酒店管理体制总办支持文件Word文档下载推荐.docx

资源描述

酒店管理体制总办支持文件Word文档下载推荐.docx

《酒店管理体制总办支持文件Word文档下载推荐.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《酒店管理体制总办支持文件Word文档下载推荐.docx（38页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

酒店管理体制总办支持文件Word文档下载推荐.docx

9.完成总经理授权范围内的其他各项工作

（四）总经理秘书

无

1.根据总经理的要求，协助总经理办公室主任起草本企业综合性的经营管理报告、总结、计划、决议等公文函件。

2.组织安排总经理办公会议和行政例会，做好会议记录，并检查各项决议、决定的贯彻执行情况，及时了解和反馈信息。

3.负责审核对外发文，做到文字通顺，符合公文规格。

4.负责有关业务资料的收集、积累、分析、研究、掌握市场和本企业营销管理状况及动向，组织专题调研，为领导当好参谋。

5.协助总经理和总经理办公室主任做好日常接待来信、来访等有关事宜，督促贯彻总经理的决定。

6.完成总经理交办的日常业务及行政事务工作。

（五）外事/车队/宿舍主管

总经理办公室主任

司机、宿管员

1.负责与政府部门的协调、沟通工作；

2.负责酒店各种证照的办理及年审工作；

3.负责控制、调配车辆的使用；

4.负责员工宿舍的有关工作；

5.负责宿管员、司机的培训、考核、评估工作；

6.负责修订、完善宿舍、车队、外事办的相关规章制度；

7.完成总经理办公室主任交办的其他工作。

（六）接待文员

1.重点做好来店重要领导、贵宾的接待工作。

2.协助做好酒店日常的行政接待工作。

3.打印、复印酒店领导的有关文件。

4.负责做好总经理来访客人的接待工作。

5.完成酒店总经理办公室主任交付的其他任务

（七）电脑房主管

1.维护酒店内部电脑系统的正常运作，建立维护档案；

2.协助各部门解决电脑系统常见问题；

3.收集电脑系统运作中的问题与不足，及时反馈程序编定方案并予以完善；

4.负责制定程序维护的相关规章制度；

5.协助总办文员于网上发布酒店内部各项信息；

6.完成总经理办公室主任交办的其他任务。

（八）司机

外事主管

1.负责接送员工上下班；

2.负责维护保养车辆及员工车的卫生；

3.完成车队主管（外事主管）交办的其他任务。

（九）宿舍管理员

1.在主管的领导下不断完善职工宿舍的管理制度，搞好各宿舍的维修保养安全、卫生等管理工作；

2.加强与街道、派出所和住户三者的联系，保障员工居住环境的有序；

3.经常检查各宿舍纪律、卫生工作；

4.负责所属范围的环境、设备、用具的保管、保养和报修工作；

5.负责所属范围和人员的治安、消防、卫生等工作。

（十）采购部经理

采购员、文员

1.对总经理负责，主管采购部的全面工作。

2.负责对本部门员工进行考勤、考绩、奖惩及部门的日常管理。

3.根据本部门的工作需要和员工的实际工作能力，合理安排和调配工作。

4.每日对采购票据进行核实、检查和督导采购人员在采购工作中是否遵纪守法。

5.每月督导制订初审采购计划、采购合同，对供货合同的执行和落实情况进行核查，并上报总经理。

6.对采购员的工作进行监督、检查，并将每月市场调查情况与本酒店所购进的相关商品的进行核对，发现问题及时纠正，保证酒店的正常利益。

7.负责每月对食品物资进行定价。

8.每日对工作中存在和发现的问题进行总结、处理，严格按程序工作，防患堵漏。

9.搜集、整理、保管供应商档案，做到用品有货源、供应商充足。

10.熟悉和掌握酒店各种物品的名称、型号、规格，按要求实行采购。

11.了解和掌握市场行情，按酒店所需商品质量、规格要求实行采购。

12.了解各类物资的采购方式，做好基本物资的及时采购工作。

13.组织采购质量、价格等变动较大的供应商洽谈，上报总经理。

14.积极协调与各部门的关系，保证酒店物资供应正常进行。

15.对本部员工进行培训，不断提高下属的业务水平和工作能力，提高员工的素质。

16.配合财务部合理安排采购资金支付计划。

（十一）采购员

采购部经理

1.了解各部门物资使用情况及申购物资的规格、型号、数量、避免错购。

2.积极与供货单位联系，认真核对各部门申购计划，按轻重缓急安排计划内采购。

3.根据每天的申购单，清晰所购物资的品名、型号、规格、数量、价格、质量等要求，办理计划外采购，并以合理价购入，迅速及时保证供应。

4.对采购的发生质量、数量问题及价款不合理现象物资予以退换或做其他处理。

5.向部门领取备用金采购并及时报账，保证采购金充足，用途正当。

6.办理购进物品的进仓手续，与仓库落实到货物资的品种、规格、数量，严把质量关。

7.每月定期做采购物品的询价、报价工作。

（十二）文员兼采购员

1.认真核实采购计划，根据仓库存货情况和实际需要对定型、常用物资及时办理，防止物资积压，做好物资使用的周期性计划。

2.跟进电脑采购单的审批情况并及时通知相关部门。

3.负责跟进每月食品物资的定价。

4.及时处理街市单，通知供应商送货或外出采购。

5.协助部分物资的采购，并履行采购员的相关职责。

6.督促采购员及时报账，对原始单据审核无误后当天报财务，提取采购部的备用金并管理好备用金，控制好采购员的现金量，做好现金日记账，严禁挪用公款现象。

7.对供货商、酒店及部门档案资料进行归类、整理。

8.负责采购信息咨询、供货商的接待工作，收集供货品种及进行价格对比工作，节省开支。

二、总办工作内容

（一）员工宿舍工作内容：

1.每月末到各宿舍抄水、电表，填写房租水电费用表报财务；

2.每季度全面检查员工宿舍一次，并做好记录；

3.每日巡查员工宿舍的秩序、卫生、安全、设备、节能状况，填写检查报告；

4.负责催收离店员工住房房款；

5.负责催收家属用房房款。

（二）其他

其他同岗位职责。

三、总办规章制度

（一）总经理办公室文件收发制度

1.酒店文件的处理一般程序为登记传递、归档、销毁等。

2.凡酒店的收文，由办公室签收登记；

总经理的收文，由总经理办公室签收，属领导亲收信件，一律交收件人亲自诉封。

3.文件登记后，根据总经理的批示，转交有关管理人员传阅；

若需转交有关部门阅办者，由文员送交，并请有关人员登记、签收。

4.阅读文件要按规定范围进行操作：

秘密级以上文件须到总经理办公室阅读，均不可带出办公室；

因工作需要借阅文件时，要办理手续，用完后及时退还，不准遗失。

5.实行文件催办制度：

各部门或个人对承办的文件，必须在规定期限内办理，不准拖延积压：

负责办理文件的人员，对经手处理的文件，要件件有落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，杜绝积压误事。

