预结算操作作业指引.docx

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预结算操作作业指引

预结算操作作业指引

编制

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初审

日期

审核

日期

批准

日期

修订记录

日期

修订状态

修改内容

修改人

审核人

批准人

1.总则

1.1编制目的：

规范审批及结算流程，提高工作效率，有效控制项目动态成本，强化全员成本意识。

1.2适用范围：

广州公司预结算工作。

2.预算工作

2.1总体说明：

对于五大类合同（总包、精装修、道路管网、园建绿化、栏杆铝合金门窗）要求必须做好预算工作。

预算流程图如下：

2.2编制预算前的准备工作：

（1）与施工单位召开预算工作预备会，理清图纸的版本号、施工范围，选用业主的《通用做法》、《建筑防水防裂体系》、《加气砼砌块施工技术细则》、《成品烟道》等情况。

这些做法及细则需注意各时期所采用版本；

（2）定好编制预算的计算方式及使用软件的种类等，为完成预算后对数提供便利；

（3）与施工单位签订约谈记录，制定预算的总体工作计划，这是保证预算工作按时完成的前提，另外，对于未按时完成的情况定下一些处罚措施，确保预算按时完成；

（4）确定双方预结算工作总负责人，便于进行工作对接；

（5）加强沟通，保持信息的对称性。

对图纸有疑问之处及时与成本部人员沟通，进行答疑解决。

2.3编制预算后的对数工作：

（1）完成预算的编制后，找以往同类工程作对比，对比相关含量进行分析。

通过对比找出差异，分析原因。

若是自己计算错误应及时整改，做到心中有数。

（2）与施工单位核对过程中，实行对数签到制度，当天核对完成内容当天双方确认，各自留底，不再重复核对。

（3）对数2-3天后，对整体情况有了认识，根据实际对数情况，预计进度和时间节点，重新调整并定下具体计划，确保对数工作按计划完成。

（4）对数过程要连续，一气呵成，特别是总包工程，提高工作效率。

（5）对数过程中难以解决的争议问题，咨询公司先提出合理性建议，再与成本部人员沟通，及时解决。

（6）对数期间，咨询公司每周与成本部人员汇报核对情况，跟进对数计划落实情况。

（7）注重对数的成果的整理，每个项目都要能够体现工程量的变化、造价的变化，整个大项审核完成后，要有一个总工程量与总造价的对比，并出具一份书面的说明文件，对重点变化部分加以说明。

（8）预算核对要考虑超报费，在预算书中就要扣除。

2.4编制预算的时间要求：

总包预算必须在出图后六个月的时间内完成并与施工方核对好，编制对数后总包含量分析表。

分包预算必须在三个月的时间内完成核对。

3.结算工作

3.1总体说明：

结算工作是成本管理的一项重要也是最基础的工作，责任心是贯穿整个工作的主线。

结算成果的提交要求是精品而不是半成品。

时刻认为自己就是终审。

结算流程图如下：

3.2结算的编制及审核：

（1）工程竣工验收合格后，咨询公司应编制结算计划，项目部根据结算计划催促施工单位提交工程结算资料，催交结算书行之有效的方式有如下几种：

1通过电话沟通。

对于简单的工程结算,如采购合同的结算，可通过电话沟通,以最快捷的方式催交结算。

2通过电子邮件通知。

通过电子邮件通知是我们最常用的方式。

3通过正式发函通知。

通过正式发函的形式通知，每月28号发函，涵盖两个月。

在通知书上写明累计第几次发函。

同时以电话及电子邮件为辅助，这是最可靠有效的方式。

这方式可起到免责及自我保护的作用，在结算中占据主动地位。

发函的格式如下：

[以中冠涂料、南利年前发函为例说明]

