房地产有限公司会议管理制度.doc

房地产有限公司会议管理制度.doc

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房地产有限公司会议管理制度

第一章总则

第一条为提高公司工作效能，使公司会议管理规范化、有序化，提升会议质量，特制定本制度。

第二条会议本着精简、高效、节约的原则运行。

第二章会议形式

第三条工作例会

（一）出席人员：

（二）周期：

每周一次或不定期。

（三）会议内容：

上周工作总结，下周工作安排。

（四）主持人：

总经理或副总经理。

（五）记录人：

办公室主任。

第四条工作汇报会

（一）内容：

下级向上级汇报指定内容。

（二）出席人员：

上下级或有关负责人。

（三）主持人：

上级主管。

（四）周期：

定期或不定期。

第五条专题会议

（一）内容：

讨论或商定某一问题。

（二）出席人员：

有关人员。

（三）主持人：

相关主管。

（四）周期：

定期或不定期。

第三章会议组织

第六条会议程序

一般而言，公司的会议组织过程包括一下几个步骤：

（一）确立会议议题。

（二）安排会议议程。

（三）发出会议通知。

（四）会务准备。

（五）作会议记录。

（六）整理会议纪要、决议。

（七）相关领导阅改、签批。

（八）印发至有关部门人员，并归档。

第七条确立会议议题

会议的议题可能有以下来源：

公司领导提出或各部门提出，集团办公室收集得到等。

会议议题应提前三天报集团办公室，经董事长同意，即可召开会议。

第八条对定期的常规会议，在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员。

对不定期的重要会议，承办人应提出会议企划报告，该报告包括：

（一）会议名称。

（二）会议主旨和目标。

（三）会议议项。

（四）会议时间。

（五）会议议程。

（六）会议主持人。

（七）出席人员（名单）。

（八）会议财务（支出收入）预算。

（九）现筹备时间进度及进展。

（十）筹备时间进度等。

该报告批准后方可执行。

第九条提前发出会议通知

（一）通知内容包括：

时间、地点、出席人、议题、议程、编组等。

（二）方式：

由会议承办人通过口头或短信、邮件等书面形式发出，注意口头仅适用于例会事项的确认。

（三）出席会议的重要或主要人员，应通过电话等方式确认其是否能如期出席，并做出相应安排。

（四）通知时间：

根据会议要项拟定会议通知，并提前发送。

第十条会务准备

会务准备包括以下内容：

会议场所座次布局、准备与调试会议需用的设备、出席者主宾座次铭牌、资料袋（内装铅笔和记录纸）、签到簿、备用桌椅、墨水、电源插头和延长线、话筒和播放系统、录音工具、茶水、投影仪、幻灯片和白板或黑板等。

根据会议内容和性质不同进行相应的准备。

第十一条会议记录与起草会议纪要的内容要求

（一）必须全面记录会议的内容。

（二）必须准备记录与会人的意见，不能以个人的喜好、观点增删改变内容。

（三）会议纪要必须做到全而精，要详略得当、突出重点。

（四）起草会议纪要应采用打印体；时间紧急的情况下也可采用手写体，但为了长久保持要求墨水笔写，同时要保持纸面清洁。

（五）会议纪要应在会后三天内提交集团办公室存档。

（六）会议纪要一般要由董事长或总经理签批，重要决议必须经所有与会人员阅读签字后存档。

第四章会议效率管理

第十二条判断会议效率的高低有以下的标准

（一）会议是否按期准时进行。

（二）目的及议题是否清晰，讨论是否彻底。

（三）会场准备是否完善。

（四）资料是否齐全。

（五）会议日程是否有计划性。

（六）参加者是否预先了解了主题。

（七）讨论时是否离题严重。

（八）会议气氛是否热烈。

（九）建设性发言的数量。

（十）是否得出结论或对策。

第十三条提高会议效率的要领

（一）严格遵守会议的开始时间。

（二）在开头就议题的要旨作一番简洁的说明。

（三）把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。

（四）在会议进行中要注意以下事项：

1.发言内容是否偏离了议题。

2.发言内容是否出于个人的利害。

3.是否全体人员都专心聆听发言。

4.发言的内容是否朝着结论推进。

（五）应当引导与会者在预定时间内作出结论。

（六）在必须延长会议时间时，应取得大家同意，并决定延长的时间。

（七）应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。

（八）应当把决议付诸实行的程序理出，并加以确认。

第十四条会议禁忌事项

（一）发言时不可长篇大论、滔滔不绝。

（二）不可取用不正确的资料。

（三）不可打断他人的发言。

（四）不要中途离席。

第十五条会议管理技巧

（一）控制出席人数，与会议无关者不邀请参加。

（二）每次会议须明确主题。

（三）对重大或有分歧的议题，在会议上争议不下时，主持人应及时制止且搁置该问题，会后再议。

（四）会议发言应言简意赅，相对控制每位发言时间。

（五）对有多个议题的会议，每段时间只集中讨论其中一个议项。

主持人可在每一仪项后或每隔一段发言时间进行小结，及时做出决定。

第五章会议室管理

第十六条会议室必备的物品和环境设置

（一）会议室需备有会议桌椅。

（二）会议室需备有饮水设施。

（三）会议准备有特殊要求的，应与董事长或总经理协商。

（四）会议室应保持清洁，会前会后即时保洁。

第十七条会议室使用环境的卫生要求

（一）注意保持会议室的环境卫生。

（二）严禁在会议室里吃东西。

（三）严禁在会议室及桌面上，堆放与会议室配套物品无关的设施。

（四）严禁在会议室处理与工作无关的事情。

第十八条会议室维护费用由集团办公室编制预算并执行。

第六章附则

第十九条本制度的拟定或者修改由办公室负责，报董事长、总经理审批后执行。

第二十条本制度由集团办公室负责解释。