如何做好办文工作.docx

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如何做好办文工作

如何做好办文工作

做好办文工作，对于提高领导机关工作的质量和效益有着十分重要的意义。

通过办文工作的实践，认为要提高办文质量，应做到以下六个注意。

一、注意是否确需行文

办公室要勇于负责，当好参谋，做到：

一是可发可不发的文件，坚决不发；二可由部门发的文件，或可由几个部门联合发的文件，不要拿到党委来批转，更不能以党委名义发文；三是可由政府单独发的文件，不要党政联名发；四是凡已开会作过部署或已登报、发电话通知、传真电报的，一般不再发文；五是本级工作措施相比上级文件没有更具体要求的，不再发文；六是本机关内部部署的一般工作，一般不发文。

二、注意是否符合办文的程序和手续

要特别注意以下四点：

一是文件的输送渠道是否正常；二是该会签的单位是否都已经同意并会签；三是需要要关领导和部门负责人过目签字的，是否已经过目签字；四是“最终”签发人的意见是否明确，意见不明确的，应用时请示。

三、注意是否符合党和国家的有关方针、政策

文件的审核把关，最重要的是把住方针、政策关。

把关中要进行全方位的认真核对。

一是“上下”核对。

就是同中央和省里已发布的有关方针、政策、规定进行核对，不能相互抵触、冲突。

二是“今昔”核对。

就是对现行政策和过去所发的文件进行核对，使现行政策和过去的文件提法一致。

如果有修改，就要加上一名：

“一律以现在的文件提法为准。

”三是“前后”核对。

就是文件本身前后提法要一致，不能自相矛盾。

四、注意措施是否切实可行

措施是否切实可行是衡量文件质量效能的重要标准，为此，在办文过程中要通过“四看”来把关：

一是看文件提出的要求和措施，理由是否充足，符合不符合实际情况，能不能办到、行得通；二是看文件提出的要求和措施，由谁执行，怎样执行，执行的时限是否规定得具体恰当；三是看文件涉及到其他部门的要求和措施是否已得到有关部门的同意；四是看督促检查的措施有没有遗漏等。

这些是从文件的贯彻落实来考虑的。

五、注意文字表达是否准确、简炼

文件的行文一定要平实，要注意语体。

文字把关中，一是文字修改一定要尊重原文，可小改的就不大改，可改可不改的就不改。

二是要达意。

文件的政策性、操作性很强，因此文字把关的选择道德要考虑达意，然后再考虑修辞。

后者要服从前者，不能以文害意。

三是要尽可能保留文件原来的风格。

六、注意文件是否工整和完整

正式送领导同志审批的文件，字迹必须工整，格式必须正确，纸面也要力求清晰。

对不合要求的文稿，要按规定抄写清楚后再送审。

同时还要检查把关文件的附件是否齐全（如附表、附转文件等）。

再就是同审核文件有关的附件是否具备。

领导演讲稿的写作

（1）第一节演讲稿概述

　　演讲稿也叫演说辞，它是在较为隆重的仪式上和某些公众场所发表的讲话文稿。

　　演讲稿是进行演讲的依据，是对演讲内容和形式的规范和提示，它体现着演讲的目的和手段，演讲的内容和形式。

　　演讲稿是人们在工作和社会生活中经常使用的一种文体。

它可以用来交流思想、感情，表达主张、见解；也可以用来介绍自己的学习、工作情况和经验……等等；演讲稿具有宣传、鼓动、教育和欣赏等作用，它可以把演讲者的观点、主张与思想感情传达给听众以及读者，使他们信服并在思想感情上产生共鸣。

　　演讲和表演、作文有很大的区别。

首先，演讲是演讲者（具有一定社会角色的现实的人，而不是演员）就人们普遍关注的某种有意义的事物或问题，通过口头语言面对一定场合（不是舞台）的听众（不是观看艺术表演的观众），直接发表意见的一种社会活动（不是艺术表演），其次，作文是作者通过文章向读者单方面的输出信息，演讲则是演讲者在现场与听众双向交流信息。

严格地讲，演讲是演讲者与听众、听众与听众的三角信息交流，演讲者不能以传达自己的思想和情感、情绪为满足，他必须能控制住自己与听众、听众与听众情绪的应和与交流。

所以，为演讲准备的稿子就具有以下三个特点：

　　第一、针对性。

演讲是一种社会活动，是用于公众场合的宣传形式。

它为了以思想、感情、事例和理论来晓喻听众，打动听众，“征服”群众，必须要有现实的针对性。

所谓针对性，首先是作者提出的问题是听众所关心的问题，评论和论辨要有雄辩的逻辑力量，要能为听众所接受并心悦诚服，这样，才能起到应有的社会效果；其次是要懂得听众有不同的对象和不同的层次，而“公众场合”也有不同的类型，如党团集会、专业性会议、服务性俱乐部、学校、社会团体、宗教团体、各类竞赛场合，写作时要根据不同场合和不同对象，为听众设计不同的演讲内容。

