鸿威医药软件操作流程.docx
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鸿威医药软件操作流程
计算机系统操作流程
2015-01
德民药店
计算机系统操作流程目录
序号
制度名称
页码
1
引言
3
2
产品介绍
4
3
系统安装
8
4
基本档案
10
5
采购管理
24
6
零售管理
31
7
批发管理
41
8
库存管理
45
9
财务结算
52
10
会员管理
56
11
配送中心
66
12
系统参数
70
13
GSP管理
74
引言
承蒙购买鸿威产品，谨此致谢。
请在使用之前仔细阅读本手册，并保存此书以备日后参考。
鸿威V7.0版本介绍
1.1软件简介
深圳鸿威软件开发有限公司是一家专门从事医药零售行业计算机信息管理软件的研究和开发的高新技术企业。
公司长期致力于医药POS-MIS软件的开发，能为客户提供从设备采购、系统集成、软件开发、管理咨询、到售后服务培训全方位解决方案。
经过多年的发展，公司在医药零售领域积累了丰富的行业经验，聚集了一批既精通计算机技术又具有丰富的零售管理经验的专业信息技术人才。
公司以多年的医药理论研究和丰富的行业经验为基础，引进国外先进的管理经验，结合国内医药零售企业的实际需要，依托在医药领域应用软件开发的强大的实力，利用最先进的计算机软硬件技术，开发出了拥有自主知识产权的软件产品－－《鸿威医药管理软件》。
《鸿威医药V7.0管理系统》是鸿威公司依据现代医药企业以计算机信息系统为核心，向集团化、连锁化发展的特点，为大型综合百货、药店、连锁集团量身打造的新一代企业级的医药管理软件，该软件综合了大型药店和连锁药店等各种业态的管理模式，采用多层次、分布式网络体系结构进行设计开发，而且能够满足连锁经营的需要和融合多业态混合经营模式的管理。
《鸿威医药V7.0管理系统》以信息准确、核算处理快速、操作简单为根本出发点，以达到为药店快速提供准确的原始数据的目的，在此基础上，软件对销售数据进行综合、汇总，利用不同的数据分析模型对原始数据进行分析，从而得出对管理者有用的信息。
根据这些处理过的药品销售信息，管理者可以了解畅销药品与滞销药品、GSP管理、不同时段的销售情况、哪些药品为公司带来了利润、哪些药品增加了人气，并分别采取相应的措施，及时调整经营项目和经营策略，使药店的进、销、存、财协调运作，提高管理水平，使药店在激烈的市场竞争中处于有利的地位。
1.2业务简介
在医药管理软件的后台MIS管理中，包括了基本档案、采购管理、零售管理、客户销售、库存管理、财务管理、会员管理、决策中心、连锁配送、GSP管理、系统维护等十二个模块。
后台MIS管理充分利用SQL大型数据库的大容量、高效率等特点，为用户提供强大的功能支持，对企业进货业务、库房业务进行管理，并处理前台销售数据和后台批发业务，利于医药流通企业的药品管理、客商管理和客户管理，为经营管理者提供分析与决策必需的数据和信息。
后台提供给前台所需的药品信息、客户资料等数据，并处理前台上传的销售数据。
在以下章节中将分别介绍。
前台销售包括销售药品时必须且仅需的功能，尽可能地做到简化操作程序，利于收银员快捷、准确地进行收款。
功能包括前台交易的收款、退货及会员卡、折扣和优惠，药品查询和销售查询，完成前台交易中的扫描条码或输入药品编码、收款、打印收据、弹出银箱等一系列操作。
安装完软件后，就可登录系统了，第一次登录系统所使用的操作员代码是8888，密码为空。
2产品介绍
2.1产品简介
鸿威医药管理系统是由深圳鸿威软件有限公司结合多年的行业经验研究开发出来的现代医药管理系统。
整个系统分为前台POS系统及后台管理系统。
前台POS系统主要是实现前台的销售及收银管理；后台管理系统实现基本档案管理、采购管理、零售管理、批发销售、库存管理、财务结算、会员管理、专柜租赁、系统维护等。
