门禁考勤系统软件操作指南Word格式.docx

1、图 4步骤六系统安装成功后，会在Windows桌面建立【考勤系统】快捷图标如（图 5）。图 52.通用功能说明首先把全部BC188门禁考勤设备接上电源，以正确的接线方式连接各个设备，确保PC能与各个设备正常通信，然后启动“考勤系统”。有关硬件的连接方法，请详见BC188硬件使用说明书。2.1.设置数据库首次运行本系统时，系统去让用户确认连接的数据库，以实现在局域网内多用户使用本系统的目的。用户可以直接在Windows桌面双击“考勤系统”图标登陆；也可以在Windows桌面单击【开始】按钮，把鼠标移动到【程序】命令，出现子菜单，再把鼠标移动到【Kasslare】命令，出现【BC188】子菜单，单

2、击【考勤系统】命令，系统弹出登录对话框如（图 7）。3图 6用户点击【】，系统进入文件选择界面，这时用户可选择本系统数据库所在的目录（通过网上邻居选择局域网内的计算机或本机）。选择文件后，选择本系统所使用的考勤机类型，点击【确定】，系统自动退出。注意：1. 系统默认数据库文件为安装目录下BC6000.MDB。2. 如果选择其他计算机上的数据库文件，则必须先其享该文件所在目录，否则将不能找到该文件。3. 简化版不支持该功能。2.2.登陆管理系统填写用户名和密码后，单击【登陆】按钮即可（系统默认用户和密码都是Admin）。图 71. 用户名和密码都区别大小写。2. 当系统添加了用户后，该默认用户名

3、和密码自动失效。3. 如果系统安装不完整，可能出现以下错误，此时请确认安装目录下存在BC6000.MDB文件，如果不存在，请先卸载软件，再重装软件。2.3.初识界面登陆成功后，系统出现界面如（图 10），该界面由4个部分组成：标题栏菜单栏按钮菜单信息区图 9标题栏显示“门禁/考勤管理系统”。菜单栏它由8个菜单组成，每个菜单项都有自己的一组命令。点击菜单，选择其中的命令，就会执行该命令的功能。按钮菜单与菜单栏对应，由8个按钮菜单组成，是菜单栏各命令的快捷方式。信息区用户使用时，许多命令的界面就会在信息区中弹出，用户可以在信息区中编缉内容。2.4.退出管理系统可用以下几种方法退出系统：（1）单击【

4、系统】菜单，弹出下拉命令，再单击【退出系统】命令即可。（2）单击右上角的【】按钮。（3）单击【退出】按钮。2.5.通用功能说明系统中某些功能是通用的，如导出、打印、排序等，在这里进行统一说明。（1）刷新用于更新当前模块的数据。一般用于有多台电脑同时使用本系统的情况，即把其他电脑修改的数据反映到本机中。（2）导出用于导出当前表格数据到Excel文件，在窗体点击【导出】按钮，系统弹出导出EXCEL对话框，如（图 10）。图 10输入需导出的文件，点击【开始】，系统自动导出数据到该文件，成功后，系统提示操作成功。（3）打印用于打印当前模块数据，如果没有安装打印机，系统提示如（图 12）。图 12如果

5、当前模块没有数据，系统提示如（图 13）。图 13否则，系统进入打印界面，如（图 14）。缩放翻页打印关闭图 14用户可以可以进行放大、缩小显示文本，翻页，打印机设置、打印等操作。打印后必须按【Close】退出，否则可能导致不能再次打印。（4）排序系统中对应的大多数表格，都可以点击列标题进行排序，第一次点击时按升序排序（列标题带标志），第二次点击按降序排序（列标题带标志）。（5）退出退出模块。3.系统快速操作指南3.1.第1步 设置系统参数单击【系统】菜单，选择【设置参数】命令，弹出对话框如（图 15）。4图 15功能说明用于设置电脑与门禁机的通讯端口、通讯速率，客户信息。操作流程设置实际使用

