档案各种制度Word下载.docx

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九、档案、资料借阅制度

1、认真贯彻执行《档案法》等法规，努力学习档案工作专业知识，忠于职守，热心档案工作。

2、负责本单位所形成各类资料的收集、整理、组卷归档、保管和利用工作。

每年三月底前，完成本单位上年度在各项工作中形成的各类材料的收集、整理、立卷归档工作。

其案卷质量、编号、排列均符合档案管理规定，健全档案基础数据库。

3、切实做好档案保管工作。

经常检查档案库房的安全及“九防”设施，保持库房整洁，确保档案完好无损。

4、遵守党和国家保密规定，杜绝发生失泄密事故。

5、主动热情做好档案利用工作，为机关各项工作服务。

认真做好档案查、借阅及档案利用登记。

熟悉室藏档案内容，主动、热情、及时、准确提供档案。

查全率、查准率达到98%以上。

1、本单位在各项工作活动中形成的文件材料，由办公室统一保存签发稿及打印稿；

上级和业务主管部门下发的文件，由办公室统一签收、经领导传阅后，由各股室经办和保存，于年底统一交综合档案室分类立卷归档；

各股室开展各项工作的重要资料由兼职档案员负责收集，交综合档案室统一归档。

2、归档时间，每年三月底以前完成上年度各类资料的立卷归档工作。

3、归档要求：

应归档的文件材料必须收集齐全完整。

立卷归档按年度、组织机构或问题进行分类组卷。

案卷质量、编号、编目符合《机关档案业务建设规范》要求。

4、会计档案，由经办人员按会计报表、帐簿、记帐凭证分别整理立卷归档，按类别、年度、月份排列编号，编制好检索工具（案卷目录），科室保存一年后交综合档案室统一保存。

1、档案保管，做到柜格存放索引清楚，资料存放有序，案卷排列整齐、编号科学。

案卷调阅后恢复原样。

档案收进、移出有统计台帐，做到帐实相符。

2、保证档案绝对安全，最大限度地延长档案寿命。

坚持按照档案保护技术学的方法，做好库房温度测记、检查“九防”设施，确保档案完好无损。

3、保持库房整洁。

做到柜架无灰尘，档案库房无杂物。

1、档案管理人员，必须自觉遵守党和国家的保密规定，杜绝发生失泄密事故。

2、室内所存档案，未经允许，严禁复制、摘录、带出档案室与他人查看。

未经主管领导批准，严禁提供密级档案。

经批准提供的，由管档员监督查阅，需复印的由管档员复印。

3、销毁失去保存价值的档案，要经登记、鉴定后，报经主管领导审定和档案行政管理部门批准，由二个以上的人监销毁。

4、提高警惕，做好保密工作，发现问题及时解决。

对违反规定者，视其情节轻重予以查处。

1、建立档案统计台帐，定期对室藏档案进行清理，做到帐实相符，按时向主管部门或档案局报送档案数据。

2、查（借）阅重要档案，必须理由正当，经主管领导准许，方可提供所需查阅的档案。

档案不得借出，确需借出的，须经领导同意。

3、查阅档案，必须遵守保密规定。

严禁擅自摘抄、复印，确需摘抄、复印者，必须经过批准和接受档案人员的监督查阅。

4、查（借）阅档案时，不得将档案折叠、涂改、圈点划线、污损、撕毁，违者视其情节追究其责任。

5、查（借）阅档案时，查阅者应事先按规定填好查阅档案登记表、管理人员应做好利用效果记录，以反映查阅档案所取得的社会和经济效益。

1、档案工作人员应根据《档案保管期限表》对已过期的档案进行审查、鉴定，确无保存价值的档案按规定造册、登记，并书面报告上级主管部门和市档案局。

2、建立由局长、有关股室负责人及工作人员组成的鉴定小组，具体负责开展档案鉴定工作。

3、对经鉴定需要销毁的档案，编制销毁清册，并写出销毁档案报告，经鉴定小组审查批准，再报请主管领导和档案主管部门批准后，方可销毁。

