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前言ﻩ１
一、研究概念界定2
1.1 中小型企业ﻩ２
1．2 办公自动化ﻩ２
二、中小企业办公自动化的建设现状与存在问题３
２.1现状ﻩ3
2．2 存在问题3
三、中小企业办公自动化建设应具备的功能ﻩ４
3.1行政管理功能5
3．２人事管理功能6
3.３文档管理功能ﻩ6
3.4生产管理功能ﻩ６
3.5电子邮箱功能ﻩ６
３.6公告板功能ﻩ7
３.7图像处理功能7
３．8系统维护功能ﻩ７
四、中小企业办公自动化建设的新特点ﻩ7
4．2界面个性化、系统简单实用ﻩ7
４.３系统的安全性ﻩ8
4.5提醒机制８
4.６综合办公ﻩ８
五、我国中小型企业办公自动化的对策ﻩ９
5.1企业决策层必须高度重视ﻩ９
5.2选择成熟、易学的开发平台ﻩ９
5.3自行开发，动态应用１0
5.5预防计算机病毒，保证系统安全ﻩ１０
六、中小企业办公自动化未来发展趋势ﻩ10
6.2无线化ﻩ10
６.3智能化ﻩ11
6.４协同化ﻩ１1
６．５通用化11
6．6门户化11
小结11
谈现代中小型企业办公自动化的新特点
汤智莉
云南民族大学职业技术学院
摘要：
在经济全球化和信息一体化步伐日益加快的背景下,中小企业若能适应信息时代的要求，提高自身竞争力,就必须建立符合自身特色的办公自动化信息系统。
由于自身信息化基础比较薄弱，计算机软、硬件配置较差，而且员工的素质参差不齐,经济实力不雄厚等因素的制约,中小企业不可能像政府或大公司、大企业那样进行大量投资建设信息系统。
中小企业建设办公自动化信息系统除了遵循共同的规律之外，还呈现出自身特点。
本文试结合中小企业自身的特色和需求,谈谈其办公自动化系统建设的要求、特点、功能等问题，并提出可行的建设措施和方案。
关键词:
中小型企业；
办公自动化；
Web模式
前言
当今世界，经济全球化和信息一体化步伐日益加快,网络技术和软件技术飞速发展，信息系统在人们的经济生活、政治生活、社会生活、文化生活中的作用也越来越大。
无论是政府、公司、还是社会组织,都借助资金和人才优势，加快信息化建设的步伐,建立高质量、高效率的办公自动化信息系统，从而提高效率,增强竞争力。
在这种背景下，越来越多的中小企业若能适应信息时代的要求，提高自身竞争力，就必须建立符合自身特色的办公自动化信息系统。
相比之下,中小企业由于自身信息化基础比较薄弱，计算机软、硬件配置较差，而且员工的素质也参差不齐,经济实力也不雄厚，不可能像政府或大公司、大企业那样进行大量投资建设信息系统。
所以中小企业建设办公自动化信息系统除了遵循共同的规律之外,还呈现出了自身特点,而办公自动化是使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成,达到充分利用信息、提高工作效率，为企业的管理和决策的提供科学的依据。
办公自动化可以充分有效地利用信息资源,以提高生产效率、工作效率和工作质量、辅助决策,保证办公活动规范化和制度化,以达到既定的目标，获取更好的效果，全面实现数字化办公是企业办公自动化发展的必然趋势。
本文试结合中小企业自身的特色和需求，浅谈其办公自动化信息系统建设中特点、功能，提出可行的建设措施和方案。
一、研究概念界定
1.1中小型企业
中小企业是与所处行业的大企业相比人员规模、资产规模与经营规模都比较小的经济单位。
不同国家、不同经济发展的阶段、不同行业对中小企业界定的标准不尽相同,且随着经济的发展而动态变化。
各国一般从质和量两个方面对中小企业进行定义,质的指标主要包括企业的组织形式、融资方式及所处行业地位等，量的指标则主要包括雇员人数、实收资本、资产总值等。