6、串口及速率，公司信息。选择完毕后，单击【确定】按钮保存所设置系统参数退出，或单击【取消】按钮不保存所设置参数退出。（1）通讯参数必须与实际连接门禁机的参数保持一致。 （2）公司信息默认为本公司名称和地址，用户可以修改为自己公司的名称及地址，该名称将出现在打印模块中。3.2.第2步 添加部门和员工单击【组织机构】菜单项，选择【员工管理】命令，进入员工管理界面如（图 16）。图 16（1）增加部门：选择需增加子部门的部门（如果是一级部门，则选择公司），单击【增加】按钮，如果选择父部门，系统弹出界面（图 17），否则，系统提示如（图 18）。图 17图 18输入部门名称、部门编号、部门简称、职位数等

7、信息。单击【确定】按钮保存内容退出，或单击【取消】按钮不保存退出。（1）部门编号、名称不能重复。 （2）简化版可添加两级部门，标准版可添加五级部门。提示：【包含子部门】选项，用于控制显示哪些人员，选中表示包括子部门人员，不选中则表示只显示本部门人员。（2）增加人员，选择需增加人员的部门，单击工具栏【增加】按钮，弹出员工信息界面，如（图 19）。图 19输入流水号（系统自动生成，可更改）、工号、姓名、性别等信息。单击【确定】按钮保存输入内容退出，或单击【取消】按钮不保存输入内容退出。1. 系统自动填充默认流水号，但操作员可更改。 2. 所有选项内容都可以在组织代码模块中定义。 3. 像片的输入方

8、法：把人员像片文件以JPG存放在一目录下 单击【导入像片】按钮 系统弹出对话框，如（图 20），选择要导入个人的图像文件名 单击【打开】按钮。图 201. 流水号、工号不能重复。 2. 必须先选择部门后才能增加人员。3.3.第3步 设备登记单击【设备管理】菜单项，选择【设备登记】命令，弹出界面（图 21）：图 21单击工具栏【增加】按钮，系统弹出对话框（如图 22）。图 22第一步，复制参数，在【参数源】中选择可复制参数的控制器，点击【复制参数】。1. 在初始系统状态，系统提示默认控制器参数（Default），用户只能选择该控制器参数。当用户添加了控制器以后，可选择所有已添加的控制器或defa

9、ult控制器作为参数源。2. 本操作可能会需要一定时间，请用户耐心等待，用户可在界面左下角区域看到进度提示，复制完成后，系统提示复制参数成功，如（图 23）。图 23第二步，修改控制器名称。第三步，修改其他参数，包括控制器参数、闹铃定义、门1参数定义、门2 参数定义等。建议其他参数使用系统默认值，如需了解具体参数含义，请查看用户手册。3.4.第4步 设备组定义单击【设备管理】菜单项，选择【设备组定义】命令，弹出界面（图 24）：图 24点击工具栏【增加】按钮，系统进入增加/修改设备组界面，如（图 25）。5图 25第一步，输入设备编号、名称、备注。第二步，选择隶属于该组的控制器。单击【确定】保

10、存记录退出，单击【取消】不保存记录退出。3.5.第5步 卡管理单击【设备管理】菜单项，选择【卡档案】命令，进入卡档案管理界面（图 26）：图 26（1）增加卡片：单击工具栏【增加】按钮，系统弹出对话框（如图 27）。6图 27选择设备编号，输入卡标识、卡号（系统默认同类型可用的最小编号），选择读卡方式（【手动输入】方式用于知道卡内码，但没有读卡器的情况，多于用调试系统；【从控制器】方式用于计算机连接有控制器的情况，一般用于正式系统）。如果以【从控制器】方式获取内码，操作方法如下：输入设备编号（即从哪一个控制器读取卡号）、卡标识、起始编号（系统默认同类型可用的最小编号）、添加数量。单击【读卡】按

11、钮，如果用户输入有误（编号、数量错误），系统提示无效值，如果用户输入数据有效，系统提示请注意设备提示，如（图 28），图 28用户点击【确定】，控制器上将出现“等待刷卡”的提示，用户刷卡。如果系统添加成功，会询问是否继续添加卡，如（图 29），如果需继续添加请选择【是】，系统进入添加卡的下一循环，否则请选择【否】，系统提示操作结果，如（图 30）。图 29图 30如果系统读卡失败，系统提示读卡失败（如图 31），请确认计算机是否正确连接读卡器，串口设置是否正确，如果还不能正确读卡，请联系供应商。图 31如果读卡成功，但该卡系统已存在或卡号重复，系统提示卡号重复（如图 32）。图 321. 如果