本产品支持医药零售企业运作的各个环节，能够帮助企业完善物流、信息流及资金流的管理、全面降低经营成本，实行科学合理订货、快捷配送、提高药品的周转率、降低库存，提高资金利用率及工作效率。
本产品的适用范围主要包括：
●连锁药店、连锁专卖店、各大、中、小型药店
2.2系统结构
系统结构图
2.2.1前台POS系统
前台POS系统实现了门店的销售收银及前台的销售管理。
前台POS系统功能主要包括盘点、赠送、退货、改口令、刷会员、查会员、营业员、屏保、重打小票、打印开关、查药品、处方单、挂单取单、改数量、改金额、开钱箱、删除、开新单、折扣、抹零、储值卡付款、信用卡付款、人民币付款、美元付款、港币付款、支票付款等。
2.2.2后台管理系统
后台管理系统实现了药品进、销、调、存、盘、验收、维护、管制药品销售等综合管理：
基本档案
系统启用前，必须先建立基本档案。
基本档案包括供应商、药品分类、药品档案、操作员档案、部门档案、员工档案、专柜档案、综合档案、品牌档案、仓库机构、仓库库位、药品陈列、药品检测、药品组合、药品价格调整等。
采购管理
采购管理主要是处理与采购相关的业务，包括供应商、采购询价单、采购订货单、采购入库单、购销结算单、采购退货单、采购永续订单、赠送入库单、采购合同、库存，仓库。
卖场零售
零售管理主要是管理前台零售相关业务。
包括全场折扣促销、零售特价促销、会员特价促销、限量购买特价、量大从优、买100加1促销、赠品促销、类别品牌促销、正在促销药品、实时监控、销售明细、前台参数设置、电子秤、收银员交款单、前台操作日志、毛利分析、实时库存等。
客户销售
客户销售主要是处理与后台批发相关的业务，包括客户、客户报价单、客户订货单、批发销售单、客户退货单、客户结算单。
会员管理
会员管理是对卖场会员的管理。
包括设置会员类别、批量制卡、会员卡发行、会员卡档案、金卡维护、密码修改、会员特价单、储值卡充值、会员礼品档案、会员卡积分冲减、礼卷面值、礼卷限用药品、礼卷档案、礼卷销售明细、礼卷发放等，并对会员的消费情况进行查询及统计。
库存管理
仓库存管理理主要包括店内调拨单、机构仓库、供应商、库存调整单、仓库库位、药品组装单、药品拆分单、库存管理、盘点初始化、盘点录入单、盘点进度报表、盘点审核单等业务，并可对出入库业务进行查询及统计。
连锁配送
连锁配送主要适用于连锁版，处理总部配送中心与门店间的药品补货、调拨、数据传输等业务，并与配送业务进行查询与统计。
财务管理
财务管理主要用于对供应商和客户往来款项的管理，业务单据包括供应商结算单、客户结算单、代销帐款单、联营帐款单，以及与帐款相关的业务的查询与统计，并提供与其他财务软件的财务接口（定制功能）。
GSP管理
丰富多样的GSP业务管理单据，使质量管理更加得心应手；通过生产批号、到期日等关键业务数据管理，帮助医药经营企业在生产、经营和销售全过程实现质量控制与管理。
系统参数
系统管理主要包括操作员档案、功能权限、数据权限、系统密码、操作日志、系统参数、条码打印、标签打印、开业清库等设置。
2.3产品特点
支持多业态连锁经营
●系统伸缩性好，支持业态多，既支持进价核算，也支持售价核算，从大型连锁药店到小型私人药店均可使用。
灵活简便，快速使用
●六十多万的标准药品库，囊括市场上大部分常见药品，使您实现“不用建立药品档案，药店即可开业”的梦想。
您还可以在前台销售或后台入库时，扫描条码自动建档。
●系统提供直观的导航界面，工作流向清晰，操作简便、明了，用户通过简单培训，即可熟练使用系统。
●全面支持拼音助记码，重码提示筛选，无需记忆冗长的编码，轻松制单与查询。
●数据查询方便快捷，提供多种数据模糊查询方式，可在同一界面查询汇总明细甚至前台POS销售小票数据。
先进先出，批次管理
●系统提供完全先进先出、批次库存管理。
●供应商按批次、先进先出结算，并可按单、按药品批次进行混合销售。
●支持完善的先进先出和移动加权平均的成本核算方式。
