WORD基本操作及应用文档格式.docx

WORD基本操作及应用文档格式.docx

《WORD基本操作及应用文档格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《WORD基本操作及应用文档格式.docx（38页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

在Word2010中定义新编号格式的步骤如下所述：

第1步，打开Word2010文档窗口，在“开始”功能区的“段落”分组中单击“编号”下拉三角按钮，并在打开的下拉列表中选择“定义新编号格式”选项，如图所示。

第2步，在打开的“定义新编号格式”对话框中单击“编号样式”下拉三角按钮，在“编号样式”下拉列表中选择一种编号样式，并单击“字体”按钮，如图所示。

第3步，打开“字体”对话框，根据实际需要设置编号的字体、字号、字体颜色、下划线等项目（注意不要设置“效果”选项），并单击“确定”按钮，如图所示。

第4步，返回“定义新编号格式”对话框，在“编号格式”编辑框中保持灰色阴影编号代码不变，根据实际需要在代码前面或后面输入必要的字符。

例如，在前面输入“第”，在后面输入“项”，并将默认添加的小点删除。

然后在“对齐方式”下拉列表中选择合适的对齐方式，并单击“确定”按钮，如图所示。

第5步，返回Word2010文档窗口，在“开始”功能区的“段落”分组中单击“编号”下拉三角按钮，在打开的编号下拉列表中可以看到定义的新编号格式，如图所示。

更改多级编号列表级别

第1步，打开Word2010文档窗口，选中需要更改级别的多级编号列表。

在“开始”功能区的“段落”分组中单击“编号”下拉三角按钮或“多级列表”按钮，然后在打开的编号列表面板中指向“更改列表级别”选项，并选择合适的列表级别（如3级），如图所示。

第2步，重复上述步骤更改其他编号的列表级别，完成更该后的多级列表如图所示。

删除自定义样式

在Word2010中，用户不能删除Word提供的内置样式，而只能删除用户自定义的样式，且该自定义样式必须能够应用于所有Word文档。

删除自定义样式的方法很简单，操作步骤如下所述：

第1步，打开Word2010文档窗口，在“开始”功能区的“样式”分组中单击显示样式窗口按钮，如图所示。

第2步，在打开的“样式”窗格中，右键单击准备删除/清除的样式，并在打开的快捷菜单中选择“删除/清除……”命令，如图所示。

第3步，打开提示框，询问用户是否确认删除该样式。

单击“是”按钮确认删除，如图所示。

增加和减少缩进量

在Word2010文档中，可以使用“增加缩进量”和“减少缩进量”按钮快速设置Word文档段落缩进，操作步骤如下所述：

第1步，打开Word2010文档窗口，选中需要增加或减少缩进量的段落。

第2步，在Word2010文档窗口“开始”功能区的“段落”分组中单击“减少缩进量”或“增加缩进量”按钮设置Word文档缩进量，如图所示。

提示：

使用“增加缩进量”和“减少缩进量”按钮只能在页边距以内设置缩进，而不能超出页边距之外。

插入页码

在Word文档篇幅比较大或需要使用页码标明所在页的位置时，用户可以在Word2010文档中插入页码。

默认情况下，页码一般位于页眉或页脚位置。

在Word文档页脚中插入页码的步骤如下所述：

第1步，打开Word2010文档窗口，且换到“插入”功能区。

在“页眉和页脚”分组中单击“页脚”按钮，并在打开的页脚面板中选择“编辑页脚”命令，如图所示：

第2步，当页脚处于编辑状态后，在“设计”功能区的“页眉和页脚”分组中依次单击“页码”→“页面底端”按钮，并在打开的页码样式列表中选择“普通数字1”或其他样式的页码即可，如图所示：

页码从任意页开始

第1步，在需要开始打出页码的前一页的末尾（如果要在第三页开始标上页号，就是第二页的末尾），在“插入”功能区的“页眉和页脚”分组中依次单击“页码”→“设置页码格式”按钮，如图所示。

