门禁考勤系统软件操作指南Word格式.docx
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图4
步骤六
系统安装成功后,会在Windows桌面建立【考勤系统】快捷图标如(图5)。
图5
2.通用功能说明
首先把全部BC188门禁考勤设备接上电源,以正确的接线方式连接各个设备,确保PC能与各个设备正常通信,然后启动“考勤系统”。
有关硬件的连接方法,请详见《BC188硬件使用说明书》。
2.1.设置数据库
首次运行本系统时,系统去让用户确认连接的数据库,以实现在局域网内多用户使用本系统的目的。
用户可以直接在Windows桌面双击“考勤系统”图标登陆;
也可以在Windows桌面单击【开始】按钮,把鼠标移动到【程序】命令,出现子菜单,再把鼠标移动到【Kasslare】命令,出现【BC188】子菜单,单击【考勤系统】命令,系统弹出登录对话框如(图7)。
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图6
用户点击【…】,系统进入文件选择界面,这时用户可选择本系统数据库所在的目录(通过网上邻居选择局域网内的计算机或本机)。
选择文件后,选择本系统所使用的考勤机类型,点击【确定】,系统自动退出。
注意:
1.系统默认数据库文件为安装目录下BC6000.MDB。
2.如果选择其他计算机上的数据库文件,则必须先其享该文件所在目录,否则将不能找到该文件。
3.简化版不支持该功能。
2.2.登陆管理系统
填写用户名和密码后,单击【登陆】按钮即可(系统默认用户和密码都是Admin)。
图7
1.用户名和密码都区别大小写。
2.当系统添加了用户后,该默认用户名和密码自动失效。
3.如果系统安装不完整,可能出现以下错误,此时请确认安装目录下存在BC6000.MDB文件,如果不存在,请先卸载软件,再重装软件。
2.3.初识界面
登陆成功后,系统出现界面如(图10),该界面由4个部分组成:
标题栏
菜单栏
按钮菜单
信息区
图9
标题栏 显示“门禁/考勤管理系统”。
菜单栏 它由8个菜单组成,每个菜单项都有自己的一组命令。
点击菜单,选择其中的命令,就会执行该命令的功能。
按钮菜单 与菜单栏对应,由8个按钮菜单组成,是菜单栏各命令的快捷方式。
信息区 用户使用时,许多命令的界面就会在信息区中弹出,用户可以在信息区中编缉内容。
2.4.退出管理系统
可用以下几种方法退出系统:
(1)单击【系统】菜单,弹出下拉命令,再单击【退出系统】命令即可。
(2)单击右上角的【
】按钮。
(3)单击【退出】按钮。
2.5.通用功能说明
系统中某些功能是通用的,如导出、打印、排序等,在这里进行统一说明。
(1)刷新
用于更新当前模块的数据。
一般用于有多台电脑同时使用本系统的情况,即把其他电脑修改的数据反映到本机中。
(2)导出
用于导出当前表格数据到Excel文件,在窗体点击【导出】按钮,系统弹出导出EXCEL对话框,如(图10)。
图10
输入需导出的文件,点击【开始】,系统自动导出数据到该文件,成功后,系统提示操作成功。
(3)打印
用于打印当前模块数据,如果没有安装打印机,系统提示如(图12)。
图12
如果当前模块没有数据,系统提示如(图13)。
图13
否则,系统进入打印界面,如(图14)。
缩放
翻页
打印
关闭
图14
用户可以可以进行放大、缩小显示文本,翻页,打印机设置、打印等操作。
打印后必须按【Close】退出,否则可能导致不能再次打印。
(4)排序
系统中对应的大多数表格,都可以点击列标题进行排序,第一次点击时按升序排序(列标题带△标志),第二次点击按降序排序(列标题带▽标志)。
(5)退出
退出模块。
3.系统快速操作指南
3.1.第1步设置系统参数
单击【系统】菜单,选择【设置参数】命令,弹出对话框如(图15)。
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图15
功能说明
用于设置电脑与门禁机的通讯端口、通讯速率,客户信息。
操作流程
