总经理秘书助理工作概述.doc

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总经理秘书职位

职位概要:

协助总经理完成日常事务性工作。

工作内容:

1.起草公司年度工作总结及总经理讲话稿；

2.起草公司股东会和董事会的会议材料；

3.做好公司重要会议的记录及会议纪要的整理；

4.起草、打印、登记和存档总经理签发文件；

5.协助行政部经理做好公司来宾的接待工作；

6.接听电话、妥当应答，如有必要，做好电话记录；

7.掌握总经理的日程安排，为总经理接见访客做好预约工作；

8.收发传真，并及时交给总经理处理；

9.完成总经理或行政经理交办的其他工作。

任职资格:

教育背景:

多种专业背景本科以上学历。

培训经历:

受过管理学、管理技能开发、公共关系、财务管理、文书写作、档案管理方面的培训。

经验:

2年以上高级秘书工作经验。

技能技巧:

1.熟悉公司文档管理；

2.良好的中英文写作、口语、阅读能力；

3.熟练使用办公软件及办公自动化设备。

态度:

1.良好的组织沟通协调能力；

2.工作细致认真，谨慎细心，条理性强；

3.责任心强，勇于承担挑战性的工作；

4.具有开拓精神和团队精神。

工作条件:

1.工作场所:

办公室。

2.环境状况:

舒适。

3.危险性:

基本无危险,无职业病危险。

总经理秘书工作概述

一、办公室内务。

1.办公环境：

明亮整洁、一尘不染、家具摆放整齐、办公桌无文件累积、文件整齐规范、图书排放整齐。

2.每天准时上班、开窗通风。

3.清洁办公室：

每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。

4.清理花木：

鲜花每天换水一次，其他花木没有枯叶、杂草。

5.为董事长备好茶水（董事长到办公室的同时）。

6.每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等。

7.及时清理办公、生活垃圾，不让垃圾在室内过夜、每两周吸尘一次。

二、文件管理：

流程齐全、分类合理、处理及时、管理规范。

1.对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理。

2.外来红头文件：

填写收文处理单，及时送批和传递发放，并留下记录。

3.内部红头文件：

作好收文记录并放置在待处理文件夹内，便于董事长看阅。

4.外来公函、通知及文字资料：

及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。

5.内部通知、报告：

及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。

6.公司各部门（单位）送交董事长签字的，根据送交人的意见给予及时传递办理。

7.重要的和紧急的文件，须提醒董事长。

8.每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录。

9.根据文件积累的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查阅。

三、来宾接待：

彬彬有礼、热情接待。

1.笑脸相迎，茶水相待。

2.询问来宾情况：

来访目的，有无预约及身份情况等。

3.索要名片。

4.及时向董事长请示。

5.按董事长意见引见，接待（按情况给予续茶水）。

6.根据客人来访时间及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐、宴请。

如何做好总经理秘书工作

没做到位的表现是：

上司认为你应该知道，问你时你却不知道，这就说明你这秘书做得还不到位，还没做好。

那么要怎么做到位呢，个人总结为：

1.必须有更多的付出精神，不能太计较工作和个人报酬、时间；

2.常用电话号码、重要客户和合作者的联系电话尽可能熟记；

3.要学会摆弄文件，学会挡案管理，重要文件能随时拿出来，所保存的文件能在2分钟之内找到，近期（半月内）过手的文件要迅速知道其去处；

4.学会记住认人，凡是见过一次面或找过你上司一次的人，一定要记住其容貌和姓名，最好能在下次见到时，能立即知道这人姓什么，做什么的；

5.应酬活动，场合允许要站在老板身边，轻声提醒上司对面过来准备与你上司打招呼的人姓什么、做什么的；

6.学会记录，只要在场能记录的一般都要记录详细，说不定什么时候有用；

7.开会一般你只是列席，要记住尽量少发言，如非上司问及，一般不发言，但是一定要将会议记录记全面，尤其是重要发言和会议决议；

8.对内部各部门和人员有调查研究和了解情况的权力，但没有指令权，若转达上司的指令一定要在下达之前说明；

9.为了写东西，多做标准文本，以备不时之需；

10.对其它同事不可有骄娇之气；

11.无论对上、对下，多用“请”和“谢谢”；

12.不上网做与工作无关的事，也许别的同事可以；

13.手机永远是振动，网上QQ也不要有唧唧的叫声；

14.要细心，学会在小事情上为上司补缺，必要时候需要为上司圆场；

15.上司的失误要适时地提示，温和地提醒；

16.常规性的琐碎事务，妥善处理，必要情况一跟到底，不要让人有半点不放心；

17.任何场合不议论公司、同事是非；

18.不是上司问及，不议论同事的不好；

19.少喝酒，不能醉；

20.对同事言语不能暧昧，对上司绝对尊重。

不和上司短信商讨个人问题；

21.穿衣服有工装最好，不要为了取悦自己穿太性感的衣服；

22.切不可产生办公室恋情，如有萌芽立即走人；

23.向上司汇报工作或者接受上司安排、指令一定要记得带上笔记本，好记性不如烂笔头；

24.上司的任何安排或者指示，一定要在上司说完后，记录好，没听清楚一定要问或者请上司重复一次。

25.事很多，别着急，抓紧办，慢慢来。

总经理助理的三种类型

岗位分类：

秘书型总助（基层）、谋士型总助（中层）、副总型总助（高层）。

对秘书型总助的最主要的能力和素质要求一般有这么几个：

细致耐心/有条理（因工作繁杂之故）、外貌端庄/气质佳/懂商务礼仪（需经常陪同老总参加对外商务活动）、文笔好（代为起草各类重要文件）、悟性强/外向善沟通和表达（为上传下达所必需）、服从性高/执行力强（将高层意图严格落实）、学习与适应/压力承受能力（需主动应对困难和压力）。

换言之，秘书型总助工作的突出特点是单向性的命令执行和任务达成，基本还不具备反过来影响高层重大决策的可能。

对于谋士型总助来说，其应具备的主要能力与素质包括：

某一专业职能领域丰富的实操经验（如：

财务控制、市场营销、生产管理、行政管理等）、有大局观/视野独特（兼顾整体利益与个人优势）、心胸开阔/不恃才傲物（豁达、谦虚与能力同等重要）、极强责任感和事业心（以企业发展为己任）、团队管理能力（能充分发挥集体合力）、具有建立在理性框架上的激情（理性为先，激情内敛）、始终与公司立场保持高度一致（忠诚是事业长久的保证）。

对于副总型总助的基本能力和素质就应该从“领导者”的角度来加以要求了：

资深行业与专业经验（领导者的基本资历要求）、卓越眼光（对未来趋势的领先预测优势）、博大胸怀（能容人，也能承认错误）、决断魄力（当机立断而勇于担责）、信念坚定（方向明确而百折不挠）、勤于学习（对新生事物保持好奇心）、善于反思（永远从多个角度来考虑问题）。

总经理助理岗位职责

1.在总经理领导下负责办公室的全面工作，努力作好总经理的参谋助手，起到承上启下的作用，认真做到全方位服务。

2.在总经理领导下负责企业具体管理工作的布置、实施、检查、督促、落实执行情况。

3.协助总经理作好经营服务各项管理并督促、检查落实贯彻执行情况。

4.负责各类文件的分类呈送，请领导阅批并转有关部门处理。

5.协助总经理调查研究、了解公司经营管理情况并提出处理意见或建议，供总经理决策。

6.做好总经理办公会议和其他会议的组织工作和会议纪录。

做好决议、决定等文件的起草、发布。

7.做好企业内外文件的发放、登记、传递、催办、立卷、归档工作。

8.负责保管使用企业图章和介绍信。

9.负责企业内外的公文办理，解决来信、来访事宜，及时处理、汇报。

10.负责上级领导机关或兄弟单位领导的接待、参观工作。

做好总经理助理之“八要”