插入分页符

分页符主要用于在Word2010文档的任意位置强制分页，使分页符后边的内容转到新的一页。

使用分页符分页不同于Word2010文档自动分页，分页符前后文档始终处于两个不同的页面中，不会随着字体、版式的改变合并为一页。

一般可以通过三种方式在Word2010文档中插入分页符。

方式1：

打开Word2010文档窗口，将插入点定位到需要分页的位置。

切换到“页面布局”功能区。

在“页面设置”分组中单击“分隔符”按钮，并在打开的“分隔符”下拉列表中选择“分页符”选项，如图所示：

方式2：

切换到“插入”功能区。

在“页”分组中单击“分页”按钮即可，如图所示：

方式3：

按下Ctrl+Enter组合键插入分页。

设置行距

第1步，打开Word2010文档窗口，选中需要设置行间距的文档内容。

然后在“开始”功能区的“段落”分组中单击显示段落对话框按钮，如图所示。

第2步，在打开的“段落”对话框中切换到“缩进和间距”选项卡，然后单击“行距”下拉三角按钮。

在“行距”下拉列表中包含6种行距类型，分别具有如下含义：

（1）单倍行距：

行与行之间的距离为标准的1行；

（2）1.5倍行距：

行与行之间的距离为标准行距的1.5倍；

（3）2倍行距：

行与行之间的距离为标准行距的2被；

（4）最小值：

行与行之间使用大于或等于单被行距的最小行距值，如果用户指定的最小值小于单倍行距，则使用单倍行距，如果用户指定的最小值大于单被行距，则使用指定的最小值；

（5）固定值：

行与行之间的距离使用用户指定的值，需要注意该值不能小于字体的高度；

（6）多倍行距：

行与行之间的距离使用用户指定的单倍行距的倍数值。

在“行距”下拉列表中选择合适的行距，并单击“确定”按钮。

设置页边距

通过设置页边距，可以使Word2010文档的正文部分跟页面边缘保持比较合适的距离。

这样不仅使Word文档看起来更加美观，还可以达到节约纸张的目的。

在Word2010文档中设置页面边距有两种方式：

打开Word2010文档窗口，切换到“页面布局”功能区。

在“页面设置”分组中单击“页边距”按钮，并在打开的常用页边距列表中选择合适的页边距，如图所示：

如果常用页边距列表中没有合适的页边距，可以在“页面设置”对话框自定义页边距设置，操作步骤如下所述：

第1步，打开Word2010文档窗口，切换到“页面布局”功能区。

在“页面设置”分组中单击“页边距”按钮，并在打开的常用页边距列表中选择“自定义边距”命令，如图所示：

第2步，在打开的“页面设置”对话框中切换到“页边距”选项卡，在“页边距”区域分别设置上、下、左、右的数值，并单击“确定”按钮即可，如图所示：

设置表格底纹图案

在Word2010中，不仅可以为Word表格设置单一颜色的背景色，还可以为指定的单元格设置图案底纹，操作步骤如下所述：

第1步，打开Word2010文档窗口，在Word表格中选中需要设置底纹图案的一个或多个单元格。

第2步，在“表格工具”功能区中切换到“设计”选项卡，在“表格样式”分组中单击“边框”下拉三角按钮。

然后在打开的边框菜单中选择“边框和底纹”命令，如图所示。

第3步，打开“边框和底纹”对话框，并切换到“底纹”选项卡。

在“图案”区域单击“样式”下拉三角按钮，选择一种样式；

单击“颜色”下拉三角按钮，选择合适的底纹颜色，并单击“确定”按钮，如图所示。

插入题注

鼠标停留在待插入题注处，点击【引用】—【插入题注】，选择【标签】以及相应的【编号】即可。

如果根据需要想采用自定义标签，则点击【新建标签】先自定义一个标签，然后选择标签和编号即可。

一、操作路径

二、选择编号

三、新增标签

第2节操作技巧