价格灵活，促销多样
●支持多种定价方案，帮助企业制定灵活的价格策略。
●统一定价和门店自主定价有机结合。
●进价、批发价、零售价、会员价均可提前调价，到期生效。
●自动生成售价，系统可以针对类别设定加价率，并可按规则取舍余数。
●支持批量改价特性，方便开业定价。
●提供最低售价保护，提示低于成本价的售价。
●支持促销特价、时段特价、全场限量特价、每单限量特价、按星期设定周几特价、赠品促销、超额奖励、捆绑促销、指定类别（品牌）特价、AB药品自然组合特价、会员特价等多种促销方式。
会员管理，强效易用
●支持多种会员积分管理，包括消费次数限制、按消费金额积分、按消费次数积分，同时支持不同药品类别不同积分点，灵活多样。
●支持多种会员积分优惠和奖励计划，包括积分奖励、礼品兑换、积分折扣，同时支持不同积分级别自动享受不同折扣优惠。
●提供针对会员的限量消费功能，可以限定促销期内只对会员提供一次优惠。
●会员连锁管理超强，独家提供。
在非实时通讯情况下，连锁分店能够录入会员资料、查询会员积分，允许在分店兑换积分。
●系统提供完善的充值卡管理模块，以及连锁模式下会员和充值卡共享管理。
●提供会员卡积分转储值功能。
●支持会员卡和充值卡的换卡、补卡。
经营运作，一目了然
●实时查询和监控药店客流量、销售量、营业报表、毛利报表，一查即有。
●实时监控、屏幕锁定、前台POS操作屏幕截取等，实时了解和监控卖场的一举一动。
●班次管理支持将跨天操作的业务统计到一个营业日。
●前后台可同时设定操作日志和敏感操作日志，跟踪收银台的每一笔业务动向。
●全面的权限管理，能够按不同级别控制系统用户可以操作的功能，限制用户可以看到哪一类数据。
POS系统、稳如泰山
●POS程序支持目前所有Windows版本（95/98/Me/2000/XP/2003）和DOS版本，支持目前市面所有主流外设，简单设置即可使用。
●POS系统实时监控网络是否连接状态，并平滑进行切换，无须重启，高效安全。
●POS前台预设部类和药品快捷按键，提高效率。
完善分析、决策经营
●系统提供完善的分析功能，客流量、销售量分析，图文并茂，清晰明了。
●提供消费群体分析、毛利、业绩分析。
●提供畅销药品排行、滞销药品排行。
连锁管理、专业规范
●连锁版提供完善、规范、科学的连锁药店经营管理模式。
●同时支持统一定价、统一采购、统一配送、资料统一管理和分店自定价、分店自购、资料分店录入的紧凑和松散相结合的连锁管理模式。
●支持总部、多配送中心、多连锁门店的连锁经营模式。
●数据通讯安全、可靠、稳定，传输方式同时支持远程拨号、VPN、数字专线光纤、Internet宽带（ADSL、ISDN）FTP文件传输、文件拷贝等传输方式。
3系统安装
3.1系统准备
1.在安装鸿威医药管理软件产品之前，你必须准备好所有的硬件。
2.如果是网络版或连锁版，同时要求必须准备好网络连接设备，如交换机、网卡、网线、总部和分部的通讯设备（如：
Modem（256K或以上）或其他的连网设备，如VPN、DDN等）。
3.2系统软件准备
1.在安装鸿威医药管理软件产品之前，你必须按照第一章的“运行环境要求”准备好并安装好所有的操作系统和数据库系统。
2.如果是网络版或连锁版，同时要求必须局域网和多个连锁分店的网络连通（TCP/IP协议）。
3.SQLServer建议安装SQLServer2000企业版或以上版本。
3.3软件产品准备
在准备好系统硬件和系统软件后，确认你所购买的鸿威医药管理软件产品是否完整（包括产品光盘、使用手册等），如你对购买的鸿威医药管理软件产品有任何怀疑和疑问，请联系我公司或代理商。
3.4安装步骤
1.安装操作系统；
2.安装数据库服务器（SQLServer）；
3.安装鸿威医药管理软件数据库；
4.安装POS前台和后台管理程序；
5.安装完成。
3.5安装操作系统