设置实际使用串口及速率,公司信息。
选择完毕后,单击【确定】按钮保存所设置系统参数退出,或单击【取消】按钮不保存所设置参数退出。
(1)通讯参数必须与实际连接门禁机的参数保持一致。
(2)公司信息默认为本公司名称和地址,用户可以修改为自己公司的名称及地址,该名称将出现在打印模块中。
3.2.第2步添加部门和员工
单击【组织机构】菜单项,选择【员工管理】命令,进入员工管理界面如(图16)。
图16
(1)增加部门:
选择需增加子部门的部门(如果是一级部门,则选择公司),单击【增加】按钮,如果选择父部门,系统弹出界面(图17),否则,系统提示如(图18)。
图17
图18
输入部门名称、部门编号、部门简称、职位数等信息。
单击【确定】按钮保存内容退出,或单击【取消】按钮不保存退出。
(1)部门编号、名称不能重复。
(2)简化版可添加两级部门,标准版可添加五级部门。
提示:
【包含子部门】选项,用于控制显示哪些人员,选中表示包括子部门人员,不选中则表示只显示本部门人员。
(2)增加人员,选择需增加人员的部门,单击工具栏【增加】按钮,弹出员工信息界面,如(图19)。
图19
输入流水号(系统自动生成,可更改)、工号、姓名、性别等信息。
单击【确定】按钮保存输入内容退出,或单击【取消】按钮不保存输入内容退出。
1.系统自动填充默认流水号,但操作员可更改。
2.所有选项内容都可以在组织代码模块中定义。
3.像片的输入方法:
把人员像片文件以JPG存放在一目录下单击【导入像片】按钮系统弹出对话框,如(图20),选择要导入个人的图像文件名单击【打开】按钮。
图20
1.流水号、工号不能重复。
2.必须先选择部门后才能增加人员。
3.3.第3步设备登记
单击【设备管理】菜单项,选择【设备登记】命令,弹出界面(图21):
图21
单击工具栏【增加】按钮,系统弹出对话框(如图22)。
图22
第一步,复制参数,在【参数源】中选择可复制参数的控制器,点击【复制参数】。
1.在初始系统状态,系统提示默认控制器参数(Default),用户只能选择该控制器参数。
当用户添加了控制器以后,可选择所有已添加的控制器或default控制器作为参数源。
2.本操作可能会需要一定时间,请用户耐心等待,用户可在界面左下角区域看到进度提示,复制完成后,系统提示复制参数成功,如(图23)。
图23
第二步,修改控制器名称。
第三步,修改其他参数,包括控制器参数、闹铃定义、门1参数定义、门2参数定义等。
建议其他参数使用系统默认值,如需了解具体参数含义,请查看用户手册。
3.4.第4步设备组定义
单击【设备管理】菜单项,选择【设备组定义】命令,弹出界面(图24):
图24
点击工具栏【增加】按钮,系统进入增加/修改设备组界面,如(图25)。
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图25
第一步,输入设备编号、名称、备注。
第二步,选择隶属于该组的控制器。
单击【确定】保存记录退出,单击【取消】不保存记录退出。
3.5.第5步卡管理
单击【设备管理】菜单项,选择【卡档案】命令,进入卡档案管理界面(图26):
图26
(1)增加卡片:
单击工具栏【增加】按钮,系统弹出对话框(如图27)。
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图27
选择设备编号,输入卡标识、卡号(系统默认同类型可用的最小编号),选择读卡方式(【手动输入】方式用于知道卡内码,但没有读卡器的情况,多于用调试系统;
【从控制器】方式用于计算机连接有控制器的情况,一般用于正式系统)。
如果以【从控制器】方式获取内码,操作方法如下:
输入设备编号(即从哪一个控制器读取卡号)、卡标识、起始编号(系统默认同类型可用的最小编号)、添加数量。
单击【读卡】按钮,如果用户输入有误(编号、数量错误),系统提示无效值,如果用户输入数据有效,系统提示请注意设备提示,如(图28),
图28
用户点击【确定】,控制器上将出现“等待刷卡”的提示,用户刷卡。
