行政办公业务工作流程样表文档格式.docx

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结束

请假登记

4.收集参会资料

3.通知与会人员

落实会场

1.制定筹备方案

会议准备管理工作关键点说明：

流程名称

会议准备工作流程

流程目的

1、做好会议准备工作，确保会议顺利召开

2、提高会议效率、会议质量

知识准备

1、掌握会议组织开展方法

2、明确会议准备工作要项

流程步骤

细化执行

关键点说明

1、确定会议名称和会议议题

会议准备工作细则

关键点1

议程由主办部门拟定，包括会议内容、讨论事项、参加人员、时间、地点、大约时长、需要发言的人员和内容、要求等

关键点2

在确定会议日期、会议议程后，会议主办部门应及早印发会议通知单，内容包括会议地点、时间、出席人员、会议内容或议程等，并提示与会人员尽早给予准确答复

关键点3

会议记录应指定专人负责，记录要真实，且需要在会后一天内整理完毕，送会议主持人审阅后形成正式会议文件

2、确定议程、与会人员与时间地点

会议室申请

会议议程表

3、确定会议通知内容并下发

会议通知

4、会场布置

5、准备会议文件资料、设备及用品

会议申请单

会场服务细则

6、安排会议记录与会场服务

会议纪要

7、安排会议预算

会议预算表

8、检查会议筹备工作

会议筹备工作检查表

3、会议组织管理工作流程图：

明确会议内容

开会总结

送走人员，处理物品

分类存档

整理会议纪要

全体讨论

确定讨论主题

会议开始

安排会议主持人到位

布置会场，准备相关资料

发放相关资料

引领入座

接待参会人员

落实

通知与会人员参加

确定会议形式

会议准备

会议室管理工作关键点说明：

会议室管理工作流程

1、保证会议顺利进行，妥善处理临时时间

1、掌握接待服务礼仪

2、熟悉会议计划

1、安排与会人员签到

与会人员签到表

与会人员名单

与会人员到达时，会务人员需要安排其签到、及时了解与会人员人数、安排会务工作

会务人员进行会场内外联系，传递信息，会议内容须保密；

会议生活服务包括食宿服务、会议用品服务、交通通信服务、参观考察服务、娱乐宴请服务等

会议善后工作关键点说明：

会议善后工作流程

1、确保顺利完成会务工作，保证会议服务质量

2、督促会议决议的执行，跟踪会议效果，提高会议质量

1、学习接待礼仪规范、会议室管理办法

1、引导安全退场与送别

接待礼仪规范

会务人员引导与会人员安全退场，提醒勿遗漏物品并礼貌送别

会议结束后，会务人员要及时拆除临时性布置，清点设备、用具，确保会议场所整洁，归还会议室钥匙

主办部门根据会议计划、会议记录、对会务工作进行总结，评估会务工作质量，行政部负责相关文件的归档与保管工作

2、清理会议场所

会议善后工作细则

会议室管理办法

3、整理会议记录

会议记录

4、会议文件汇编、归档

会议文件档案

5、会务工作总结评估

会议质量评估办法

会务工作总结报告

4、信函收发工作流程图

登记信息

寄信

回信

4..拆信

是否明确收信

接收信函

开始

1.登记

2.分信

3.接收

5、发文管理工作流程图：

11.抄送文件

10.装订

9.用印

8.缮印

5.报送行政人事部发文

1.发文部门通过OA系统拟稿

3.送审

4.分管领导审批

2.部门领导核稿

7.打印文件

6审查编号

12.接收/存档

关键点

描述及说明

行政人员在编写文件的过程中，凡涉及到其他部门的问题，应征得有关部门领导同意并签字；

发文部门编写好文件后，行政人员对文稿内容、格式做全面审核检查。

核要及时、准确。

文稿情况确实、观点明确、表达准确、结构严谨、条例清楚

在确定签发文件后，制成正式文件后，加盖印章下发

抄送文件要及时、迅速、准确；

6、印章使用管理流程图：

6.通知用印员工取回盖章文件

5.行政部门按照相关规定用印

4.用印申请提交行政部

3.分管领导审批

2.部门负责人审核

1.提出使用印章使用申请

7.盖章文件使用

用印部门从OA系统上做好“用印申请”，经分管领导审批后，一并发送行政部；

行政部接到审批后的“用印申请”，应仔细确认、审核，确定符合用印手续后，方能盖章；

用印时，有不明情况，应请示领导核准后方能用印；

应将印章盖在楼款的年月日处，保证印迹端正清晰；

行政部队用印文件应立卷归档并通知用印员工取回盖章文件。

7、企业证照管理流程图：

10行政人员将证照原件放回原处保管

9.行政人员检查交回证照

8.借用部门将证照交回行政部

7.证照原件（复印）件的使用

6.通知使用部门领取证照原件（复印）件

5.行政人员借证（复印）证照，并在复印件上写明用于什么使用

4.证照借用（复印）申请提交行政部

1.使用部门提出证照借用（复印）申请

如需要使用单位证照必须根据工作需要，提交“证照复印申请”，详细注明复印的理由，经过分管领导审批后，行政部才能复印；

行政部对“证照复印申请”要认真审核、确认后，才能用印。

8、档案借阅管理流程：

分管领导

审批

2.行政部经理审核

权限外

1.提交“档案借阅申请”

