文书档案管理办法Word文档下载推荐.docx

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六、公司检查下级部门汇总的统计报表和统计分析资料；

七、下级单位报送的重要文件材料和备案材料；

八、公司成立、合并、撤销、更名、启用印章及人员编制等文件材料；

九、公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料；

十、公司大事记及反映公司重要活动的简报；

十一、公司人事任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、纪律检查及职工录用、转正、定级、调资、退职、退休等工作文件材料；

十二、党工团组织介绍信及存根；

十三、公司编印的简报等刊物定稿、样本；

十四、公司与有关单位签订的各种合同、协议书等资料；

十五、与同级单位和非隶属单位颁布的需要执行和协商的重要文件材料；

十六、其它对公司有保存价值的文件材料。

第四章文书档案的整理

第八条整理原则

文书类归档材料的整理遵循文件形成规律，保持文件间有机联系，区分不同价值，便于保管利用。

归档文件应齐全完整；

已破损的文件应予以修整，字迹模糊或易褪变的文件应予以复制，过大的文件应折叠。

归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料应具有耐用性和不易腐蚀性。

归档文件应为原件，因故无原件的保存具有凭证作用的复制件。

归档文件一般一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可以适当增加份数。

归档文件应保证齐全、完整和准确，无缺页和破损。

归档文件的载体和字迹应符合耐久性要求。

第九条整理细则

第一步骤：

区分“件”

归档文件以“件”为单位。

一般以每份文件为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，来文和复文可为一件，也可各为一件，报表、图册、名册、成册的会议记录、动态表为一件。

排列时，正文在前，附件在后；

原件在前，复制件在后；

来文与复文为一件时，复文在前，来文在后。

第二步骤：

分类排列

按照《文书档案分类编号及保管期限表》（参见附件1）对每件文件分类，在最低一层类目中一般按时间排列。

第三步骤：

编件号

在排列好的最低一层类目中，一般在每件文件右上角编件号，每一类目的件号都从1开始。

举例：

若某一类第一件文件有3页，每页右上角都用铅笔编“1”字样。

第四步骤：

编目

归档文件应逐件编目。

来文与复文为一件时，只对复文进行编目。

归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注7个项目。

（如图1）

归档文件目录

件号

责任者

文号

题名

日期

页数

备注

图1归档文件目录式样

——件号：

指“（3）编件号”中的件号。

——责任者：

制发文件的组织或个人，即文件发文机关或署名者。

——文号：

文件的发文字号。

——题名：

文件标题。

没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。

——日期：

文件的形成日期。

以8位阿拉伯数字标注年月日，如19900909。

——页数：

每一件归档文件的页数。

文件中有图文的页面为一页。

——备注：

注释文件需说明的情况。

归档文件目录应装订成册并编制封面。

归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（如图2）。

图2归档文件目录封面式样

图2中，全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

问题即类别，可以参考《文书档案分类编号及保管期限表》（参见附件1）填写。

制定成册的归档文件目录时（含封面），集团职能部门制定一式两份，一份自存，一份移交集团办；

直属公司要求其直属机构制作一式三份，一份自存，两份移交直属公司办公室，直属公司办公室将所有直属机构移交的目录汇编后移交集团公司办公室。

第五步骤：

装盒

装盒前去除每件文件上的金属物。

打印本盒的卷内目录，将归档文件按件号装入档案盒，填写档案盒封面、卷内备考表（如图3）。

①档案盒封面：

由移交部门用铅笔标明年份、类型、起止件号、保管期限，移交到档案管理部门后由档案管理部门专业人员重新制作档案盒封面。

②卷内备考表:

置于盒内文件最后，需用黑色钢笔或黑色中性笔手写，项目包括盒内文件情况说明、立卷人、检查人和立卷时间。

（如图3）

——本卷情况说明：

填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

——立卷人：

负责整理归档文件的人员姓名。

——检查人：

负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

——立卷时间：

归档文件整理完毕的日期。

图3备考表式样

归档结束的标准：

档案盒内从上之下依次为：

卷内目录、按件号排列的归档文件实体、卷内备考表三部分；

档案盒外有填写好的档案盒封面。

第五章文书档案的移交

第十条管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档移交。

大型活动形成的文件材料应在活动结束后一周内直接交由档案管理部门整理。

第十一条集团公司职能部门的文书类归档资料一般在第二年5月31日前移交至集团公司办公室，要求准备①有成册的归档目录2册、②按第四章要求整理好的档案若干盒、③填制好的《档案交接文据》（参见附件2）2张，集团公司办公室负责对其移交文件进行核对签字后接收。

各直属公司直属机构的文书类归档资料一般在第二年5月31日前移交至各直属公司办公室。

各直属公司办公室按时间接收档案后，于接收年度7月31日前向集团公司办公室移交成册归档目录汇编（参见第九条第四步骤）。

集团公司办公室每年9月30日前对集团公司归档目录汇编成册，包括集团职能部门移交、各直属公司移交的归档目录。

第六章文书档案的鉴定和销毁

第十二条成立档案鉴定领导小组，负责公司档案文件的鉴定和销毁工作。

第十三条鉴定一般包括密级的确定和保管期限的确定。

密级一般分为机密级、秘密级和内部级三类。

其中：

机密级档案包括高层会会议记录、经营决策类资料、人事管理类资料、客户资料、经营目标责任书等泄密后对公司会造成比较严重损失的归档文件；

秘密级档案包括合同、协议、委托书等泄密后会对公司造成一般损失的归档文件；

内部级档案一般为除上述项目之外的所有档案。

文件整理部门要进行一次鉴定，判定归档文件价值，剔除没有保管价值的文件。

档案管理部门依据《文书档案分类编号及保管期限表》（参见附件1）的规定，对到期的档案进行二次鉴定，编制销毁清册，严格按照规定程序和要求进行销毁。

第十四条各类档案的销毁由档案管理部门负责，鉴定组应指定两人销毁，监销人员要根据监销清册，对被销毁的档案材料进行认真核对，确认无误后，方可销毁，并在销毁记录上签字。

