公文写作基础知识文档格式.docx
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机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。
〔四〕公文处理包括哪些工作
公文处理包括拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。
二、公文写作的共性要求
公文不同于其他文字作品，它的写作、制发、处理必须按照固有的规定、特定的体例格式来进展。
〔一〕确定文种
这是写作公文首先要明确的。
我们在写作公文前，要弄清楚这个文件具有或者说应该发挥什么作用，是在什么背景下写这个文件材料。
根据写作的背景、目的、受文对象〔为什么要写这个文件；
写这个文件要到达什么目的，是安排工作、通报情况，还是解决困难问题；
文件是写给哪个部门，是上行、平行还是下行〕，确定采取哪个文种。
一般说来：
1、要对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项，选择?
决定?
文种。
比方：
党中央决定在全党〔特别是党员领导干部〕开展讲政治、讲正气、讲团结的“三讲〞活动，这对党的建立来说，是件大事，所以用决定文种；
每年初的“三干〞会上，县政府都要出台一个?
关于兑现**年人口与方案生育工作责任制的决定?
，这就是个奖惩决定。
2、要向社会公众或者广阔行政管理相对人宣布重要事项或决定，适用公告。
比方，每年要在天仙河流域实行禁渔，这涉及到菖蒲、五河等乡镇的从业人员的利益，我们就要事先以各种方式发出公告，告知社会各界。
供电公司、水厂要公布社会周知的事项，比方停水停电，适宜采用通告文种。
3、我们要将上级的文件批转给下级执行，或者要求下级从哪些方面作好哪件工作时，一般印发?
通知?
。
4、向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时，选用报告类文种，如工作报告、情况汇报等等。
〔其中，政府工作报告是一个有特指内容的文种，政府工作报告是政府向同级人大或人大常委会报告工作情况〕。
5、向上级机关反映并请求帮助解决困难与问题，选用?
请示?
6、答复下级机关的请求事项，用?
批复?
7、我们要对某项重要工作或者某个重要问题提出见解与处理方法，一般选用?
意见?
8、不相隶属的机关之间，也就是说不存在直接的行政管理关系的机关之间，比方县财政、审计、国土等政府部门，商洽问题、询问或答复问题，一般用?
函?
9、明确通过会议形式决定的事项、记录会议精神，选用?
会议纪要?
10、还有一种?
命令?
文种，主要适用于依照有关法律公布行政法规与规章〔如主席令、国务院令〕，宣布施行重大强制性行政措施〔如通缉令〕，这些法规、规章的制定，要省级以上的国家机关才能制定与通过，因此，在市、县两级，一般不涉及到?
以上讲的是一般原那么，具体采用哪类文种，要根据具体情况来确定。
〔二〕标准写作
公文写作要努力做到“六个标准〞：
1、主题标准。
主题是文章所要表达的中心思想。
任何文章都要有主题，公文也不例外。
公文主题的提炼标准，就是集中单一、鲜明显露。
要求一文一事，一个主题，主题鲜明突出。
主张什么，反对什么，要鲜明直接，不能模糊，不能让人产生歧义。
2、使用材料标准。
公文材料的选用标准必须是真实典型，新鲜有力。
所谓真实，就是实实在在存在的、反映当前事物本质规律的真实。
我们分析问题时，所列举的现象，不是假的、人为编造的，也不是偶然现象与个别现象。
所谓典型，就是既是个性特征，又是共性特征。
新鲜有力，就是我们所列举的、分析的问题、提出的方法，必须是符合当前实际的，必须是有说服力的。
