件通用财务软件工会版70操作指南.docx

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件通用财务软件工会版70操作指南

通用财会软件（工会版7.0）

操

作

指

南

山东黄河工会信息中心委员会

二○一六年一月

第一章软件安装

一、软件安装：

1、解压缩安装文件，打开“工会会计制度管理系统软件”双击AutoRun.exe文件，进入安装选择界面。

2、点击安装ACCESS版，开始安装。

3、单击“下一步”，在许可协议下，单击“同意”后输入姓名及单位名称。

4、单击“下一步”，显示“选择安装目的地”画面，如图Ⅰ—1。

图Ⅰ—1

（此处注意：

“系统文件夹”和“数据文件夹”的存放路径必须放在同一个盘符下，不能将“系统文件夹”和“数据文件夹”分别放在不同的盘符。

因此特别建议大家：

只需要修改“系统文件夹”选项路径的盘符，将C盘改为D盘或者其他盘符,系统文件夹的存放路径就改变为D:

\ProgramFiles\Gasfgh70，数据文件夹的存放位置将自动修改为D:

\ProgramFiles\Gasfgh70\Data。

如果不按照这样做的话，将“系统文件夹”和“数据文件夹”分别存放在不同的盘符里面的话，生成的资产负债表将不平衡。

）

5、选择软件将要安装的目录。

系统默认为“C:

\ProgramFiles\Gasfgh70”,若要改变路径，可单击“浏览”按钮，在“选择路径”对话框中选择新的安装目录。

6、连续单击“下一步”，直到软件安装完毕。

第二章系统管理

第一节启动系统管理

一、启动

单击“开始”，指向“程序”，指向“通用财会软件（工会版7.0）”，然后单击“系统管理”即可运行系统管理子系统。

或在桌面快捷方式“通用财会软件（工会版7.0）”文件夹下选择“系统管理”

