简报技巧与演练Word文件下载.docx
《简报技巧与演练Word文件下载.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《简报技巧与演练Word文件下载.docx(13页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
使用簡報製作,可以很容易地建立投影片,並在投影片上輸入文字、添加表格、快取圖案、藝術字、插入圖片和電影或動畫等,並為這些物件設置豐富的動畫效果,從而創造出形象生動、圖文並茂、主次分明的簡報。
2、什麼人需要簡報
簡報絕對不是業務員、企劃人員的專利。
每一種職位的人員都有機會做簡報。
簡報不是演講,不需要長篇大論,只要精簡扼要的重點說明,好的簡報也可以彌補口才的不足
3、簡報的重要性
爭取工作資源或尋求協議與承諾。
提升效率。
演說藝術與科技多媒體的結合。
簡報就是作秀,秀出你自己、秀出你的團隊、你的作品、你的專業……。
叁、簡報的基本元素
一、內容──對簡報內容的研究與統整,建立說理的論點架構
(一)蒐集與研究。
(二)進行分類。
(三)擬定大綱。
二、設計──投影片的架構與圖像的強化
三、發表──掌握簡報會議的運作流程及有效傳遞訊息
肆、*出色簡報
一、APAT流程圖
(一)聽眾(audience)-聽眾至上
1.了解聽眾的背景及基本資料。
2.了解聽眾的需要。
3.以「你」為焦點,儘量用到「你」以及「你的」這些字眼。
(二)目的(purpose)-報告的目的是什麼
1.從當下的目標下手。
2.從聽眾的利益出發,把聽眾的需要放在自己的簡報中。
3.務必找出並說清楚「這對你有什麼好處」。
(三)行動(action)-希望聽眾採取什麼後續行動
1.想說服別人行動,就得給他們「理由」。
2.必須是「他們」想行動的理由,而不是自己的理由。
(四)語調(tone)-最適合的語調是什麼
1.感情訴求。
2.有計畫地運用感性的語言,激起聽眾的情緒。
二、成功的簡報流程
(一)確立簡報的目的與任務
(二)確認簡報的對象
(三)籌備簡報的內容
(四)事前演練
(五)發表簡報
(六)現場回答問題
(七)事後檢討
4、*簡報最常發生的五個錯誤
(一)缺乏清晰的論點
(二)對聽眾沒好處
(三)過程不流暢
(四)過於瑣碎
(五)太冗長
1、規劃演講內容
決定簡報的張數,一張簡報的內容講解時間約3分鐘
(一)起-開場:
1.自我介紹簡潔有力
2.團隊成員介紹
3.留下聯絡方式
(二)承-主題:
化繁為簡,盡量以圖、表與動人的文字與簡要的數字來呈現。
(三)轉-解決方案:
流程圖表是最佳工具。
(四)合-簡報結論與Q&
A:
1.提出風險評估
2.列出問題自問自答
3.感謝參與
二、仔細分析聽眾的背景
(一)對主管簡報注意事項
1.決策的輔助資訊
2.簡單扼要、掌握重點
3.熟記關鍵數字
(二)對同事簡報注意事項
1.經驗分享
2.凝聚共識
3.加強彼此工作默契
4.簡化內容有助於記憶與溝通
(三)對客戶簡報注意事項
1.協助客戶做出決定的輔助資訊
2.決定簡報重心
3.協助客戶瞭解競爭對手
4.宣傳目的
(四)對媒體簡報注意事項
1.分享工作
2.產品(政策)成果
3.正面宣傳
4.開門見山破題而出
5.準備書面資料
三、考量聽眾人數的多寡
聽眾人數的多寡,將會影響到該如何安排場地設施。
四、演講場地大小
最常使用到的簡報場地模式有兩種,分別是教室模式與會議室模式:
(一)教室模式:
適用於教育訓練、研討會,或者利用講義稿的簡報。
基本上,在教室模式下,參加者手上可能都有講義,或者必須做筆記,因此必須先測試一下為參加者所預留的空間是否夠。
例如是否可以在不干擾別人的情況下翻動講義?
是否有足夠的空間可以放置筆記?