12、系统读卡失败，请按如下顺序检查：设备编号是否正确 串口设置是否正确 硬件连接是否正常。如果保证以上设置正确无误，但还不能读卡，请用安装目录下（C:Program FilesAttendBC188）BC188Monitor.exe程序中的【控制器权限】页面【读卡】功能，如果还不能读卡，请联系供应商。2系统默认最小编号为起始编号，用户可更改，但不能重复。3标识头不能超过5位，编号也不能操作5位，卡号由标识头编号构成。如果以手填方式获取内码，输入实际的卡内码、备注，点击【添加】按钮，系统提示操作结果。（3）发卡用于把卡发给员工，在卡信息区选择未发出的卡，点击【发卡】按钮，系统弹出对话框，如（图 33

13、）。图 33如果待选人员较多，可在姓名一栏中输入需查找人员的姓名，点击【查找】快速找到该人员。如果一个人可持多张卡，去掉“一人一卡”选项，系统显示所有人员（包括已发卡的人员）。选中发卡人员后，输入收取的押金、备注，点击【确定】。系统保存发卡信息并退出。点击【退出】按钮放弃发卡操作。只有库存卡才能进行本操作。（6）授权在卡信息区选择已发出的卡，点击【授权】按钮，系统弹出对话框（如图 34）。图 34第一步，输入卡有效时间段（开始时间、结束时间）。第二步，选择设备组，即该卡可开的门。第三步，设置控制器两个门的应用群组编号，系统默认全部为0。点击【确定】保存授权信息，点击【取消】放弃授权操作。只有已

14、发出，且未授权的卡才能进行本操作。如果某控制器存在对多个已选择的设备组时，当移除其中一个设备组，该控制器将不被移除，直到包含该控制器的最一个设备组移除时，该控制器才移除。3.6.第6步 设备控制如果没有BC188硬件（或未连接），可直接跳过本步骤。单击【设备管理】菜单项，选择【设备控制】命令，弹出界面（图 35）：图 35所有操作必须在硬件正确连接到计算机的条件下才能成功。（1）初始化选择需初始化的控制器，点击按钮菜单【基本属性】【初始化】，系统提示用户确认，如（图 36）。点击【确认】，系统将进行初始化操作。图 36本操作将控制器所有参数恢复为出厂状态，且删除已注册的卡片和打卡记录，所有在进

15、行本操作前务必先采集记录。（2）更新时钟用于更新控制器时钟。选择需操作的控制器，点击按钮菜单【基本属性】【更新时钟】，系统弹出时钟界面，如（图 37）。点击【确认】，系统将更新控制器时钟。图 37（3）设置参数用于把已设置的参数写到控制器中。点击按钮菜单【参数】【设置参数】。（4）设置标题用于设置控制器标题，即BC188液晶屏显示的标题（系统默认BC188-“智能”一卡通）。点击按钮菜单【消息】【设置标题】，系统进入标题输入界面，如（图 38），用户输入标题并点击【确定】，系统将设置控制器标题。图 38（5）下载卡用于把已授权该控制器的卡下载到控制器中（卡授权在【卡档案管理】模块中），只有把卡

16、信息下载到控制器中，卡才能开门。点击按钮菜单【卡信息】【下载卡】。（6）读取记录用于读取该控制器的刷卡及事件记录。该记录将作为员工考勤的依据，故对于考勤系统而言，每月必须进行本操作。点击按钮菜单【记录】【读记录】。3.7.第7步 添加班别单击【工作计划】菜单项，选择【班别定义】命令，进入班别定义界面，如（图 39）：图 39单击工具栏【增加】按钮，系统进入增加修改班别界面，如（图 40）。7891011图 40编号：定义该班别编号，系统自动编号，可用默认值。名称：定义班别名称，建议设置一个易识别的名称，例如：朝九晚五、早班、中班、晚班等。段数：定义本班内分多少工时段，取值范围1-3。如朝九晚五