二、用户登录

启动系统管理后，会显示“用户登录”对话框，要求用户登录，登录界面如图Ⅱ—1

图Ⅱ—1

第一次登录只能以系统管理员（dba）的身份进入系统，在“用户登录”对话框中，选择用户名“dba”，密码为空，然后单击“确定”。

第二节系统管理的功能

一、账套管理

（一）新建账套

1．在系统管理子系统的主窗口中，单击账套管理图标打开账套。

2．在【编辑】菜单中选择【新建账套】，或按工具条上〖新建〗按钮，打开增加账套对话框，如图Ⅱ—2：

图Ⅱ—2

3．在“增加账套”对话框中，输入新的账套信息。

图Ⅱ—3

图Ⅱ—3

1）账套代码：

以3位字母或数字标识一个账套，且必须唯一。

（建议系统工会输入001，机关工会输入002）

2）账套名称：

账套的名称。

最大长度为10个汉字。

例如：

人行毕节中支工会。

3）账套类型：

从下拉列表中选择您要操作的账套类型。

本系统中提供“县以上工会单位”及“基层工会单位”两种账套类型供选择，为系统工会建立帐套选择“县以上工会单位”。

为机关工会建立帐套请选择“基层工会单位”。

4）其它信息不变，保留默认值。

5）录入单位信息。

6）单击“确定”按钮，账套管理中新增账套001记录。

7）设置完毕，单击“退出”按钮，退出账套管理。

注：

账套建立后，除账套名称及单位信息外其它信息将不能再修改，如果发现设置有误，只能在删除后重新建立一个账套。

（二）修改账套

修改账套是根据需要修改账套名称和单位相关信息。

1．在“账套管理”窗口中，用鼠标选中要修改的账套。

2．选择【编辑】菜单中的【修改账套】或单击工具栏中〖修改〗按钮，弹出“修改账套信息”对话框，显示所选账套的全部信息。

3．在对话框中修改账套名称。

4．单击“确定”按钮，完成修改。

（三）删除账套

如果错误地建立了一个账套或该套账已不再使用，可以删除该账套。

1．在账套列表中选择一个账套。

2．在“年度账”列表中选择要删除的年度账。

3．选择【编辑】菜单中的【删除账套】，或按工具条上的〖删除〗。

提示：

是否删除xx账套的xxxx年度数据。

选择“是”将删除该年度账，选择“否”将放弃删除操作。

注意：

·只有系统管理员才有删除账套的权限。

·删除账套是删除所选账套中某一年度的数据库文件。

·如果所选账套中只包括一个年度账，将删除整个账套。

二、用户管理

用户管理是对使用系统的用户进行管理，包括用户的基本信息管理及用户权限管理。

本系统内置两个用户：

系统管理员dba和一般用户guest。

dba拥有“系统管理”中的所有权限，而用户guest的权限则由系统管理员来设置。

注意：

·应规定只有系统管理员才能对用户进行管理控制。

包括设置用户信息，为用户分配权限。

这样可以防止无关的人员进入系统，也防止进入系统的用户越权使用。

·用户在日常操作中，可定期修改自己的密码，但如果忘记了自己的密码，则只能请系统管理员帮助其撤消密码。

（一）增加用户

1．在系统管理子系统的主窗口中，单击用户管理图标，屏幕上出现用户管理窗口

2．选择【编辑】菜单中的【增加用户】，或单击工具栏中的〖增加〗按钮，窗口右边“编辑区”清空。

1）代码：

长度最长为8位，不能为空且唯一。

2）名称：

最长为10位，不能为空。

3）岗位：

选择新用户的“岗位”信息。

包括：

系统管理、主管、出纳、会计。

3．密码：

输入新用户的初始密码。

为用户设置密码，以防止他人非法进入系统。

用户设置后，每次启动系统时，都要输入用户名和密码，若不能正确输入，将不允许进入系统。

密码最大长度为10位。

4．单击“保存”按钮，如果全部内容输入正确，所设置的用户信息将显示在屏幕左侧列表中。

同时屏幕右侧各栏位清空，可以继续增加下一个用户。

注意：

·系统中用户的“代码”必须唯一，不能重复。

·对于新增加的用户，系统根据不同的岗位，为用户设置默认的系统使用权限。

设置后，岗位变更将不改变其权限。

·用户在使用系统的过程中，可随时修改自己的密码。

·用户如果忘记了密码，应与系统管理员联系。

操作实例：

新增代码为“001”、姓名为“翟涛”的用户。

选择【编辑】菜单中【增加用户】命令或单击工具条中〖增加〗图标，激活编辑区，代码输入“001”，名称录入“翟涛”，岗位选择“系统管理”，录入密码，单击“保存”按钮，在屏幕左侧“用户列表”中新增一条用户翟涛的记录。

