中英文文件控制程序要点Word格式.docx
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QESup:
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QAMgr&
MR:
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Program
Director:
__________________________
PM:
________________________________
StoreMgr:
_________________________
PurchasingMgr:
______________________
PMCSup:
ShippingSup:
FacilityMgr:
______________________
FacilityEngineeringMgr:
___________________________________
MEMgr:
1stprocessMgr:
2ndProcessMgr:
PPCMgr:
ToolingRepair&
MaintenanceMgr:
_____________________________________
HRMgr:
_____________________________
ADMMgr:
MISMgr:
_____________________________
APP
Plant.Manager:
____________________
CheckedbyDCC/Date:
文控審核/日期:
EffectivedateExpirydate
文件生效日期:
_________________________文件失效日期:
_________________________
Confidential&
ProprietaryInformationofZJKC.
1.0目的Purpose:
對品質保証系統和环境管理系统（包括GreenPartner）文件及与之有關的資料規定控制方法，旨在确保使用有效版本，防止使用失效或作廢文件，确保其系統有效運作。
Provideaguidefortheeffectiveoperationofqualitysystemandenvironmentsystem（includingGreenPartner）andensureusingvalidversionandavoidinvalidoruselessdocumentbeingused.
2.0範圍Scope:
所有品質系統、环境系统（包括GreenPartner）文件及与之相關的資料的控制。
Controlofallthequalitysystemandenvironmentsystem（includingGreenPartner）anditsrelevantdocuments
3.0定义Definitions:
3.1DCC：
是文件控制中心的英文缩写。
DCCistheshortformofDocumentControlCenter.
3.2书面文件Hardcopy:
从计算机输出资料打印在纸张上的文件。
DocumentsprintedorcopiedonpaperfromthePC.
3.3受控文件ControlledDocument：
受更改和分发控制，并盖有DCC红色“红印有效控制文件”印章的书面文件，文控中心会自动以旧换新。
Thedocumentisstampedwithred“DOCCONTROLREDCHOPVALID”seal.DCCwillreplacetheobsoletedocumentwiththeupdaterevisionautomatically.
3.4参考文件ReferenceDocument:
DCC盖有兰色“参考文件”印章的文件，文件中心不会回收及进行更新。
Thedocumentisstampedwithblue“FORREFERENCEONLY”seal.DCCwon’trecalltheobsoletereferencedocumentanddistributetheupdaterevision.
3.5作废文件ObsoleteDocuments:
不适合使用的文件，可能被新文件所替换，或者是已失效。
Documentsthatisnotvalidtouseastheyareeitherreplacedwithanewrevisionorexpired.
3.6GP:
Sony绿色伙伴的简称GPistheshortformofGreenPartner.
3.7内部文件：
3.8外部文件：
4.1职责Responsibility:
4.1编写者应使用正确的文件格式并按照本文件的要求排版，并将文件档和电子档一起交由文件控制中心。
OriginatorofprocedureistoproperlyfillupprocedureusingcorrectformsandtypedneatlyaccordingtothisFOPandsubmitthehardcopytogetherwithsoftcopytoDocumentControlCenter.
4.2文件控制中心文件管理员DocumentControlCenterclerk：
4.2.1负责文件的接收、复制、分发、维护和及时更新文件目录总清单。
Isresponsibletoreceive,duplicate,distribute,maintainandupdatemasterlistintime.
4.2.2根据要求分发文件编号，并登记文件标题。
IssuerelatedDOCNo.uponrequestandregistertitle.
4.2.3检查文件的批准是否齐全及格式是否符合要求。
Checkcompletionofsignatureloopandwhetherthedocumentformatmeetdocumentcontrolprocedure.
4.3所有部门经理Alldepartmentmanager/head
4.3.1在3个工作日内审阅文件并批复。
Reviewrelateddocumentsbeforesignoffwithin3workingdays;
4.3.2在本人缺席的情况下，应指定代理人执行此项工作，帮助审阅并批复。
Duringabsenceofanydepartmenthead,he/shemustappointhis/heragenttoreviewandsignprocedureonhis/herbehalf;
4.3.3当文件不再适用时，应主动召集更改相关文件。
Initiatechangesonprocedurethatareoutdated.