17、一般分两段。该值决定了各个段是否可操作。如设置为1，则不能操作第二段、第三段内容。a.第一段定义上班：定义上班时间，如早晨9:00。必须按00:00格式输入，例如9:00应输入09:00，否则可能导致出错。打卡：上班是否打卡，要打卡则选中。该值会直接影响考勤结果，如果不选，则不管其是否打卡，本段上班都计为正常出勤。跨天：定义本段是否跨天，取值范围0-1。0表示当天，1表示跨一天，即第二天。如本段上班时间为11:30至第二天凌晨7:30，则值为1。下班：定义下班时间。定义下班是否打卡。工时：自动计算本段工时，单位为小时，用户不用修改。b.第二段定义与第一段定义相似，略。c.第三段定义总工时：本班

18、别所有工段工时之和，系统自动计算，用户不用修改。3.8.第8步 增加轮班单击【工作计划】菜单项，选择【轮班定义】命令，进入轮班定义界面，如（图 41）。图 41用于定义工厂轮班规则。就目前大多数作息时间而言，主要有以下两类：第一类，朝九晚五型，这种类型适用于一般公司。早晨上班、中午休息、下午上班，共分两个工时段，周六周日不上班。在此基础上，有许多变种，例如周六上半天、周六上全天、大小周、晚上加班等。第二类，五班三运型，即分成三个班别：早班、中班、晚班，全天24小时工作，员工按一定周期轮替各种班别。常用的有15天轮替、21天轮替。15天轮替即员工按五天轮换，前5天上早班，中间5天上中班，后5天上

19、晚班，中间不休息。21天轮替与之相似，只是中间轮休两天。在此基础上，因轮替周期不同，可生成很多种轮替规则。第三类，两班倒，即分成两个班别：早班，晚班，早晨上班，中午休息，下午上班，下午休息，晚上上班，共三个工时段，在这种情况下，很多第三段按加班计。本系统标准版支持以上三种类型的轮班，包括增加轮班、修改轮班、删除轮班等。简化版不支持该功能。点击工具栏【增加】，系统进入轮班增加/修改界面，如（图 42）。图 42轮班编号，系统自动生成，用户不用更改。轮班名称，建议用熟悉的名称，如“朝九晚五”、“15天轮替”、“21天轮替”等。周期：指定轮替周期，朝九晚五设为1，15天轮替设为15，21天轮替设为2

20、1，等等。工作日定义：定义某一周内哪些天上班。对于上半天的情况，只能在排班时通过调班来处理，这里不能设置。班别定义：定义周期内每天具体的上班班别，当调整周期时，系统自动添加相应天数，用户需定义每天的班别。下面举例说明两种典型的轮班定义：1）朝九晚五,定义如（图 43）图 432）21天轮替，定义如（图 44）图 44点击【确定】保存数据，点击【取消】放弃本次操作。3.9.第9步 排班单击【工作计划】菜单项，选择【排班】命令，进入排班界面，如（图 45）。图 45可按CTRL+鼠标（或ALT+鼠标）进行记录多选。（1）设置默认轮班用于设置员工的轮班。选择需设置默认轮班的员工，工具栏点击【默认轮班

21、】，系统进入轮班选择界面，如（图 46）。图 46单击【确定】，系统将把所选人员的默认轮班设为当前轮班，如果该人员以前已存在默认轮班，系统将覆盖原来的轮班。（2）排班用于编排员工每天的班别，操作步骤如下。图 47第一步，设定排班时间，即需要制订计划的日期，系统默认为当月。第二步，确定起始时段，即排班时间内的第一天，上什么班。第三步，点击【排班】，如果所选择人员的默认轮班不同（或没有设置轮班）系统提示不能排班，如（图 48），如果所选择人员的轮班相同，系统提示用户确认，如（图 49），用户确认后，系统将对所选择的人、在确定的时间、按轮班顺序进行排班。图 48图 491. 如果选择的人员、在确定时

