T1商贸宝详细操作教程Word文档格式.docx

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选择账套→下一步登录账套→选择操作员→输入密码→选择日期（日常操作默认日期即可）

三、基本信息录入

1、商品辅助信息

⑴商品单位

基本信息→商品辅助信息→商品单位→添加

输入编号和名称，助记码根据名称中没个字拼音的首字母自动生成。

依次可将该账套中所有能用到的商品单位全部录入。

⑵自定义

说明：

是作为一项辅助商品分类的选项，用户也可将该项用于查询。

添加方法：

基本信息→商品辅助信息→自定义→添加→

同商品单位一样，需要填入编号和名称，助记码根据名称中每个字拼音的首字母自动生成。

信息输入错误可选中该信息→删除

2、商品信息

①基本信息→商品信息→同级添加→输入商品编码→名称→商品单位换算率→保存

（注：

商品单位中，基本信息输入该商品最小单位，例如“个”。

辅助单位中依次输入较大一级单位，例如“盒”。

并在换算率中输入两个单位之间的换算率例如“10”。

下方换算关系可得到关系式：

1盒=10个）

②同级添加一级目录后，可选中该级目录中的商品点击“向下分类”进行分类添加。

③商品信息输入错误可选中该信息→删除

成本算法解析：

可根据实际需求填写，成本算法的区别

加权移动平均----不同价格入库的同一个商品都是取平均价

先进先出----不同价格入库的商品分开去管理。

但卖的时候先进的要先卖

后进先出----不同价格入库的商品分开去管理。

但卖的时候后进的要先卖

手工指定----不同价格入库的商品分开去管理。

但卖的时候可以自己决定卖哪批

计价方法：

商贸宝目前支持加权移动平均，先进先出，后进先出，手工指定四种计价方法，不支持全月平均计价方法。

在系统配置—成本算法选项卡中可以对商品的成本算法配置进行选择，如果你选择了“根据商品设置的成本算法”，那么你在录入商品信息的时候可以进行成本算法的选择。

注意：

你要是没有选择“根据商品设置的成本算法”，而选择了成本算法配置中的其他计价方法，那么在商品录入时候，成本算法是不能选择的，也就不支持一套账中使用多种成本算法。

在成本算法中，只有加权平均成本算法支持负库存，其他计价方法不支持负库存。

手工指定成本算法支持保质期管理，先进先出，后进先出，手工指定成本算法支持批次管理，可以在库存状况表--其他--商品批次查看批次详情。

3、仓库信息

①基本信息→仓库信息→同级添加→输入编码和名称→保存

②依次添加同级仓库，保存后选择该仓库点击向下分类。

实现下一级仓库的添加。

③仓库信息输入错误可选中该信息→删除

4、地区信息

地区信息是用于进一步区分往来单位地区类别的标志。

1基本信息→地区→同级添加→输入编码和名称→保存

2依次添加所有同级地区，保存后选择该地区点击向下分类。

实现下一级地区的添加。

③商品信息输入错误可选中该信息→删除

5、往来单位

①往来单位信息→往来单位→同级添加→输入编码、名称、往来类别和地区等信息→保存

往来类别一定根据实际情况进行添加，添加成客户时在销售单中选择可见；

添加成供应商时在进货单中选择可见；

若选择两者皆是，那么所有单据中皆可见。

）

②依次添加同级单位，保存后选择该单位点击向下分类。

实现下一级单位的添加。

③往来单位信息输入错误可选中该信息→删除

6、部门

①基本信息→部门→同级添加→输入编码和名称→保存

②依次添加所有同级部门，保存后选择该部门点击向下分类。

实现下一级部门的添加。

③部门信息输入错误可选中该信息→删除

7、内部职员

1基本信息→内部职员→同级添加→输入编码和名称→保存

②部门信息输入错误可选中该信息→删除

8、现金银行

1基本信息→现金银行→选择银行→同级添加→添加编码和银行名称

延续上一个编码，切勿自己编制编码。

四、期初库存录入：

1、基本信息---期初建账---期初库存商品----选择库房

如为多仓库时，注意仓库选择要正确。

3、双击商品信息---添加---输入数量、成本—保存---返回。

3、同理增加期初现金银行、应收应付（包括单位职员）等。

4、注意:

在未开账之前，期初的库存数量和成本价可以修改，否则不允许修改。

五、正式开账

1、基本信息----正式开账—选择开账日期

2、若开账日期为1月份时，月结后，查看经营情况表每月比较时，月结一即为一月份的数据；

若开账日期非一月时（如8月），则月结一为8月份的数据。

3、开账后发现有数据错误，但未做业务之前可在此处反开账进行修改。

六、业务单据：

1、进货入库单：

必选项往来单位、入库库房、经手人、商品名称，输入数量、单价。

2、填制完成且正确无误之后，直接进行单据过账；

不确定是否正确时，可先存入草稿，再在草稿箱中核对之后，再单据过账。

3、未过账的单据：

信息中心→业务草稿→选择日期时间段→选中单据（单据修改，可修改单据内容）→单据过账

4、已过账的单据:

信息中心→经营历程→选择日期时间段→可查看已过账的单据。

未过账的单据，可在业务草稿中修改，之后过账；

已过账的单据，在经营历程里面查找，但不允许修改，只可红冲（经营历程—选中单据—红字反冲）

七、系统重建

功能说明：

系统重建用于需要清除系统中部分信息时，可以采用系统重建处理，此时系统回到期初的状态。

1、数据备份

2、维护中心---系统重建---业务草稿、商品信息不可打对勾

八、盘点业务操作

第一步：

盘点抄账单，为保证盘点过账后数据的正确，盘点工作开始时，首先记录所有商品

的当前库存情况，并将此做为历史记录保存，此过程称为抄库。

盘点抄账单不能编辑，它用于记录当前的库存信息，是系统自动生成的。

第二步（可选的操作步骤）：

分量盘点单，当企业的盘点物品数量较多、盘点周期较长，可

以同时进行多人盘点，加快盘点速度。

每个操作人员完成分量盘点后，点击窗口左边的"

查

询条件"

标签，选择盘点仓库，此时可看见此仓库的多张分量盘点单，且分量盘点单状态为"

可用"

。

点击工具栏按钮【合成总量】，系统自动生成一张总量盘点单。

此时总量盘点单状

态为"

，尚未过账；

分量盘点单状态为"

已合成"

，不允许修改和删除。

分量盘点单已合成总量盘点单，即状态为"

时，不允许修改和删除。

删除合成

后的状态为"

总量盘点单后，分量盘点单状态又变回"

，此时允许修改或删除。

第三步：

总量盘点单，本系统中总量盘点单有两种操作方式，一是直接录入总量盘点单中，

二是由分量盘点单合成总量盘点单，无论哪种方式，只要总量盘点单审核过账就标志着盘点

的完成

只有盘点管理中心中总量盘点单的状态为"

时，允许删除或修改。

如果将"

经营

历程"

中的总量盘点单红字反冲后，总量盘点单状态为"

状态，此时可以编辑总量盘点

单，继续盘点操作。

九、各种报表的查询和功能介绍

1、经营情况表其实就是会计上的损益表（利润表），但经营情况表上的各收入费用项目名称不拘于损益表的固定栏目及归类，它可以显示所有收入费用项目，包括系统自带的和用户添加的项目，企业经营损益情况一目了然。

2、销售明细统计：

用于统计某一段时间内每一笔销售明细情况，包括销售单据编号、商品名称、经手人、出库仓库、销售单价、销售数量、毛利、单价、折后单价、含税单价、含税金额、往来单位编码、往来单位助记码、购货单位地址、联系人、购货单位电话、自定义1、自定义2、自定义3等等，对某一时间内的销售情况一目了然。

