集团内部沟通反馈管理制度文档格式.docx
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六、工作程序
1、总要求
1）、集团公司各级组织作出重大决策前，应通过召开座谈会、研讨会或书面征求意见等有效方式充分听取相关部门、下属单位或工作人员的意见、建议。
2）、信息发送传递
对需要解决和落实的重要问题，在口头联系未能或不足以解决时，相关人员可填写工作联系单（附表1），递交相关部门或公司行政部。
上级对下级布置工作或下达任务时，应有明确的办理要求包括工作标准、时间要求等。
3）、信息接受处理
a、各部门接到有关信息后，必须落实专人进行处理，并填写处理意见，有关部门按要求将问题解决后，填写处理结果。
如问题需公司协调解决时，由行政部向公司领导汇报，并协调处理。
b、上级对下级请示事项或反映的问题要重视并认真研究，有明确规定的按规定时间办理，一般事项在当日回复，需多方协调或复杂的事项原则上在3个工作日内回复。
书面请示或反映的原则上书面回复，且答复意见必须明确。
须再向上请示或集体讨论的，应在上级批复或集体讨论后的3个工作日内回复。
c、上下级之间意见不一致时，上级要充分听取下级意见，并做好解释说明工作，在充分沟通后按上级意见执行。
d、同级之间意见不一致不能协调时，应由各自的分管领导协调解决，分管领导不能达成一致时，报共同的上一级领导裁定。
4）、信息回单
将已签署处理结果的信息反馈回信息发送人，并由发送人签署形成闭
环。
2、会议沟通
会议是内部沟通的重要形式，分为例会（定期会议）、临时会议两种，其中以例会为主。
1）、例会制度
主要在重复发生、重复处理的管理方面发挥协调作用，使日常生产经营活动始终处于受控状态，发生相互脱节、前后失衡等不协调问题时能及时解决，集团总部、各子公司各级机构（经营班子、分管领导、部门、班组）定期组织召开工作会议。
例会的名称、内容、时间、参加人员和要求应标准化。
集团公司规定必须按期进行的各种例会制度见附表2。
2）、临时会议
当集团公司、各子公司、各部门、班组出现确需及时召开会议研讨和明确的事项时，可通知召开临时会议。
3）、会议组织要求
a、会议召开之前组织部门应进行会议通知，明确会议时间、参会人员、会议地点、会议议题、需准备的材料和思考的问题。
b、会议组织部门应与会议主持者进行沟通，做好会前准备、会议记录及会议纪要。
c、各参会人员应根据会议通知做好准备，会议中围绕主题进行发言和讨论，发言简明撰要，以提高会议效率。
d、各种会议的召开应以促进公司生产经营管理为目的。
e、各种会议时间重合时，可根据情况合并进行，并可视情况扩大或缩小参会人员范围，但必须保证有相关措施确保会议精神传达到位。
3、请示报告沟通
1）、请示报告方式
请示报告人可根据事项的重要性和紧急程度选择使用口头请示报告、书面请示报告等方式向上级请示报告。
以公文形式的书面请示及批复应保留存档，保存期限按档案管理的有关规定执行。
2）、请示报告采取逐级进行，如直接上级单位无正当理由不受理或有特殊原因无法受理时，可跨级请示报告。
4、文件和内部刊物沟通
1）、文件沟通。
集团公司上下级之间可以文件的形式传达上级方针政策和精神、安排和布置工作、通报工作情况、表彰有关单位和工作人员，从而达到沟通的目的。
．
须公司协调办理的事项，由行政部接收来文，视来文性质送相关领导审批，行政部根据领导批示送有关人员、部门阅办，阅办部门主管根据文件要求指定专人督办，指定阅办人员根据文件要求，如需宣传发动，可通过开会、发文形式进行沟通，要求有关部门配合完成。
办结后应填写处理情况，并送回行政部。
2）、简讯通报沟通。
集团各级职能管理部门按公司规定定期对分管范围内的工作进行总结和通报，以达到集团各级组织间相互了解、促进协作的目的。
3）、内部刊物沟通。
内部刊物主要刊登集团决策、发展目标和规划、工作动态和经验交流、糖业信息和动态、各公司新闻、员工事迹、员工文苑、新技术应用等。
内部刊物根据需要确定发送对象。
5、其他沟通渠道
集团公司各级、各部门或各级、各类工作人员之间需要对方协助或与对方相关的事项可通过面谈、电话、工作函等形式进行沟通。
上级与下级人员之间可通过谈心、谈话等方式进行沟通交流。
七、沟通反馈事项分类
按沟通反馈事项的性质、紧急程度等分为日常反馈、定期反馈、异常情况反馈、重要紧急事项反馈等。
各类反馈按以下规定进行：