如图Ⅱ—4：

图Ⅱ—4

（二）修改用户信息

1．在用户列表中选中要修改的用户，此时窗口右边显示出该用户的信息。

2．可以修改用户“代码”、“名称”及“岗位”信息。

3．单击“保存”按钮，即可完成修改。

（三）删除用户

1．在用户信息列表中选中要删除的用户。

2．选择【编辑】菜单中的【删除用户】，或单击工具条中的〖删除〗。

3．根据系统给出提示信息，确认是否删除。

删除后，该用户信息将从列表中消失。

4．已使用过的用户不允许删除。

但先将其日志删除后，则允许删除。

注意：

不能删除系统内置用户dba和guest。

（四）设置用户权限

1、选择要设置权限的用户。

2、选择【权限】菜单中的【权限设置】，或单击工具栏中的〖设置〗按钮。

打开“用户权限”话框。

如图Ⅱ—5：

图Ⅱ—5

3、在“账套及功能权限”列表中选择需给用户权限的账套。

1）点击设置列表中最右边一栏的选择框。

小方框中出现符号“√”表示当前用户可以使用该账套，如图Ⅱ—5箭头所指位置。

如果取消选择，表示当前用户对该账套没有使用权限。

2）当选择了某个账套后，在“功能名称”列表中设置当前用户对各项功能的使用权限。

方法是设置列表的最右边一栏的选择框。

勾选当前用户对所选的账套可以使用该功能；

3）单击“确定”按钮，权限设置完成。

单击“取消”按钮，本次权限设置无效。

注意：

为用户设置的功能使用权限是对应“账套权限”列表中当前所选账套而言的。

即每个用户对不同的账套可以有不同的操作权限。

不能为系统管理员dba设置权限。

系统管理员只具有系统管理模块的操作权限。

系统已为各类型用户默认设置了用户权限，只需在帐套名称后的选择框打勾就能自动设置。

唯一需要注意的是，会计主管用户需要增加审核凭证的权限。

（五）权限查询

权限查询将系统中用户的权限以列表的形式显示出来，并可将查询的结果输出到文件中保存起来。

1．选择【权限】菜单中的【权限查询】，或单击工具栏中的〖查询〗，打开“权限查询”窗口，如图Ⅱ—6：

图Ⅱ—6

2．左边“账套”列表中列出了所有账套，右边权限列表中列出了所有用户（dba除外）对当前所选账套的操作权限，内容包括用户代码、子系统名称及有权限的功能名称。

可通过滚动条来查看

3．选择不同的账套，可查询出所有用户对不同账套的操作权限。

三、数据管理

数据管理是为账务数据提供各种保护功能。

包括：

数据备份、数据恢复、数据引入、数据引出、显示所有账套以及自动维护。

在“系统管理”主窗口中，单击“数据管理”图标，打开“数据管理”窗口，如图Ⅱ—7：

图Ⅱ—7

（一）数据备份

1．在“数据管理”窗口的“账套”下拉列表中选择要进行数据备份的账套。

列表中列出了系统中所有的账套。

默认显示最近操作的账套。

2．在“年度账”列表中选择进行备份的年度账。

3．从【数据】菜单中选择【数据备份】，或按工具条中的〖备份〗，弹出“数据备份”对话框，如图Ⅱ—8：

图Ⅱ—8

对话框中显示出账套代码、数据年度以及账套数据文件名称和位置。

4．选择要将数据备份到的驱动器及存放路径。

5．输入“文件名”（系统默认以当前账套数据文件名加后缀.bdb）。

6．在“备注”栏中输入备份数据的附加说明。

单击“确定”，开始进行数据备份。

如果备份文件已经存在，系统将给出提示信息，确认是否覆盖原来的文件。

备份完毕，系统提示“备份成功”。

注意：

在电算化培训中，李志军老师提到的另一种备份方法即备份安装文件夹下的data文件夹的方法，是对系统整个数据库进行备份，如果对计算机操作不熟悉，建议不要使用。

（二）数据恢复

1．在“数据管理”窗口的“账套”下拉列表中选择要进行数据恢复的账套。

列表中列出了系统中所有的账套。

默认显示最近操作的账套。

2．在“年度账”列表中选择进行恢复的年度账。

3．从【数据】菜单中选择【数据恢复】，或按工具条中的〖恢复〗，弹出“数据恢复”对话框，在对话框中显示出账套代码、数据年度及账套数据文件名称和位置。

4．选择数据备份文件所在的驱动器及存放路径。

5．在文件列表中选择（或直接输入）备份的文件名。

6．单击“恢复”，打开“恢复文件信息”对话框，对话框中显示出进行数据备份的用户代码以及要备份的账套代码、数据年度、备份时间以及在备份数据时输入的“备注”说明。

7．单击“确定”，开始进行数据恢复。

进行数据恢复时，将覆盖现有的账套数据，所以应根据系统提示，确认是否恢复数据。

第三章账务处理

账务处理操作流程图如下：

年

结账

月结

账

生成

账簿

凭证

记账

凭证录入、

修改、审核

期初

建账

初始日常账务月末结账年末结账

图Ⅲ—1

在每个会计月度内，要依次进行日常账务处理、月度结账。

日常账务包括凭证处理、凭证记账、输出账簿等，当日常账务进行到月底，要进行月度结账；当日常账务进行到年底，要进行年度结账。

第一节期初建账

一、会计科目设置

系统内置的会计科目不允许删除修改，同时不允许增加一级科目。

（一）增加科目

操作实例：

录入XX支行存款科目10201

1、双击财务处理图标，选择具有会计操作权限的用户进入系统（登录时，注意选择帐套，确认是要操作的帐套再进入，每次登录或切换用户时都请确认），单击基础设置，点击会计科目图标，屏幕出现会计科目窗口，如图Ⅲ—2。

图Ⅲ—2

2．单击【编辑】菜单中【增加】或工具条中〖增加〗按钮，屏幕弹出会计科目增加窗口。

3．在“科目代码”、“简码”、“科目名称”中分别录入“10201”、“XXZH”、“XX支行”。

4．单击“保存”按钮，生成102科目的下级明细科目10201科目。

（二）删除科目

首先选择科目，使之成为当前科目，单击“删除”将当前科目删除。

若