量的指标较质的指标更为直观,数据选取容易,大多数国家都以量的标准进行划分,如美国国会20０1年出台的《美国小企业法》对中小企业的界定标准为雇员人数不超过５0０人,英国、欧盟等在采取量的指标的同时，也以质的指标作为辅助。
我国不同行业的中小企业的认定标准如下:
工业中小型企业须符合以下条件:
职工人数20０0人以下，或销售额30００0 万元以下,或资产总额为40000万元以下。
其中，中型企业须同时满足职工人数30０ 人及以上，销售额3000万元及以上，资产总额40０0万元及以上;
其余为小型企业。
建筑业中小型企业须符合以下条件：
职工人数3000人以下，或销售额30００0 万元以下,或资产总额4００00万元以下。
其中，中型企业须同时满足职工人数６00人及以上,销售额30０0万元及以上,资产总额4000万元及以上;
批发和零售业中小型企业须符合以下条件：
职工人５０0人以下，或销售额15０00万元以下。
其中，中型企业须同时满足职工人数1０0 人及以上，销售额100０万元及以上;
1.2办公自动化
办公自动化是从20世纪5０年代开始,美国的部分企业开始用机器来处理办公业务，当时美国人就把这种手段叫做办公自动化（offiｃeautｏmatｉoｎ,一般根据英文首写字母简称为OA）。
办公自动化是当前国际上飞速发展的学科,它是一门综合了电子、通信、文秘、行政等多种技术的新型学科,涉及到文秘、行政管理、电子机械、物理等十多个学科，办公自动化的支持理论是行为科学、管理科学、社会学、人机工程学等。
它从生产经营单位和行政部门的办公事务处理开始,进入到各类的信息控制管理,进而发展到领导决策。
办公自动化通常是指采用Inｔernｅt/Intranｅt技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作;
改变过去复杂、低效的手工办公方式,实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。
一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。
中小企业办公自动化信息系统是一个以企业办公业务为核心的信息集成系统。
它利用先进的计算机和网络技术实现企业办公自动化,通过对大量办公数据分析处理实现企业现代化管理，提高企业的竞争能力,以实现办公自动化、信息资源化、传输网络化和决策科学化的总体目标。
二、中小企业办公自动化的建设现状与存在问题
2.1现状
目前中小企业的办公自动化受自身经济实力、人力资源、经营业务等因素影响,实现程度不同,主要分为高、中、低三类企业。
第一类中小企业信息技术化水平较高,基本具备了建设办公自动化系统的能力。
这类企业．已经建立了自己的Intranet网络；
使用经二次开发的通用办公自动化系统；
能较好得支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；
通过Inｔernet发布、宣传企业的产品、技术、服务；
Inｔraneｔ网络已经对企业的经营产生了积极的效益,实现科学的管理和决策,增强企业的竞争能力，使企业不断发展壮大。
第二类中小企业信息技术化水平一般，虽然已经建立Intranet网络，但没有相关应用系统支持协同工作,只是使用常用的MS Ｏｆfice系列、ＷPＳ系列应用软件以提高个人办公效率。
员工利用Iｎtraｎet网络实现信息收集、邮件交流等事务,仍然属个人办公。
第三类企业由于资金、技术和人才等的制约，还停留在使用没有联网的计算机，没有从根本上改变过去复杂、低效的手工办公方式,办公方式远没有实现规范化和制度化。
2.2存在问题
2．2．1落后的管理模式与先进的计算机网络化管理不相适应
