分公司合同管理制度.doc

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分公司合同管理制度

为规范分公司合同的签订及管理，便于及时追踪合同履行情况及高效查找合同，特制定本制度，供各分公司执行：

一、合同的签订及用印

1、合用签订前应先要求对方单位提供相应资质证明，包括：

营业执照、税务登记证、银行开户证明、房屋产权证（房屋租赁合同才提供）等，以上证明均应和合同一起留存。

2、合同的签订由相关业务人员负责并准备至少三份原件（公司留两份），坚持由合同对方当事人先盖章的原则（特殊情况经报备总公司法务同意后除外）。

3、所有合同在对方盖章前应先经过总公司法务审核（公司的格式合同除外）。

4、所有合同均需送总公司盖章，以下情况除外（由总公司授权分公司盖章）：

A、付款方式为货到付款和先款后货的客户合同；

B、各分公司开展促销活动的场地租赁合同；

C、办公室及库房租赁合同；

D、合同金额小于1000元的陈列协议及货架租赁协议；

E、帐期在15天（含15天）以下的学校点、火车站、汽车站、码头、航空港、电影院、旅游景点、网吧等特通点的客户合同；

F、经销商买卖合同；

注：

以上六种合同的审批权限由总公司授权各分公司省总及有公章的销售部主管行使，其他合同均需总公司总经理批准。

5、总公司授权分公司盖章的合同应使用合同审批流程表，该表应和合同一起留存备查。

6、分公司合同盖章只能使用合用专用章或分公司公章，不得使用业务专用章。

二、合同的归档及保管

1.乳饮、方便面省公司分别由专人负责对合同的归档及管理，由营管课长负责指定管理人员；有公章的销售部，由财务主任负责指派人员进行合同管理。

2.签订的合同应留存两份原件，一份由总公司法务留存、一份由省公司或销售部合同管理人留存；

3.针对授权分公司盖章的合同留存

⑴A、B、D、E四种合同原件由分公司自行留存，总公司不留存。

4.合同管理人应设立专门的合同登记本，对分公司负责签订的所有合同进行逐一登记，合同登记本应详细记录如下内容：

⑴合同编号、⑵对方当事人名称、⑶合同经办人名称、⑷合同履行期限、⑸合同归档日期、⑹备注

5.合同编号规则：

年（2码）+月（2码）+合同类别+流水号（三码）

合同类别：

XS（销售）ZL（租赁）CL（陈列）

CX（促销）GG（广告）ZZ（赞助）

6.合同盖章时合同管理人员应先在合同登记本上登记合同编号等内容，并同时在合同审批流程表上注明合同编号。

7.合同登记表格式后附

三、合同的查阅

1、业务人员手中应留存各自负责签订的合同复印件，不得留存原件，需查找合同原件时应到相应合同管理人处查询。

没有合同复印件的可在合同管理人处复印，原件不得擅自带走，有特殊情况需使用合同原件时，需经书面申请核准后方可外借。

附：

合同登记表格式

合同登记表

合同编号

对方单位名称

合同履行期限

经办人员

归档日期

备注