外贸跟单员工作内容.doc

外贸跟单员工作内容.doc

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工作内容及流程

1.客户询盘：

一般在客户下perchaseOrder之前，都会有相关的OrderInquiry给业务部，做一些细节上的了解。

2．报价：

业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，peroformaInvoice给客户做正式报价。

3．得到订单：

经过洽谈，收到客户正式的订单perchaseOrder。

4．下生产订单：

得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。

5．业务审批：

业务部收到订单后，首先做出业务审核表。

按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。

合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。

审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。

如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。

合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。

6．下达生产通知：

业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产：

6.1：

如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和

单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。

6.2：

如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。

6.3：

如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。

7．验货：

7.1：

在交货期前一周，要通知公司验货员验货。

7.2：

如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。

7.3：

如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。

确定后将验货时间通知工厂。

8．制备基本文件。

工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务

跟单员制作，交给单证员）。

9．商检：

如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。

而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。

应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

10．租船订仓：

10.1．如果跟客人签定的合同是FOBCHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。

应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。

应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（INGORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。

10.2．如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。

经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。

如客人不同意时要另选客人认可的船公司。

开船前两周书面定仓，程序同上。

10.3．如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。

拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。

10.4．向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。

11．安排拖柜：

11.1．货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。

拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。

要给拖车公司传真以下资料：

定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。

如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。

并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等

11.2．传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。

11.3．要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。

要求工厂装柜后一定要记住上封条。

12．委托报关：

在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。

通常要给报关留出两天时间（船截关前）。

委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。

13．获得运输文件：

13.1．最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。

补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。

13.2．督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。

仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。

如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。

13.3．及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。

支付运费应做登记。

14．准备其他文件

14.1．商业发票：

L/C要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。

发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。

发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。

L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。

如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。

14.2．FORMA原产地证书：

FORMA原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。

需注意的是运输日期要在L/C的交货期和开船日之前，在发票日期之后。

未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。

经香港转运的货物，FORMA证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。

14.3．一般原产地证：

一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。

可在发货之后不太长的时间内补办。

如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。

14.4．装运通知：

一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。

有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。

14.5．装箱单：

装箱单应清楚地表明货物装箱情况。

要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。

按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。

要显示唛头和箱号，以便于客人查找。

装箱单的重量，体积要于提单相符。

15．交单：

15.1．采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。

15.2．采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。

15.3．如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。

拿到提单后可立即寄正本提单给客人。

16．业务登记：

每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。

17．文件存档：

所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

18．单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供帮助。

1L/C:

LetterofCredit即信用证

信用证的流程

跟单信用证操作的流程简述如下：

1.买卖双方在贸易合同中规定使用跟单信用证支付。

2.买方通知当地银行（开证行）开立以卖方为受益人的信用证。

3.开证行请求另一银行通知或保兑信用证。

4.通知行通知卖方，信用证已开立。

5.卖方收到信用证，并确保其能履行信用证规定的条件后，即装运货物。

6.卖方将单据向指定银行提交。

该银行可能是开证行，或是信用证内指定的付款、

承兑或议付银行。

7.该银行按照信用证审核单据。

如单据符合信用证规定，银行将按信用证规定进行支付、承兑或议付。

8.开证行以外的银行将单据寄送开证行。

9.开证行审核单据无误后，以事先约定的形式，对已按照信用证付款、承兑或议付的银行偿付。

10.开证行在买方付款后交单，然后买方凭单取货。

信用证的开立

1.开证的申请

进出口双方同意用跟单信用证支付后，进口商便有责任开证。

第一件事是填写开证申请表，这张表为开证申请人与开证行建立了法律关系，因此，开证申请表是开证的最重要的文件。

2.开证的要求

信用证申请的要求在统一惯例中有明确规定，进口商必须确切地将其告之银行。

信用证开立的指示必须完整和明确。

申请人必须时刻记住跟单信用证交易是一种单据交易，而不是货物交易。

银行家不是商人，因此申请人不能希望银行工作人员能充分了解每一笔交易中的技术术语。

即使他将销售合同中的所有条款都写入信用证中，如果受益人真的想欺骗，他也无法得到完全保护。

这就需要银行与申请人共同努力，运用常识来避免开列对各方均显累赘的信用证。

银行也应该劝阻在开立信用证时其内容套用过去已开立的信用证（套证）。

3.开证的安全性

银行接到开证申请人完整的指示后，必须立即按该指示开立信用证。

另一方面，银行也有权要求申请人交出一定数额的资金或以其财产的其他形式作为银行执行其指示的保证。

按现行规定，中国地方、部门及企业所拥有的外汇通常必须存入中国的银行。

如果某些单位需要跟单信用证进口货物或技术，中国的银行将冻结其帐户中相当于信用证金额的资金作为开证保证金。

如果申请人在开证行没有帐号，开证行在开立信用证之前很可能要求申请人在其银行存入一笔相当于全部信用证金额的资金。

这种担保可以通过抵押或典押实现（例如股票），但银行也有可能通过用于交易的货物作为担保提供融资。

开证行首先要对该笔货物的适销性进行调查，如果货物易销，银行凭信用证给客户提供的融资额度比滞销商品要高得多。

4.申请人与开证行的义务和责任

申请人对开证行承担三项主要义务：

（1）申请人必须偿付开证行为取得单据代表代向受益人支付的贷款。

在他付款前，作为物权凭证的单据仍属于银行。

（2）如果单据与信用证条款相一致而申请人拒绝"赎单"，则其作为担保的存款或帐户上已被冻结的资金将归银行所有。

（3）申请人有向开证行提供开证所需的全部费用的责任。

开证行对申请人所承担的责任：

首先，开证行一旦收到开证的详尽指示，有责任尽快开证。

其次，开证行一旦接受开证申请，就必须严格按照申请人的指示行事。

信用证的通知

1.通知行的责任

在大多数情况下，信用证不是由开证行直接通知受益人，而是通过其在受益人国家或地区的代理行，即通知行进行转递的。

通知行通知受益人的最大优点就是安全。

通知行的责任是应合理谨慎地审核它所通知信用证的表面真实性。

2.信用证的传递方式

信用证可以通过空邮、电报或电传进行传递。

设在布鲁塞尔的SWIFT运用出租的线路在许多个国家的银行间传递信息。

大多数银行，包括中国的银行加入了这一组织。

3.有效信用证的指示

当开证行用任何有效的电讯传递方式指示通知行，通知信用证或信用证的修改，该电讯将被认为是有效信用证文件或有效修改书，并且不需要再发出邮寄证实书。

受益人的审证

受益人在收到信用证以后,应立即作如下的检查：

1.买卖双方公司的名号和地址写法是不是和发票上打印的公司名号和地址写法完全一样？

2.信用证提到的付款保证是否符合受益人的要求？

3.信用证的款项对吗？

信用证的金额总数应与合同相吻合并包括该合同的