在企业办公过程中引入计算机管理系统，必然会对现行的机制产生影响，原已习惯了的“看得见、触得到”的办公方式，一下子改变原有的工作方式和习惯，确实会在一部分企业管理者和工作人员之间产生疑问和抵触情绪，妨碍办公管理系统的应用,这就造成了企业办公自动化与手工操作的矛盾。
此外,部分的管理人员和办公人员的计算机水平跟不上,网络管理混乱，基础数据不完整,在这种落后的管理模式下,即使有先进的计算机网络，也会造成办公自动化的效果不明显。
2.2.2定位不准确，仍局限于传统观念
许多企业管理者对办公自动化的理解不深，仍局限于传统观念，认为办公自动化“远水解不了近渴”；
“说起来重要，做起来次要”。
认为仅仅依靠独立的个人计算机完成简单的文字和表格处理,或者利用网络进行简单的邮件交换，这并不能大幅度提高企业的工作效率。
2．２.3企业的软件应用与硬件平台不相适应
许多企业开发的办公软件功能过于单一。
软件应用相对滞后于硬件平台,导致“有路无车”现象。
软件应用过于庞大，软件功能与单位需求相差甚远,尽管硬件系统比较完善，仍导致“有路坏车”现象严重。
2.２.４ 企业缺乏复合型人才，人员素质亟待提高
企业办公自动化工作与其它工作不同之处就在于所有环节工作之和相当于环形链条，只有所有工作都同步做好了，所有链条都接起来了,系统才能全面运转起来。
必需要有综合协调能力、综合管理能力和综合知识的复合型人才。
这样才能有效地实施企业办公自动化，提高工作效率。
目前仍有很多的办公人员还不适应办公自动化的要求，其素质与办公自动化技术的要求仍有差距。
2.２.５ 基础设施尚不完善，系统安全难以保障
目前，应用办公自动化产品的多数企业的计算机和网络基础设施建设尚不完善，缺乏先进的设备支撑，系统安全难以保证。
2.２.6规章制度不健全
企业办公自动化管理问题是所有办公自动化工作的重中之重,俗话说”没有规矩，不成方圆”。
企业没有成文的“办公自动化管理条例”、“办公自动化安全方案”和“办公自动化档案”,人员培训没有方案。
特别是在网络开通后,没有管理的网络后果是极其严重的。
要注重培养具备计算机专业技能的管理人员来规范管理,建立责任、诚信制度。
三、中小企业办公自动化建设应具备的功能
中小企业办公自动化信息系统的用户主要是本公司的员工，但公司内的员工又分为一般员工、中层干部、公司领导和系统管理员。
由于中小企业员工相对较少，一名员工经常要担任数种职位,甚至在日常办公和业务办公中的职位往往也不相同,同时中小企业员工的流动性特别大;
因此,中小企业办公自动化信息系统应能够实现面向不同职位的用户,为不同职位的用户提供不同的功能模块和不同的操作界面。
中小企业由于员工较少、规模较小,其办公自动化信息系统的功能也有其自身的特色,不仅包括企业日常办公的常用功能,,还包括日常办公中的许多小功能；
同时还包括部分业务办公功能,主要表现在以下几个方面：
3.1行政管理功能
企业行政方面的各种功能,包括图表生成、日程安排、工作计划、会议管理、传真、复印管理、财务管理、考勤管理、用车管理、物资管理等。
该功能是实现办公自动化的主要内容,包括综合行政管理系统、财务工资管理系统、仓库进销存管理系统、电脑监控综合信息系统、生产调度管理系统、档案管理信息系统、车辆管理系统等组成,依靠计算机的图形系统、数据库和各种应用软件来实现。
3.1.１综合行政管理系统
应实现企业行政管理方面的各种功能。
3．1.2财务工资管理系统
财务工资管理系统是一个企业不可缺少的部分,它的内容对于企业的决策者和管理者来说都至关重要,利用计算机实现企业财务工资的管理势在必行。
根据现有财务制度，利用计算机进行财务管理工作,并服务于财务部门其他核算和财务处理工作。