你不能在说今年的工作时，还拿去年、前年的数据与一成不变的措施方法，因为事物总是在开展变化，尤其在这个信息飞速开展与人的民主法制意识普遍快速增强的这么一个时代下，如果总是一成不变、不思进取，不思考、不调研，写公文也好、安排工作也好，就做不到“有的放矢〞。
公文的选材标准与文学作品不同，公文强调真实，强调掌握最根底最真实的材料，屏弃想象〔合理的推测可以〕，而想象那么是文学作品的核心与灵魂。
3、文章格式标准。
公文普遍的构造格式是：
公文标题—主送机关—正文—结尾—成文时间。
为了便于大家理解，我把公文格式方面的内容分为写作格式与印制格式两个方面来讲。
写作格式包括标题、正文、结尾三个局部。
〔1〕标题：
公文标题的写法一般是发文机关+事由+文种。
目前，本着简化的原那么，一般不再重复写发文机关。
例如：
县农委要向省农委写一个请求帮助解决病虫害防治经费的请示，标题就是“关于请求帮助解决病虫害防治经费的请示〞；
乡人民政府要向县政府报告一个煤矿平安事故的调查报告，那么标题就要写成“关于**煤矿平安事故的调查报告〞。
〔2〕主送机关的写法：
一是只写受文机关的名称，不写领导个人名字〔领导特别要求的除外〕；
二是只能写一个主送机关，例如：
市委、市政府，其他需要送达的受文机关采取抄送方式〔调查报告因为是知阅性公文，受文单位不特别确定，除了要求有主送机关的，可以不写主送机关〕；
三是用统称或者标准的简称，不能随意写，如市政府、市人民政府都是标准的简称，但不能写成市府；
四是行文关系，只能逐级行文，一般不能越级行文〔如要上报省政府的文件，一般只能市政府转报〕，某些经费请示属特殊情况。
〔3〕正文的写法：
正文是主送机关以下、完毕语之前的局部。
正文是一篇公文用笔最多、最重要的局部。
一般是在主送机关之后，先写一段或几句导语，说明写这篇公文的原因、根据或者目的，导入正文。
正文要做到逻辑层次清楚有序，说理简洁准确并力求深刻，用语符合标准。
〔4〕结尾：
正文写完后，一般要写几句号召的话〔一般针对下行文〕，或者表决心、态度的话〔上行文〕。
?
要说“妥否，请批示；
要说“以上意见假设无不妥，请批转执行；
与?
报告?
可以不要结尾，说完就落款完毕；
讲话稿类的一般有鼓劲、号召的话语；
汇报材料一般有表示感谢与今后打算、态度的。
〔5〕行文层次序数的写法及排版：
一个正式的文件材料，除总标题外一般有四个层次，总标题用二号小标宋体。
第一个层次，是大标题，一般用三号黑体，写成一、二、三；
第二个层次是小标题，用〔一〕、〔二〕、〔三〕来表示，三号楷体；
第三个层次用阿拉百数字表示，即.，可以三号仿宋加粗以醒目；
第四个层次用〔1〕、〔2〕、〔3〕表示。
印制格式包括用纸、字体、附件、盖章、抄送机关等。
公文用纸采用A4型纸；
标题一般用2号小标宋体，正文用3号仿宋体；
发文字号由发文机关代字、年份与序号组成。
发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；
年份、序号用阿拉伯数码标识；
年份应标全称，用六角括号“〔〕〞括入；
序号不编虚位〔即1不编为001〕，不加“第〞字。
上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。
发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；
签发人后标全角冒号，冒号后用2号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排；
同时应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。
上报的公文涉及具体事项需要确定联系人的，还要确定联系人。
联系人姓名与联系方式置于正文完毕后下一行，空2格。
附件：
公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件〞，后标全角冒号与名称。