使用格式刷工具

Word2010中的格式刷工具可以将特定文本的格式复制到其他文本中，当用户需要为不同文本重复设置相同格式时，即可使用格式刷工具提高工作效率，操作步骤如下所述：

第1步，打开Word2010文档窗口，并选中已经设置好格式的文本块。

在“开始”功能区的“剪贴板”分组中双击“格式刷”按钮，如图所示。

第2步，将鼠标指针移动至Word文档文本区域，鼠标指针已经变成刷子形状。

按住鼠标左键拖选需要设置格式的文本，则格式刷刷过的文本将被应用被复制的格式。

释放鼠标左键，再次拖选其他文本实现同一种格式的多次复制，如图所示。

第3步，完成格式的复制后，再次单击“格式刷”按钮关闭格式刷。

页眉或页脚中插入图片

Word2010文档的页眉或页脚不仅支持文本内容，还可以在其中插入图片。

例如可以在页眉或页脚中插入公司的Logo、单位的徽标、个人的标识等图片，使Word文档更加正规。

在Word2010文档页眉或页脚中插入图片的步骤如下所述：

第1步，打开Word2010文档窗口，切换到“插入”功能区。

在“页眉和页脚”分组中单击页眉或页脚按钮（本例单击“页眉”按钮），并在打开的页眉面板中选择“编辑页眉”命令，如图所示。

第2步，打开“页眉和页脚”功能区，在“设计”选项卡的“插入”分组中单击“图片”按钮，如图所示。

第3步，在打开的“插入图片”对话框中找到并选中事先设计好图片Logo，并单击“插入”按钮，如图所示。

第4步，返回Word2010文档窗口，刚才插入的图片处于选中状态。

用户可以在打开的“格式”功能区设置图片环绕、图片边框、对齐方式等格式，使其在页眉中的位置更合适，如图所示。

新建样式

在Word2010的空白文档窗口中，用户可以新建一种全新的样式。

例如新的表格样式、新的列表样式等，操作步骤如下所述：

第2步，在打开的“样式”窗格中单击“新建样式”按钮，如图所示。

第3步，打开“根据格式设置创建新样式”对话框，在“名称”编辑框中输入新建样式的名称。

然后单击“样式类型”下拉三角按钮，在“样式类型”下拉列表中包含五种类型：

（1）段落：

新建的样式将应用于段落级别；

（2）字符：

新建的样式将仅用于字符级别；

（3）链接段落和字符：

新建的样式将用于段落和字符两种级别；

（4）表格：

新建的样式主要用于表格；

（5）列表：

新建的样式主要用于项目符号和编号列表。

选择一种样式类型，例如“段落”，如图所示。

第4步，单击“样式基准”下拉三角按钮，在“样式基准”下拉列表中选择Word2010中的某一种内置样式作为新建样式的基准样式，如图所示。

设置Word文档属性信息

Word文档属性包括作者、标题、主题、关键词、类别、状态和备注等项目，关键词属性属于Word文档属性之一。

用户通过设置Word文档属性，将有助于管理Word文档。

在Word2010中设置Word文档属性的步骤如下所述：

第1步，打开Word2010文档窗口，依次单击“文件”→“信息”按钮。

在打开的“信息”面板中单击“属性”按钮，并在打开的下拉列表中选择“高级属性”选项，如图所示。

第2步，在打开的文档属性对话框中切换到“摘要”选项卡，分别输入作者、单位、类别、关键词等相关信息，并单击“确定”按钮即可，如图所示。

清除文本格式

在实际工作当中，常常需要将Word2010文档中已经设置的文本格式全部清除。

有两种方法可以快速清除文本格式。

方法1：

打开Word2010文档，选中需要清除文本格式的文本块。

然后按下组合键Ctrl+空格可以清除选中文本的格式。

方法2：

然后在“开始”功能区的“字体”分组中单击“清除格式”按钮，如图所示。

为文本添加下划线