假如有足夠的空間,他們將更容易集中注意力。
(二)會議室模式:
這種模式適用於人數較少的場合,而會議進行的方式可以正式、也可以非正式。
在這種模式下,必須確定不管坐在會議室中的哪個座位上,都可以清楚地看到簡報。
五、硬體設備的支援
不管使用哪種形式的設置方式,皆必須確定在該場地中的設備可以符合自己的簡報需求,務必在簡報前親自到現場堪查一遍
陸、架構簡報內容
一、利用「視覺空間大綱」建立演說架構:
「視覺空間大綱」可以自行編排,也可利用套裝軟體MindManager(可逕行至:
二、說理論點的六類呈現方式:
(一)圖案-包括插圖、表格,挑選適當的圖案風格可造成很好的視覺效果。
(二)範例-用來說明更廣泛觀點的特殊事例。
(三)類比-藉由比較兩種看似不相干的項目,幫忙釐清複雜、晦澀或模糊的主題。
例如要說明人類基因圖譜的商機時:
「因為本公司的研究員領先其它公司,最先找出幾種重大疾病的基因圖,因此可以向專攻這種重大疾病的大藥廠收取權利金。
這就像擁有一本暢銷書籍的版權,每賣出一本就收一次權利金。
」。
(四)統計數字-以數字表示的事實。
(五)專家-權威的意見。
(六)示範-眼見為憑。
柒、簡報投影片設計
一、從大網到要點:
(一)大綱應盡量精簡,精簡到只要能達到簡報目標,並將聽眾所必須知道的事物順利傳達即可。
藉由演說來表達重點,而非將所有重點都放到簡報的投影片上。
如下圖所示:
(p158)
*大綱呈現可利用方便易學的MindManager軟體來製作,同時MindManager可將其檔案匯出成PowerPoint的PPT檔形式,更利於製作PPT檔。
二、一張一概念:
勿囫圇吞棗地將一堆資訊塞在同一張投影片上。
三、關鍵字與片語:
(一)採用關鍵字與片語來擬出大綱下的各個要點,只把必要的東西列在投影片上。
(二)最好是使用名詞與動詞,將一些贅字刪除,如「當」、「那個」、與「但是」等。
(三)不要使用具強化效果的副詞,如「真的」、「非常」等。
*四、8×
8法則
(一)每張投影片都不該有超過八行的文字,每行字數不要超過八個字,並且儘量只表達標題,才能確保字體夠大,可以讓所有的人都看清楚。
(二)一張含有文字的圖案應只有四個以下的論點。
五、要點標示一致:
(p159)
六、正確的字形大小及字體:
(一)標題字體的級數應介於38~48點數之間。
(二)要點文字應介於24~32點數之間。
(三)在每一個主要要點底下,最多只有兩層次的要點。
(四)中文字體最好使用新細明體及標楷體,除非是自備筆記型電腦,因為會場電腦不一定能支援各種字型。
七、善用圖表:
(一)圖表比文字更有利於資料的比較。
建議不要使用3D圖表,3D圖表是歪斜的,反而不容易看出正確的數值。
(二)盡量不要將多張表格放在一張投影片中,解決方法:
統計圖表。
(三)不同的圖表適合不同的場合與議題:
1.長條圖:
比較
2.圓形圖:
呈現比例
3.折線圖:
顯示趨勢
八、圖片的使用
(一)改變氣氛
1.不能影響主題內容
2.不要太過醒目
(二)勿使用過度
(三)著重場合性,專業與幼稚的分野
(四)沒有相關聯的圖片會令人感到突兀
九、決定投影片張數:
(一)每分鐘展示的投影片張數應為一到二張。
(二)根據簡報的時間、聽眾與自己的演說簡格風格,決定要使用多少張投影片。
捌、製作簡報投影片
一、三大要訣
(一)版面配置:
1.有效的圖案包含文字與插圖,原則是文字優先,插圖其次。
2.簡潔的重要性:
避免過量的訊息,如果聽眾在5~10秒鐘之內不能領會圖表所要傳達的訊息,則他們會繼續注意螢幕而忽略演說內容。
(二)一致性:
視覺魅力的原理,所有圖案應保持一致的風格。
(三)色彩:
恰當使用色彩會使資訊變得更有趣。
(p161)
1.在一張展示圖片中使用兩三種顏色通常比較合適,使用五種或五種以上顏色則可能會讓人的腦袋受不了,而不是更有效。
2.紅色應該適當地用於你想強調的部份。
3.明亮溫和的黃色是吸引注意力的好色彩,它通常與積極的事物連結在一起。
4.淡藍色和黃色一樣有積極的內涵。
5.深藍色經常與放鬆的渴望,及私人隱私連結在一起。
因此深藍色最適合用於比較不重要部份的原因。