如果系统添加成功,会询问是否继续添加卡,如(图29),如果需继续添加请选择【是】,系统进入添加卡的下一循环,否则请选择【否】,系统提示操作结果,如(图30)。
图29
图30
如果系统读卡失败,系统提示读卡失败(如图31),请确认计算机是否正确连接读卡器,串口设置是否正确,如果还不能正确读卡,请联系供应商。
图31
如果读卡成功,但该卡系统已存在或卡号重复,系统提示卡号重复(如图32)。
图32
1.如果系统读卡失败,请按如下顺序检查:
设备编号是否正确串口设置是否正确硬件连接是否正常。
如果保证以上设置正确无误,但还不能读卡,请用安装目录下(C:
\ProgramFiles\Attend\BC188)BC188Monitor.exe程序中的【控制器权限】页面【读卡】功能,如果还不能读卡,请联系供应商。
2.系统默认最小编号为起始编号,用户可更改,但不能重复。
3.标识头不能超过5位,编号也不能操作5位,卡号由标识头+编号构成。
如果以手填方式获取内码,输入实际的卡内码、备注,点击【添加】按钮,系统提示操作结果。
(3)发卡
用于把卡发给员工,在卡信息区选择未发出的卡,点击【发卡】按钮,系统弹出对话框,如(图33)。
图33
如果待选人员较多,可在姓名一栏中输入需查找人员的姓名,点击【查找】快速找到该人员。
如果一个人可持多张卡,去掉“一人一卡”选项,系统显示所有人员(包括已发卡的人员)。
选中发卡人员后,输入收取的押金、备注,点击【确定】。
系统保存发卡信息并退出。
点击【退出】按钮放弃发卡操作。
只有库存卡才能进行本操作。
(6)授权
在卡信息区选择已发出的卡,点击【授权】按钮,系统弹出对话框(如图34)。
图34
第一步,输入卡有效时间段(开始时间、结束时间)。
第二步,选择设备组,即该卡可开的门。
第三步,设置控制器两个门的应用群组编号,系统默认全部为0。
点击【确定】保存授权信息,点击【取消】放弃授权操作。
只有已发出,且未授权的卡才能进行本操作。
如果某控制器存在对多个已选择的设备组时,当移除其中一个设备组,该控制器将不被移除,直到包含该控制器的最一个设备组移除时,该控制器才移除。
3.6.第6步设备控制
如果没有BC188硬件(或未连接),可直接跳过本步骤。
单击【设备管理】菜单项,选择【设备控制】命令,弹出界面(图35):
图35
所有操作必须在硬件正确连接到计算机的条件下才能成功。
(1)初始化
选择需初始化的控制器,点击按钮菜单【基本属性】à
【初始化】,系统提示用户确认,如(图36)。
点击【确认】,系统将进行初始化操作。
图36
本操作将控制器所有参数恢复为出厂状态,且删除已注册的卡片和打卡记录,所有在进行本操作前务必先采集记录。
(2)更新时钟
用于更新控制器时钟。
选择需操作的控制器,点击按钮菜单【基本属性】à
【更新时钟】,系统弹出时钟界面,如(图37)。
点击【确认】,系统将更新控制器时钟。
图37
(3)设置参数
用于把已设置的参数写到控制器中。
点击按钮菜单【参数】à
【设置参数】。
(4)设置标题
用于设置控制器标题,即BC188液晶屏显示的标题(系统默认BC188-“智能”一卡通)。
点击按钮菜单【消息】à
【设置标题】,系统进入标题输入界面,如(图38),用户输入标题并点击【确定】,系统将设置控制器标题。
图38
(5)下载卡
用于把已授权该控制器的卡下载到控制器中(卡授权在【卡档案管理】模块中),只有把卡信息下载到控制器中,卡才能开门。
点击按钮菜单【卡信息】à
【下载卡】。
(6)读取记录
用于读取该控制器的刷卡及事件记录。
该记录将作为员工考勤的依据,故对于考勤系统而言,每月必须进行本操作。
点击按钮菜单【记录】à
【读记录】。
3.7.第7步添加班别
单击【工作计划】菜单项,选择【班别定义】命令,进入班别定义界面,如(图39):
图39
单击工具栏【增加】按钮,系统进入增加修改班别界面,如(图40)。
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图40
编号:
定义该班别编号,系统自动编号,可用默认值。
名称:
定义班别名称,建议设置一个易识别的名称,例如:
朝九晚五、早班、中班、晚班等。
段数:
定义本班内分多少工时段,取值范围1-3。
如朝九晚五一般分两段。
该值决定了各个段是否可操作。
如设置为1,则不能操作第二段、第三段内容。
a.第一段定义
上班:
定义上班时间,如早晨9:
00。
必须按00:
00格式输入,例如9:
00应输入09:
00,否则可能导致出错。
打卡:
上班是否打卡,要打卡则选中。
该值会直接影响考勤结果,如果不选,则不管其是否打卡,本段上班都计为正常出勤。
跨天:
定义本段是否跨天,取值范围0-1。
0表示当天,1表示跨一天,即第二天。
如本段上班时间为11:
30至第二天凌晨7:
30,则值为1。
下班:
定义下班时间。
定义下班是否打卡。
工时:
自动计算本段工时,单位为小时,用户不用修改。
b.第二段定义
与第一段定义相似,略。
c.第三段定义
总工时:
本班别所有工段工时之和,系统自动计算,用户不用修改。
3.8.第8步增加轮班
单击【工作计划】菜单项,选择【轮班定义】命令,进入轮班定义界面,如(图41)。
图41
用于定义工厂轮班规则。
就目前大多数作息时间而言,主要有以下两类:
第一类,朝九晚五型,这种类型适用于一般公司。
早晨上班、中午休息、下午上班,共分两个工时段,周六周日不上班。
在此基础上,有许多变种,例如周六上半天、周六上全天、大小周、晚上加班等。
第二类,五班三运型,即分成三个班别:
早班、中班、晚班,全天24小时工作,员工按一定周期轮替各种班别。
常用的有15天轮替、21天轮替。
15天轮替即员工按五天轮换,前5天上早班,中间5天上中班,后5天上晚班,中间不休息。
21天轮替与之相似,只是中间轮休两天。
在此基础上,因轮替周期不同,可生成很多种轮替规则。
第三类,两班倒,即分成两个班别:
早班,晚班,早晨上班,中午休息,下午上班,下午休息,晚上上班,共三个工时段,在这种情况下,很多第三段按加班计。
本系统标准版支持以上三种类型的轮班,包括增加轮班、修改轮班、删除轮班等。
简化版不支持该功能。
点击工具栏【增加】,系统进入轮班增加/修改界面,如(图42)。
图42
轮班编号,系统自动生成,用户不用更改。
轮班名称,建议用熟悉的名称,如“朝九晚五”、“15天轮替”、“21天轮替”等。
周期:
指定轮替周期,朝九晚五设为1,15天轮替设为15,21天轮替设为21,等等。
工作日定义:
定义某一周内哪些天上班。
对于上半天的情况,只能在排班时通过调班来处理,这里不能设置。
班别定义:
定义周期内每天具体的上班班别,当调整周期时,系统自动添加相应天数,用户需定义每天的班别。
下面举例说明两种典型的轮班定义:
1)朝九晚五,定义如(图43)
图43
2)21天轮替,定义如(图44)
图44
点击【确定】保存数据,点击【取消】放弃本次操作。
3.9.第9步排班
单击【工作计划】菜单项,选择【排班】命令,进入排班界面,如(图45)。
图45
可按CTRL+鼠标(或ALT+鼠标)进行记录多选。
(1)设置默认轮班
用于设置员工的轮班。
选择需设置默认轮班的员工,工具栏点击【默认轮班】,系统进入轮班选择界面,如(图46)。
图46
单击【确定】,系统将把所选人员的默认轮班设为当前轮班,如果该人员以前已存在默认轮班,系统将覆盖原来的轮班。
(2)排班
用于编排员工每天的班别,操作步骤如下。
图47
第一步,设定排班时间,即需要制订计划的日期,系统默认为当月。
第二步,确定起始时段,即排班时间内的第一天,上什么班。
第三步,点击【排班】,如果所选择人员的默认轮班不同(或没有设置轮班)系统提示不能排班,如(图48),如果所选择人员的轮班相同,系统提示用户确认,如(图49),用户确认后,系统将对所选择的人、在确定的时间、按轮班顺序进行排班。
图48
图49
1.如果选择的人员、在确定时间内已排班,系统将覆盖原来的排班。
2.如果选择的人员较多,时间较长,这一过程可能需花较长时间。
(3)假日
用于批量取消人员的排班。
主要针对这几种情况:
法定假日、公司临时放假等。