4.3.4新程序生效后或程序更新后，若需培训，则培训本部门人员，并将培训记录送培训部归档。
Afteranewprocedureentersintoeffectoranoldprocedureismodified/amended/revised/updated,iftrainingisnecessary,thentrainsallpersonnelbelongingtohis/herowndepartmentandcompletethetrainingrecordandsendthetrainingrecordtoTrainingDepartmentforfiling.
4.4生产主管ProductionSupervisor
4.4.1负责将所有作业指导书摆放在所使用位置并确保文件的执行。
Isresponsibletodisplaytheworkinginstructionatthelocationofuseandensurethemanufacturingprocessiscarriedout;
4.4.2确保所有用于生产线的作业指导书为最新版本文件，并确保其没有任何修正液或随意更正的情况。
Isresponsibletoensureallworkinginstructiondisplayedorusedinproductionlinearethelatestrevisionandtheworkinginstructiondoesnothaveanywhite-washand/orcorrection.
4.5各部门文件接收员：
Documentcontrolclerkofeverydepartment/section:
4.5.1核对所接收文件的完整性。
Checkthecompletenessofreceiveddocument.
4.5.2将DCC分发的受控文件转交给各主管/组长张贴于工作需要的地方或交给本部门内各相关人员传阅后收回归档。
Forwardthecontrolleddocumentstosupervisor/leadertopostworkstation,orsentittoallrelativepersontoreadandcollectitforfiling.
4.5.3负责将所有旧版文件及时还回文件控制中心文件管理员。
IsresponsibletoreturnallobsoletecontrolleddocumentstoDCCClerk.
5.1程序Procedure:
5.2文件分类、制定和审批Documentclassification,establishment,reviewandapproval
從文件資料內容上分，分為四層文件，编写及审批权限具体如下﹕
Fourlevelsofdocumentsareclassified,prepared,reviewedandapprovedasbelow:
类别
Category
级别
Level
内容
Content
Preparedby
审核人
Reviewedby
批准人
Approvedby
一级
1stlevel
公司质量手册QualityManual
QSOffice
质量管理代表
Management
Representative
总经理
GeneralManager
二级
2ndlevel
控制程序ControlProcedure
QSOffice、
各职能部门Respective
functiondept
与文件内容有关的所有部门经理/主管
AllDept.Manager/supervisorrelatedtothedocument.
品质系统
Quality
System
三级
3rdlevel
操作指导OperationInstruction
QC检查指导票QCinspectioninstruction
产品作业指导书WorkInstructionforOperation
包装作业指导书PackingInstruction
管理类文件Administrationdocuemt
各职能部门
Respective
N/A
部门经理/主管
DeptManager
/supervisor
外来文件（包括来自客户的文件）Externaldocument（includingcustomerprovideddocument）
见FQP-DOC03
SeeFQP-DOC03
有关工作控制规范通用文件
relevantoperationcontrol
四级
4thlevel
质量记录QualityRecord
表格Form
使用部门经理/主管
UsingDeptManager
5.2文件格式：
Thestandardformatofdocument:
5.2.1程序文件和控制规范封面格式见QF-QA-026,程序文件和控制规范内容格式见QF-QA-027。
ThestandardformatofprocedureandcontrolworkisasQF-QA-026andQF-QA-027；
5.2.2QC检查指票格式见QF-QC-049。
ThestandardformatofQCinspectioninstructionisasQF-QC-049.
5.2.3第一工序产品作业指导书（含包装作业指导书）格式见QF-QA-034
TheformatofoperationinstructionforthefirstprocessisasQF-QA-034
5.2.4第二工序产品作业指导书格式见QF-QA-029
TheformatofoperationinstructionforthesecondprocessisasQF-QA-029.
5.2.5机械设备、仪器操作，维修和保养作业指导书及工艺操作指导书格式无特定要求。
一般情况下用可采用表格QF-QA-028。
若不适用时，各部门可根据实际运作需要自行编写格式。
Thereisnospecialrequirementfortheformatofworkinstructionsofmachine/equipmentoperation,repair,andmaintenanceandprocessoperation.GenerallySpeaking,theformofQF-QA-028canbeused.IfN/A,Everydept.canworkouttheappropriateformattomeettheactualneed.