1、日常服务信息反馈制度
集团各部门、各车间、班组应按职能情况做好相关信息的收集、统计、传递、处理、反馈，建立相关的信息记录薄和信息反馈统计表，保证能随时及时提供相关的信息以供决策和运用。
1）、车间、班组日常填写安全、质量、工艺、设备运行原始记录，以使下道工序或接班人员了解处理有关问题。
2）、总部及子公司行政部负责人力资源管理、行政管理、综合信息的接收、传递与处理。
3）、总部及子公司市场部负责销售采购及用户信息的接收、传递、反馈工作；
建立用户服务台帐。
4）、总部及子公司生产技术部负责下达生产计划，合理安排月度及阶段性生产任务，并将测定的正常生产周期向有关部门及时沟通；
并负责安全、工艺、技术、设备等信息的接收、传递、反馈。
5）、总部及子公司原料部负责下达原料种植、砍运计划，合理安排月度及阶段性原料管理任务，并将估产情况向有关部门及时沟通，做好相关信息的接收、传递、反馈。
）、总部督查部、子公司督查组负责做好生产经营管理督查及集团制度执6．
行情况的检查及相关信息的接收、传递、反馈。
7）、质检部负责原料、中间制品、产品的质量、检验检测信息的统计、接收、传递、反馈。
总部及子公司职能部门之间需沟通和反馈的事项和时间，应本着相互支持的原则，相互协商确定。
2定期反馈制度
为保证集团公司各项生产经营管理工作得到及时总结，各级管理者及相关部门及时了解整体工作阶段性进展情况，总部及子公司相关部门负责搜集、整理职能管理范围内的相关信息（如生产、安全、管理、原料发展、预算、营销等），并定期提交相关部门或人员。
1）、总部各部门
总部各职能部门定期反馈材料交行政部审稿印发相关部门，涉及财务、营销、管理通报的交总经理审核后印发。
部负责项主要内定期反馈频发放范
集团公司年每董事集团公司年度经营目标、工作要总经经营目集团公司年度经营目标完成情况、年度工作报每董事长、董事作总结、下步工作思总经集团公司年集团公司年度经营目标、工作计划各公司、总部每部经营目工作思路、工作要
各公司、各各公司、各部门反馈及需总部、集董事长、总每理领导协调事项，上月反馈处理情总部各部门反馈事
集团公司各项生产经营工作开展情集团公司工作2次（每半每年况、取得的成绩、存在的不足、下步董事长、总经理1年次）总结工作计划与措施行政部各子公司生产各制糖子公司榨季期间关键技术指标1榨季每日次对比统计通报指标通报各公司员工对公司管理、公司目标的榨季、检修每月认同度，员工对公司推行管理及制度员工思想动态董事长、总经1,1次放假期间员工的期望及合反馈的意见反映及建议,理、各子公司、次理化建议总部各部门集团公司种植进度、种植质量、优化次旬期1每旬（布局、中耕管理、估产、优化砍运情集团原料发展发料原天整理通第1况、砍运进度、蔗区公路建设、蔗区展部工作简报）
报开发等．
集团公司榨季生产、检修技改进展榨季、检修每况新技术应用项目进展情况安全期榨季结束集团生产简质量、工艺、技术等工作存在问题检修结束全面术
解决措施及取得经验结
集团及各子公司每日资金收入与支每董事长总经资金日情集团及各公司预算管理工作推行情榨季、检修每计集团预算管（成本分析存在问题及改进建议进次，半财务决算情况各公司成本完成情况工作简度、年度全面利润完成情况结董事长、总产品发运及每集团公司产品发运及销售情况统理、各子公司售日总部各部市场集团各子公司产品产销情况、物资每半营销工作简购进度、存在问题及建议集团公司各项制度执行情况、存在每督查集团督查通题及改进建议部门各项职能工作开展情况、年度每半次总经理各部部门工作总标完成情况、存在问题、取得经验总部行政1月次月下步工作计划、工作建
月度工作总月度计划与考核表（上月度工作总每次（每直接上计及自评，下月度工作计划及措施日前提交
有员旬工作总结旬工作计划总结（上旬工作总结及每次（次直接上第一天前提交评，下旬工作计划及措施）2）、子公司各部门
子公司各部门定期反馈材料交行政部审稿印发相关部门，涉及财务、营销、管理通报的交常务副总审核后印发；
总部行政部接收后转发相关部门。
部门负责项目主要内容定期反馈频次发放范围
各部门、员工各部门、员工反馈及需经营班子决策、次每月1常务副总反馈事项汇总协调事项需各级政府职公司生产经营进展情况，（次月公司生产经营每月1次常务副总、总经需总部及集团领能管理部门协调事项、理、总部行政部情况汇报行政部2日前提交）导决策、协调事项取得公司各项生产经营工作开展情况、每年2次子公司工作总（每半总经理、下步工作计划与存在的不足、的成绩、总部行政部次）1结年措施