8.做好归还登记

7.归还档案

档案续借

6.行政部经理审核

5.档案到期申请续借

4.领取档案

3.办理借阅手续

权限内

行政部经理对一般档案的借阅进行审核，对于机密或重要档案的借阅申请，需要分管领导审批

当档案到期时，各部门应归还档案，档案管理人员对归还的档案认真清点、核对，若有损坏，按照有关规定处理；

若完好，注销档案借阅手续

9、档案管理工作流程图：

6.对保存期限不同的档案进行定期检查

5.将已分类、编号的档案进行归档、保存

4.按照规定对已分类的档案

进行编号

3.根据档案性质进行分类

2.整理形成档案锥形

1.收集相关文件

档案管理人员在归档中英收集齐全文件的定稿、正本和有关材料，保证档案的完整性；

在档案文件的收集过程中，要对资料进行去粗取精等工作，以便确定资料的利用价值；

整理的主要任务时把零散的档案进行分类、组织和编目，使其形成一个固定的体系，便于档案的使用；

档案分类就是根据档案来源、时间、内容或形成的异同，按照一定体系，分门别类、有系统地区分档案和整理档案，使其构成有机的整体，以便反映立档单位的历史面貌

根据档案性质对其进行分类，再将同一类档案进行细分，便于档案编号

档案管理人员根据档案的材质和状况采取存放及安全保护措施，维护档案的完整与安全，延长档案的寿命

10、档案管理工作流程图：

11、固定资产管理流程图：

9.做好采购物品的使用和管理工作

8.进行账务处理

7.固定资产登记

6.固定资产验收

5.行政部实施采购

4.审批

3.审核

1.下达固定资产采购预算

2.提交“固定资产采购申请”

固定资产的使用根据业务发展目标、固定资产的新旧程度、使用频率和废品率等因素提出固定资产

公司应组建固定资产验收小组，对采购的固定资产进行验收，验收时主要考察外包装、规格、型号、配置、数量和资料六个方面。

12、固定资产盘点流程图：

7.汇总整理各部门盘点表

6.填写“固定资产盘点表”

5.实施盘点

4.组织盘点

3.召开盘点会议

1.制定全面盘点计划

财务经

理审核

2.提交盘点通知和盘点表格

行政部固定资料管理人员制订“固定资产盘点计划”，报财务部经理审核，由总经理审批；

根据总经理得审批结果，编写《固定资产盘点通知》，通知内容包括固定资产盘点时间、盘点注意事项、盘点人员安排、盘点实施步骤、各部门盘点负责人、盘点突发事件处理等具体内容

盘点会议室盘点工作实施的重要步骤，需要全员参与，会议中需要讲明盘点工作的重要性，实施关键点，以及各部门人员的职责等。

13、办公室设备申购流程图：

3.财务部审核确定是否在预算内的价格

2.询问价格

审核

1.提交“办公室设备需求”申请

4.购置所需办公设备

行政采购人员拿到审核批准的购置清单后，对购置价格进行对比分析，确定三家供货商

财务部对行政部提交的价格进行审核，选择供货商，确定购置价格

14、办公用品采购流程图：

8.登记入库

7.办公用品验收

6.洽谈价格，签订合同

5.选择供应商

4.编制“办公用品采购计划

3.形成“办公用品计划费用汇总表”

2.行政部审核各部门提交的计划

1.提交部门“办公用品申领计划”

每月各部门按照审批后的办公用品费用预算编制“办公用品申领计划”，超过费用预算标准的，需经行政经理审核，由总经理审批

行政部对各部门上报的“办公用品申领计划”进行审核，核定是否超出定额，品种是否适宜；

“办公用品计划费用汇总表”包括“公共使用的办公用品计划”和各部门的“办公用品领用计划”，呈交总经理审批；

行政部根据“办公用品计划费用汇总表”核对库存，汇总编制“办公用品采购计划”，经总经理签字后，交行政部实施采购；

15、危机公关管理工作流程图：

6.评价危机公关效果

5.组织开展危机处理工作

4.确定《危机公关对策方案》

3.对危机进行判断

2.上报危机

1.确定危机类型

收集相关资料

根据公司所面临的危机，行政部需要选择合适的危机处理人员，成立危机处理小组；

行政部根据确定的危机处理对策，确定危机处理程序、处理方式、具体负责人员等，并编制《危机处理方案》报相关领导审核审批

危机公关事件处理完后，应该对危机处理效果进行总结并编制成报告，从中吸取经验教训，避免再次出现类似事件。

16、日常安全检查工作流程图：

5.明确奖惩措施

4.记录检查结果

3.定期检查

2.明确统一检查规定

1.规定各部门开展自我检查

明确安全检查的内容，注意通风、防暑降温、保暖情况；

检查设备的安全性，注意防护、保险、报警装置情况以及设备完好情况。

17、办公环境管理工作流程图：

5.改进提高

4.提出整改意见

3.组织检查

开展保洁、绿化工作

2.组织实施

1.提出“办公环境管理工作计划”

关键点

描述与说明

行政部应该要求各部门保持本区域的环境卫生，并配合保洁人员的工作；

行政部应该定期不定期地对各部门的办公环境进行检查，及时提出各个环节中发现的问题，制定整改对策并监督实施。

18、办公卫生管理工作流程图：

7.提出整改措施

6.结果汇总归档

6.详细记录

5.发现问题

4.执行检查

3.号召相关负责人

2.划分卫生检查区域

1.明确卫生检查标准

8.整改

关键点及说明

明确卫生检查标准，并合理划分区域，明确责任人；

每周对各岗位、各区域进行一次自检，对自检出不合格的岗位或区域立即进行整改。

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