OA系统使用说明.docx

OA系统使用说明.docx

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OA系统使用说明

OA系统使用说明

上海金丝猴食品股份有限公司

信息部

一、系统简介

本系统是基于SharePoint工作流的OA（办公自动化）系统，依托微软的技术支持，力争为公司员工高效快捷地进行无纸化办公提供强有力的保障。

系统主要功能包括：

用户登录、注销，浏览部门门户，查看、新建部门工作计划及部门公告，查看、新建公司新闻、公司公告、行业新闻及公司员工通讯录，加班、休假、固定资产购置申请、设备报修及审批，查看报表，浏览，新建、上传、下载文档，新品展示，网站内容检索，日历，记事本等。

二、系统登录

1.打开浏览器，输入网址：

，系统弹出一个身份验证窗体，已加入域的用户输入用户名及密码，点击“确定”，即可进入系统。

2.1登录提示框

2.未加入域的用户在用户名前输入“jinsihou\”即可进入。

3.由于各种浏览器的兼容性不同，用户尽量使用IE浏览器访问本系统（系统最佳兼容浏览器为IE10），以便体验到更优质的服务。

4.系统首页包含的各个功能模块如下图所示。

图2.2系统首页展示

5.通讯录的添加。

进入网站首页，在网站左侧的“其他应用”里，有一条链接是“通讯录”，那么点击“通讯录”链接进入通讯录列表页面。

图2.3通讯录列表页面

6.新建通讯录。

您可以点击页面左上方的项目→新建项目或者直接点击页面上的，会弹出添加通讯录页面。

您可以依次输入姓氏、名字、全名、电子邮件地址、公司、职务、商务电话等相关信息。

点击“保存”按钮即可。

图2.4通讯录添加页面

7.点击保存之后，就会自动跳转到通讯录列表页面。

这时您就可以看到您刚刚所新建的一条通讯录了。

图2.5新添加的通讯录列表页面

8.系统的注销。

如果您想退出本系统的话，您可以直接关闭您正在浏览的浏览器或点击网站首页右上方的，再点击注销即可，如下图所示。

图2.6网站注销步骤

三、公司公告

1.在网站首页“最新公告”模块右侧点击“more“链接。

图3.1首页最新公告

2.进入公告文档列表页面。

图3.2公告文档列表

3.依次点击页面左上方“文件→新建文档→文章页面”，进入公告创建页面。

图3.3进入创建页面

4.在页面中输入标题和URL名称（日期+文档序号命名，例：

2013120401），说明可不填写，在下拉框中选择“（文档页面）仅正文”后点击“创建”，页面创建成功。

图3.4填写页面信息

5.创建完成后，在文档列表页面找到刚刚创建的页面，点击文档“名称”。

图3.5查找所创建的页面

6.进入文档内容页面，在右上方点击“编辑”按钮，进入编辑页面对此页面详情进行编辑。

图3.6编辑页面

7.编辑完成后，点击左上方“页面”选项卡下或右上方的“保存”按钮，可保存页面信息，还可在左上方选择“设置文字格式”和“插入”对公告内容进行个性化地设置。

图3.7添加公告内容

8.公告页面创建完成后，默认为“签出”状态，如果暂时不需要修改，可将其“签入”。

图3.8公告“签入”

9.“签入”的公告“发布”后可供所有人浏览。

图3.9公告“发布”