提高财务工资管理的效率，也是企业的科学化、正规化管理的重要条件。
3．3.3仓库进销存管理系统
随着企业规模的不断扩大,产品数量的急剧增加,所生产产品的种类也会不断地更新与发展,有关产品的各种信息量也会成倍增长。
有效利用现行的条码信息技术等，实施产品的进销存管理。
通过仓库管理系统登记各个产品的明细账,对原料、产成品、五金、办公用品、设备备件等进行分类管理，便于库管员定期对实物及明细账的数量进行核对,验证账本与仓库库存一致性。
3.3．4电脑监控综合信息系统
把门禁系统（ＩC卡开门）、考勤打卡系统、环境监控系统、报警控制系统和实时监控数据处理系统结合在一起，既能通过音频、视频以及红外线、雷达、震动等传感器实时监控对仓库的开门、取物、检修、防盗等操作，又能对防区内的警报信号立即处理或自动上报。
构成一个安全、主动和综合的人事管理、仓库管理系统。
3.3.5 生产调度管理系统
企业生产调度管理工作多数仍是手工作业，安排专人进行车间作业的调度管理工作，效率低下,出错率高。
计算机进行生产调度的作业计划,作业拆解,作业排序及分配,作业工序监控等管理，可以大大节约人力，物力，提高产品作业的效率,并能随时跟踪产品作业的实时状态。
３.3.6档案管理信息系统
包括人事档案管理、各种业务信息管理、企业图书资料管理、质量管理资料、客户信息资料管理等。
3．３.7车辆管理系统
车辆管理系统可以实现企业对车辆的实时管理,改变车辆的档案及日常运行调度靠手工记录或人工记忆管理的现状，使企业车辆管理更规范、更能及时掌握车辆信息,简化业务操作，降低车辆使用费用。
主要包括车辆信息管理、行驶管理、消耗管理、提醒预警、查询管理等。
3.2人事管理功能
实现企业人事方面的各种功能，包括员工调动管理、晋升管理、培训招聘管理、个人日志、个人工作报表和员工考核等。
结合企业实际的人事制度和需求,完成人事、考勤管理的过程控制,包括员工调动管理、晋升管理、培训管理、人事档案的建立、信息的修改、员工信息查询、统计等人事管理工作以及员工考勤加班出差管理、员工工资查询、修改、工资表打印等人事管理的日常事务。
3．3文档管理功能
3.3.１文字处理
包括文件的输入、编辑、修改、合并、生成、存储、打印、复印等。
3.3．２ 文件管理
包括文件的登记、存档、分类、检索、保密、制表等，一般通过建立公用的或专用的分布式关系数据库系统来实现各种档案管理、业务信息管理和图书资料管理等。
该功能由文档管理系统实现。
3.４生产管理功能
包括生产计划、生产调度安排、产品实时监控等。
3.5电子邮箱功能
收发企业内部电子邮件等,进行内部信息交流沟通。
OＡ系统通过电子邮件和电子会议等方式实现信息交流。
３.６公告板功能
企业内部的论坛和通知等信息发布。
3.7图像处理功能
包括用光电扫描仪或数字化仪将图形文字输入计算机和安防监控系统采集的图像进行图像识别、声光报警、GPS定位查询等功能。
3.8系统维护功能
包括用户基本信息维护、权限管理和重要数据的安全性的维护。
以上在功能模块的使用上相对较灵活，可以根据企业不同业务及企业内部员工的不同职位授权开启相应功能。
通过各个功能模块配合运行，使中小企业的内部管理完全规范化和制度化。
简洁明了的登录界面增强了系统的安全性；
特别是综合行政管理系统中的各项子系统功能大大提高了工作效率;
安防监控系统可以实现人员考勤管理、库房收发货、防盗、安全预警、在线监控等综合服务；
而特色功能内部电子邮件功能和公告板功能增进了员工之间的交流与合作，活跃了企业的文化氛围。
四、中小企业办公自动化建设的新特点
中小企业有许多与政府、大公司、大企业不同之处,特别是经济实力、企业规模和企业特色,因此要求其办公自动化信息系统也应有自身突出特色。