6.文件处理完毕，根据文书立卷、归档的规定，及时将公文定稿，正本和有关材料整理立卷。

7.文件要根据店内文件、政府文件的不同，秘密级别的不同，办理存档、移交手续。

8.各级管理人员调动、调离工作时，应将文件（含保密记录本）清理移交；

凡参加会议带回的文件，应及时送总经理办公室登记保管。

9.没有存查价值的文件，经过认真检查，鉴别后，经主管领导批准后，由总经理办公室定期销毁；

销毁秘密文件，要进行登记，有专人监督，确保不遗失，不漏销：

秘密级文件，不准作废品出售，一律集中按保密规定处理。

（二）文件档案管理制度

1.档案室管理规定

1）执行《中华人民共和国档案法》、国家有关档案工作的方针及档案局的《机关档案工作条例》；

2）在酒店党组织的领导下，管理好国家文件档案工作；

在酒店管理当局领导下，做好酒店文件档案工作。

3）凡酒店建店及开业以来，各项工作中形成的、已办理完毕的、有保存价值的档案材料，要按国家规定，由总经理办公室集中管理，任何人不得据为已有；

档案材料是酒店建设和工作历史记录，是今后工作考查的主要依据。

4）酒店档案室由总经理办公室负责，接受上级有关部门的业务指导和监督检查。

5）档案室集中管理酒店已经形成的全部文书档案，管理上级政府部门下发的文件，确保档案的完整和安全，做好文件的提供利用工作，为酒店的管理及开展各项经营活动服务。

6）档案管理人员必须执行保密制度，忠于职守，遵纪守法，保守秘密，并主动、准确、迅速地为需要者提供文件档案资料。

7）档案室是酒店重要部位，任何无关人员未经许可不得使用。

2.档案文件管理规定

1）收集整理酒店及各部门办理完毕的文件（含会议文件），对全年的文件经检查齐全后，整理立卷归档。

2）文件整理原则

a）制订酒店文件记录保存的档案件数，归档方法可采取按字母顺序排列按题目分类、按部门时间分类等形式；

归档目的是为了准确、迅速地查找。

b）随时整理归档，以免资料堆积。

c）建立全酒店统一的归档制度，准确做好文件索引。

d）每年清理一次档案，桉规定清除不必要保存的材料。

e）归档前先把文件资料分类，装入待办卷宗，保证归档整洁。

f）立卷可按永久、长期、短期分别组卷：

卷内文件要把正文和底稿，文件和附件请示及批复放置一起：

卷内页号一律在右角，案卷目录和卷内目录按规定打印数；

3）案卷整理的要求

a）褪色的材料，应进行修补或复制；

b）装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边：

c）纸面过大的材料，要按卷宗大小摺叠整齐：

d）对字迹难以辨认的材料，应附上抄件：

e）案卷标题要标明作者、问题或名称，文字简练、确切，字迹端正，使用毛笔或钢笔

4）档案目录包括封面、全宗说明、案卷记录、卷内目录组织。

要根据卷内文件的联系，进行系统排列、编号、拟写案卷标题、填写案卷封面、确定保管期限，然后装订、案卷排列、编制案卷目录等，最后成为档案。

5）案卷的保管要按年代、部门排列，永久与长、短期案卷要分开保管，每个箱要编上顺序号并注明存放案卷的年号及卷号。

6）档案室的房门窗要坚固，做好保密工作，做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫鼠害、防高温、防强光等措施。

7）每年时档案的数量、保管情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案安全。

8）对于无保存价值的档案，经过批准后进行销毁处理，销毁的档案材料：

必须经过认真鉴定，并认真列册登记：

