采购管理制度.docx
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采购管理制度
采购管理制度
采购管理制度
采购管理制度
第一章
第二章
第三章
第四章
第五章
第六章
第七章
第八章
第九章总则........................................................2职责分工......................................................2供应商管理....................................................3请购与审批....................................................5采购..........................................................7采购订单签订及跟踪............................................8验收、入账及付款..............................................8供应商往来款管理..............................................9附则........................................................9
第一章总则
第一条为规范集团及下属子公司、医院（以下简称“集团及下属单位”或“公司”）采购管理工作，有效防范风险，保证公司各项物资、材料供应及时，确保医疗管理活动的有序开展，制定本制度。
第二条采购工作分为物资采购和固定资产采购。
本制度所称采购，仅指物资采购。
物资包括药品、内植入物（一般耗材和贵重耗材）、一般性医疗耗材（一次性卫生材料、医用耗材）、办公耗材，其中：
内植入物（一般耗材）是指单件价值在20000元以下的植入物；内植入物（贵重耗材）是指单件价值在20000元或20000元以上的植入物；办公耗材是指单位价值在1000元以下的办公低值易耗品。
固定（）资产采购参见《固定资产管理制度》。
第三条本制度所称采购管理，是指集团及下属单位供应商管理、请购与审批、采购、采购订单签订及跟踪、验收、入账与付款、供应商往来款管理等与采购有关的全过程管理活动。
第四条本制度适用于集团及下属各子公司、医院的采购管理工作。
第二章职责分工
第五条集团下属采购公司负责制定集团及下属各单位适用的采购管理制度，集中采购集团物资，组织合格供应商准入评定、定期评审和《合格供应商名录》的更新。
负责采购合同的审核批准及检查各医院物资采购规范落实情况。
第六条各医院设备器械科负责物资验收，审查物资供应商“三证”，物资登记入库、办理出库，采购台账登记及部分一般性医疗耗材、办公耗材保管等。
第七条各医院药房负责药品物资仓储保管、领用，日常管理和月末盘点等。
第八条各医院采购联络人负责内植入物（一般耗材）物资仓储保管、领用，日常管理和月末盘点等。
第九条各医院财务部门负责物资入账、物资付款，库存物资的监督和盘点监盘。
第三章供应商管理
第十条集团应建立合格供应商管理机制。
目前合格供应商管理主要针对常用且直销药品、内植入物（一般耗材和贵重耗材），其中常用且直销药品清单每年年初由集团定义。
第十一条合格供应商应满足以下基本条件：
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具有中华人民共和国法人资格并具备独立承担民事责任的能力；
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遵守国家的法律、法规，具有良好的商业信誉；
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具备工商部门登记的注册资金要求，具有固定的生产或经营场所；
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具备齐全的工商营业执照、税务登记证、组织机构代码证，且具备相应许可证或认证书。
第十二条新进供应商准入评定
涉及新进供应商时，采购公司采购员应安排准入评定，要求供应商填制《供应商调查表》（附件一），列示企业基本情况、供应产品、供应标准等，并附详细资料。
详细资料应根据供应商不同企业类型进行要求，具体包括：
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工商营业执照、税务登记证、组织机构代码证复印件；
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药品生产许可证，或药品经营许可证；