第十五条档案销毁清册由档案档案管理部门永久保存。

第七章文书档案的保管

第十六条文书档案由档案管理部门集中统一保管。

第十七条维护档案历史真迹。

第十八条定期检查档案保管情况并予以记录，做到不散、不乱、不丢、不坏。

发现问题及时采取措施进行处理，确保档案的完整与安全，发生重大问题需向上级领导呈书面报告。

第十九条档案管理人员要自觉保守机密，做到三不准：

不准外传和泄露室内情况，不准违反保密原则提供利用，不准私自携带档案资料离开。

第二十条档案存放柜要定期清洁。

档案存放柜在清洁前应先把柜内资料全部拿出,在搬动过程中尽量避免磨损和污染。

在清洁过程中要使用不掉毛的百洁布,注意柜内的上下左右360度方位和柜外卫生清洁，做到无灰尘、无死角。

档案存放柜在清洁后要保证柜内无水印后，再按原样放入资料。

清洁人员要做好清洁记录登记。

第八章文书档案的利用

第二十一条档案的查阅

查阅人员查阅时履行相应的查阅手续。

查阅人员在查阅中，应确保档案的保密、完整与安全，不得涂改、圈划、批注、增删、抽页、裁剪等，不得擅自公布档案内容。

查阅人员一般应在档案室内或档案管理部门内查阅。

第二十二条档案的借阅

档案原件一般不予借阅，确需使用档案原件时，需办理相关审批手续。

借阅人员在借阅期间中，应确保档案的保密、完整与安全，不得转借、涂改、圈划、批注、增删、抽页、裁剪、复制等，不得擅自公布档案内容。

借阅期限一般最长为两周，借阅人员应定期归还，若借阅单位要延长借阅时间须办理续借手续。

档案借出后，档案管理员应定期催还，归还时当面检查清点无误后，方可注销外借手续。

外借档案如发现有损坏或丢失现象，应立即写出书面材料报告上级领导处理。

借阅人员应履行签字手续归还档案。

第二十三条档案的复制

档案复制件使用人员履行相应的审批手续。

在档案的复制过程中，应保护好档案全貌，防止意外事故造成的档案损坏。

复制的档案应保证质量，内容清晰，不歪斜和缺角少边。

第九章文书档案的统计

第二十四条档案管理部门应建立健全各种文书档案的统计台账。

第二十五条档案管理部门年底要对当年归档件数、归档类型、档案知识培训、档案工作整章建制、档案利用、档案管理员等情况做汇总分析报告，报送上级主管部门。

第十章对公司文书档案管理员的管理

第二十六条公司档案管理员从业要求：

一、身体健康，能胜任本岗位工作；

二、具有中专以上学历；

三、认真贯彻执行党和国家有关档案工作的方针政策以及本单位档案管理制度，热爱本职工作；

四、严格遵守国家有关保密的法律法规和档案管理制度，不得泄露所从事档案工作中需要保密的事项；

五、对所从事的档案工作认真负责；

六、钻研档案业务，不断学习掌握档案工作的新知识、新技能，提高专业水平；

七、定期参加集团公司档案管理员的继续教育培训，提高业务能力和水平；

八、维护所管辖范围的档案的完整与安全；

九、认真收集、整理、编目、鉴定、保管、开发和利用档案，做到分类准确、装订整齐、书写规范、编号准确、制定电子目录清晰等；

十、做好保卫、保密和“八防”（防火、防盗、防尘、防潮、防高温、防虫、防光、防霉）工作，杜绝档案、资料丢失、损坏和其他意外事故的发生；

十一、办理领导交办的其他有关的档案业务工作。

第二十七条档案管理员原则上不得随意调整、调动或离职，确因工作需要调整、调动或离职的，应报集团公司办公室征得同意后，方可办理交接手续。

第十一章文书档案的处罚

第二十八条有下列行为之一，由相关主管部门对直接负责的主管人员或其他直接责任人员依法给以给予一定经济处罚，构成犯罪的，依法追究刑事责任：

一、毁损、丢失或擅自销毁企业档案；

二、擅自向外界提供、抄摘企业档案；

三、涂改、伪造档案；

四、未及时归档或管理不善的；

五、未按手续借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）；

六、明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

七、档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的；

八、其他行为造成档案损失的。

第十二章附则

第二十九条本办法由集团公司办公室制定，报总经理批准后施行，各直属公司可依据本办法，结合实际情况制定适合本公司的文书档案管理办法，亦可直接参照本办法执行。

第三十条本办法生效后，《山西金邦（集团）有限公司档案管理办法（试行）》自动废止。

第三十一条本办法中未涉及的相关事宜根据国家相关规定和集团公司相关规定执行。

第三十二条本办法自2012年7月1日起正式施行。