注释：

“签出”状态下除了用户本人其他用户无法看到添加的内容。

“签入”状态下同级权限和最高权限用户可查看或编辑已添加的内容。

“已发布”状态下所有用户可浏览发布内容，但只有具有相关权限和最高权限用户可对发布内容做出修改。

10.添加公告除了“新建页面”外，还能以“上载文档”来呈现公告内容。

在公告文档列表页面，点击“新建项目”，弹出“添加文档”页面，用户点击“浏览”选择文档后，点击“确定”，即可将所选文档上传至公告列表。

图3.10添加公告文档

11.删除公告（有三种方式）

1）在首页点击公告“标题”进入公告详情页面，在左上方选择“页面→删除网页”，弹出提示框，点击“确定”，即可删除公告页面。

图3.11删除公告方式一

2）在首页点击“more”进入公告列表页，先选中要删除的文档，然后点击左上方的“文件→删除文档”，弹出提示框，点击“确定”，即可删除公告文档。

图3.12删除公告方式二

3）点击文档名称后的弹出操作提示，再次点击选择删除，弹出提示框，点击“确定”。

图3.13删除公告方式三

四、公司新闻

1.在网站首页“新闻中心”模块右侧点击“more“链接。

图4.1首页新闻中心

2.进入新闻列表页面。

图4.2新闻文档列表

3.依次点击页面左上方文件→新建文档→文章页面，进入新闻创建页面。

图4.3选择创建类型

4.在页面中输入标题和URL名称（日期+文档序号命名，例：

2013120401），说明可不填写，在下拉框中选择“（文档页面）仅正文”后点击“创建”，新闻页面创建成功。

图4.4页面创建

5.创建完成后，在新闻文档列表页面找到刚刚创建的页面，点击文档“名称”。

图4.5查找所创建的页面

6.进入新闻内容页面，在右上方点击“编辑”按钮，进入编辑页面，对此页面详情进行编辑。

图4.6编辑页面

7.新闻编辑完成后，点击左上方“页面”选项卡下或者右上方的“保存”按钮，可保存页面信息，还可选择“设置文字格式”和“插入”图片等信息。

图4.7添加内容

8.新闻页面创建完成后，默认为“签出”状态，如果暂时不需要修改，可将其“签入”。

图4.8新闻“签入”

9.“签入”的新闻“发布”后可供所有人浏览。

图4.9新闻“发布”

10.“删除新闻”操作和“删除公告”第二种方式一致（）。

五、行业新闻

添加“行业新闻”和添加“公司新闻”的流程基本一致，只是添加新闻用户注意区别两者内容应有所区别，“公司新闻”记录公司内部的新闻资讯，“行业新闻”记录与公司行业相关的新闻资讯。

六、图片新闻

在系统首页，点击红色区域内的图片，可以进入相关的新闻页面，用户可对图片及链接新闻进行添加或修改。

图6.1系统首页

1.点击网站首页右上方的按钮，在下菜单项中选择“网站内容”。

图6.2选择“网站内容”

2.在“网站内容”列表中选择“PIC”。

图6.3网站内容选择“PIC”

3.进入图片列表页，点击添加图片，弹出图片选择框，选择图片路径，单击“确定”。

图6.4新建图片选择路径

4.之后弹出图片属性编辑页面，依次输入标题、拍摄日期、说明、关键字和新闻链接，完成后单击右下方或左上方的“保存”按钮即可完成图片添加，尤其要注意新闻链接应当填写正确。

（新闻链接可点击新闻标题进入新闻详情页面，复制地址栏中的地址）

图6.5添加图片的详细内容

5.回到图片列表页，可看到新添加的图片，返回到网站首页，点击新添加图片可进入所链接的新闻详情页面。

图6.6图片添加显示

七、部门门户

1.用户点击首页“部门导航”下的各个部门名称链接，可进入相应部门站点，查看该部门的的相关内容。

用户浏览所有部门站点内容，但无法对其添加、编辑、删除。

每个用户仅拥有对自身所在部门站点的相关权限。

2.添加“工作计划”

1）点击部门站点首页“工作计划”后的链接，进入“工作计划”列表页面。

图7.1“工作任务”列表

2）在列表页点击“新任务”，进入添加页面。

图7.2添加工作任务

图7.3添加详细信息

3）输入相应内容即可完成添加（注：

分配对象应为用户姓名全称，输入后系统自动显示匹配结果）。

3.“部门公告”添加流程。

1）在部门站点首页“最新公告”后的链接，进入“部门公告”列表页面。

2）在列表页，依次点击左上方文件→新建文档→文章页面，添加新公告。

部门“最新公告”与首页的“最新公告”添加流程相同，有所区别的是，此处发布的公告只有进入部门站点内才可以看到。

八、文档中心

1.点击“文档中心”，进入文档列表页，文档分为“部门文档”和“公共文档”，用户可查阅、下载其他部门的“公共文档”及所在部门的所有文档，还可在“所在部门”个人文件夹、“公共文档”文件夹下上传文档。