根据系统的配置要求安装相应的操作系统（如：
MicrosoftWindowsXP专业版）和相应的网络配置（如TCP/IP协议）。
确保网络连接没有问题，可以使用Ping命令测试，另外最好为每一工作站和POS机分配一固定IP地址。
3.6安装医药管理系统数据库
在安装了SQLServer的服务器上，将软件产品光盘放入光驱中，安装其产品，再点开始-〉程序-〉鸿威医药管理系统V70-〉鸿威医药数据库管理V7。
运行后出现如下界面：
SA数据库密码是安装SQLServer时设置的密码，管理员密码默认为空，直接点击‘确定’进入
输入帐套名称，选择/更改新建数据库路径，点击‘确定’，提示‘帐套新建成功’，即可登录后台使用。
第一次登录后台会提示，请输入公司名称、地址等信息，确定后登录，默认登录名为‘8888’，密码为空。
4基本档案
基本档案作为医药管理系统中最基础的数据，系统档案在管理系统中是否是科学、规范、合理的管理，将直接影响到以后的业务以及数据的统计。
在医药管理软件中，专门设立了基本档案模块，使系统的各类档案能清晰、有效、统一的分类及录入。
4.1如何初始建档
基本档案是系统运行的基础，在医药管理软件中，基本档案包括“供应商档案”，“药品档案”，“机构仓库”，“操作员档案”，“综合档案”等。
建立基本档案是系统运行前最重要的，同时也是最为繁杂的工作，因此初始建档的准备工作一定要充分，供应商资料要准确、药品资料要全面详细，部门划分及各自的职权要明晰、人员权限要明确，做到各行其职、各负其责，只有这样，药店（药店）开业前的筹备工作才能有条不紊，顺利进行。
4.2建立操作员档案
〖功能描述〗：
建立操作员档案是其他用户登录系统的先决条件，建立后用户则可以登录系统。
收银员管理主要包括收银员信息的建立、收银员密码设置、收银员权限设定以及收银员信息有效性设置等
〖操作流程〗：
基本档案-〉操作员档案
〖操作界面〗：
〖前台收银员的权限设置信息〗：
〖操作说明〗：
编码：
在编码栏中输入，编码可由任意的数字或字符组成，最长不超过4位，为了便于收银员录入，建议使用数字。
名称：
在名称栏中输入收银员的名称。
密码：
收银员的操作密码并且不能为空，最多为10位数字或字符。
4.3建立综合档案
〖功能描述〗：
建立综合档案包含有很多内容
◆〖操作流程〗：
基本档案-〉综合档案
〖操作界面〗：
打开综合档案窗口，点击左边相应得设置内容，点击〈新增〉按钮（或者按【F2】键）增加一条空记录，输入相应的区域编码和区域名称，鼠标点击〈保存〉按钮（或者按【F4】键）保存输入的信息。
〖功能描述〗：
药品属性：
是指对某些特定的药品性质要加以区分，如易脆等。
供应商客户类型：
是指供应商，客户经营/销售的药品类型。
供应商客户区域：
是指供应商，客户经营/销售的区域。
出入库方式：
是指库存调整时所采用出库或入库的方式，可自己设定。
票据类型：
是指在帐务发生过程中所使用的票据。
银行账户：
是指提供那些银行发生业务往来。
收支账户：
是指账户收入或支出的一些方式。
单位：
是指药品录入时使用的单位。
销售模式：
此项一般建议不用修改，默认有5种销售模式。
操作员岗位：
可以建立操作员岗位，对其权限进行区分，不同的岗位权限不同。
对手店档案：
提供对手店的一些价格信息，以便管理层能做出英明的决策。
币种档案：
是指系统中可以有那几种货币来进行支付。
后台付款方式：
是指后台付款的项目中有哪些付款方式
前台付款方式：
是指前台付款项目中可以采用哪些付款方式。
往来费用：
针对药品中的一些其它费用，如应酬。
非交易收入：
是指非销售药品来获取的收入，如纸箱。
4.4建立供应商档案
〖供应商编码方案〗：
要规范对供应商的管理，每个供应商必须赋予其一个唯一的编码。
供应商编码可以由用户自行设定输入：
对于中小型药店、药店，我们建议采用4位的流水号做为供应商编码，默认系统自动生成。