总经理助理既联系上下，又协调左右，既是政务的参谋，又是事务的“主管”，是总办这一运转中枢的“首脑”。

总经理助理应认识到自己所处的地位和所应发挥的重要作用，爱岗敬业，尽职尽责地履行自己的职责，富有成效地做好总办工作。

当好总经理助理，主要应在以下8个方面努力：

一要认清自己，处事有原则。

找不准位置，也就找不准工作的立足点、切入点、着力点，工作起来也就找不着“感觉”。

总经理助理处于“总管家”与“不管部长”的双重位置，围绕着中心工作，上协调领导，下联系群众，事务、政务都要过问，其他部门管不了、不该管的，都要总经理助理去管。

总经理助理要把握所应扮演的角色，把握好工作分寸，管理不巨细，参谋不决断，助手不揽权，不越权，不越位，不缺位，工作要到位。

二要耳聪目明，作好参谋工作。

从大的方面说，当助手重要的在于搞好信息、决策、督查服务。

及时地捕捉信息，准确地搞好反馈，积极地当好决策参谋。

不仅要善于发现问题，还要认真分析问题，给领导解决问题提供决策参考。

领导一旦采纳决策意见，还要制订决策备选方案。

备选方案不能只是一种，要有多种方案，以便优中选优，“拍板定案”。

决策制定后要采取得力措施抓落实，并及时搞好督促检查，搞好落实情况反馈。

三要善于长袖善舞，作好各部门之间的“润滑油”。

首先要协调好上下的关系。

对上：

要尊重而不盲从，服务而不奴婢，更不能违背原则盲从领导。

陈云同志说，要“不唯书，不唯上，要唯实。

”在实际工作中，不看领导眼色是不可能的，但要有分寸，要坚持原则，按章办事，不能惟命是从。

待下：

以礼，以诚，以情。

不要盛气凌人，不搞瞎指挥、乱指挥，不欺下瞒上。

再是协调好内外关系，外求支持协作，内求团结向上。

四要高效快捷处理有关事务。

总经理助理必须要有强烈的时效观念、意识，求真务实、雷厉风行的工作作风，运筹帷幄的领导艺术，在有限的时间里办好应办之事。

要善于“分身”，明确该干什么，不该干什么，先干什么，后干什么。

要有所为，有所不为，为好应为之事。

该别人“代劳”之事，要分解任务到人，并明责授权，责权相等。

一旦分工、明责、授权，要少插手，多支持下级大胆工作。

不要事无巨细，事必躬亲。

不该为之事，“亲自”未必就好，还往往会挫伤员工的积极性。

工作有成绩，也会有不足，要客观地分析是非功过，更不要跟下边抢功争好。

尤其是出现过错不要推诿，对自己的过错更不要上推下卸。

工作要扎实，力求实绩、实效。

总办工作不能摆花架子，更不能弄虚作假，要真实地反映情况，扎实地开展工作。

五要不断提升个人素质，增加人文魅力。

自身素质强，就会产生人文“魅力”和影响力。

要当好总经理助理，要靠权力的影响力，但更重要的是靠非权力的影响力。

只有二者有机结合，才能更好地开展工作。

要注重发挥自身非权力因素的影响力，靠德、识、才、学，靠高尚的人格、丰富的知识、高超的才干、卓有成效的方法艺术来开展工作。

在提高自身素质的同时，还要学会尊重，学会理解，学会“给予”，尊重上级，理解同级，善于“给予”下级。

培养人才，帮助人展现才能，实现价值。

六要注意自身形象，起好表率作用。

总办处在公司的第一线，一举一动都代表着公司形象。

总经理助理务必要加强自身修养，注重自我形象塑造。

同时，要引导公司全体员工强化形象意识，形成塑造形象的共识。

工作中，要重视外在形象的“包装”，全心全意地、热情细致地待人接物，为人处事。

要经常并善于“换位思考”，想一想假如自己是领导或是员工怎么办，设身处地的搞服务、办实事、办好事。

七要制订并完善游戏规则。

一方面要根据工作需求，建立一套切实可行的工作规章制度，并不折不扣地去执行。

另一方面要在工作实践中不断地加以完善。

比如，要建立值班制度、会务制度、文秘制度、以及廉政制度等，用制度管人、管事。

根据游戏规则，奖优罚劣。

表扬、奖励好的，批评、惩罚坏的。

不能好坏不分，是非不明，不能让“会叫唤的孩子多吃糖”，更不能形成或陷入“干的不如不干的，不干的不如捣蛋的”怪圈，建立并逐步完善好人