秘书学复习资料张同钦 中国人民大学出版社.docx

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秘书学复习资料张同钦中国人民大学出版社

秘书学复习资料

名词解释

、秘书:

秘书是一种职务名称，是指身处领导机构或领导者身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。

、“书法”：

西周记录帝王言行、国家大事时有一定的规则，即“书法”，其核心是“君举必书”和“秉笔直书”，即据实予以记载，称“书法不隐”。

这种“书法”使史官起草的文件和记录的大事在一定程度上保持了事件原有的面貌，具有真实性和可靠性。

自此，这一职业道德成为我国古代秘书的优良传统，经久不衰。

、先赋地位：

人的社会地位一部分决定于他所属的阶级、阶层、家庭出身及亲属关系、就读和毕业的学校，即他周围和经常接触的人群，决定于他经常活动的地域、场所以及他拥有的财产、权力等。

这些形成了人的“规定性地位”，也称之为“先赋地位”

、秘书团队：

是指不同年龄、层次，具有不同知识背景、能力结构的群体。

他们共同服务于一级组织机构或领导，具有共同责任和同一目标。

秘书团队通常被称做“秘书班子”。

、执行力：

指将目标转化为现实的能力，将不可能变为可能的能力。

、后成地位：

人依靠自己的聪明才智，依靠自己的能力、努力、工作或劳动成果，对社会的贡献所获得的地位。

这是个人的“赢得性”、“自致性”地位，或称之为“后成地位”，这种地位对人更为重要。

、社会角色：

是指人在社会中所处的地位，这种地位赋予人的权利和义务，以及这种地位要求人具有的与之相适应的意识和行为。

、秘书职能：

是指在秘书机构、秘书职位功能框架内，领导根据组织目标与管理工作的需要而明确赋予秘书机构或秘书职位的具体职责权限。

基本职能有：

信息管理、综合协调、督促检查、参谋辅助、后勤保障等

、组织效率：

是各级各类社会组织及其管理人员从事管理活动的产出同所消耗的人力、物力、财力等要素间的比例关系，是管理职能的具体体现。

、绩效测评：

绩效指一个组织的成员完成某项任务以及完成该项任务的效率与技能。

绩效测评指为达到一定目的，运用特定的指标，比照统一标准，采取规定的方法对绩效作出价值判断的一种认知活动。

、秘书职业化：

就是秘书职业行为形成了完善的管理系统，有科学的管理制度保障其运行，职业性获得了社会的广泛认可。

、就业准入制度：

指依相关法律规定，从事技术复杂、通用性广、涉及国家财产、人民生命安全和消费者利益的职业劳动者，必须拥有相应职业资格证书方可就业上岗的制度。

小知识点：

第二章秘书工作的起源与沿革

、“秘书”在不同的历史时期经历了从“物名”到“官名”的演进。

“秘书”一词最早是物名，指宫中秘藏的经、传、诸子、诗赋、兵书等图书典籍。

、黄帝时期的“仓颉”、“沮诵”作为收集、记录史事的史官担任了秘书的工作。

、我国秘书工作起源：

孕育于部落联盟的昌盛时期，萌发于夏朝，形成于殷商。

、商朝末年建立起了我国最早的中央秘书机构——太史寮，有了甲骨文书，文书档案工作起步。

一、秘书工作孕育于部落联盟的昌盛时期

、有关秘书活动的记载：

黄帝之初始立史官，仓颉、沮涌居其位

、纳言官、进善旌、华表木（诽谤之木）、敢谏之鼓是我国信访工作的原始形态和早期表现。

二、秘书工作萌发于夏朝

夏朝的文字和公务文书《尚书》《甘誓》《胤征》《汤誓》“誓”已是一种比较规范的古代公文。

太史令终古“图法”