检修每榨季员工对公司管理、公司目标的认同度员工思想动常务副总总部日前（3员工对公司推行管理及制度的意见政反）放假期员工的期望及合理化建映及建
优化布种植质量本公司种植进度公司各部门总原料发展工中耕管理、估产、优化砍运情况、砍每理、总部原料部简行政进度、蔗区公路建设、蔗区开发
原料原料常务副总甘蔗进厂统榨季期间榨区各片当日进蔗量累计行调度室总榨季每总部财务部报蔗量、应付蔗款、应付运费等统原料部、财务本公司榨季生产、检修技改进展情况榨季检修每公司各部门总技术创新或技改项目进展情况，安全生产技榨季结束期生产工作简理总部生产技质量、工艺、技术等工作存在问题、结束全检部、行政决措施及取得经验总结
董事长总经理集团及各子公司每日资金收入与支资金日每总部财务审计情
检修每榨季财务公司及公司预算管理工作推行情公司各部门总预算管理及进次半部门成本分析、存在问题及改进建议总部财务审理本分析报度年度全面部、行政财务决算情结董事长、总经理产品发运日公司产品发运情况统每总部市场总经理、公司市场导、生产技术部物流管理工公司产品生产及发运情况物资采购每半财务部、行政部度、存在问题及建议汇总部市场部行
公司各部门总公司各项制度执行情况存在问题及每督查督查工作通理、总部督查部进建议行政
常务副总生产各班生产情况及采样化验分析情况生产班榨季每总调度室生质检每日生产情况及采样化验分析情况董事长、总经理生产日榨季每总部生产技术部计．
行政部子公司每个生产小期生产及采样化验分析导调度室各生产期榨季每况汇
分管工作开展情况、年度目标完成每（榨常务副总、总高工作总况、存在问题、取得经验、不步工作结束次1理、总部行政划、建次
部门各项职能工作开展情况年度目每（榨上级常务副总部门工作总完成情况、存在问题、取得经验、下结束各部次1管、行政工作计次
月度工作总月度计划与考核（上月度工作总结每（每所有中直接上计自评，下月度工作计划及措施日前提交层管理旬工作总结旬工作计划总结（上旬工作总结及每（次直接上第一天前提交评，下旬工作计划及措施）
3异常情况反馈制度
1）、各级员工发现公司生产经营管理中出现安全、质量隐患或异常情况
时，应立即处理或汇报相关部门。
2）、如自己不能处理的，应立即向直接上级或部门领导汇报，部门仍不能处理的，应上报公司协调相关力量协调解决，以避免隐患扩大形成事故。
7.3.3）、发生异常情况时,在组织处理的同时,当事人及相关部门应做好相关记录,为分析处理异常情况提供依据,同时，为以后避免类似情况提供参考。
4、重要紧急（突发）事件反馈制度
1）、当公司经营管理中出现安全、质量等事故时，应及时向上级汇报，
或边处理，边汇报请示，以免延误生产，给企业带来更大损失，同时避免处理问题考虑不周全，与上级组织规定相违悖，造成重复返工和损失。
2）、当子公司出现人身安全事故（重伤事故）时，在积极组织救护的同
时，应及时向部门及公司汇报，2小时内向集团总部汇报。
3）、当出现人身伤亡事故时，在积极组织抢救的同时，应立即向部门及
公司汇报，并在半小时内向集团总部汇报，同时按有关规定向县级职能管理部门进行汇报。
4）、重要紧急事件可先采取电话通知，事后再补充相关书面汇报材料。
事故报告的内容包括：
发生事故单位、时间、地点、事故程度、组织处理
的部署情况，事故原因初步分析等。
八、责任追究．
1、本制度所规定的日常反馈及定期沟通反馈事项执行及处理情况，作为反馈者与信息接受者日常考核依据之一。
2、对发生异常情况及质量、安全、营销、财务、管理问题后，发生瞒报、谎报、延报的，造成的一切损失由相关责任人承担。
3、在集团公司各级组织的沟通中出现阻碍沟通反馈的行为、或对他人的反馈进行打击报复、故意刁难的行为，应予严肃处理。
九、内部沟通反馈资料的保管
涉及部门业务的由各有关部门保管；
涉及公司经营管理、重大事故的由行政部收集并交公司档案室保管。
十、附则
1、本制度由集团各子公司、总部门各部门参与编写，经总经理审核，董事长批准，从2005年5月1日起执行。
2、集团各子公司、总部各部门可根据管理需要制订系统工作沟通反馈操作程序，作为本制度的支持性文件。
附件：
1、工作联系单
2、集团公司例会制度一览表
支持性文件：
1、物流管理沟通反馈操作程序
2、财务管理沟通反馈操作程序
3、督查管理沟通反馈操作程序
4、原料管理沟通反馈操作程序
5、行政管理、人力资源管理沟通反馈操作程序
附件1.
