机关公文写作常见问题分.docx

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机关公文写作常见问题分

政协开县委员会办公室关于机关公文处理

的规定

政协机关公文文种

政协机关公文主要有以下种类：

决议—适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。

决定—适用于对重大事项或重大活动做出安排。

报告—适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议。

请示—适用于向上级机关请求指示、批准。

批复—适用于答复请求事项。

通知—适用于传达上级机关的指示，批转下级机关的文件，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的文件，要求下级机关办理，需要周知或共同执行的事项。

通报—适用于专门传达重要精神和情况，表彰先进，批评错误。

意见—适用于对重要问题提出评估、见解和处理办法。

会议纪要—适用于记载和表达会议主要精神和议定事项。

规定—适用于对特定范围内的工作和事务制定带有约束性的制度和措施。

函—适用于询问和答复问题，商洽工作，向有关主管部门提出请求。

二、政协机关公文格式

1、标题应准确、简要地概括公文的主要内容，标明发文机关和文种。

2号小标；不可拆分人名、地名、词、词组，“的”字不能置于行首；除书名号外，一般不用标点符号。

2、主送机关　标题下空一行，左顶格3号仿宋字。

3、正文　3号仿宋字，数字、年份不能回引。

4、附件正文之后、成文机关名称之前，正文下一行空2字用3号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和附件的名称，附件名称不加标点符号。

5、成文时间　以机关领导人的签发日期为准；行政公文用小写汉字，党的公文用阿拉伯数字标识。

6、印章　除会议纪要和印制有特定版头的普发性公文以外，都应当加盖发文机关的印章，联合上报的非法规性文件由主办机关加盖印章，联合下发的公文，都应加盖印章。

《格式》规定：

单一机关制发的公文，落款处不署发文机关名称，只标识成文时间，成文时间右空4字。

7、主题词　位于公文末页下端，“主题词”用3号黑体字，左顶格；2至5个，不加标点，空一格为距；先类别词，再类属词，第三是公文主题，后文种；上报的公文应按上级机关的要求和《公文主题词表》标引主题词，非上报公文且词表中又无可选择词语时，可根据公文内容自行拟定标引。

抄送机关　除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。

位于主题词下一行，左空1字用3号仿宋字标识“抄送”，后标全角冒号，回行时与冒号后的抄送机关对齐，最后标句号。

一般按党委、人大、政协、法院、检察院、军队、有关部门的顺序排列。

印发机关和印发时间　　标注在抄送栏之下，印制部门左空1字，印发日期右空1字。

二、政协机关行文规则

1、根据隶属关系和职责范围确定行文关系。

2、各专委会草拟或代拟的请示或报告，须经委室负责人同意，送分管副主席审核，然后由政协办公室发出。

各专委会不得自行行文向县委、县政府和本会主席、副主席送请示或报告。

3、各委室一般不得越级请示。

因特殊情况必须超级请示时，应当抄送被越过的上级机关。

4、请示应当一文一事，只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应以抄送形式，但不得抄送下级机关。

5、“报告”中不得夹带“请示”事项。

6、各委室以办公室名义对上级和外单位的行文，在呈请有关领导审批后、正式发出前，均须送秘书科办理校核、编号等手续。

三、公文的审核、签发和办理要求

1、公文签发范围如下：

以下公文由秘书长核签后报主席或或常务副主席签发：

（1）主席会议通知、纪要；

（2）政协开县委员会党组报告、请示、会议通知、纪要；（3）以政协开县委员会名义对外的行文。

以下公文由秘书长签发：

（1）政协开县委员会办公室向县委、县政府和本会主席、常务副主席的报告、请示；

（2）秘书长会议通知、纪要；（3）政协机关支部的报告、请示、会议通知、纪要；（4）以办公室名义对外和对机关内部的重要行文。

以下公文由副秘书长签发：

（1）秘书长委托代签的各项公文；

（2）上述范围外的其他公文。

2、审批公文，主批人应当明确签署意见。

并签上姓名和审批时间。

3、草拟、修改和签批公文，应符合存档要求，使用钢笔或签字笔，不得在文稿装订线之外书写。

4、为确保公文质量，各委室在将公文送领导审批或签发之前，均须认真做好审核工作。

审核的重点是：

是否需要行文，公文内容、文字表述、文种使用、格式等腰三角形是否符合《公文处理规定》的要求。

5、机关公文处理必须在“准确、及时、安全”的前提下，坚持制度化、规范化、科学化运作，由秘书科统一负责公文的收发、登记、分发、拟办、催办、查办、校核、缮印、传递、用印、立卷、归档和销毁。