〖供应商档案功能描述〗：
与供应商的商务谈判成功后，供应商提供详细的公司信息，药店的招商采购业务人员提供此供应商的结算方式、经营方式等合同信息，由录入员录入到系统中，统一管理供应商资料。
〖操作步骤〗：
『基本档案→供应商档案』
〖操作界面〗：
证件登记：
〖操作流程〗：
在供应商档案窗口，鼠标点击〈新增〉按钮（或者按【F2】键）增加一条空记录，输入基本信息和结算信息，鼠标点击〈保存〉按钮（或者按【F4】键）保存输入的信息，完成一条供应商资料档案的录入。
“基本信息”包括了供应商编码、供应商类型、供应商名称、区域、地址、电话等基本资料。
“销售方式”包括购销，代销，联营，扣率代销，租赁等方式。
“区域”中可选择已有的区域，还可在下拉栏中选择新增项目，新增一个区域（使用方法参照建立区域档案）。
“营业执照号”，“税务登记号”是指供货商具备国家规定的有效证件。
“联营保底额”是指联营，扣率代销，租赁可以设置保底额，确定商铺的最底销售金额。
“结算方式”包括不指定结算方式，结帐周期，结帐日期，货到付款，压批结帐。
“票据类型”是与商户进行业务往来时所使用的票据。
“冻结帐款”是指该供应商的帐款项目已被冻结，无法进行支付。
“冻结业务”是指该供应商的业务已被冻结，无法与其产生业务。
“信誉额度”对商家信誉设定额度。
4.5建立类别档案
〖类别编码方案〗：
给药品分类主要是为了方便管理和统计，在“医药管理系统”中，药品的类别编码方案如表2-1所示，类别编码共分三层，即大类-中类-小类，大类、中类、小类编码都是2位数字，并且下一级的类别编码会自动继承其父类的编码。
〖操作步骤〗：
『基本档案→药品分类』
〖操作界面〗
〖操作流程〗：
新增→输入类别编码→输入类别名称→保存
〖操作说明〗：
增加大类时，直接点击新增按钮，按流程操作即可；如增加中类或小类时，则必须在左侧选择大类或中类后再点新增按钮（在当前类别下建立新的中类或小类）；小类下不可再建立下级类别。
4.6建立品牌档案
〖功能描述〗：
品牌档案的建立，是为了在统计销售时能够分析同类药品中，哪些品牌的药品销量好、哪些品牌的药品利润率高、哪些品牌的药品销量差、哪些品牌的药品利润率低，等等。
通过统计分析这些数据，有助于药品结构的调整，为药店创造最大的利润。
〖操作流程与说明〗：
操作界面：
与建立类别档案相似，可参照操作。
与类别不同的是，品牌没有层次的划分，所有的品牌都是在一个等级上。
4.7建立药品档案
〖药品档案描述〗：
一般来讲，药店（药店）开业前首先要进行招商工作，在招商过程中与供应商进行谈判，决定采购进货的药品品项及进货价格。
与供应商达成初步意向后，供应商要提供其详细的公司信息和其所供药品的品名、规格、价格等信息及药品的质检报告等，采购员整理这些资料并报请采购部主管或经理审核，审核通过后由录入员录入供应商信息和药品信息。
〖药品编码方案〗：
货号为自动生成，货号编码生成的格式可以在系统参数种进行设置，一般为5位货号，条码生成可以按空格键加回车键来自动生成，生成8位或13位格式也可以在系统参数中设置。
药品货号是为了规范药品的管理，实现单品管理的目的。
在“医药管理软件”中，药品货号有四种方案可供选择，第一种是根据供应商编码生成，把供应商编码做为药品编码的前缀，即供应商编码+流水号（流水号的位数可以灵活设定）组成；第二种是根据类别编码生成，把类别编码做为药品编码的前缀，即类别编码[大类（2位）、中类（4位）或小类（6位）]+流水号（流水号的位数可以灵活设定）组成。
第三种是自动递增，第四种类别自编码生成，把药品类别的自编码为前缀，再加流水号生成，自动编码格式的设置在系统参数可以进行设置。
〖药品档案建档顺序流程图及说明〗：
药品的采购要向供应商下订单，完成采购要和供应商结算，因此，在药品的流转过程中，供应商的信息是非常重要的，供应商档案一定要建立。