附件如有序号使用阿拉伯数码〔如：
“附件：
1.×
×
〞〕；
附件名称后不加标点符号。
附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件〞，有序号时标识序号；
附件的序号与名称前后标识应一致。
抄送：
公文如有抄送，左空一字用3号仿宋体字标识“抄送〞，后标全角冒号；
抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；
在最后一个抄送机关标句号。
一般不抄送给领导个人。
4、文字表述标准。
公文的用语用字要求简明、准确、朴实、得体、通俗、易懂，表达字面意义而非联想意义，讲求陈述性、写实性，而非描绘性、虚拟性。
一般以概述为主，据事说理，言之有物。
不象诗歌、散文、小说等文学作品，需要大肆铺展、渲染，大量的想象，细致的描写，这些，恰恰是写公文所忌讳的。
〔比拟文学作品语言与公文语言的异同：
同是写一个夜晚发生的一件事，武侠小说写“月黑风高夜，燕子李三一个鹞子翻身越窗而入，手起刀落，一剑封吼，杀死了仇家；
而公文只写某年某月某日，谁在家中被人杀死，或者谁杀死了仇家。
〕所以，很多时候，我们看文学作品很过瘾，看公文那么觉得死板、千篇一律，这个跟公文的性质有关系，但是公文同样可以写得很好，好的法规性、政策性公文，充分考虑了各阶层、各方面的利益问题与可能出现的反响，可以做到面面俱到或滴水不漏，好的讲话稿可以写得饱含感情，深刻、精彩。
5、标点符号使用标准。
该用逗号用逗号，该用句号用句号。
需要慢慢积累琢磨。
要注意：
转发上级或下级文件时，标题一般不用标点符号〔有书名号的，取消书名号〕；
此外，标题中不要过多出现“通知〞两个字，比方省、市层层转发国务院一个文件的通知，到县级，可直接说转发国务院***文件的通知。
6、数字与计量单位使用标准。
一般使用阿拉伯数字。
前后要统一，不能一时用大写，一时用小写。
成文日前的正确写法：
党的机关的公文落款用阿拉伯数字；
政府行政机关公文落款用汉字数码；
党政联合行文从党的机关规定用阿拉伯数字；
企事业单位党组织行文从党内规定；
企事业单位行政参照政府行政机关用汉字数码。
行政机关公文成文日期应该写为“二○○七年十月六日〞，
三、几种常用公文的写作
要具体讲怎么写公文很难，通过听讲了以后就能写好公文，根本上是不可能的。
我写了8年公文，要总结经历，头脑里几乎还是空的。
我个人的体会是，要写好公文，除了多了解、多熟悉工作、多写以外，没有别的方法。
在此，也只是与大家作粗浅的交流。
〔一〕常用标准性公文
1、请示：
如果某个单位在推行工作中遇到了自己不能解决的困难与问题，比方资金、政策等，需要上级帮助解决，就得写成请示。
写请示要注意几个问题：
一是只能一事一请，不能在一个请示里夹带多个请示事项，要资金就只写要资金的请示，需要某个政策性决定的，就写成单一的请示。
二是一请一报，一个请示只能报一个主送机关，不能多头报送。
三是一般不越级请示，但特殊情况除外〔如经费请示〕，在实践中本着解决问题的原那么，不僵化、不教条。
四是要简短精炼，简洁明了地讲明原因、困难，对请求事项要明确，要多少钱，要什么政策，至于人家怎么批是人家的事，还要讲明你要的钱主要是用作哪个方面。
2、报告：
报告是典型的上行公文，是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见与建议、答复上级的询问等。
报告的特点是阅知性，不是批复、答复性，看的人可以签署意见，也可以不签署意见或表态。
所以，在选择这个文种的时候，要选择那些只需要上级知道的工作或事件，或者就某项工作提意见建议，但不一定需要批复。
〔1〕分类：
一是工作报告，是按照上级机关要求做的报告，如政府工作报告；
二是情况报告，即在工作中遇到了问题，或者觉得应该让上级知道某个重要事项的当前情况〔贯彻落实会议精神的报告〕；