其他科室和人员不得私自签收、拆取、保存和销毁公文。

机关领导或其他委室代收的文件、代拟的文稿，都应交秘书科统一登记处理。

机关公文写作常见问题分析

1、文种使用不当：

有的公文作者不了解或不会正确运用确切的文种，以致长期只使用通知、决定等两三个公文，其余文种一概不用；有的公告、通告、通报分不清，望文生义去应用；有的不知公文中报告与请示是两种不同的文种，经常混淆不清，使用时张冠李戴或干脆写成“请示报告”；有的不知有命令（令）、函、会议纪要等公文，遇到该使用这些公文的场合则都用通知等公文去代替。

从公文写作实践来看，具体有以下公文要注意区分：

　　①“请示”和“报告”的适用与区别。

“请示”是办件，需要回复，适用于向上级机关请求批示、批准，上级机关不批准，你还办不成。

“报告”是阅件，一般不需回复，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

文件中只要有请求事项的，就不能用“报告”来处理，否则很容易误事。

如果既想汇报工作，让上级掌握，又想请示解决问题，一般可采用两种办法来解决:

一是将“报告”和“请示”分开，形成两份公文分别上报；二是以请示公文为主，将报告的内容作为附件，附在请示后面作为背景材料，让上级了解请示的充分理由。

　　②“报告”和“意见”的适用与区别。

在新的《国家行政机关公文处理办法》中，“报告”的适用范围删去了“提出意见和建议”这一规定，也就是说，现在在“报告”中不得再提意见和建议。

向上级机关提出意见和建议，可以使用“意见”这个文种。

“意见”可以是上行文，也可以是下行文，还可以是平行文。

作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。

如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关决定。

上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。

作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。

作为平行文，提出的意见供对方参考。

　　③“请示”和“函”的适用与区别。

“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

“函”和“请示”容易混淆的主要在“请求批准和答复审批事项”这一适用规定上。

“请示”的主送机关必须是直接的上级机关，而“函”的主送机关则是不相隶属的机关，可以是上级机关，也可以是平级单位，还可以是下级单位。

某一部门或单位向同级有权单位或上级不相隶属机关请求批准和答复审批事项，只能用“函”，而不能用“请示”。

　　④“批复”和“函”的适用与区别。

“批复”适用于答复下级机关的请示事项。

如下级政府或部门向上级政府或部门报送请求事项，上级政府或部门应用“批复”给与答复，而经政府部门同意后，其办公厅（室）则应用“函”来答复。

对不相隶属机关来函商洽工作、询问问题、请求批准事项的，受文机关也应用“函”来答复。

　　⑤“公告”和“通告”的适用与区别。

“公告”的行文方向是面向国内外，必须通过媒体公开发布，其内容必须是重要事项或者是法定事项。

“通告”的行文方向是面向社会公众，公开发布，可以张贴，其内容是社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

“公告”、“通告”混淆，主要是将“通告”错用成“公告”，如《ＸＸ市人民政府关于加强滨江路管理的公告》、《ＸＸ市公安局关于对ＸＸ路实行交通管制的公告》等，都不属于向国内外宣布重要事项或法定事项，应把“公告”改为“通告”。