在Word2010文档中，可以为文本添加多种样式和各种颜色的下划线，操作步骤如下所述：

第1步，打开Word2010文档窗口，选中需要添加下划线的文本块。

在“开始”功能区的“字体”分组中单击“下划线”下拉三角按钮，如图所示。

第2步，在打开的下划线列表中单击其中一种样式的下划线即可。

如果需要设置下划线的颜色，可以将鼠标指向“下划线颜色”选项，在打开的颜色面板中选择需要的颜色，如图所示。

删除分节符

通过在Word2010文档中使用分节符，可以把Word文档分成两个或多个部分，这些部分可以具有不同的页面设置。

如果不再需要分节符，可以将其删除。

删除分节符后，被删除分节符前面的页面将自动应用分节符后面的页面设置。

在Word2010文档中删除分节符的步骤如下所述：

第1步，打开已经插入分节符的Word2010文档，依次单击“文件”→“选项”命令，如图所示。

第2步，在打开的“Word选项”对话框中切换到“显示”选项卡，在“始终在屏幕上显示这些格式标记”区域选中“显示所有格式标记”复选框，并单击“确定”按钮，如图所示。

第3步，返回Word2010文档窗口，选中分节符，并在键盘上按Delete键即可将其删除，如图所示。

去除烦人的受保护视图

插入和删除水印

通过插入水印，可以在Word2010文档背景中显示半透明的标识（如“机密”、“草稿”等文字）。

水印既可以是图片，也可以是文字，并且Word2010内置有多种水印样式。

在Word2010文档中插入水印的步骤如下所述：

第2步，在“页面背景”分组中单击“水印”按钮，并在打开的水印面板中选择合适的水印即可，如图所示。

如果需要删除已经插入的水印，则再次单击水印面板，并单击“删除水印”按钮即可，如图所示。

屏幕截图功能

在Word2010文档中插入屏幕截图的步骤如下所示：

第1步，将准备插入到Word2010文档中的窗口处于非最小化状态，然后打开Word2010文档窗口，切换到“插入”功能区。

在“插图”分组中单击“屏幕截图”按钮，如图所示。

第2步，打开“可用视窗”面板，Word2010将显示智能监测到的可用窗口。

单击需要插入截图的窗口即可，如图所示。

插入窗口屏幕截图的效果如图所示。

创建公式

在“符号”分组中单击“公式”按钮（非“公式”下拉三角按钮），如图所示。

第2步，在Word2010文档中创建一个空白公式框架，在“公式工具/设计”功能区中，单击“符号”分组中的“根式”按钮，并在打开的根式列表中选择需要的根式形式，例如选择“二次平方根”，如图所示。

第3步，在空白公式框架中将插入根式结构，单击占位符框并输具体的数值即可，如图所示。

添加书签

书签主要用于帮助用户在Word长文档中快速定位至特定位置，或者引用同一文档（也可以是不同文档）中的特定文字。

在Word2010文档中，文本、段落、图形图片、标题等都可以添加书签，具体操作步骤如下所述：

第1步，打开Word2010文档窗口，选中需要添加书签的文本、标题、段落等内容。

切换到“插入”功能区，在“链接”分组中单击“书签”按钮，如图所示。

第2步，打开“书签”对话框，在“书签名”编辑框中输入书签名称（书签名只能包含字母和数字，不能包含符号和空格），并单击“添加”按钮即可，如图所示。

快速设置行距和段间距

通过设置行距可以使Word2010文档页面更适合打印和阅读，一般可以通过“行距”列表快速设置最常用的行距，操作步骤如下所述：

第1步，打开Word2010文档窗口，选中需要设置行距的段落或全部文档。

第2步，在“开始”功能区的“段落”分组中单击“行距”按钮，并在打开的行距列表中选中合适的行距。

也可以单击“增加段前间距”或“增加段后间距”设置段落和段落之间的距离，如图所示。