22、间内已排班，系统将覆盖原来的排班。 2. 如果选择的人员较多，时间较长，这一过程可能需花较长时间。（3）假日用于批量取消人员的排班。主要针对这几种情况：法定假日、公司临时放假等。点击【假日】，系统进入假日输入界面，如（图 50）。图 50输入假日开始日期、结束日期，点击【确定】，系统将所有人员在该时间段内的班别设置为NULL（即不上班）。（4）调班用于调整人员的班别。有两种情况：1）单人一天（或多天）调班。用于针对某人因个人原因需调整班别的情况。选择人员、需调整的时间（如果多天，可多选），点击【调班】，系统提示用户确认，如（图 51），用户确认后，进入调班界面，如（图 52）。图 51图 52

23、输入新班别，点击【确定】，系统将自动调整该人员在选定时间段的班别。2）多人一天（或多天）调班。用于某些特殊情况，如研发人赶项目、市场人员投标、公司集体活动等，可能连续加班，需临时调整其班别。选择需调整的人员（如果多人，可多选），点击【调班】，系统提示用户确认，如（图 53），用户确认后，进入调班界面，如（图 52）。输入新班别，选中【多人调班】，并输入调班开始、结束日期，点击【确定】，系统自动选择人员在选定时间段内的班别。图 53（5）删除排班记录用于删除人员在选定时间段内的排班记录。选择需删除排班的人员、输入需删除的时间段，点击【删除】，系统提示用户确认，如（图 54），用户确认后，所选人员

24、在该时段内的排班记录将被删除。图 54（6）浏览排班记录用于查看人员在选定时间段内的排班记录。输入需查看的时间段，点击【浏览】，系统将显示人员在该段时间内的排班记录。3.10.第10步 事务登记单击【工作计划】菜单项，选择【事务登记】命令，进入事务登记界面，如（图 55）。图 55（1）请假登记选择需请假的人员，点击按钮菜单【增加】【请假记录】，系统进入请假输入界面，如（图 56）。图 56输入请假起始、结束时间，系统自动计算请假天数、小时及分钟，选择请假类型，输入请假原因，点击【确定】保存请假记录。1. 这里的请假工时（天数、小时、分钟）仅作为参考，非真正考勤结果。执行考勤处理时，系统根据请

25、假人员在当天的班别自动计算请假工时。 2. 系统自动统计各种请假类型。（2）出差登记用于对出差的管理，包括增加、修改、删除等功能，操作与请假相似，略。（3）外出登记用于对外出的管理，包括增加、修改、删除等功能，操作与请假相似，略。（4）加班登记用于对人员加班的管理，包括增加、修改、删除等功能，操作与请假相似，略。（5）打卡补登用于因各种原因未进行有效打卡时，人为登记打卡，该补登记录将与正常打卡记录一样作为考勤依据。1）增加打卡补登选择需补登打卡的人员，点击按钮菜单【增加】【打卡记录】，系统进入打卡补登输入界面，如（图 57）。图 57这里需注意的是，必须确认该人员的打卡时间有效，即先确认该人员

26、当天的班别，在什么时候上班、下班，否则可能补登的打卡记录无意义。其他操作与请假类型，略。3.11.第11步 增加考勤设备单击【考勤管理】菜单项，选择【考勤设备】命令，进入考勤设备界面（图 58）。图 58点击工具栏【增加】按钮，系统进入门禁机选择界面，系统自动显示所有可选的门机机，如（图 59）。图 59选择门禁机后，点击【确定】。3.12.第12步 制定考勤规则单击【考勤管理】菜单项，选择【考勤规则】命令，系统进入考勤规则设置界面，如（图 60图 16）。 图 60（1）考勤日期：定义考勤的计算日期，常用为每月1日至31日（也可以定义其他日期，如当月26日至下月25日）。系统自动处理闰年、每月30、31日的问题。（2）班内统计规则定义：用于定义一天内的考勤计算规则，包括：1）最少上班时间：一天内最少上班时间，如果实际上班时间小于该时间，将忽略不计，系统默认30分钟。例如：某人上班22分钟，如果该值定义为30，则他当天上班时间为0。2）最少加班时间：一天内最少的加班时间，如果实际加班时间小于该时间，将忽略不计。系统默认30分钟。某人加班22分钟，如果该值定义为30，则他当天加班时间为0。3）迟到在XX分钟内计为迟到，超出计为旷工。考虑这种情况，上班迟到在10分钟以内计为正常上班，上午上班、下午上班都需打卡，而某员工在某天上午迟到12分钟，下午也迟到2