5.2.6仪器校验作业指导书格式见QF-QA-036
SeeQF-QA-036fortheformatofworkinginstrumentofinstructioncalibration.
5.2.7产品质量控制计划格式见QF-QC-019A.QualitycontrolisasQF-QC-019A。
5.2.8FMEA格式见QF-ME-005。
FMEAisasQF-ME-005.
5.2.9程序文件和控制规范的内容标准格式如下,但不局限于：
Thestandardformatofallprocedureandcontrolworkisasbelow，butnotlimitto:
1.0目的（编写此文件的目的）。
Purpose（purposeofqualityproceduretobewritten）.
2.0范围（此文件所适用的范围）。
Scope（scopethatthequalitydocumentisappliedfor）.
3.0定义Definition。
如果没有，请写无。
Ifnone,stateN/A.
4.0职责Responsibility。
5.0程序Procedure.
6.0相關文件和資料Relevantdocumentanddata。
如果没有，请写无。
Ifnone,stateN/A
7.0品质记录QualityRecord.如果没有，请写无。
8.0流程图Flowchart.如果没有，请写无。
9.0附录（包括印章样本，表格等）Attachmentincludingstampsample,formetc.）
5.2.10针对作业指导书内容格式，除要求有文件编号，生效日期，版次，页码，修订历史记录，制作人和核准人外，无特定要求。
由制作人根据实际需要而设定。
Forthecontentformatofworkinstructions,thereisnospecialrequirementexceptforthefollowingitem:
documentno,effectivedate,revision,page,change/revisionhistory,originatorandapprover.
5.2.11所有变更的内容应显示在文件的“历史记录”栏中。
Allupdatedportioninthedocumentmustbeidentifiedinthe“Revisionhistory”.
5.2.12对于一级，二级文件和控制规范类文件必须有版本和版次。
所有文件版本用阿拉伯数字表示,从1开始，依次2，3，4……；
所有文件版次用大写26个英文字母表示,从A开始,依次B,CD…..。
For1stleveldocumentsand2ndleveldocuments,musthavedocumentissueandrevision.Issueshouldbeinalphaletters,startfrom1,inturn2,3,4,…..;
RevisionshouldbeinCapEnglishletters,startfromA,endtoZ.
5.2.13对于三级文件（除控制规范外）只需用版次识别文件更改次数。
用阿拉伯数字表示，从0开始，依次1,2,3,.For3rdleveldocuments（excludingcontrolworkdocument）,wejustuserevisiontoidentifythechangelevel.Revisionshouldbeinalphaletters,startfrom1,inturn2,3,4,…..
5.2.14表格版次用“nn”表示，从00开始，依次01,02,03…99止。
Therevisionforformshouldbe“nn”,startfrom00,inturn01,02,03….,endto99.
5.3受控文件的编号Numberingdocument：
所有受控文件由文控中心文件管理員根据《文件編碼与識別方法》FQWDOC01或《表格管理規定》FQW-DOC02统一进行编号。
Allcontrolleddocumentno.shouldbeallocatedbyDCCclerkaccordingto《DocumentNumberingandIdentifyingMethods》FQW-DOC01or《FormManagementandRegulations》FQW-DOC-02.
5.3.1文件起草者在编写文件时须向文控中心文件管理员申请文件编号。
Anyonewhoneedtowriteanewdocumentmustapplydocument’snumberingforDCCclerk.
5.3.2文控中心文件管理員接到申请后，根据电脑中的各类文件索引资料进行查询及确定文件编号，并将文件编号、文件标题、或产品名称、或产品编号、申请者姓名和申请日期等识别性标示输入电脑。
Afterreceivedtheapplication,DCCclerkwillcheck&
numberaccordingly,andinputDocNo.,DocTitleorproductnameorproductpartno,theapplicant’sname,dateetc.tocomputer.
5.4文件的接收：
所有與品質及環境相關之質量控制文件，都交由文控中心文件管理员接收。
文控中心文件管理員收到受控文件原稿时，须进行以下确认：
AllcontrolleddocumentsregardingqualityandenvironmentshallbesenttoDCC.Afterreceivedtheoriginaldocument,DCCclerkwillchec
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