三是回复性报告，答复上级问询、落实上级临时交办的某项工作〔关于审计意见整改情况的报告〕；
四是备案报告〔标准性文件备案〕。
〔2〕写法：
一是要有导语，说明依据什么写这个报告，或者为什么要写这个报告〔依据什么机关的什么通知精神，或者根据某位领导的批示精神，我们做了什么，怎么做的〕。
二是总体构造一般是：
第一，根本情况；
第二，主要做法；
第三，收到的效果；
第四，存在的问题；
第五，今后工作的建议。
这是常规格式，具体中有变化。
如人大视察**法的实施情况，就可以先写成效〔可以一并写做法〕，再写问题，最后写建议，三个局部完成。
我们要向市政府报一个土地使用及管理工作方面的情况报告，就要有根本情况〔建立用地、开发区用地〕、问题、措施。
回复报告的写法比拟直接，上级问什么问题，我们就答什么问题，一条一条的答〔如审计意见整改报告，用打酱油的钱打了醋我们是怎么整改的，程序不标准我们是怎么整改的，挤占专项建立资金我们是怎么整改的〕。
三是结尾。
回复报告写“专此报告，请阅〞；
工作报告写“以上报告当否，请阅示〞；
备案报告写“请予审查〞。
切忌报告中夹带请示事项。
3、意见：
分为上行意见、平行意见、下行意见三种，上行意见一般上级要作出处理或者答复，平行意见那么一般提供应对方参考，对方可以不执行，下行意见那么具有指示性，下级应该遵照执行。
意见的写法也不是固定不变的，但一般应该包括几个方面的内容〔以印发关于开展某项工作的意见为例〕：
指导思想与原那么、目标与意义、方法与步骤、工作要求等。
4、通知：
通知的应用范围很广泛。
传达指示、部署工作、实施管理措施、处理公共事务、任免干部等等，都需要印发通知。
通知以红头文件与白头文件印发都行。
属下行文，要下级机关〔或受文对象〕明确做什么、怎么做〔这与请示、报告不同，比意见要细〕，要具有操作性。
例如写一个会议通知，开会时间、地点、参加人员、有些什么要求等等，要一、二、三逐一说清楚，让看的人一看就明白。
通知可以不写完毕语。
5、工作方案类：
是对未来一定时期内的某项工作或全面工作进展安排部署的文件，明确下一步做什么、怎么做。
工作方案要有操作性〔缺乏操作性是当前部门上报工作方案的通病〕。
方案、规划、方案、要点，都属于方案类公文范畴。
方案类公文必须具备目标、措施、步骤三要素。
方案类公文有两种格式：
一是文字表述式，一是图表式〔图表式越来越多，清晰、明了、包含的信息量大〕，政府重点工作任务分解、拟办实事分解、经济开展主要指标分解、议提案办理责任分解等都是图表式。
当前部门上报的方案类文件普遍缺乏前瞻性与操作性，都是泛泛而谈，随便写几条〔以收集政府工作报告素材为例〕。
6、工作总结类：
综合性总结〔单位工作总结〕、专题性总结〔专项工作总结〕、个人总结〔学习、思想、工作〕
〔2〕写作关键与重点：
其特点是实践性、经历性、自述性、理论性〔不仅陈述工作情况，更要提醒理性认识，不仅答复“是什么〞，更要答复“为什么〞、“怎么做〞的问题。
一般包括本年度〔半年〕根本工作情况、所做的主要工作、工作进度、取得哪些成绩经历、存在的缺乏与教训、下步工作方案〔个人总结写努力方向〕。
个人总结要抓住主要问题，把握写的侧重点，突出收获最大、成绩最突出或者感受体会最深的东西，不是记流水帐。
当前各部门上报的工作总结类材料，缺乏亮点的提炼与总结，都是按部就班写来，看不出我们与别的单位相比有什么亮点、与去年相比有哪些做得更好，政策上发生了哪些重大变化。
〔二〕常用非标准性公文
常用非标准性公文有讲话稿、调查报告、汇报材料、礼仪讲话、简报信息等，下面分别作简单介绍。
1、讲话稿:
主要有工作报告〔政府工作报告〕、会议讲话〔报告〕、汇报材料、传达提纲、述职报告等。
标题的写法：
工作报告与会议讲话的标题可以使用标题式〔主标题、副标题构成，主标题是报告内容的精炼、概括，副标题写报告人、报告时间，比方?