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药品经营质量规范认证书；
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医疗器械生产企业许可证，或医疗器械经营企业许可证；
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医疗器械注册证；
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业务员身份证明、授权人证明、质量保证协议；
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生产厂家对经营厂家授权证明、经营厂家对业务员授权证明。
采购公司采购员根据《供应商调查表》及详细资料填制《合格供应商评定表》（附件二），列示供应商基本情况，并分别从价格、服务和付款期几个方面对供应商进行评定。
评定结果递交集团领导审核。
评定结果分为“优、良、差”三个标准，其中“优”是指评分在80分以上（含80分），“良”是指评分在60~80分（含60分），“差”是指评分在60分以下。
评定结果为“优”或“良”时，供应商纳入《合格供应商名录》（药品或内植入物）（附件三），其中评定结果为“优”的供应商优先采购。
第十三条合格供应商年度评审
每年11月1日至11月30日，采购公司采购员填制《合格供应商年度评审表》（附件四），组织使用部门人员对上一年度《合格供应商名录》（药品或内植入物）中的合格供应商进行评审，评审主要关注资质的有效性、质量、价格、服务、交期和付款期几个方面。
当资质有效、并且评审分数在60分以上（含60分）（即“优”或“良”）时，合格供应商继续保留在《合格供应商名录》（药品或内植入物），其中评审结果为“优”的供应商优先采购；若资质失效、或资质有效但评审分数在60分以下（即“差”）时，则从《合格供应商名录》（药品或内植入物）中剔除。
第十四条框架协议洽谈及签订
每年12月份即合格供应商年度评审后，集团领导根据常用且直销药品和内植入物下一年度预计需求情况（下一年度预计需求情况由采购公司每年十一月份组织拟订）选择适当合格供应商洽谈框架协议，洽谈人员还应包括采购公司总经理、采购员等。
框架协议内容包括但不限于：
涉及物资、规格型号、单价、开票价格、付款期限及惩罚条例。
其中惩罚条例应酌情考虑针对以下问题的惩戒内容：
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耗材存在质量问题
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工具出现问题
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耗材型号不齐全
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耗材交期不准时
单台手术发生一次上述问题时，罚人民币2000元；全年累计发生三次时，应从《合格供应商名录》（药品或内植入物）中除名，并不再考虑物资供应。
双方就框架协议内容达成一致后，签订框架协议并严格按框架协议执行。
第十五条采购公司进行物资采购时，应在《合格供应商名录》（药品或内植入物）中进行选择。
第十六条常用且直销药品或内植入物采购涉及以下情况时，可酌情选择名录外供应商：
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本年度《合格供应商名录》（药品或内植入物）中未包含所需物资供应内容；
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医生或病人明确指定、并且经医院领导审批同意需要向某些特定单位采
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购或对规格和效用有特殊要求；
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其他紧急或突发情况：
如特殊情况需在《合格供应商名录》（药品或内植入物）外选择时，应填写《供应商特批申请单》（附件五），经医院领导、采购公司总经理、集团领导审核后方可采购。
常用且直销药品和内植入物以外其他物资供应商的选择，请参见“第五章采购”内容。
第四章请购与审批
第十七条物资采购范围
集团及下属单位物资包括药品、内植入物（一般耗材和贵重耗材）、一般性医疗耗材（一次性卫生材料、医用耗材）、办公耗材。
药品包括西药（针剂、片剂、大液体等）、中成药、中药（指中草药）；内植入物包括一般耗材和贵重耗材，一般耗材如螺钉等，贵重耗材如关节、脊柱等；一般性医疗耗材包括一次性卫生材料和医用耗材，一次性卫生材料是指需要消毒灭菌的一次性耗材（如一次性棉球、一次性输液器、各类手术包等），医用耗材包括化验试剂、cT胶片等；办公耗材包括办公文具、a4纸等。
