材料设备供应商资格管理流程Word下载.docx

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3.1.3针对实地考察合格的供应商，在PM上发起供应商入库审批，审批通过后，根据供应商分级管理完善材料设备供应商信息库；

当区域或项目成本管理部作为供应商入库发起人时，内控部须对入库申请进行审核；

3.1.4供应商供货完成后或工程竣工后，在PM上发起供应商履约评估，根据系统汇总结果进行供应商信息更新。

3.2采购公司采购部

3.2.1参与内控部组织的供应商实地考察活动；

3.2.2参与内控部发起的供应商履约评估，对供应商进行评估打分。

3.3项目成本部/项目工程部

3.3.1参与内控部组织的供应商实地考察活动；

3.3.2参与内控部发起的供应商履约评估，对供应商进行评估打分。

3.4区域成本管理部/区域工程管理部

3.4.1参与内控部组织的供应商实地考察活动；

3.4.2参与内控部发起的供应商履约评估，对供应商进行评估打分。

3.5营销公司、客服部

3.5.1参与内控部发起的供应商履约评估，对供应商进行评估打分。

3.6集团审计部

3.6.1负责监督审核供应商管理过程的合规性。

4材料设备供应商库（采购公司）分类

4.1材料设备供应商库按产品的业态属性应分为：

“住宅类”、“酒店类”、“商业类”。

其中在“酒店类供应商子库”中，供应商属性中增加“超五星”、“五星级”、“准五星级”、“次五星级”等星级属性；

住宅与商业类供应商库的细分应由专业公司、区域成本管理部及区域工程管理部进一步提出专业意见。

4.2按资格分类

按供应商资格可划分为战略合作供应商、合格供应商、试用供应商、不合格供应商、黑名单五类。

4.2.1战略合作供应商

∙与采购公司有过良好合作经历的合格供应商，并经过评估和流程审批后转为战略合作供应商；

∙经董事会研究决定长期合作的供应商。

4.2.2合格供应商

∙指经资格预审合格，并连续两次合作后履约评估合格（≥6分）的试用供应商，经批准后，即成为合格供应商。

∙如果合格供应商与公司无合作关系超过2年，则自动降为试用供应商。

4.2.3试用供应商

∙指经资格预审合格，具备向本公司提供产品或服务的资格或已经提供产品或服务但尚未通过两次履约评估合格的供应商。

∙履约评审结论不合格的工程合格供应商除出现以下情况直接转为不合格供应商外，其余转为试用供应商：

a）提供总体不合格的产品或服务，并且没有及时整改或更换的；

b）因质量问题被政府或行业机构通报或媒体曝光；

c）所供应的材料设备因质量问题造成质量事故的；

d）有欺骗或欺诈行为；

e）破产或有严重经济问题，被政府部门查处或曝光。

4.2.4不合格供应商

∙资格预审不合格的供应商；

∙存在商誉或诚信问题、或提供不合格的产品或服务（不合格比例超过10%并且整改后仍然不能满足要求），不具备继续向本公司提供产品或服务之供应商，经批准，即为不合格供应商。

∙经过试用，在履约评审多个项目均低于6分的试用供应商降为不合格供应商。

∙原则上，不合格供应商在实施整改、提高产品质量后，还有一次试用机会。

4.2.5黑名单

每个供应商满足下列条件之一者直接列入黑名单：

∙原则上评价为不合格的供应商，还有一次供货机会，若供货履约评价仍然为不合格的；

∙存在严重商业道德或违法经营的供应商，经政府部门查处，企业被依法吊销营业执照或企业主要负责人触犯法律的；

∙所供应的材料设备因质量问题造成重大工程事故的；

∙经集团审计部审计监察发现存在商业贿赂、不公平竞争的；

∙经董事会研究决定的不再建立合作关系的供应商。

5供应商信息来源途径

5.1在公司招标信息发布平台上填写信息的供应商；

5.2公司内部员工推荐；

5.3已经向采购公司或集团内其他公司提供产品或服务的供应商；

5.4公司主动联系；

5.5自行到公司推销的供应商。

6供应商资格预审及入库审批程序

6.1资格预审过程第一步：

核实商誉

6.1.1自行到公司推销的供应商，采购公司内控部负责接受并判断是否与公司业务相关。

如果无关，无需登记，明确告知对方后结束；

如果与业务相关，则接受资料并进行登记，注明联系途径。

之后，通过网络检索初步核实其两年内商誉，有质量缺陷而败诉、违法行为、信誉不良记录的，填写《材料设备供应商档案》，经流程审批后，列入《不合格供应商名录》；

适宜，进行资格预审第二步。

6.1.2其他的供应商，采购公司内控部直接接收资料并进行登记，注明联系途径后，直接进入资格预审第二步。

6.2资格预审过程第二步：

资料审查（预访）

6.2.1通过核实商誉后的供应商，采购公司内控部要求其按照标准格式提供《材料设备供应商资格预审文件》及其附件并审核，资格及产品不符合预选标准的，填写《材料设备供应商档案》经流程审批后，列入《不合格供应商名录》（不合格供应商在入库后2年以后可重新组织评审）；