3、销售类单据统计

处理销售类业务后，系统提供了多种销售统计方式，可按商品、单位、职员等统计某段时间的销售及退换货情况，以分析各商品、各部门等销售业绩情况。

①商品销售订单统计

统计某时间段内各商品的订货数量、金额，发货数量、金额，未发货数量、金额、强制完成数量、金额及未审核订单的商品数量、金额。

该查询页面还提供按商品信息（如：

商品编码、助记码、条码、名称等）的方式快速检索各商品信息。

②单位销售订单统计

统计某时间段内各往来单位的订货数量、金额，发货数量、金额，未发货数量、金额、强制完成数量、金额及未审核订单的商品数量、金额。

③职员销售订单统计

统计某时间段内各职员经手的商品总的订货数量、金额，发货数量、金额，未发货数量、金额、强制完成数量、金额及未审核订单的数量、金额。

④销售单统计

统计某段时期内各商品销售数量、销售金额、销售均价、税额、含税单价、赠送数量、赠送金额。

销售单统计只统计销售单，不统计销售退货单和销售换货单。

⑤销售退货单统计

销售退货单统计用于统计某段时期内的各商品销售退货数量、销售退货均价、税额、销售退货金额。

销售退货单统计只统计销售退货单，不统计其它单据。

⑥销售换货单统计

用于统计某段时期内各商品销售退货数量、销售退货金额、销售数量、销售金额。

销售换货单统计只统计销售换货单，不统计销售退货单和销售单。

4、商品进销存变动表

可以查询单个仓库或全部仓库中各商品在某一段时间内的库存变化状况，包括上期存、本期入库和本期出库各项。

5、商品进销存明细列表

有时我们为了解某一时间段内的商品的发货和销售的每一笔情况，比如看一天中，销售了多少商品，是哪些商品，销售给哪个单位，现在还结存多少；

商品进销明细列表提供了此功能。

商品进销明细列表统计单据范围：

进货单、进货换货单、进货退货单、受托结算单、销售单、销售退货单、零售单、零售退货单、销售换货单、委托结算单

6、库存状况表

以树型结构列出当前库存所有商品的编码、名称、金额、数量、成本价、进货价、销售价等。

通过【信息中心】→【库存信息】→【库存状况表】进入库存显示列表。

7、库存分布表

反映了商品在各仓库的数量和金额的对比分布情况，一次同时查看24个仓库的数据分布情况。

8、商品经营分析

用于统计某一时间段内的各商品销售和进货的数量、金额以及结存的数量、金额。

十、年结准备及操作流程

概述：

年结存的用途是指结存本年度所有的账本数据，将现在的结存值作为下一年度的期初值，并清除经营历程明细账。

这样数据易管理，不会因时间太长而造成数据庞大。

年结存后可以在期初修改账本，不用做单据调整，也可以更改使用的成本算法（注：

没有期初数的情况下）

1、结转前状态检查

①、各种单据是否审核

②、年结存后系统回到期初状态，所以做年结前要备份数据并确认备份数据的正确性，可以使用维护中心下的数据备份对账套进行备份，也可以用系统工具里做备份数据。

③、年结存后清除经营历程明细账，要查询去年的账本详情就必须把年结存前备份恢复到另一账套中查询。

④、年结存在一年中的任何时候均可以进行，并不一定需要月结存12次以后才可以年结存

2、具体操作流程

①、首先对原来的账套做备份，其次创建个新的账套用来存放以前年度数据，再次将备份数据恢复到该账套内。

备份账套步骤

※年结前请一定要备份账套，用系统工具做备份，

在没有选择本地备份路径的情况下，系统自动备份到安装目录中服务器下“backup”目录中.选择了本地备份路径，就是想把这个账套备份到那个盘里，自己选择。

创建账套步骤：

创建空账套用来存放以前年度数据，将备份数据恢复到该账套内，如图：

4-2所示：

账套名称不要有特殊符号如“*”、“-”等。

数据库名称要以英文开头，其他以数字或英文组合都可以。

不要以数字和中文开头。

数据恢复步骤：

在新建的账套中进行数据恢复。

如图4-3所示：

在新账套中，服务器备份列表只显示自己账套的备份数据，在数据恢复的时候需要选择本地备份文件，找到备份文件存放的路径就可恢复。

②、登陆原来的账套。

如图4-4所示：

③、点击钱流单据下的年结存。

如图：

4-5所示：

④、在结存年份处选择年结年份以后点结存，然后再在弹出的窗口处点确定。

如图4-6-1，4-6-2所示：

如果在此之前未进行手动的备份的话，请点击确定，否则年结存前的数据不可恢复！

结存过程中请勿进行其他操作。

结存完毕会弹出提示对话框。

：

⑤、年结存完毕后，会在商贸通安装文件夹下的：

\服务器\Backup中生成一个“年结存***.sub”文件，此文件就是年结存之前的账套备份文件，请妥善保存。

如图4-8所示：

⑥、年结存完毕后，需要重新开账以后才能进行业务处理。

⑦、年结后检查

年度结转过程中没有报任何错误，并不代表结转成功了，还要确认年度结转的数据没有问题，年度结转的工作才算完成，大致需要核对的数据为：

（1）期初资产负债表和原账套资产负债表对账

（2）找出对不上的科目（比如库存商品，应收或者应付）

（3）如果可以直接修改的直接在期初资产负债表修改，不能修改的就到期初建账--期初库存商品里或期初应收应付里直接修改。