体现发函重要的例子：

4约谈形式。

每周约谈2-3家重要的施工单位，充分与施工方沟通，了解并记录未能按时提交结算的原因，如指令未下发等，由咨询公司及成本部推动结算的提交工作。

此外，可以通过停付进度款的方式，催促施工方尽快提交结算。

以上方式应作为结算工作的一部分，协助并催促施工单位提交结算资料。

提交结算是完成结算工作的前提条件。

（2）工程结算的具体操作流程：

1首先检查资料是否完整，如果不合格，通知项目秘书退回施工单位重新送审；

2收到完整的结算资料后在规定的时间内完成工程量、综合单价的审核，审核完成后约施工单位进行对数,双方核对达成一致意见后，要求施工单位经办人签名确认；

3注意留意施工合同是否有扣除结算超报费的条款。

如果承包商的送审价超出审核价的5%，则应扣施工方的超报费，按超出审核价部分的10%扣除（注意并不是每份合同都有此条款）

4完成的预结算资料的排放顺序：

Ø塑料装订封皮

Ø工程预（结）算审批表（施工单位无此单）

Ø工程预（结）算内部审核备忘（施工单位无此单）

Ø工程结算工作交接单

Ø竣工协议清单

Ø封面

Ø编制说明（施工方必须盖章）

Ø汇总表

Ø计算书汇总清单

Ø签证汇总清单（如无签证则可不要该表）

Ø甲供材统计表（如无甲供材则可不要该表）

Ø总包管理费（如无总包管理费则可不要该表）

Ø现场量度记录（如无现场度量纪录则可不要该表）

Ø材料供货明细表（如无甲供材则可不要该表）

Ø扣款/索赔及奖励明细表（必须是原件、如扣款/索赔则可不要该表）

Ø竣工验收报告（原件、一定要有监理、甲方的签字盖章及日期）

Ø合同复印件（主要指经济条款部分）

Ø结算对帐单（预算可不要该表、盖章必须是财务用章、手写签名、注明截止日期）

上述资料除注明外1式3份，甲、乙及咨询方各一份，由甲方保留原件。

打印装钉好后分别在左上角盖好“甲方”、“乙方”、“咨询方”的印鉴，送至甲方审核。

特别说明：

在提交给甲方的原件中，除指令单外，其他资料必须为原件，如扣罚款单、奖励单要求为原件。

结算审核标准格式：

（3）审核结算的要点：

●共性问题：

1施工范围的问题

对于涉及多家施工单位的结算范围,要理清各单位的合同界线,需工程师确认,必要时到现场复查确定；[特别是室外工程]

2水电费、罚款及奖励单

水电费、罚款及奖励单一般在进度款中有体现，结算是往往比较混乱。

结算时，要求施工方单位与项目工程师提前核对，并形成书面确认书，哪些水电费、罚款已扣，哪些未扣，一一写明，作为结算扣款的依据；

3审批表的填写问题

审批表中预结算说明一栏，应写明审核的要点，分析结算造价的合理性，要能够反馈一个总体价格水平；分析与合同造价的差异原因；对于采购合同，还应注明预计超领的情况，并附上相应的过程文件。

填写范例如下：

4备忘录的填写问题

备忘录成本数据一栏，是结算含量的积累，是沉淀结算成果的体现。

完成每一份结算都要有所积累。

栏目中的项目可以根据需要增减，关键是分析的数据要具有参考价值，如铝合金合同，应分析窗地比、铝合金的单方造价等；

范例如下：

5竣工协议清单的填写问题

不要随意修改标准格式及公式，合同编号及项目名称要填写正确。

范例如下：

6结算对帐单的核对；

已付款情况要与成本部人员作好沟通，可以通过邮件和成本部确认，不允许出现半点差错。

对帐单后面的截止时间要注明清楚。

发邮件的范例如下：

7结算审核过程要保留计算的过程，要具有可追溯性，便于复核及校核。

8结算的顺序

由易到难，先结算采购合同，后结算施工合同。

提交结算后，每个月制定一个结算的主题，如7月与8月定为“采购合同结算月”，定好完成目标并按时落实。

一般情况下，采购合同在收到结算后7天内完成，施工合同根据具体情况，与成本部人员沟通，定好结算完成的时间。

9分段结算

对于合同期跨度较长的，可以进行分段结算，减轻后期结算压力。

●施工合同

1现场抽查[以方直园建的结算为例介绍]