符合预选标准的，进入资格预审第三步。

6.2.2供应商预选标准

∙有质量管理部门、人员；

∙有该类产品供货或供货安装经验（验收证书）；

∙证照齐全（营业执照、税务登记证、资格证书）

6.3资格预审过程第三步：

实地考察

6.3.1通过资料审查后的供应商，由采购公司内控部组织相关部门实地考察，考察人员由采购公司采购部、内控部，或区域/项目工程管理部、成本管理部组成，不得少于两人（且分属不同部门）。

6.3.2现场评审标准：

现场考察人员负责对供应商的财务状况、人力资源、生产设备、厂房、成品及生产材料等情况进行考察打分，填写《材料设备供应商考察评分表》；

6.3.3考察结束后，采购公司内控部组织现场考察人员编写《材料设备供应商考察报告》，平均分不低于6分（满分为10分），评审结论合格。

6.4资格预审第四步：

审批入库

6.4.1经过对供应商的现场考察后，采购公司内控部在PM系统发起供应商入库审批流程，采购公司采购总经理、区域总裁、专业人员应对供应商相关资料和《材料设备供应商考察报告》进行审察，评审合格供应商进入试用供应商库，不合格则入不合格库。

6.4.2专业人员为各区域成本管理部、区域工程、区域设计等部门员工，PM系统从中随即抽取三人。

6.4.3审批通过后依据《材料设备供应商分类表》，将供应商属性信息录入数据库。

7已在库供应商获得新业态（住宅、酒店）资格审批流程

7.1对于已在库供应商，如果发现其具备向本公司的其他业态项目（住宅、酒店）提供产品或服务，采购公司内控部可对其进行考察，考察合格则在PM系统中发起供应商新业态资格审批流程，并提交相关材料。

7.2采购公司采购总经理、区域总裁、专业人员对供应商相关资料进行审察，通过评审后供应商则具备新资格属性。

7.3专业人员为各区域成本管理部、区域工程、区域设计等部门员工，PM系统从中随即抽取三人。

8供应商履约评估与激励

8.1材料设备供应商履约评估流程（采购公司内控部发起）

8.1.1采购公司主导的采购活动，履约评估应有采购公司内控部发起，内控部、采购部、项目公司项目总监、区域工程管理部、区域成本管理部以及集团职能部门参加履约评分，酒店投资管理公司参与酒店项目的履约评分；

集团职能部门包括集团物业部、营销公司、客服部、酒店投资管理公司。

8.1.2每次合同供货完成或工程竣工后，采购公司内控部应组织相关部门对供应商的商务、产品质量、服务质量、运输、配合情况、售后服务等进行评价并打分，得出本次得分的平均分。

履约评价相关资料备案至集团审计部一份。

8.1.3原则上每位评估者都应对该供应商进行评分，如果评估部门负责人对供应商履约情况不了解，应给本部门了解情况的人员进行打分评估。

8.1.4该供应商最终得分应该为多次履约评估的总平均分（PM系统应显示最终得分）。

最终得分越高的供应商在后续材料、设备供应中，在同等条件下可获得被优先选择的权利。

8.1.5具体评估事项参见《材料设备供应商履约评估表》。

8.2材料设备供应商履约评估流程（项目公司成本管理部发起）

8.2.1项目公司主导的采购活动，履约评估应有项目公司成本管理部发起，项目成本部、项目工程部、项目总监、区域工程管理部、区域成本管理部、区域总裁参加履约评分，酒店投资管理公司参与酒店项目的履约评分；

履约评估结果应抄送采购公司内控部，内控部分析评估结果并更新在库信息。

8.2.2每次合同供货完成或工程竣工后，项目成本部应组织相关部门对供应商的商务、产品质量、服务质量、运输、配合情况、售后服务等进行评价并打分，得出本次得分的平均分。

8.2.3原则上每位评估者都应对该供应商进行评分，如果评估部门负责人对供应商履约情况不了解，应给本部门了解情况的人员进行打分评估。

8.2.4该供应商最终得分应该为多次履约评估的总平均分（PM系统应显示最终得分）。

8.2.5具体评估事项参见《材料设备供应商履约评估表》。

9供应商数据库分级管理与维护

9.1供应商资格预审主导部门（如采购公司内控部）建立对材料设备供应商的动态跟踪机制，重点跟踪已建立合作关系的供应商企业生产能力、市场供货能力、市场份额变化等信息，针对市场供求信息较大的供应商，在PM系统中及时发出预警信息，在具体采购活动中予以降级使用。

9.2如供应商名称变更，资格预审主导部门必须向供应商索取当地工商部门开具的“更名通知”、更名后的“营业执照”、“税务登记证”、资质等级证书，以及最新的联系人、联系方式等，变更信息进行验证后方可在PM系统中变更。

10供应商管理审计

10.1供应商管理审计结合供应链绩效目标跟踪一起做，审核其过程合规性和有效性，即绩效目标的达成；

10.2目标：

审核供应商管理过程的符合性和有效性，确保达成供应商管理绩效目标；

10.3组织：

由审计部协调组织供应商管理审计工作，采购承办部门部配合，审核人员根据专项审核内容从各部门抽调；

10.4审核方法：

通过供应商选择及供应商评价过程记录、采购记录的抽样检查，审核供应商管理过程的符合性和有效性。

10.5审计权限：

逐步扩大供应商管理审计的权限，集团审计部对供应商履约评价结果具有一票否决权。