解放思想、团结奋进，夺取改革开放与现代化建立的新胜利?
，是主标题，副标题是**省长*年*月在**会议上的报告那么是副标题〕；
还有一种常用的标题，就是讲话人＋会议名称+文种构成，如?
张县长在全县人口与方案生育工作会议上的讲话?
，简洁明了。
主体内容与根本要求：
上年〔上一阶段〕工作回忆、存在问题与困难、下年工作任务、措施。
要分析形势，统一思想，安排工作。
总体要求是中心突出、议题集中、政策清楚、任务明确。
写的好的讲话，还需要生动、富于感情。
工作报告比拟正规，用语庄重，一般不用口语化语言，一般不举例子，但工作做的怎么样，要用详实的数据说话，一般不允许脱稿临场发挥。
会议讲话就相反，用语要力求生动，可以较多的使用口语化语言，表达个人风格，可以临场脱稿发挥。
〔脱稿讲话责任认定〕
要具备的根本条件：
一是全面、深入了解工作情况，包括困难问题、经历教训，才能做到落笔真实、全面、客观；
二是要了解有关政策，特别是新机遇新政策，有什么好的新的政策，有什么限制因素与政策，拟订措施才能够有针对性，表达时代性；
三是高度要站够，〔高度不够是现在部门起草报告最突出的毛病〕，你如果是代县长拟讲话稿，就要站在县长的角度思考问题，该讲什么，该怎样讲，都有讲究；
你假设是代书记拟讲话稿，就要站在书记的角度思想如何讲、怎样讲，二者是有差异的。
讲话稿的用语与感情问题：
有人认为公文都是平铺直叙，没有感情的。
其实不然，好的公文可以写得既朴实，又有文采，表达讲话人的心声；
既有操作性，又能带来听觉与感官上的享受.过去我们认为公文中不适宜引经据典、富有文采，这是片面的看法。
公文的写作特别是讲话稿的写作，要视讲话人的风格而定，有的领导喜欢引经据典，我们就要考虑与表达他的风格，有人说我不具备丰厚的古典文学修养怎么办，现在网络可以帮助，可以针对性的查阅、学习、选择。
2、汇报材料与传达提纲：
都要简明扼要，条理清晰，实事求是。
汇报材料事实准确、重点突出、要有事例与数据，事例要有说服力。
一般根据工作情况来安排框架，但上级有明确要求内容的，一般按上级要求逐一汇报。
传达提纲的写作要点：
一是不能原原本本的照搬领导讲话或讨论发言，要抽取、综合主要的、有代表性的表达会议精神的东西；
二是要有侧重，要将本地区本部门急待落实的方面作为传达重点；
三是贯彻落实措施也要严密结合本地本部门实际。
3、礼仪讲话：
欢送词、答谢词、祝酒词、悼词、纪念性讲话等〔我把开幕词、闭幕词也列入礼仪讲话〕。
其特点：
一是简短精炼；
二是富有感情，欢送词、祝酒词要热情洋溢，悼词要沉痛沉重；
三是力求文采斐然。
讲起来流畅悦耳，听起来文采飞扬。
一般要防止小标题。
欢送词除在开篇表示欢送外，要简要介绍本地的风土人情、经济社会概貌〔但是忌写得呆板〕，要展望今后的合作与情谊，最后要有祝愿的话。
〔三〕信息写作
1、定义：
是党政机关、人民团体、企事业单位为了向上级机关、平行机关、不相隶属机关、单位或个人送阅、通报有关情况、信息形成的材料。
2、定位：
信息工作是各级党委、政府办公室履行“参与政务，管理事务，综合效劳〞职能的重要手段，是各级政府及其部门办公室工作的重要组成局部。
信息是各级政府及其部门之间沟通情况、交流经历、反映下情、辅助决策的重要手段。
它不可能代替行政公文，但是对行政公文作用的必要补充；
它不可能涵盖办公室的所有工作，但是办公室工作的重要组成局部；
它不是辅助决策的唯一渠道，但是辅助决策的重要手段。
这个定位是从上到下都比拟统一与认可的。