　　第二、可讲性。

演讲的本质在于“讲”，而不在于“演”，它以“讲”为主、以“演”为辅。

由于演讲要诉诸口头，拟稿时必须以易说能讲为前提。

如果说，有些文章和作品主要通过阅读欣赏，领略其中意义和情味，那么，演讲稿的要求则是“上口入耳”。

一篇好的演讲稿对演讲者来说要可讲；对听讲者来说应好听。

因此，演讲稿写成之后，作者最好能通过试讲或默念加以检查，凡是讲不顺口或听不清楚之处（如句子过长），均应修改与调整。

　　第三、鼓动性。

演讲是一门艺术。

好的演讲自有一种激发听众情绪、赢得好感的鼓动性。

要做到这一点，首先要依靠演讲稿思想内容的丰富、深刻，见解精辟，有独到之处，发人深思，语言表达要形象、生动，富有感染力。

如果演讲稿写得平淡无味，毫无新意，即使在现场“演”得再卖力，效果也不会好，甚至相反。

　　第二节演讲稿的结构

　　从内部结构来说，演讲需要形成或创造现场的情绪氛围，所讲的内容应该较为集中，通常一篇演讲稿“最多只能讲两三个问题，而且这两三个问题还得很紧密地在逻辑上串连起来，以层层推演的方式，一环扣一环地展开，这时最忌的是平面罗列：

甲乙丙丁，1234，abcd，尤其成为大忌的是先亮论点，后举例子。

这只能使听众停止思考，甚至昏昏欲睡。

分散的论点和被动的（亦即无分析的，不能发展论点的）例子，无异于催眠曲。

”而“在演讲比赛中，尤其要求集中论点，因为时间的限制更大。

”（孙绍振：

《关于演讲稿的写作》）演讲稿的结构分开头、主体、结尾三个部分，其结构原则与一般文章的结构原则大致一样。

但是，由于演讲是具有时间性和空间性的活动，因而演讲稿的结构还具有其自身的特点，尤其是它的开头和结尾有特殊的要求。

　　一、开头要抓住听众，引人入胜

　　演讲稿的开头，也叫开场白。

它在演讲稿的结构中处于显要的地位，具有重要的作用。

瑞士作家温克勒说：

“开场白有二项任务：

一是建立说者与听者的同感；二是如字义所释，打开场面，引入正题。

”好的演讲稿，一开头就应该用最简洁的语言、最经济的时间，把听众的注意力和兴奋点吸引过来，这样，才能达到出奇制胜的效果。

　　开场白的技术主要有：

　　１、楔子。

用几句诚恳的话同听众建立个人间的关系，获得听众的好感和信任；

　　２、衔接。

直接地反映出一种形势，或是将要论及的问题，常用某一件小事，一个比喻，个人经历，轶事传闻，出人意外的提问，将主要演讲内容衔接起来；

　　３、激发。

可以提出一些激发听众思维的问题，把听众的注意力集中到演讲中来；

　　４、触题。

一开始就告诉听众自己将要讲些什么。

世界上许多著名的政治家、作家和国家领导人的演讲都是这样的。

　　演讲稿的开头有多种方法，通常用的主要有：

　　１．开门见山，提示主题。

这种开头是一开讲，就进入正题，直接提示演讲的中心。

例如宋庆龄《在接受加拿大维多利亚大学荣誉法学博士学位仪式上的讲话》的开头：

“我为接受加拿大维多利亚大学荣誉法学博士学位感到荣幸。

”运用这种方法，必须先明晰地把握演讲的中心，把要向听众提示的论点摆出来，使听众一听就知道讲的中心是什么，注意力马上集中起来。

如何写好推荐信？

申请北美的硕士研究生或博士研究生项目一般需要2～3份推荐信。

　　谁是最好的推荐人呢？

录取评审委员会最看重那些与被推荐者有着或曾有过密切的工作关系的人或其他熟悉你的科研能力、学术水平、组织能力和领导才能的人士。

在大学比较了解你的教授，在工作单位里的顶头上司或是你参与的其他社会组织，如各种学术和慈善团体的负责人，是理所当然的最佳推荐人人选。

　　你也应当尽量避免请同一类型的人士给你写推荐信。

你需要录取评审委员会对你有一个完整而全面的了解，不能只局限于在校的学习成绩或是工作上的表现。

　　除了推荐者的选择，推荐信的内容也有格外需要注意的地方。

一封好的推荐信不仅需要出自一位在某一方面了解你的人士之手，而且这封信对你的评价必须要有具体的例子来佐证。

许许多多的推荐信都犯着一个雷同而且是致使的错误，那就是几乎每一句话都堆满了赞美的形容词或名词，但却不举一件事例来证明。

这样的推荐信是苍白无力的，它不增加评审委员会对你的任何了解，甚至会让读者产生疑问：

你的教授，你的顶头上司，为什么不能说出你任何一件具体的成就！

　　当然，即使是十分了解你的推荐者也不能保证完全了解或是记得你的具体成就和能力，他们也可能不清楚在推荐信上详细介绍你的重要性。

你所应该做的是与推荐者交谈一次，提醒他们你所具有的能力和已获得的成就并表明你希望他们能够提到这些事实。

　　推荐者如果恰当地而又正面谈到申请人的不足，就会增加推荐信的真实性，而且也显示出对被推荐者深刻的了解。

这样的推荐信就会更加有分量。

　　此外，许多申请者在细节上相当马虎，他们去替推荐者打印给自己的几封推荐信时，不仅行文的口气、格式完全没有变化，连使用的纸张、信封、字型、字号也一模一样。

国外的评审委员往往不了解中国的特殊国情，他们可能据此判断你在伪造推荐信。

　　总之：

推荐信是除自述外最重要的出国留学申请文件，起着从侧面介绍、证明的作用。

　　由于其客观性，推荐信能起到自述所起不到的作用。