对于道路管网、边坡支护、土方工程、园建绿化、边坡护绿、基坑工程、外墙装饰工程等，注重现场的抽查测量，抽查的结果作为结算的有效依据，按相关表格附在结算书后。

现场测量约谈纪要格式如下：

2负签证的审核

施工单位一般不上报负签证，此部分要重点关注。

平时项目管理中要建立好负指令台帐，对各单位负签证进行归类汇总，结算时要注重扣除；通过邮件的形式与成本部人员沟通，成本部人员统一从K3系统中导出相关合同所有的签证指令发给咨询公司，咨询公司逐条打开查看并汇总扣除；有部分负签证，因为当时指令未下发给第三方，在K3系统中可能未显示，最有效的做法是要审核其他单位结算时，注意第三方扣款的指令，审核过程注意收集及记录成台帐，以防遗漏。

3甲供材的核对

施工过程中，甲供材的领用比较混乱，要认真核对，特别是总包及精装修合同，涉及量较大。

利用甲供材台帐，统计各单位的实际领用量，避免遗漏；另外，在进行施工合同的结算中，甲供材的核对也要做到“分段结算”，避免过多地采取拉通考虑，提高核对的准备性，比如，花城5D期涂料及6期涂料结算，在5D期的结算中就分段核对甲供材。

根据实际情况，前提条件是四联单的填写工作必须要规范，写明各合同名称及使用范围。

[讨论]

4调差问题

结算审核过程中注意合同是否有调差条款，如下几类合同一般有调差：

总包、铝合金、智能化安防、防火门等。

●采购合同

1四联单的完整性与有效性

采购合同不是简单的四联单数量的相加，注意看清楚四联单是否盖章完整，是否有修改的地方，修改处是否有效，备注与实际数量有没有不一致的情况，在批进度款时若有发现类似情况应及时反馈给施工方进行处理。

[百安居案例]

2核对超供材料价格的问题

对于超供甲供材价格的审核，与采购单位核对时，要注意知会产生超领的相关施工单位，并要求其签字确定，认同审核价格，以便在后期施工方结算甲供材时按此确定价扣除超领的款项，避免不必要的争议发生，如施工方不同意当时采购单位的价格的争议。

3注意各单位的领货情况

采购合同结算过程中，建立甲供材台帐，为后期核对施工合同甲供材作准备。

另外，注意一些单位的领货情况，有部分施工单位领用材料情况异常，如运峰电力公司领用外墙砖，诸如此类，应给予关注并了解情况；

4检测费用问题

有部分采购合同涉及检测费的问题，如开关插座的检验费等，要看清楚是否为合同范围内，或者是综合单价是否已包含，避免重复支付。

●总价包干合同

对于总价包干的合同，不能因其包干则马虎处理，应认真查看合同，关注是否有调差条款，对于有签证的情况注意是否出现重复，结算后还要分析其造价合理性。

3.3结算的复核：

（1）复核制度

所有送出的成果文件，必须经过2级复核制度。

各项目100万的预结算由经手人自查后由项目小组成员复核方可盖章送出；100万以上者需由项目负责人2级复核，再由其他的项目负责人3级复核才可盖章提交。

（2）复核内容

复核内容为预结算所采用格式是否正确、资料是否完整、前后数据是否一致、数据的准确性、结算方式是否与合同不一致等。

（3）复核要求

复审工作的要求是数据准确性及资料完整性。

不允许出现如合同编号写错、合同名称不符或者已付款金额不正确等低级错误。

建立健全复核机制，做好复核记录。

（4）处罚制度

对于复核过程中发现的错误实行与个人工作绩效挂勾的处罚制度，以处罚方式减少错误的发生。