4.1设计的先进性
办公自动化信息系统开发出来时在技术上应具有一定的先进性，代表当时办公自动化信息系统的先进水平,这样才能使系统在建成后一段时间内不会因技术的落后而需要大规模地调整,并且能跟随着逐步的升级而保持整个系统的先进性。
同时系统对计算机硬件要求不能太高、运行速度太快。
因为中小企业从经济实力上无法大量投资去购置高档硬、软件,短时间内也不能对系统进行全面升级;
另外，大多数中小企业目前还处于规模不断扩大的过程中。
4.２界面个性化、系统简单实用
一般中、小企业都有其企业特色、企业文化氛围,其系统界面应个性化,体现企业的文化氛围,充分反映企业的经营宗旨、经营理念。
另外，企业员工的计算机应用水平往往参差不齐,大多数员工计算机应用水平还较低,如果系统在使用上过于复杂，将加大使用培训的难度和工作量,增加系统维护和整体应用的开销,而且减低业务人员使用热情，从而影响系统使用效果。
办公自动化信息系统应本着尽量降低业务人员的工作量、提高工作效率的原则为用户提供简捷、明了的操作界面,通常只需点击按钮即可由系统完成相应的工作,而不应在一些华而不实的功能上做文章。
４．3系统的安全性
系统应建立强大的安全机制以保证企业信息的安全。
中小企业由于经济实力和经营规模的原因,往往不能保证每个员工都有一台计算机，经常是几个人共用一台计算机;
而且多数员工往往身兼数职,各种职务的工作性质和工作内容又并不相同。
为了保证企业信息的安全,应通过身份认证来实现对使用者的安全性控制;
通过系统设置及用户权限设置实现用户对信息操作、功能操作的控制,超出其权限,业务的信息和越出权限的功能将无法看到,更谈不上越权执行操作。
而且系统对所有信息的操作、信息的流向、被访问的时间等应有记录,可供系统管理员、公司领导查阅。
4.4系统通用性
为了适应中小企业经营规模的经常变化、人员的经常流动,方便未来的推广应用,在设计信息系统时,应将通用性作为系统实现的基本标准来考虑。
因为中小企业本身就含有很大的变数,其经营范围随着市场的变化会发生变化，而随着经营规模的变化和经营范围的变化,其企业员工也会经常性地发生流动。
为了适应这种经常性的变化，系统的功能对企业本身的变化要有通用性。
一方面系统应具有较强的可配置性,在人员、系统管理方面提供较完备的配置功能,使系统能够适应不同的应用环境；
另一方面,系统提供各种模板，同时也提供灵活的模板配置功能，针对不同的业务人员提供不同的功能模板,而模板本身也应具有很强的可扩充性，容易地实现功能升级。
４．5提醒机制
中小企业办公自动化信息系统应具有强大的提醒功能。
因为中小企业的业务人员在企业内往往从事几份性质不同的职务,其工作往往比较杂乱,如果没有强大的提醒功能，很难保证业务人员能够顺利完成其工作。
提醒功能应包括员工本人对自己的提醒,也包括上级对员工的提醒。
员工只要进入系统,会看到系统提示,如“ＸＸＸ今天上午X点出席XX会议”;
而且当系统时间到了X点时,可以用系统声音进行声音提醒。
这样,使用户在多种形式的提醒下一目了然,统筹安排工作。
4．６综合办公
值班安排、会议管理、办公用品管理、图书资料管理、办公设备管理、公司车辆管理等等功能,让企业的日常管理变得紧紧有条，让企业的资源分配变得合理有效。
4.6．1人力资源模块
协助人力部门做好员工日常信息、员工档案管理，通过培训计划合理规划员工的成长过程,自定义的工资奖金项、详细的工资报表,打造符合企业标准的工资管理。
４.6.２客户关系模板
从对客户资源的发现到对客户的电话访问、客户拜访、给客户的方案书、报价书和合同等联络信息的管理,完整的实现了销售的每一个环节的管理,将客户不同阶段的信息汇总成报表,让企业员工真正获得对客户360度的观察。