三、秘书工作形成于殷商

、中央秘书机构“太史寮”诞生——至今我国历史上最早诞生的中央秘书机构

四、两周时期的秘书工作

、我国早期的文书表现形式：

甲骨文书、金文文书、简牍文书、缣帛文书

、中央档案机构天府的设立

五、秦汉的秘书工作

、秦汉时期是我国秘书工作的确立时期，以丞相府、太尉府和御史大夫寺为政府的中枢机构，其秘书工作以丞相府为主，御史大夫寺为辅

、秘书官吏：

以吏为师

、秦汉时期的文书载体，以简牍为主，缣帛为辅

汉朝出现了纸质文书和铁质文书

、档案库的建立：

秦代：

藏府、书府；汉代：

石渠阁、兰台、东观

六、隋唐的秘书工作

、隋唐朝廷秘书机构的总体特点：

三省六部制的中央政府机构形式

、隋建三省六部制，其朝廷秘书机构集中在秘书省、门下省和内史省中。

唐朝，其朝廷秘书机构分置于中书、门下、尚书三省内

、唐朝以律令的形式制定了全面而详细的秘书工作制度

、宦官秘书机构——内侍省

、匦使院——是我国古代秘书史上第一个专门化的信访机构（武则天）

、隋唐秘书主要来源于①从科举考试中选拔②从文士中聘请③从名士中征召④自荐⑤从下级秘书中提升

七、清朝的秘书工作

、军机处——是皇帝的“机要秘书处”兼“参谋部”

南书房——皇帝的机要秘书处

八、新中国成立前中国共产党的秘书工作

毛泽东是中国共产党历史上最早的秘书。

年，中共三大决定设置专职秘书，由毛泽东担任。

九、历代秘书工作的经验和鉴戒

、我国古代的秘书选拔制度是由低级至高级、由简单至复杂逐步完善起来的

、就其选拔方式而论，有学校培养、科举考试、聘用，还有从有实际经验的职官中简选和从下级机关秘书中提拔等

、就其选拔标准而论，有政治上可靠、文化水平高、博学多才、工于书法、业务能力强、实际工作经验多、年富力强、敏捷、能够保守机密等要求

、秘书官职称谓：

如秦汉时的丞相、御史大夫；魏晋时的中书监、中书令；唐宋时的通事舍人、起居舍人；明代的内阁大学士、中书舍人；清代的军机大臣、六科给事中等。

直至近代，中华民国临时政府在南京成立，孙中山在大总统府设置“秘书处”，在其中设有秘书长、秘书，至此“秘书”具有了现代意义。

、五帝：

据《史记·五帝本记》，黄帝（轩辕氏）、颛顼（高阳氏）、帝喾（高辛氏）、唐尧（陶唐氏）、虞舜（有虞氏）

第一章秘书职业

一、优秀秘书必须培养的“职业习惯”

