收发人员依本规则办理。

第十九条签呈处理

（一）经办人因特殊案件的处理，需签请主管核示时，以签呈用纸缮写一份行之，签呈经核决并依示办妥后应依类别归档。

（二）经办人签拟后层呈主管核示，如需呈转经（副）理级以上主管核示者（各公司经理室、总经理室以及总管理处各部、室、中心为呈总经理或董事长核示者）则于厂（处）长（部、室主管）签示后，由厂（处）、部（室）收发人员登记于“签呈事务备查表”转呈经（副）理以上主管（各公司经理室、总经理室及总管理处为总经理或董事长）核示，于核示后由厂（处）部（室）收发人员转记“批示”情形，呈送厂（处）长（部室主管）核阅后，交由经办人依示办理，但与会办部门有关者应复印分送会办部门协同处理或备查。

经办人办妥后，将签呈交由厂（处）、部（室）收发人员编定档号填记于签呈及“签呈事务备查表”后，签呈依其类别归档。

签呈内容不宜为公众周知者，应指定专人专案签办。

第二十条合约处理

（一）订立或修改合约时，经办部门拟稿后判行前，应将文稿转送总管理处法律事务室核稿。

判行后依业务需要份数送请缮打、校对、用印。

（二）固定格式的合约书其原稿应依前款规定经核稿判行后使用，经办部门使用时依式填写所需份数呈准后，直接送请用印。

（三）合约书签约代表原稿、正本的保管部门规定如下表3.2.3:

保管部门收到合约书正本应即贴足印花并予销印后与原稿一并归档。

其他业务有关部门均以副本留存备用。

第二十一条副本及图书处理

副本视同正式文书，应依规定处理、归档；

各类图书应指定部门集中管理。

第二十二条电报处理

电报视同文书，依本规则办理。

第二十三条文书处理要点

（一）经办文书遇有关系重大足以影响公司权益之重要文件，应将正本妥为保藏，每有应用均以副本或影本层呈处理。

（二）为利文书处理并达分层负责目的，经办人应就内容要点签拟意见或选稿随来文呈部门主管核阅批办，各主管人员应对文案注意见，避免只签名而无意见。

（三）经办、会稿、核稿等人员之答名，应清晰可辨，不得潦草难认。

（四）经办文书应视其轻重而定缓急，如案情涉及其他部门应照会办理，会稿案件会办部门应按速件处理之。

第二十四条文件处理期限

（一）收发人员收文时，原则上应随到随送，不得积压，最迟应于文到一小时送交有关人员。

（二）分文人员的分文时期，由各公司视其收文数量自行订定。

（三）经办人员的处理期限。

1.速件、电报、XX文件等应随到随办，于文到一日内处理完毕为原则。

2.一般案件由部门主管斟酌经办人的工作量，指定处理期限，一般以文到三日内处理完毕为原则。

3.来文定有答复期限者，应尽力于来文所定期限内处理完毕。

4.计划、试验、研究、开发、规章修订、测定、搜集资料等特殊案件部门主管应斟酌实际需要分别规定其处理期限。

5.监印人员原则上于当天完成用印。

6.文件归档，应日案日清，最迟不得逾二日。

7.签呈案件，按分层负责的决行层次，由各公司自行订定