外贸跟单员详细工作流程Word文件下载.docx
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而合同用的比较正规。
机器设备,大棕贸易的进出口。
还有协议书,意向书,订单和委托订单等。
要提的是,客户从国外直接发来的订单或委托订单,我们收到后要回复,不能置之不理,否则算默认。
5、接单的程序:
接单的程序可分为询盘,发盘,还盘和接受四个环节。
(1)询盘:
(INQUIRY)又叫询价。
(2)发盘:
(OFFER)又叫发价。
是买方或卖方向对方提出各项交易条件,并愿意按照这些条件达成交易,订立合同的一种确定的表示。
在实际业务中,发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。
(3)还盘:
(COUNTER-OFFER)又叫还价。
(4)接受(ACCEPTANCE)l买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件,并愿意按这些条件达成交易,订立合同的一种确定的表示。
二、审单:
即审核合同
1、审单内容:
确认产品名称,规格,质量,数量,单价,价格条款,总额,付款方式,包装要求,交货期,交货方式。
2、审单方法:
(1)产品名称,规格:
审查时产品代码是不是自身的产品?
与我们的产品资料能否对上号?
有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。
(2)质量:
也称品质。
是货物的外观形态和内在质量的综合。
在国际货物买卖中,货物的品质不仅是主要交易条件,也是我们跟单员进行审单的首要条件。
(3)数量:
应审查货物的数量是否可以及时备妥,其计量单位,重量以及约数有何规定。
约数:
如合同数量前加“约”,可使交货数量有适当的机动。
国际上对约字的含义解释不一。
有的认为是2.5%,有的认为是5%。
按《跟单信用证统一惯例》,信用证上如规定约字,应允许有不超过10%的增减幅度。
(4)单价,总额的审查:
1、客户下单有的会将单价标出,我们要对照我们的报价表审查是否对?
总额有没有加错?
新客户下单,要查看我们给他的报价。
2、通常我们以美元为结算货币,但也有以其它币种的。
要注意的是要用在国际上流通的硬货币。
(英镑,港币,欧元)
(5)价格条款的审查:
出口货物的单价条款,也称价格术语,常用的有:
船上交货价(指装运港的价格条件),运费付至指定目地的交货,成本、保险费、运费(指目的港)价格。
常用的FOBCFRCIF几种价格的换算及公式介绍如下:
(1)FOB价格换算为其它价:
价=FOB价运费
价=(FOB价+运费)&
#247;
(1-保险费率;
投保加成)
(2)CFR价格换算为其它价:
价=CFR价–运费
价l=(CFR价)&
(1-保险费率&
#215;
(3)CIF价格换算为其它价:
价=CIF价&
(1-投保加成&
保险费率)-运费
保险费率)
(6)付款方式审查:
付款方式是否能接受?
LC,付定金,等等。
支付的货币能否接受?
(7)包装要求的审查:
工厂的产品本身有自已的包装,展示给客户能否接受?
客户提供的包装(彩印,尺寸)我们能否做?
客户提供的包装资料是否齐全?
(内包装,外包装,标签,说明书)
内包装:
普合,白合,彩合,吸塑
外包装:
纸箱,木箱,桶装,编织袋。
最主要是唛头印刷。
(8)交货期的审查:
跟单员应审查交货期是否合理,公司是否能及时筹备到货物,并装船送达。
交货期一般应规定一个期限,而不是某个具体日期。
期限有长有短。
可以是2周,3周,或一个月,二个月,一个季度或更长。
(9)交货方式的审查:
运输主要有海运,陆运,空运,邮寄等等。
注:
如运费由客户支付,客户决定交货方式。
如我们付费,尽量用海运。
如报的价是连同海运价,而客户要求空运(赶销售),我们可要求客户承担多出部分的费用。
关于样品:
要获取订单,备好样品是很重要的一步。
寄目录,样本:
准备样品。
(1)工厂现有的款式
(2)新款
(3)客户来样。
要领:
无论老品,新品,还是客户来样,样品都要寄给客人进行确认。
特别是新品可能要反复修改几次。
跟单员一定要保存好最终的确认样品,以免客人在下单时找不到确认样。
在国际贸易中,凭样品成交的比重很大。
作为跟单员,我们要做到:
有完整的产品资料,主动进行宣传。
新品的成本,价格要进行核算。
新品的制作要留有实样。
客户的来样要保存好原样。
三.形式发票:
PROFORMAINVOICE
买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇,在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称,规格,价格等条件开立的一份参考性发票。
这种发票在成交后不能代替正式发票使用,对双方都无最终约束力。
为了区别于正式发票,它必须明显表明“形式发票”字样。
形式发票上一般要显示订单的相关信息。
(收货人,合同号,形式发票号,开出日期)。
产品信息(品名,数量,价格,交货期)。
合同条款(价格条款,付款方法)。
此外,提供我们的银行资料以便客户开证或汇款。
注意几点:
单价条款要明确(FOB,CFR,CIF)
交期要明确
付款条件要明确(LC,TT)