　　⑥“命令”和“通知”在制定公布规章和转发规范性文件上的适用与区别。

用“命令”制定公布规章，这规定适用于有制定公布规章权的行政机关，即国务院直属工作部门、省级政府、省级政府所在地的市政府以及国务院批准的较大市政府。

如江苏省有规章制定公布权的是省政府、南京市政府、无锡市政府、徐州市政府、苏州市政府，其他地级市政府没有规章制定公布权，因此也就不适用以“命令"制定公布规章。

在实际操作中，没有规章制定公布权的市发布规范性文件可以用“通知”进行转发或印发。

　　2、格式不规范：

主要有以下表现：

　　①公文文头不规范。

一个机关发文，理所当然以本机关文头制发；若是几个机关发文，应以提起发文机关文头制发。

（“联合行文”见后文）

　　②发文字号不规范。

下行文要用“发”字；上行文要有签发人，发文字号不用“发”字。

　　③标题冗长、混乱、残缺不全。

具体体现在：

“关于”用得多、书名号多、涉及文种多的时候，不好把握。

　　④主送机关排列混乱。

乡镇党委、政府向县委、县政府联合行文，如事由以县委为主，主送机关则为“县委、县政府”，县政府的阅知；如政府为主，党委又有必要了解，其主送机关则为“县政府并报县委。

”

　　⑤结构层次序数混乱。

（见后文）

　　⑥附件不符。

附件标题应与文件后所附材料标题相符。

　　⑦文本署名不规范。

以党委名义发文，文本要署名，日期用小写；以政府名义发文，文本不署名，日期用大写。

　　⑧抄送单位不正确。

若是党委、政府向上一级党委、政府联合行文，应抄送上一级党委办、政府办；若是党委向一上级党委行文，只抄送一上级党委办公室；若是政府向上一级政府行文，只抄送上一级政府办公室。

　　⑨主题词使用不当。

公文主题词应包括反映公文内容的类别词、反映公文主题的词、公文文种三个词组构成，如《中共XX县委办公室关于做好庆祝中国共产党成立86周年纪念活动的通知》，其主题词是“党的建设、建党节、纪念活动、通知”。

其中“党的建设”是类别词，“建党节、纪念活动”是反映公文主题的词，“通知”是公文文种。

除了以上固定的三个词组外，有时公文还需要标引自由词，主要范围是：

一是新出现的主题概念，包括新科技、新政策、新理论、新名词术语等；二是人物、时间和年代称号；三是地区、组织机构名称。

其标引的方法是：

在自由词后标上“△”符号，并适时将新词登记在主题词表上。

这里，同时还要注意一点：

选用《词表》以外的地名（组织机构名）、时间、人名、文献名称等专用名词作自由词标引时，不作“△”标记，如毛泽东思想、邓小平理论等虽然《主题词表》中未列，但已经成为了专用名词，在标引时不加“△”符号。

　　以上所列只是部分表现，在实际工作中，还有其他格式上的问题，在此不一一列举。

因此，各单位公文起草人员应随时加强对公文格式的学习，细心观察县委、政府公文的格式要求，弄清各自的区别。

　　3、行文规则混乱：

主要有以下几种表现：

①越级行文；②多头行文；③请示一文多事；④党政不分。

在此不一一阐释。

　　4、词汇使用不当：

这个毛病看起来似乎没有什么大不了，其实这与意思表达准确不准确、文稿质量好不好直接相关，严格说来是对工作不负责任、对文字是一种糟蹋的表现。

所以，每一个文秘人员在词汇运用方面都应有一丝不苟的精神。

具体说来，词汇使用不当有以下几种表现：

①滥用与领导同志有关的专用词汇。

如X领导的“重要指示”、“重要讲话”，这要看用于哪一级的领导，对中央领导可以用，对其他级别的领导则不能用，这是上级有明确规定的。

同样的道理，地方领导到基层检查工作不能用“视察”一词，只能和“考察或检查工作”、“检查工作”、“指导工作”或“调查研究”等，中央领导同志下基层才可用“视察”。

②滥用副词。

不少文稿为了加重语气、强调某项工作的重要，加上一大堆副词，如“进一步坚决落实”，又是“进一步”，又是“坚决”，其实“坚决”本身就已经很确定、很