在我们过去的信息工作中，存在对信息工作定位及其理解的片面性，即仅仅把信息工作作为反映工作进展动态的资料，而没有从沟通情况、交流经历、反映下情、辅助决策这个全面的定位上来宏观理解与把握信息工作。
在乡镇与部门上报的信息中，多数是新闻报道式的会议信息，即х年х月х日开个什么会，хх领导讲了话，或者хх领导去检查什么工作，而没有从更高、更深刻的角度去总结、提炼可供借鉴与推广的工作经历，去思考、调研某项政策执行或者工作推进中存在的问题、困难及意见建议。
3、开展趋势：
随着政府职能从全能向有限、从管理型向效劳型、从封闭型向开放型转变速度的不断加快，以及经济社会的快速开展与信息时代的到来，信息工作显得越来越重要，面临的形势也在不断发生变化。
主要表达为两个方面：
一是各级领导越来越重视信息工作。
信息工作具有传递快速便捷、反映内容全面广泛深刻的特点，越来越受到各级领导的重视。
强调要把做好信息工作作为办公室工作的重要内容，使信息工作真正成为领导了解情况的一个重要窗口与向领导同志反映情况的一个重要渠道。
从国务院到省、市政府办公厅〔室〕都设立了一定比例的信息直报点，将一些重点省、市、县〔区〕列为直报点，便于第一时间将各类信息传递到上级领导手中，提供真实、及时的决策参考。
2021年以来，县农委对信息报送工作也是高度重视，制定了宣传报道奖励方法，鼓励各单位职工积极投稿。
二是政府工作越来越需要信息工作。
首先，是政府各项政策措施、工作部署的贯彻落实，及其存在的困难、问题的收集反响离不开信息工作。
其次，随着社会主义市场经济体制的日益完善，政府职能转变不断深化，政府决策也从过去单纯的凭经历、拍脑子转化为科学、民主决策，对信息的需求量大、依赖程度高。
第三，在经济全球化迅猛开展，经济转轨与社会转型加快的情况下，各种矛盾容易碰撞、激荡，社会容易失序，经济容易失调，人的心理容易失衡，新情况、新问题将层出不穷，领导同志也需要及时、准确、全面地获取各方面的信息，以便预测走势，调整策略，指导决策。
4、分类：
第一大类是动态类。
动态类信息主要指反映重要工作进展情况、重大决策部署贯彻落实情况、重要经济社会动态与社情民意等方面的简要信息。
它的特点是一事一报，及时准确，文字精炼〔一般不超过500字〕。
动态类信息又可细分为八个小类：
一是上级做出的重要决策部署、召开的重要会议在本地的贯彻落实情况；
二是对上级出台实施的重大决策执行效果的情况反响；
三是上级领导关注的重点工作情况；
四是反映本地当前开展中一些较为突出的热点、难点问题；
五是各地承当的一些重点工作的进展情况；
六是各地最新灾情及救灾工作情况；
七是反映各地政府工作中存在的突出困难；
八是其他重大的社会动态与重要的社情民意。
第二大类是综合类。
综合类信息主要是就涉及某方面工作或某个问题的相关情况，进展汇总、分析所形成的信息，一般应有情况、有分析、有建议，主要目的是汇报工作、反映问题、建言献策。
这类信息的特点是要素齐全〔时间、地点、问题、经历、建议等〕，数据准确；
主题鲜明，层次清晰；
论据充分，不空发议论；
平铺直叙，文字简炼〔一般不超过2500字〕。
综合类信息主要分为五个小类：
一是报告类。
主要汇总报告重点工作的阶段性进展情况，反映经济运行与社会开展中出现的需要上级领导了解的重要情况。
二是反响类。
主要反映上级决策部署、上级领导同志重要指示的贯彻落实情况。
三是问题建议类。
主要反映工作中遇到的各种需要上级领导帮助
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