工作联系单
发送时间：
年月日
信息发送单位反馈
第一信息接收部门
内容及请求协调事项
发送人签字：
:
日期
级各息信
签字：
日期：
收接门部
人（处）员意理见
签字：
最终
处理结果
经办人：
发送人签署意见
签字:
日期:
附表2.
集团公司例会制度一览表
层会议名称次会
2、传达集团公司重大举措及相关通知；
、对须经营班子决定的事项进行讨论和表决。
3
主要议题
频次每周1次
时间周一上午
组织部门总部行政部总部行政部总部行政部总部行政部总部行政部部子公司财务部子公司行政部子公司生产技术部子公司原料部子公司行政部
高层管理人员月度考评例会成本分析会
、常务副总、总部部门经理月度工作汇报、自评及1提出整改措施；
、总经理评议；
23、对下月工作进行安排、公布各部门成本控制情况；
1、提出成本核算及生产方面问题；
23、讨论合理运用资金降低生产成本的措施。
、被考评人员分别汇报上月工作情况及下月计划；
1
1每月次榨季及检期每月1次
次月上旬修次月上旬
季度工作总结会高层月度绩效考评例会
、各子公司、总部各部门汇报季度工作情况、下季1度工作目标、措施及思路；
、对季度工作中存在的关键问题及下季度重点工作2进行讨论，提出措施及思路；
、常务副总评议；
23、公布内部考评结果；
、对月度主要问题进行讨论；
4
次（2第年次）1季度各3次每月1
第、1季度42、上旬召开次月5日以前
集团半年度集团各子公司生产例会
3、下季度工作安排和要求。
、上半年度各项生产经营管理工作报告；
1、对存在问题进行讨论，并提出下步工作目标和措25、月度目标分解。
1、对生产、检修情况进行通报；
、各部门对生产、质量、安全、设备、物料方面提2出问题、要求和建议；
每月次1
76月下旬或每月末或月
总部工作总结会集团年度经
施；
、对关键问题作专题研讨；
3、分管副总经理对相关工作进行协调安排；
3、传达公司重大举措。
次1每年
月上旬初
、对下半年度工作进行安排和要求。
41、集团公司年度工作报告；
、对年度工作中的关键问题及下年工作重点进行研2、对上期砍运、种植、中耕、估产等工作进行汇报1和通报；
榨季、种植、
次1每年12营管理研讨月讨；
会、讨论下年度工作目标和工作计划；
3、对下年度工作进行安排。
4并提1、，各部门汇报上周工作情况及下周工作计划出需相关部门、总部提供的支持和帮助；
周末下午或次1总部例会每周周一上午2、传达集团总部相关通知和决定事项；
、对下周工作进行协调和要求。
3．农务例会日内中耕、估产期次月5、对工作中存在的问题进行讨论，提出改进措施；
2次每月13、传达公司重大举措及相关通知；
4、对下步工作进行安排。
、对榨季工作进行总结；
1榨季设备解2、对榨季生产工作中表现突出的部门、员工进行表榨季工作总彰；
1每年次体保养结束结会、对下步工作进行安排。
3后
主持参会人各子公司高管总部总经理以上及相关人总部助子公司高管总经以上及相关人子公司及总部各部相总经中高层管理人员人子公司及总部各部相总经中高层管理人员人总部全体员班领导
层会议名称主要议题频次时间组织部门主持人参会人员次、对上周工作情况、下周计划进行汇报；
1子公司经营班子成员周末下午或副经营班子例子公司行政常务及相关人生中高层管理人员调度、核算员、财务经中高层管理人员及关人高层管理人员生产间工段长以上人员室部门负责人生产度、安全管理员、质体系管理员及相关公司高层管理人员料部全体员工外聘经务员、种植全体员子成员