点击【假日】,系统进入假日输入界面,如(图50)。
图50
输入假日开始日期、结束日期,点击【确定】,系统将所有人员在该时间段内的班别设置为NULL(即不上班)。
(4)调班
用于调整人员的班别。
有两种情况:
1)单人一天(或多天)调班。
用于针对某人因个人原因需调整班别的情况。
选择人员、需调整的时间(如果多天,可多选),点击【调班】,系统提示用户确认,如(图51),用户确认后,进入调班界面,如(图52)。
图51
图52
输入新班别,点击【确定】,系统将自动调整该人员在选定时间段的班别。
2)多人一天(或多天)调班。
用于某些特殊情况,如研发人赶项目、市场人员投标、公司集体活动等,可能连续加班,需临时调整其班别。
选择需调整的人员(如果多人,可多选),点击【调班】,系统提示用户确认,如(图53),用户确认后,进入调班界面,如(图52)。
输入新班别,选中【多人调班】,并输入调班开始、结束日期,点击【确定】,系统自动选择人员在选定时间段内的班别。
图53
(5)删除排班记录
用于删除人员在选定时间段内的排班记录。
选择需删除排班的人员、输入需删除的时间段,点击【删除】,系统提示用户确认,如(图54),用户确认后,所选人员在该时段内的排班记录将被删除。
图54
(6)浏览排班记录
用于查看人员在选定时间段内的排班记录。
输入需查看的时间段,点击【浏览】,系统将显示人员在该段时间内的排班记录。
3.10.第10步事务登记
单击【工作计划】菜单项,选择【事务登记】命令,进入事务登记界面,如(图55)。
图55
(1)请假登记
选择需请假的人员,点击按钮菜单【增加】à
【请假记录】,系统进入请假输入界面,如(图56)。
图56
输入请假起始、结束时间,系统自动计算请假天数、小时及分钟,选择请假类型,输入请假原因,点击【确定】保存请假记录。
1.这里的请假工时(天数、小时、分钟)仅作为参考,非真正考勤结果。
执行考勤处理时,系统根据请假人员在当天的班别自动计算请假工时。
2.系统自动统计各种请假类型。
(2)出差登记
用于对出差的管理,包括增加、修改、删除等功能,操作与请假相似,略。
(3)外出登记
用于对外出的管理,包括增加、修改、删除等功能,操作与请假相似,略。
(4)加班登记
用于对人员加班的管理,包括增加、修改、删除等功能,操作与请假相似,略。
(5)打卡补登
用于因各种原因未进行有效打卡时,人为登记打卡,该补登记录将与正常打卡记录一样作为考勤依据。
1)增加打卡补登
选择需补登打卡的人员,点击按钮菜单【增加】à
【打卡记录】,系统进入打卡补登输入界面,如(图57)。
图57
这里需注意的是,必须确认该人员的打卡时间有效,即先确认该人员当天的班别,在什么时候上班、下班,否则可能补登的打卡记录无意义。
其他操作与请假类型,略。
3.11.第11步增加考勤设备
单击【考勤管理】菜单项,选择【考勤设备】命令,进入考勤设备界面(图58)。
图58
点击工具栏【增加】按钮,系统进入门禁机选择界面,系统自动显示所有可选的门机机,如(图59)。
图59
选择门禁机后,点击【确定】。
3.12.第12步制定考勤规则
单击【考勤管理】菜单项,选择【考勤规则】命令,系统进入考勤规则设置界面,如(图60图16)。
图60
(1)考勤日期:
定义考勤的计算日期,常用为每月1日至31日(也可以定义其他日期,如当月26日至下月25日)。
系统自动处理闰年、每月30、31日的问题。
(2)班内统计规则定义:
用于定义一天内的考勤计算规则,包括:
1)最少上班时间:
一天内最少上班时间,如果实际上班时间小于该时间,将忽略不计,系统默认30分钟。
例如:
某人上班22分钟,如果该值定义为30,则他当天上班时间为0。
2)最少加班时间:
一天内最少的加班时间,如果实际加班时间小于该时间,将忽略不计。
系统默认30分钟。
某人加班22分钟,如果该值定义为30,则他当天加班时间为0。
3)迟到在XX分钟内计为迟到,超出计为旷工。
考虑这种情况,上班迟到在10分钟以内计为正常上班,上午上班、下午上班都需打卡,而某员工在某天上午迟到12分钟,下午也迟到2