第十八条集中采购物资包括：
药品、内植入物（一般耗材和贵重耗材）、一般性医疗耗材、单批金额在规定标准（2000元及2000元以上）的办公耗材等。
小额（单批金额2000元以下）采购或零星采购由各医院根据审批意见执行采购。
请购与审批权限详见“财务授权审批一览表—物资请购与审批权限”。
第十九条物资请购与审批的权限和流程
（一）物资请购与审批权限
涉及内植入物（贵重耗材）的请购时，依次由子公司总经理/医院院长、采购公司总经理审核，集团总经理审批；
涉及内植入（贵重耗材）以外其他物资请购时，由子公司总经理/医院院长审批。
（二）物资请购与审批流程
（1）药品：
每年年底，各家医院药房管理员根据实际情况提出医院药品低储标准，经药房负责人审核后报集团备案。
每月月底，各家医院药房管理员根据低储提示拟定《药品采购计划》（附件六），经药房负责人审核后递交医院院长审批。
审批通过后采购计划交采购公司采购员。
（2）内植入物（一般耗材）：
各家医院采购联络人每年年初将内植入物（一般耗材）寄放种类和数量计划报采购公司采购员处，采购公司统一与合格供应商洽谈寄放事宜，并与合格供应商签订合作协议，就寄放种类、数量进行规定。
各家医院如需使用内植入物（一般耗材），则至各医院采购联络人处办理领用并登记。
各医院采购联络人及时将内植入物验收、使用及支付信息汇总登记于《内植入物信息登记表》，并于每月月末报采购公司采购员处。
若需要补充库存时，医院采购联络人应于每周周三之前填制《采购申请单》（附件七），递交医院院长审批。
审批通过后由各医院采购联络人联系供应商供货。
（3）内植入物（贵重耗材）：
各医院采购联络人接到采购需求时，当日即应填制《采购申请单》，列示采购物资、规格型号、数量、需求科室、需求提出时间及其他信息，并打印《采购申请单》由需求人员签字确认。
医院采购联络人将签字后的《采购申请单》拍照上传微信，由医院院长、采购公司总经理、集团总经理审核。
审批人员应在两个小时内进行批示；若情况紧急或两小时内未予以批示的，采购联络人通过电话请示。
采购需求审核通过后由采购公司采购员进行询价。
（4）一般性医疗耗材：
申请人编制《采购申请单》，列明采购材料规格、数量等信息，递交子公司总经理/医院院长审批。
审批通过后交采购公司采购员。
（5）办公耗材：
请购与审批程序参照“一般性医疗耗材”。
第二十条严格控制新药引进审批。
如确因临床需要引进新药，各医院临床科室通过采购联络人向采购公司提出申请，经集团和医院领导论证评审后，由采购公司根据药品规格型号、生产厂家、剂量等要求多方询价，在确保药品质量前提下进行择优采购。
第五章采购
第二十一条采购供应商选择和询价
涉及常用且直销药品、内植入物（一般耗材和贵重耗材）采购时，采购公司采购员应从《合格供应商名录》（药品或内植入物）中选择三家以上供应商进行询价，如《合格供应商名录》（药品或内植入物）中不足三家的，应从市场上寻找合适供应商进行补足；
一般性医疗耗材采购由采购公司总经理选择三家以上信誉好的供应商进行询价；
涉及办公耗材、不常用药品采购时，由各医院设备器械科采购员自行询价。
医院设备器械科采购员应选择三家以上供应商进行询价。
询价结果和供应商报价登记于《采购物资询价单》（附件八）中，并按下述审批权限报批：
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涉及框架协议内常用且直销药品、内植入物（一般耗材和贵重耗材）在2000元以内（不含2000元）的，递交采购公司总经理审核；
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涉及框架协议内常用且直销药品、内植入物（一般耗材和贵重耗材）在2000元以上（含2000元）或框架协议外采购的，递交集团总经理审核；
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涉及不常用药品、一般性医疗耗材、办公耗材在2000元以内（不含2000元）的，递交医院院长审批；2000元以上（含2000元）5000元以内（不含5000元）的，递交采购公司总经理审核；5000元以上（含5000元）的，递交集团总经理审核。
第二十二条采购合同
涉及框架协议以外而且采购金额在1万元以上（含1万元）、应与供应商签订采购合同，必须避免与供应方无书面合同的采购行为。
采购合同或订单的签订和管理执行《合同管理制度》。
采购合同内容一经确定，合同期内不得随意进行调整。
如特殊情况需进行调整，特殊情况提出方应提交调整申请，出具
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