4、销毁档案时，要有专人负责监销。

销毁的档案必须化为纸浆或焚毁，不准出卖或做其他用，在场的三方人员都应在销毁清册上签名。

5、销毁档案的目录、鉴定销毁档案报告及审批销毁手续等材料要存入全宗卷，并在各种统计台帐上注明。

一、档案收集包括档案的接收、征集以及网络数据采集等方式。

二、档案材料收集范围：

凡是对全市各项事业发展有参考利用价值的各类原始材料都属于档案收集范围。

　　三、任何个人都不得以任何理由拒绝向市档案馆归档移交有价值的档案材料。

　　四、档案材料收集应该形成定期送交制度和联系催要制度。

（一）定期送交制度。

形成档案材料的各职能部门，按照市档案馆所要求的归档时间、归档质量的要求，归档移交到市档案馆。

（二）联系催要制度。

市档案馆工作人员应经常了解和掌握形成档案材料的信息，及时向形成材料的部门催收应归档的材料。

　　五、收集材料的要求。

（一）收集进档案室的材料必须是办理完毕的原始材料（原件），要完整齐全、真实、文字清楚。

（二）不符合归档要求的档案材料，档案馆将责成档案材料形成的相关职能部门按要求完成。

　　1．载体纸张要求。

归档材料统一使用A4（80G）规格的办公用纸（专业特殊要求的除外）。

　　2．载体字迹要求。

只能用炭素墨水、蓝黑、黑色墨水书写。

禁止使用纯蓝、红色墨水、圆珠笔、铅笔书写。

　　3．现代化设备形成的材料要求。

禁止色带打印、墨水打印材料归档；

禁止传真形成材料归档。

　　（三）材料必须齐全、完整。

　　1．各部门完成的当年工作职责应该有相应材料佐证。

包括录音、录像、照片、幻灯片、图片、表格及文字材料。

2．整件事情形成的成套材料必须配齐，保持文件材料之间的逻辑联系。

（一）、按照国家有关规定和档案工作规范要求，档案馆内所有档案须以全宗为单位进行整理，同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂，各全宗档案存放有序。

（二）、全宗内档案的整理，应在文件收集齐全的基础上，按照一定的原则和属性，保持文件之间的历史联系，科学分类、组卷、编目，整理规范，便于查找和提供利用。

（三）、正确填写档号。

全宗档案以案卷为整理单位，按照保管期限各自编目录号、案卷号和归档号。

以件为单位进行归档文件整理的档号结构应符合“全宗号——年度——保管期限——件号”、“全宗号——年度——机构（问题）——保管期限——件号”的要求。

（四）、档案实体的分类、编号和排架，一经确定，不可随意变动。

（五）、每个全宗单位按规范要求编制案卷目录、全引目录，建立全宗卷，逐步编制配套的档案馆指南、相关的专题目录等参考工具。

九、档案、资料借阅制度

一、本室档案、资料主要供本单位领导和有关人员使用。

二、查阅档案、资料须首先填写<

<

档案借阅及利用效果登记表>

>

，未履行登记手续者，档案室拒绝提供档案、资料。

三、查阅档案应在档案室，因特殊情况需要借出时，须经分管领导人批准，办理好借阅手续，方可出借。

档案、资料的借出时间不得超过七天。

确需继续借阅，要办理续借手续。

四、查阅时禁止吸烟，要爱护档案、资料，严禁在档案资料上划线、打勾、作记号、折角；

严禁涂改和拆撕档案、资料。

违者，按情节轻重追究责任。

五、外单位人员查阅档案，必须持有单位介绍信（注明身份、查阅内容和用途），并经领导批准，才可查阅。

阅档后，介绍信留本室备查。

六、查阅档案、资料者有义务将利用效果反馈档案室。

以利总结档案利用工作规律，更好地为各项工作服务。

七、凡借阅会议记录及保密档案，必须经主管领导审查批准才能借阅。