物业标书之档案的建立与管理Word格式文档下载.docx

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D.档案的使用

利用计算机网络技术，并采用先进检索软件，充分发挥档案资料的作用。

内部员工可通过管理处内部局域网，对文件档案按授权范围查阅。

客户、公司总部可通过Internet与管理处联网，对管理处的相关资料进行查询。

对借阅原始资料的使用者，按档案的不同密级由相关负责人批准方可借阅，并办理借阅手续。

E.档案的销毁

根据文档的保存期限和性质，定期对过期和作废的文档进行剔除和销毁，防止档案的堆积和混淆。

对于已过存档期的档案经主管领导批准可销毁，同时建立已销毁文档清单备查。

➢管理运行档案目录

DA－01工程规划及验收

1.1开发商营业执照

21.2投资商营业执照

1.3施工单位营业执照及承建资格证书

1.4工程施工合同

1.5单位工程开工报告

1.6单位工程竣工报告

1.7施工组织设计（方案）报审表、目录

1.8室外工程施工组织设计

1.9图纸会审目录

1.10市政工程有关检查验收记录1.16征地使用手续

1.17建筑工程竣工验收证书

1.18工程竣工核验证书

1.19环保验收说明书

1.20工程消防验收意见书

1.21房屋及公用设施等竣工和接管验收交接表

1.22建筑、结构、给排水、电气等竣工图目

1.11项目规划证明

1.12项目红线图1.23

1.13建筑工程规划xx1.24

1.14单位工程施工xx1.25

1.15投资xx

DA－02物业服务机构

2.1物业服务公司简介2.8

2.2物业服务公司资质证书2.9

2.3物业服务公司管理体系文件目录2.10

2.4物业服务公司企业法人营业执照2.11

2.5物业服务公司税务登记证2.12

2.6经营服务性收费xx2.13

2.7物业服务公司质量管理组织架构图2.14

DA－03公众管理制度

3.1【****】项目服务指引3.9

3.2【****】项目精神文明建设公约3.10

3.3【****】项目房屋管理规定3.11

3.4【****】项目服务承诺3.12

3.5【****】项目防火与防风管理规定3.13

3.6【****】项目治安管理规定3.14

3.7【****】项目停车场管理规定3.15

3.8【****】项目摩托车、自行车保管规定3.16

DA－04设施设备管理

4.1设备分类及代码4.6

4.2设施清单4.7

4.3设备清单4.8

4.4设备台帐4.9

4.5设备年检修计划表

DA－05客户资料

5.1客户登记表5.4

5.2客户收楼验收记录5.5

5.3客户身份证复印件5.6

3录、文字资料

房屋质量保证书

房屋使用说明书

房屋及共用设施等竣工和接管验收交接表

物业服务公司章程

物业服务公司企业理念

【****】项目管理处机构图

【****】项目管理处简介

【****】项目管理用房手续北京市经营服务性收费许可证物业服务合同

【****】项目服务费收取管理规定

【****】项目财务公开监督制度

【****】项目卫生管理规定

【****】项目园林管理规定

【****】项目水、电管理规定

【****】项目公共设施管理规定

【****】项目来访管理规定

【****】项目电梯管理规定设备保养计划表

测量器具及仪表鉴定计划表闭路监控系统保养检查记录避雷系统保养记录

委托银行代收款合同书

房屋配套设施权属清册

客户投诉受理登记表

5.7客户请修登记表

5.8派工单

5.9客户回访记录表

5.10客户意见征询表

DA－06xx管理

6.1应用计算机开展物业服务工作情况简介5.11二次装修申请表

5.12停车位申请表

5.13房屋零修率、回访率统计表

6.6电子巡更系统操作手册

6.2消防监控系统操作手册

6.3xx周界报警系统操作手册

6.4闭路监控秩序维护系统操作手册

6.5背景音乐系统操作手册

DA－07房屋管理及维修养护

7.1CI导入执行规范报告

7.2企业形象识别系统

7.3整体规划建议报告书

7.4VIS执行手册纲要

7.5VI执行手册设计合同书

7.6标识名称及设计制作一览表

7.7社区区平面示意图

DA－08

给排水系统

8.1卫生xx

8.2清洗消毒xx

8.3维修企业技术资格等级证书

8.4清洗消毒合同

8.5清洗消毒合格证

8.6操作人员健康合格证

8.7水池（箱）清洗消毒工作时间安排表

供配电系统

8.15配电设备巡视记录表

8.16低压配电柜保养记录表

8.17低配电柜运行巡视记录表

电梯系统

8.18电梯分包方营业执照

8.19电梯xx安全认可证

8.20电梯xx合同

8.21电梯故障困人救援法6.7物料管理软件使用说明

6.8人力资源管理软件使用说明

6.9客户管理软件使用说明

6.10远程办公自动化系统

7.8路标、栋、楼层号、门号（照片）

7.10公共设施xx巡查记录

7.11房屋完好等级评定表

7.12二次装修汇总表

7.13商业网点统计表

7.14户外广告安装审批验收表

7.15房屋外观图片资料

8.8水箱、水池清洗清单

8.9清洗消毒记录

8.10水箱、水池清洗加药记录

8.11卫生检测结果报告

8.12水泵保养记录

8.13停水应急方案

8.14停水通知（样本）

8.15控制柜保养记录表

8.16供用电合同

8.17用电xx

8.22电梯移交手续

8.23层门开锁钥匙安全使用守则

8.24电梯安装工程移交证明

8.25电梯移交验收备忘录

48.26

8.27

8.28

8.29电梯电气原理图元件新旧代码对照表

电梯保养报告书

电梯准用证

电梯年检抽样检验通知单8.30

8.31

8.32年检电梯明细表

整改通知单

电梯月检查评分表

DA－09秩序维护管理

9.1秩序员系统组织机构图9.8岗位设置一览表

9.2紧急集合方案

9.3对讲机代码一览表

9.4秩序员值班记录

9.5来访登记表

9.6突发事件处理单

9.7巡逻路线、时间安排表

DA－10消防管理

10.1消防组织机构图

10.2消防系统流程图

10.3管理处火警处理程序图

10.4管理处火灾处理程序图

10.5灭火应急方案

10.6消防控制中心值班记录

DA－11环境管理

11.1环卫设施一览表

11.2保洁系统组织机构图

11.3保洁服务每月检查表

11.4保洁每周抽检表

11.5保洁服务班检表

11.6保洁责任区划分表

DA－12社区文化

12.1精神文明建设公约

12.2社区文化活动计划

DA－13财务收费管理

13.1滞纳金收费标准

13.2拖欠费用催缴办法

13.3委托银行代收款合同书（样本）

13.4委托银行代收款凭证

13.5收费情况统计表

13.6预算执行报表

13.7财务收支报表9.9

9.10

9.11

9.12

9.13

9.14

10.7

10.8

10.9

10.10

10.11

11.7

11.8

11.9

11.10

11.11

11.12

12.3

12.4

5夜间查岗记录表

秩序员服务每日抽检表安全疏散图

停车场安全标志

危及人身安全处标识

停车场安全标志、警示（图样）消防设施月保养记录

消防设施年保养记录

风机保养记录

消防设施器材清单

消防隐患统计清单

垃圾日产日清记录

消杀工作记录表

“杀虫、灭鼠”消杀确认表

绿化租摆合同

绿化租摆调查纪录

除“四害”消杀合同书社区文化活动资料

社区区宣传栏内容登记表