6.紅綠色最好不要同時使用。
因紅綠色是色盲的最常見顏色。
7.儘量不要使用淡綠色(即包含有大量黃色調在內的綠色,例如:
松石綠)。
這些綠色在許多人的腦子裏會產生很消極的聯想。
二、利用大綱精靈製作PowerPoint簡報
(一)大綱精靈的用途:
大綱精靈的主要用途是讓使用者可以輕易的填入標題之後,再做投影片之背景、版面處理。
其編輯方式與微軟的文書處理器Word完全一樣,連界面設計也相似。
(二)如何使用大綱精靈:
1.啟動PowerPoint軟體。
2.在功能表選取「檔案」\「新增檔案」。
3.在螢幕的右邊會出現「新增簡報」視窗,再選取「從內容大綱精靈」。
(實作部份)
(三)「檢視」模式切換:
(p165)
(四)投影片設計:
(p166)
(五)標題及文字版面配置:
玖、圖形的加工
一、最佳化圖片的途徑
(一)降低影像解析度。
(二)在不影響品質之下壓縮,並可捨棄不要的資訊,如影像裁剪的部份。
二、圖片檔案類型
(一)不合格的檔案類型:
繪圖類型的格式(向量)以及如WMF、EMF、CDR及EPS等等副檔名的圖片,無法最佳化。
(二)合格的檔案類型:
如相片就是最佳化的良好候選對象。
合格的檔案類型包括PNG、JPEG、TIFF、BMP及GIF。
(三)使用「插入」\「圖片」\「美工圖案」來插入圖片時,請將搜尋項目限制為僅包含「相片」媒體類型,因為其他類型的圖案多半無法最佳化。
(四)插入圖像時,請使用「圖片」指令,而不要先複製再貼上、或者加以拖曳。
三、解析度及壓縮
(一)「Web/畫面」可將解析度最佳化為每英吋96點(dpi)。
(二)「列印」可將解析度最佳化為200dpi。
(三)如果完全不想涉及解析度方面,而要選擇其他選項,請選取「不變更」。
(四)「壓縮圖片」選項可在不損及畫質的情況下,減少色彩格式。
(名稱雖與主功能按鈕相同,但此處有特定
用途)
壹拾、圖表的製作
1、長條圖:
(p168-169)
2、各式圖表:
(p169-170)
三、以繪圖工具列繪圖:
(p170-171)
壹拾壹、投影片的放映
1、放映簡報:
(p171-172)
2、動畫:
(p172-173)
3、一般類型的效果在使用時的變化有:
(p173)
4、音效:
(p173-174)
壹拾貳、完美的發表
一、足夠的練習:
(p174)
二、確認場地設施並做測試:
三、好的開場白:
簡報開始後的九十秒鐘,是相當重要的關鍵,要善用這段時間,做出一個強而有力的開場,並且與在場聽眾建立起關係
(一)直問法-向聽眾提出問題,讓聽眾產生參與感。
(二)引述名言-選擇合適、聽眾信賴的人的言論。
(三)令人震撼的統計數字-這組數字應盡可能地簡單,但又具有震撼力。
(四)小故事:
讓人產生興趣的小故事。
(五)格言:
大家熟悉的俗語。
(六)類比:
藉由比較兩種看似不相干的項目,幫忙釐清複雜、晦澀或模糊的主題。
四、KISS-KeepItShortandSimple
(一)半小時之內不要講述三個以上的重點。
(二)大多數成年人的注意力集中時段在25~40分鐘之間,因此資訊量要適當。
五、肢體語言:
(一)走向聽眾:
緩步走向聽眾,拉近與聽眾的距離,讓聽眾慢慢產生信任。
(二)手勢:
手勢的大小應和場所的空間大小成正比。
手勢要在發言之先,才能引發聽眾對演說者發言的興趣。
(三)聲音:
不要用平淡的言調,應該變化音調、速度和音量。
六、使用議程投影片與複習投影片:
在演說過程中利於確保已經「告訴聽眾,將要告訴他們什麼。
」以及「告訴聽眾,已告訴了他們什麼。
」
七、答問時段:
(一)控制場面:
為防範很多人不斷提出很多的問題,或者捲入和同一個人的冗長對答,最好的方法是明白指定一種希望的發問模式。
要和發問人的目光保持接觸,但不要打斷發問
(二)答問20/80法則:
注意力的20%是給發問者,80%是給其它聽眾。
(三)有敵意的問題:
碰到這樣的問題,先要保持冷靜,然後輕鬆地重複自己的立場,或是可以說:
「那是很有趣的觀點,你自己認為呢?
八、提供講義:
提供有用的講義讓聽眾帶走,以協助與會者回想起簡報內容,並提供更多具附加價值的資訊。