四.出口货物跟单的基本程序:
出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。
它以货,证,船,款为中心,包括备货,催证,改证,租船订仓,(报关,报验,装船),制单,结汇等环节。
我们将这些程序概括为:
(1).筹备货物:
按订单及信用证的要求,按时,按质,按量地备好货物。
(2).催审单证:
大多数的支付方式是L/C。
对安全收汇有保障,因它是银行信用。
只要所装运货物与信用证条款一致,银行保证付款。
跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证,审核和修改的跟踪工作。
①催证:
货物快完成时,要催证。
①审证:
审证是银行和公司的共同职责,但在范围和内容上有所不同。
银行从政策面上审,如开证的国家有无贸易往来,开证行的资信等等。
公司则审开证人和受益人是否正确,L/C的货物和金额与合同是否相同,装期,特别条款等。
③改证:
审证后发现问题是常事。
包装上,总金额,效期,包括拼写错误。
要求对方修改,一份L/C,可能有几处问题,我们要一一指出,一次性修改。
(3).订仓装船:
货物备妥,L/C没问题后,我们就要进入到出货装柜,租船订仓和装船的阶段。
按CFR和CIF成交的,我们负责租船订仓l和装船的手续。
首先:
出货装柜:
(P。
28)跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。
这当中要做的工作有货柜选择,制作装箱单,跟踪装柜等。
货柜选择:
29)根据货物的不同而选择不同的货柜。
常用的有:
20’29–30立方/17.5吨40’58–61立方/22.5吨40’H68–71立方/27.5吨
制作装箱单:
30)装箱单着重表现货物的包装情况。
应包括出货的品名规格,数量,箱数,毛净重,包装尺码,总体积,箱号,唛头等。
跟踪装柜:
31)出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。
协助生产部门安排好人员装柜。
货柜到厂后,跟单员要监装,指导货物的摆放。
如一个柜内有几种货,每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。
(4).制单结汇:
是出口货物跟单的最后一个环节。
制单:
货物装船后,跟单员要及时按L/C,合同或其它单据的内容制作各种单据。
要在C的有效期内将单据送交银行。
出口单据主要有:
汇票,发票,海关发票,提单,装箱单,产地证,商检证,保险单等。
结汇:
如按L/C的规定制作了单据,并及时送交了银行,我们就可及时收到货款了。
单据要求:
正确,完整,及时,简明,整洁。
五.进口货物跟单的基本程序:
(1)就是跟进进口合同的履行。
其程序为:
租船订仓,申请开证,催交装运,办理保险,商检报关及接货验收等。
第一讲物料采购及物料进仓跟踪
这一章里,我们要掌握:
物料采购跟单的基本要求
物料采购跟单的原因
物料采购跟单的流程
物料采购跟单的方法策略
物料采购跟单是指跟单员按采购订单所载明的物料,品名,规格,数量及交期更进行跟踪。
目的:
满足企业生产活动对物料的需求,在必要的时候,获得必要的物料,避免停工待料。
一.采购跟单的基本要求:
适当的交货时间,适当的交货质量,适当的交货地点,适当的交货数量及适当的交货价格。
(适时,适质l,适地,适量,适价)
二.物料采购跟单的原因:
以下原因造成我们要对物料进行跟催:
供应商方面的原因:
由于供应商方面的原因造成交货不及时,而使我们必须跟单的原因有:
超过产能的接单和超过技术水准的接单。
制程管理不良,质量管理不充分而造成不良品的增多。
来自低工资的员工工作效率低,完不成。
等原因。
1、企业方面的原因:
供应商的选定有误,对他的产能和技术调查不足。
所要求的品质没说清楚。
价格的决定很勉强。
进度的掌握和督促不力。
下订单到过远的地方。
2、沟通方面的原因:
信息交换不及时。
三.物料采购跟单流程:
制作订购单:
跟单员接到所需部门的请购单,要制成订购单传给供应商。
制订购单时注意:
审查请购单。
熟悉订购的物料,价格确认,确认质量标准。
确认物料需求量,制定订单说明书,发出订购单。
(制作采购单P。
26),将要采购的物料名称,规格型号,数量,价格。
交期等要求表达清楚。
采购单经审核无误后发给供应商,并要求供应商签字回传。
订单跟踪:
对长期合作的,信誉好的供应商可以不进行跟踪。
跟踪加工工艺,跟踪原材料,跟踪加工过程,跟踪组装总测,跟踪包装入库。
物料检验:
确定检验日期,通知检验人员,进行物料检验,处理检验问题。
物料进仓:
协调送货,协调接受,通知送货,物料入库,处理接受问题。
四、物料采购跟单的方法策略:
催单的目的是使供应商在必要的时候送达所采购的物料,使企业的经营成本降低。
催单的方法:
(1)按订单跟催。
按订单预定的进料日期提前一定时间进行跟催。
有:
联单法:
将订购单按日期顺序排列好,提前一定时间进行跟催。
统计法:
将订购单统计成报表,提前一定时间进行跟催。
跟催箱:
制作一个31格的跟催箱,将订购单依照日期顺序放入跟催箱,每天跟催相应的订单。
(2)定期跟催。
于每周固定时间,将要跟催的订单整理好,打印成报表定期统一跟催。