图8.1文档中心显示界面

2.新建文件夹（以创建个人文件夹为例，创建其他文件夹方法相同）

为方便用户管理个人文档，开始使用系统时，用户可新建一个以自己名字命名的个人文件夹。

点击新建→新建文件夹，弹出新建页面，输入文件夹名称，点击保存，即可创建。

图8.2新建文件夹显示界面

之后可看到刚刚创建的个人文件夹。

用户拥有对个人文件夹的全部操作权限。

图8.3新创建文件夹

“删除文件夹”操作和“删除公告”第三种方式一致（）。

3.上传文档。

（以“信息部”个人文件夹下上传文档为例）

1）用户选择个人文件夹，点击进入。

图8.4选择个人文件夹

2）依次点击“上载→上载文档”。

图8.5上传文档

3）弹出添加文档页，点击“浏览”选择文件路径后点击“确定”。

图8.6选择上传的文档

4）之后会弹出文档的属性页面，输入文档的名称，标题，计划开始日期，计划结束日期等信息，点击左上方的“保存”或者右下方的“保存”按钮，完成上传。

图8.7编辑文档属性页面

5）用户如需上传“公共文档”，可点击文档中心列表页面左侧导航站点的会显示四种分类，用户可根据情况将文档上传至相应分类。

4.新建文档。

1）点击“新建→新建文档”，弹出提示对话框。

2）点击“确定”，系统会创建一个空白word文档，用户在文档中输入要创建的内容。

图8.8新建文档

3）用户点击“保存”后弹出保存对话框，文件名默认为新建文档前几个字，用户也可修改成合适的文件名，点击“保存”。

图8.9保存新建文档

4）系统会将文档保存至用户在网站上选择的位置。

5.下载文档（有两种下载方式）

1）右键-目标另存为

图8.10下载界面一

2）点击文档名称后的弹出操作提示，再次点击点击“下载副本”

图8.11下载界面二

“删除文档”操作和“删除公告”第三种方式相同（）。

用户只能对公共文档和个人建立或上上传的文档进行删除。

九、应用中心

我的应用：

应用中心包含加班申请、休假申请、固定资产购置申请、设备报修等功能，添加新闻和公告功能已在前面列出。

待办审批：

查看要处理的审批；

完成审批：

查看已处理的审批；

我的申请：

查看已提交的申请；

日历：

显示日期和待办事件，添加事件（详见个人中心）

记事板：

记录信息功能。

（详见个人中心）

个人文档：

（详见个人中心）

休假申请流程：

1.申请人提交申请

点击“休假申请”，进入申请界面，填写相应信息后，点击提交。

图9.2休假申请添加页面

完成申请。

在左侧列表里点击“我的申请”可查看已提交的申请，等待审批，并可按类别查询。

图9.3查询提交的申请

2.审批人审批

1）部门主管审批:

点击“待办审批”—”休假申请[张毛印]”

图9.4待办审批

2）填写审批意见如图：

提交

图9.5填写审批意见

3）部门主管查看完成审批

图9.6查看完成的审批

4）人力资源部审批：

同部门审批一样。

图9.7查看审批结果

5）申请人查看审批结果

图9.8申请人查看审批结果

加班申请流程：

1.申请人提交申请

点击“加班申请”，进入申请页面，填写相应信息，点击“提交”，完成申请。

图9.9加班申请页面

申请提交后，系统会跳转到“我的申请”，用户在申请类型下拉列表中选择“加班申请”，点击“确定”，可查看已提交的“加班申请”及审批状态。

图9.10查看加班申请页面

2.审批流程和“休