层会议名称次
主要议题
频次
时间
组织部门子公司行政部子公司行政部各部门各部门各部门各部门各班组
培训、检修动员会各子榨前动员会公司
1、前期工作报告；
1次（2、安排员工培训事宜；
可员工统一收每年分开）
3、宣布检修方案及计划；
假后第一天4、传达公司重大举措。
1、年度工作报告（常务副总）；
、宣布新年度工作目标及工作计划；
2检修结束榨3、表彰奖励年度先进工作者；
季生产开始1每年次4、传达公司重大举措；
前5、宣布公司新年度考核与分配方案；
、公司领导作动员讲话。
6、部门上年度工作总结（年度目标完成情况）；
112月或1月
年度工作总结会总部部门例会及子公司各部门车间班组长例会班组例会
2、部门员工年度考评结果通报；
（根据榨季3、新年度工作目标及工作思路；
每年1次生产按排情、传达学习公司重大举措及部门相关规定；
4况确定）5、年度工作动员。
1、部门月度工作进展情况通报；
旬月上每2、部门员工上月考评结果通报；
（具体日期
每月1、下月工作计划及目标分解；
3次部门自各、传达学习公司决策及规章；
4定）、部门工作要求。
5、周工作总结和工作计划；
1、讨论部门管理事项（第月第2每周末下午周例会时对上月部1次每周1或周一上午；
门员工考评结果进行讨论确定）
、传达公司通知和决策；
安排和布置下周工作。
31、前期工作总结、下期工作计划；
榨季、检修期自行确定2、对存在问题进行讨论，提出改进措施；
次1每半月、传达学习公司、部门通知和决策。
主持参会人全体员全体员部门全体员责部门全体员责车间部门班组长以人员、技术员、核算责班组车间各班组全体员注：
同级例会时间重合时，可根据情况合并进行，并可视情况扩大或缩小参会人员范围，但必须保证有相关措施确保会议精神传达到位。
支持性文件之一.
物流管理反馈操作程序
1目的
为规范物流信息反馈管理，确保物流信息反馈情况的真实性能正确指导生产成本控制和市场物资采购并降低损失，特制定本程序。
2适用范围
本程序适用于集团所有产品及原辅料、备品备件等回厂物资的管理信息反馈。
3管理反馈程序
3.1产品反馈
3.1.1各子公司、驻外办事处每日编制产品发运及产品入库报表于9点以前传集团市场部，由集团市场部负责编制集团产品日报表，并将报表信息及时反馈至集团领导、各部门和各子公司。
3.1.2各子公司市场部、驻外办事处负责途中及仓储过程的产品安全信息反馈。
3.1.3集团市场部负责损失产品定性责任划分及理赔额定损。
3.1.4相关责任人（部门）负责损失产品的赔偿。
3.1.5市场部、财务部负责理赔业务的办理和建账工作。
3.1.6物流管理按《物流管理工作程序》执行。
3.2采购物资管理反馈
3.2.1采购物资的申报、采购、运输、仓储管理按《物资采购管理程序》执行。
3.2.2采购物资质量信息反馈
3.2.2.1采购物资的途损由各驻外办事处与各分公司负责反馈，由集团市场部负责责任划分、协调补发或理赔工作。
3.2.2.2子公司市场部负责厂内仓库物资库损信息反馈。
3.2.2.3各子公司及集团市场部负责厂内库损物资的定性处理工作。
3.3采购物资质量定性
3.3.1各子公司质检部及相关部门负责对采购回厂物资质量进行信息反馈。
3.3.2集团督查部、各子公司市场部、质检部、督查部及物资领用部门负责对采购回厂物资质量问题进行定性和情况反馈，并填制不合格品处理报告，参与分析定性的各部门负责人应在报告单上签字确认。
3.3.3集团市场
升级会员 