销毁时要有专人监销，防止失密；

3.档案文件借阅规定

1）因工怍需要借阅档案文件，必须在档案借阅登记簿登记后方可借阅；

秘密级以上的档案文件必须经过有关领导批准后方可借阅。

2）案卷不借出，只借在档案室阅：

未立卷的文件及资料可借出，但秘密级文件不可。

3）借阅期限不得超过两星期，到期必须归还，若需借，应办理续借手续。

4）借阅档案的人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密；

不准擅自勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、涂改、翻印、复印、摄影、转借或损坏档案文件，否则要按违反保密法追究当事人责任。

5）借阅或归还档案文件时，必须当面点交清楚，若发现遗失或损坏，应立即报告上级领导。

6）外单位借阅档案文件，应持有单位证明，经上级领导批准后方可借阅，但不准带离档案室；

外单位摘抄卷内档案，应经上级领导批准，并对摘抄的材料进行审查、签章。

（三）行政总值制度（EOD）

1.工作制度

1）酒店要24小时为客人提供第—流服务，为此，必须建立酒店值班制度，以便对每时每刻出现的重要问题作出决策。

2）总经理在每天上午9：

00至下午18：

00，对酒店内出现的重要问题作出决策，要求有关部门和部门负责人按决策处理，并督导执行情况。

3）EOD在每日下午18：

00至晚23：

00（每周末分两班次，A班值班时间为9：

00—18：

30；

B班值班时间为18：

00---9：

00），根据总经理的授权，对酒店各主要部门服务工作进行检查督导，对酒店内出现的重要问题作出权宜决策，要求有关部门和部门负责人按权宜决策处理，并督导执行。

4）EOD必须按总经理的授权，检查督导各部门的工作并认真记录。

对当值时发生的重要问题作详细报告，写明处理意见，并请副总经理审阅。

5）副总经理每日按时审阅EOD每日工作检查表和记录本，审阅夜班经理每日工作检查表和记录本，并作出指示。

6）总经理对EOD必须有明确的授权，并定期检查、评估EOD的工作。

2.EOD补休制度

1）EOD是部门经理职责范围内的工作，酒店在给予部门经理的工资待遇中已充分考虑了此项工作，同时还为当值EOD提供了工资以外的相应食宿安排和次日休息安排，除此以外任何情况下均不再支付额外薪酬、不给予累积假期；

2）A班EOD当值人员，如隶属二线部门则不考虑安排补休；

如隶属一线部门则可在安排好本部门正常工作的情况下，于当值次日上午休息半天。

但如遇本人当日在本部门内亦同时当值，则EOD不做补休计算；

3）B班EOD当值人员可在安排好本部门正常工作的情况下，于当值次日下午在客房内休息半天；

4）另2003年2月21日晨会纪要第02-21-05-1号指令规定：

a）所有当晚值班人员必须在晚六点前到大堂副理处领取钥匙，单独开房，次日单独退房，请前厅部做好记录。

b）换班必须同总办主任说明并知会大堂副理。

3.EOD休假天数规定

隶属部门

每月休息天数

每天在岗时间

备注

各部门经理、副经理、部门总监

以及上级公司

委派的酒店领导

营销部

前厅部

管家部

工程部

保安部

质检部

采购部

财务部

总办

除法定节假日外，每周六、日休息

09：

00-12：

14：

00-17：

工作以完成所承担的工作任务为准；

除法定节假日外，

其它时间超时/加班工作，一律不予

补薪或积假；

中餐部

西餐部

除法定节假日外，每月排休

8天

排班制，每天在岗8.5小时