各种详细的客户报表、业绩报表让老板真正实时掌握公司销售、让销售经理及时了解每一位销售人员的销售动作。
4.6.3信息沟通与处理
电子公告、公司新闻、公司调查、公司论坛,多方位多途径的增加公司与员工的信息共享与沟通。
电子邮件、即时聊天（办公通）、知识管理、外出备案、我的文件柜等等功能,让员工与员工之间的沟通、信息资源共享变得轻松、简单、多样。
协同办公不仅是个企业办公平台也是一个优秀的个人桌面工具，他的便签、文件柜、通讯录、邮箱、日程安排、计划管理、任务管理、工作日志、十几个常用工具等等功能给员工每天的工作带来方便。
内部邮箱加上外部邮箱管理,整合员工的所有邮箱,让邮件管理不再混乱。
五、我国中小型企业办公自动化的对策
5.１企业决策层必须高度重视
作为中小型企业，在资金不宽裕的情况下，自筹资金进行办公自动化建设，需要决策层高瞻远瞩、运筹帷惺、有胆识、有魄力,遇到困难不动摇,对瞬息万变的信息及相关领域技术有一定的了解。
为了更好地推动企业的信息化建设,有必要在管理层面设立信息化工作小组,有企业主要负责人领导担任组长,与普通员工一起参加培训、答题及测试，使系统开发、维护人员及广大职工增强应用办公自动化的信心,并变成自觉行动。
5.2选择成熟、易学的开发平台
目前办公自动化系统较成熟的模式是C／S（Ｃｌient/Seｒｖｅr客户机/服务器）模式又称C/S结构,是软件系统体系结构的一种,C/S模式适用于小范围模式,服务器要求不高,客户机也可以存放数据,但是客户的软件要求比较高,比较专业，客户机与服务器数据交互较多。
C/S模式简单地讲就是基于企业内部网络的应用系统。
与C/Ｓ模式相比更先进的办公自动化系统则是Web模式。
Ｗeb模式又称Ｂ／S（Ｂrｏｗser/Serveｒ，浏览器/服务器）结构Ｉnternet/Intranet方式的办公自动化系统是基于WEB的办公自动化系统,其运作模式不同于Ｃ/S模式，它由客户在客户端工作站通过浏览器从服务器下载WEB方式的办公自动化应用程序后实现。
这种方式的系统具有下列的好处：
第一，对客户端机器的硬件要求较低，而且目前流行的浏览器支持各种操作系统,使用户可以在保留原有的软件和硬件的基础上运行新的应用系统，保护现有投资。
第二,基于WEB的办公自动化系统只需在服务器上作配置和维护,大大降低了用户用于软件系统维护和升级的难度和费用，使办公自动化更加容易实施。
第三，基于WＥB的办公自动化系统通过浏览器这个简单易用统一的界面来访问，其界面相当友好,操作十分简单，易学易用，用户易于接受,从而节省用户的培训时间和费用。
这对减少实施办公自动化的阻力来说,有相当重要的意义。
第四，系统安全、可靠、可扩展。
C/S模式与B/Ｓ模式相比,Ｃ／S模式的应用系统最大的好处是不依赖企业外网环境,即无论企业是否能够上网，都不影响应用。
如果中小企业办公自动化系统采用Ｗeb和C/S相结合的方式开发,在功能模块的使用上则相对较灵活,可以针对员工的不同职位及员工所从事的不同业务提供不同的功能。
比如，客户信息管理功能只提供给人事经理和总经理,项目管理功能只提供给经常参与项目运作的项目小组成员等等。
这种方式既方便了员工对于应用系统的使用，又有利于系统的安全性,保证员工不能越权操作。
5.３自行开发，动态应用
随着企业的生产、经营不断发展,与之相关的各项管理需做相应调整,由开发商设计的系统随着企业的发展和时间的推移有些功能不再适推动以Web与C/S结合模式的中小型企业办公自动化实施策略用，企业拥有自主开发能力就显得尤为重要,既能节省昂贵的开发费用，软件设计更能符合企业的实际需求，不致于给企业造成经济与
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