养成每天早晨第一个到办公室习惯养成不说“不知道”和“与我无关”习惯

、养成失误后马上道歉的习惯、养成体谅上司、同事的习惯

、养成请示之前做好腹案的习惯、养成做事留有余地的习惯

、养成喜怒哀乐不形于色的习惯、养成全面了解公司业务的习惯

、养成自已积累资料的习惯、养成记住他人的相貌和名字的

二、出色（优秀）秘书应具备的品质

忠诚、归属感；细致；勤快勤奋；守口如瓶；用耳多于用口；理解、体谅、维护领导；得体而有分寸；认真负责；良好的礼貌教养和职业形象

三、有效的秘书学的学习方法

理论与实践结合的方法；案例学习法

四、秘书的分类

从组织内部分工看：

行政秘书文字秘书机要秘书通信秘书、信访秘书、事务秘书、生活秘书、外事秘书、会务秘书新闻秘书

从所在行业特征看：

企业秘书法律秘书科技秘书教学秘书、涉外秘书

从职级高低看：

高级、中级、初级秘书

五、秘书职业发展现状

秘书工作职业化。

职业化是指“从事某项工作的人形成了相对稳定的社会群体”。

秘书技能专业化。

①秘书工作的分工越来越具体②秘书工作的要求越来越严格

秘书办公科学化秘书职业低龄化秘书工作女性化秘书从业资格化

六、现代秘书职业的基本特点

辅助性、全面性、被动性、服务性；从属性；机密性

七、中国秘书职业化的表现

、秘书职业资格认证工作的全面推开，意味着中国秘书职业化时代的到来

、专业性组织和秘书服务机构涌现

、商务秘书成为秘书职业队伍的主体

、秘书劳动价值具有了商品意义。

八、影响中国秘书职业化发展的因素

（一）传统秘书观念影响秘书职业的正确定位。

一是中国“官本位”文化传统的影响。

二是由于秘书工作成果的隐匿性，许多人对秘书工作的作用认识不足。

三是目前从事秘书工作部分人员素质偏低。

四是秘书职业缺乏必要的社会制度保障。

（二）秘书职业专业化程度有待提高。

一是目前我国秘书学基础理论研究还比较薄弱。

二是目前我国的秘书教育和培训工作还不完善。

三是聘用秘书的社会组织的性质、规模不同，对秘书工作的具体内容及要求有很大差别。

九、中国秘书职业化发展的途径

、加大对秘书职业的宣传，树立现代秘书职业观念

、制定法律法规，完善秘书职业监督

、在推行秘书职业资格认证的同时，规范秘书上岗制度，严格职业准入

、深化秘书学理论研究和秘书职业研究

十、秘书国家职业资格认证概况

是我国首批资格认证的职业之一。

年，劳动部制定《国家职业技能标准（秘书）》和《国家职业资格鉴定规范（秘书）》。

从年上半年开始，在北京、上海、广东等个地区开展首批秘书职业资格鉴定试点。

认证规范，全国执行“五统一”：

统一标准、统一教材、统一命题、统一证书，统一管理。

共设四个等级：

级秘书。

十一、秘书国家职业标准工作内容

（一）会务工作。

《标准》规范将秘书会务工作分为三个阶段：

、会前筹备、会中服务、会后落实

（二）事务性工作。

事务性工作是秘书的主要工作。

、接待、办公环境管理

、办公室日常事务管理、办公用品与设备的使用和管理、信息管理

（三）文书拟写与处理。

是秘书最重要的工作。

、文书拟写、收发文处理

、文档管理

第二章秘书工作的起源与沿革

一、西周社会调查制度的意义

西周进行的规模巨大，范围广泛的社会调查，是我国古代国家管理工作的一大创举。

它能够得以实行并长期坚持，一个重要原因是各级政府中普遍设置了秘书，行人是中央政府的秘书官员，将调查情况从乡、邑、国上报天子的工作也是由各级秘书承担，所以，这又是我国古代秘书工作的一大创举。

这一制度直到西汉还在实行（如汉武帝曾“立乐府，采诗夜诵”）。

这说明我国秘书有着注重社会调查、广泛收集第一手资料以供领导者决策参考的优良传统。

二、历代秘书机构设置给我们的启迪

、秘书机构是领导机关的办事机构，应紧紧围绕领导工作服务。

、设置秘书机构应因事设人，力求精干，避免重叠，减少环节，提高效率。

、明确规定秘书机构和秘书的权限，既有利于充分发挥其参谋助手作用，又防止越权而干扰领导的工作。

、秘书机构应相对稳定，减少人员流动，以保证工作的连续性和稳步发展

三、历代秘书的优良传统

、秉笔直书“书法不隐”。

、忠于职守、严守制度。

、落笔神速。

、处变不惊。

、具有民族气节。

、擅长书法艺术

第三章秘书人员

一、工作中秘书怎样亲切主动热情待人

、主动招呼人，含笑致意

、对方问你话，一定要亲切回答

、目光要正视对方

、热心认真为群众事，办不了的事要耐心解释

、对方走时要有送别：

微笑目送、话语道别、出门相送

二、秘书应具备的礼仪修养

、存心恭敬尊重为本（对人礼敬。

待人亲切主动热情；对事礼敬；对物礼敬）、待人接物彬彬有礼

、仪表风度稳重大方

三、秘书做人的心量、包容心量的要求

心量是指人的心胸和气量，即宽容待人的态度。

意义：

包容的心量能够把一切需要团结的人团结起来，能够利用一切可以利用的力量，能够发挥一切能够发挥的积极因素，能够最大程度地减少摩擦与障碍，化解矛盾和冲突，甚至能够把不利因素转化为有利因素，建立平和舒畅的环境，营造良好温馨的气氛。

包容能展示人的涵养与气量，树立完美的人格形象，包容应该作为做人的一个重要尺度和追求。

要求：

、心胸豁达、处事大度、不看僧面看佛面、但行好事不图回报、君子成人之美、忘掉不愉快的事、笑对人生

四、秘书做人的态度谦让的态度

谦让是态度的主要体现。

“谦让”就是不肯“占先”并容忍别人“占先”。

谦让的态度是秘书做人最基本的态度。

意义：

谦虚永远都是做人的美德，它可以使人赢得众人的爱戴。

这种美德是一层保护色，也是人生最大的智慧。

越是在某个领域有巨大成就的人往往越谦虚。

要求：

、不可太露锋芒、不轻易指责别人、不能动辄发怒

、得理也要让人、能忍则忍、礼多人不怪

五、秘书的涵养*涵养的表现

涵养的表现：

、淡泊宁静、喜怒不形于色、和气待人

、反省改进、慎于独处、自律自制

六、秘书做人的禁忌

、爱发牢骚常抱怨、贪图虚荣、物欲膨胀、自持过高

、违法乱纪、患得患失、斤斤计较、一条道走到黑、凡事面面俱到

七、秘书应坚持的做人四项基本原则

、凡是损害社会与他人的事坚决不做