从药店管理角度来讲，药品要进行分类管理，类别档案是不可或缺的，在建立类别档案的同时还可以建立品牌档案，可以按品牌统计分析药品的销售。
在“医药管理软件”中，药品档案的建立要与供应商对应，同时要归属到其所属类别，由此决定供应商药品档案的建档顺序是：
〖操作步骤〗：
『档案→药品档案』
〖操作界面〗：
〖建立药品档案流程〗：
把“区域档案”，“供应商档案”，“类别品牌档案”和“包装单位档案”（参考建立基本字典信息中）录入完毕后，就可以录入“药品基本档案”了。
建立一新的药品档案流程可分为输入药品基本资料、输入药品价格信息、输入药品供应商信息和输入药品其它资料。
4.7.1输入主国际条码
功能描述：
目前市场上大多数药品都会有“国际条码”（标准PLU码），按国际条码标准规定，该药品的国际条码应为世界唯一条码，通常为13位。
输入方法：
在“主国际条码”栏中，输入新建药品的国际条码。
4.7.2输入货号（店内码）
功能描述：
商家对药品所自定义的编码，为药品唯一编码（不可重复），必须录入。
有助于您对药品根据自己的业务特点进行分类编码，使管理工作更加轻松、方便。
输入方法：
在“货号”处输入，或者通过在菜单『系统参数→系统参数』处设置药品编码自动生成规则，只需在药品档案中选择类别或供应商（按规则设定而定），则药品编码会按系统设定的规则自动生成。
注意事项：
1．“货号”系统默认为5位，最多支持20位，可用数字、字符或其他特殊符号。
2．对于POS销售，可使用自定义码进行前台销售。
因此，对于”医药管理软件”POS版用户，请务必输入“药品编码”。
4.7.3输入药品全称
功能描述：
药品的全称，用于较详细的描述药品的特性、类别及规格等。
输入方法：
在药品全称处输入。
注意事项：
药品全称最多支持40个字符。
4.7.4输入药品简称
功能描述：
药品的简称，可用于在前台打印小票时使用（对于药品全称比较长的药品在打印小票时，可节省收银纸）。
输入方法：
输入完药品全称后，系统会自动取药品全称的前20个字符当作简称，也可在药品简称栏处修改。
注意事项：
药品简称最多支持20个字符。
4.7.5输入药品性质
功能描述：
根据药品的类型，选择药品标志，可控制药品的经营类型（如：
普通药品、组装拆分、礼篮、捆绑药品，自动转货，自动加工等）和是否控制库存或售价。
输入方法：
通过右侧▼下拉键弹出下拉列表，从下拉列表中选择药品标志。
普通药品：
普通药品，企业自己对该药品的进销存进行管制，与供应商的结算只与收货和退货有关，一般是提供该药品的供应商的结算方式为月结或返单结等方式，系统默认类型；
组装拆分：
该药品具有组装和拆分的特性，可以对药品进行拆分和组装，并且要对库存进行处理；
礼篮：
一般是对前台促销来处理一种药品模式，是几个药品包装在一起来销售，要对库存进行处理；
捆绑药品：
可以用于包装药品，如大包装改小包装或小包装改大包装来销售，库存计算时只计算主销售单位的库存，入库时也只入库主销售单位的库存；
4.7.6输入药品单位
功能描述：
药品在销售时所采用的最小包装单位。
输入方法：
通过右侧▼下拉键弹出下拉列表，从下拉列表中选择所需的包装单位。
注意事项：
如果是一个新的包装单位（在下拉列表中没有此单位），可在“包装单位档案”窗口中增加录入，为了不影响目前药品的录入可在下拉列表中选择“新增”，直接切换到“包装单位档案”窗口录入（参见建立包装单位档案）。
4.7.7输入药品规格
功能描述：
药品的规格特性，如以瓶为单位的药品，包含的容量及可在此录入。
输入方法：
在“规格”栏处录入规格信息。
注意事项：
“规格”是药品的辅助信息，可以不输入。
4.7.8输入药品产地
功能描述：
药品的生产地址。
输入方法：
在“产地”栏处录入药品的生产地址。
注意事项：
“产地”是药
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