归档文件整理的方法全解Word文档格式.docx

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5、本处、所业务活动和科技管理工作而形成的文件材料；

6、本处、所汇总的统计报表和统计分析材料；

7、本处、所党支部、团委、工会、妇女和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；

8、反映记载本处、所房地产权益和有关纠纷处理的文件材料；

9、本处、所成立、合并、撤销机构、更改名称、启用印章、人员编制方面的文件材料；

10、本处、所制定的工作条例、规章制度等文件材料；

11、本处、所干部任免、调配、培训、专业技术职务评聘、党员、团员、干部、职工花名册和报表、干部职工录用、转正、定级、调资、辞职、退职、开除、退休、评残、抚恤、死亡、表彰奖励、违纪处理的文件材料；

12、本处、所及本处、所办理的干部职工调动转移工资、行政、党员、团员、工会组织关系的介绍信及存根；

13、本处、所财产、物资、档案等的交接凭证和清册；

14、本处、所与其他单位或个人签订的各种合同、协议；

（二）应整理的上级下发文件材料

1、疏管局召开的需要本处、所贯彻执行的会议的主要文件材料；

2、疏管局颁发的属于本处、所主管业务并要执行的文件材料；

3、疏管局转发本处、所的文件；

4、疏管局对本处、所的所有批复、指示、通知、安排；

（三）应整理的下级机关的文件材料

1、下级站、所报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表；

2、下级站、所报送的法规性备案文件材料等；

以上就是需要整理的文件材料的收集范围。

第二步：

确定文件整理保管的单位——“件”

文件收齐后，就要正确确定文件整理保管单位——“件”：

1、一般以一份文件为一件，如：

“关于调整省疏勒河流域水资源管理局基层管理处内设机构的通知”就可作为一件来保管。

2、文件的定稿和正式印发件合为一件，这种情况主要是指本处、所的正式发文和处、所内部制定的规章制度等。

3、正文与附件合为一件，例如：

甘肃省疏勒河流域水资源管理局下发了一份工作安排的文件，其后有“工作目标管理任务指标表”和“工作目标管理任务有关问题的说明”两个附件，整理时一定要作为一件对待，不能分开。

4、请示与批复，需分为以下两种情况来对待：

同一年内形成的相关的请示与批复、合在一起作为一件进行整理保管；

跨年度的相关的请示与批复、因上级会不会给你批、啥时候批的不确定性，所以整理时可以不等待。

如果批复在以后的年度形成，整理时可以将请示、批复各作为一件对待，各自归入所形成的年度。

5、报表、名册、图表、介绍信存根、会议记录等类似文件材料，按其本来的形式，一个自然本（册）为一件。

第三步：

整理文件的装订

1、文件的系统排列，一份文件由几部分组成时，装订前应按下列顺序进行排列：

a.正本在前，定稿（底稿）在后；

b.正文在前，附件在后；

c.原件在前，复制件在后；

d.转发件在前，被转发件在后；

e.批复在前，请示在后；

2、装订方法

A、10年保管的文件，可保持原貌，不再拆开重新装订。

B、永久、30年保管的文件，5页以上可用不锈钢订书机进行装订，4页以下可用固体胶粘贴，离上下边各2厘米处各点一下，中间再点一下沾好就可以了。

如果文件太厚，订书机无法装订，可用线绳装订法，即使用细线绳装订文件，要求统一在距离文件左侧边沿1.2厘米处，上下均匀扎三个相距7厘米的孔，穿上细线绳适当抽紧并打结即可。

第四步：

给整理的文件编页号

1、以“件”为单位编写页号，也就是每件均从“1”开始编起，件与件之间不连续编制页号。

2、页号编写的位置，凡是有文字、图表的页面都要编写页号，正面编写在右上角，背面编写在左上角。

3、一份文件的总页数，以该文件最后一个页号为准。

第五步：

整理文件的分类

我们疏管局基层处、所就按保管期限—年度—机构分类法来进行分类。

机构分类法就是按你的科室分类，像你们各处、所就可以按党政办公室、灌溉管理科、工程管理科、财务科、水政水资源科、综合经营科分6个类。

有些处、所科少一些，你就按你现有科室设类就可以了。

把归档文件按保管期限分成永久、30年、10年；

把同一保管期限内各年度的文件材料按本单位的内部机构分开。

具体如下图所示：

省疏管局昌马灌区管理处归档文件分类方案

序号机构名称永久30年10年

1党政办公室：

文件材料文件材料文件材料

2灌溉管理科：

3工程管理科:

4财务科:

5水政水资源科:

6综合经营科处：

第六步：

整理文件的保管期限的确定

怎样全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。

具体说就是：

（一）凡是反映本处、所主要职能活动和基本历史面貌的，对与人有关的（现在不是提倡以人为本嘛）具有长远利用价值的文件材料，都可列为永久保管。

（二）本处、所制定的法规政策性文件，处理重要问题形成的文件，召开重要会议的文件，重要的请示、批复、报告、总结，综合统计报表，机构演变、本处、所领导人任免、党员、团员、干部、职工花名册和报表、干部职工录用、转正、定级、调资、辞职、退职、开除、退休、评残、抚恤、死亡、表彰奖励、违纪处理的文件；

转移工资、行政、党员、团员、工会组织关系的介绍信及存根；

疏管局下发的属于本处、所主管业务并要贯彻执行的重要文件和针对本处、所人事及工作方面的批复、意见；

（三）反映本处、所一般工作活动，在较长时间内对本处、所工作有查考利用价值的文件材料，列为30年保管。

主要包括：

本处、所一般工作问题的文件材料，一般会议的主要文件材料，财务管理工作形成的一般性文件材料，疏管局下发的属于本处、所主管业务并需要贯彻执行的一般性文件材料，下级站、所报送的全年及重要工作总结、报告和统计报表等文件材料。

（四）凡是在较短时间内对本处、所有参考利用价值的文件材料，列为10年保管。

本处、所一般事务性的文件材料，上级局颁发的非本处、所主管业务但需要贯彻执行的文件材料，下级站、所报送的一般半年、季度工作总结、报告和统计报表等文件材料。

第七步整理文件的排列与编写件号

整理文件排列是文件整理系统化、有序化的一个重要环节，编写件号则是对文件排序的确定，其方法如下：

（一）按保管期限及年度、机构进行排列,也就是说永久、30年、10年各排列一个顺序号，逐年延续，在每一个年度内则要按照分类表中机构的序列进行排列；

（二）在同一个保管期限、同一个年度的同一个机构的文件材料内，一般按照文件的形成时间或文号顺序进行排列；

（三）同一事情或同一问题的文件材料，按照形成的时间顺序或重要程度进行排列；

（四）不同事件、不同问题的文件材料，按照事件或问题结束的时间顺序进行排列；

（五）同一类统计报表、重要的会议文件等成套性的文件材料，应集中进行排列；

（六）所有文件排列完毕之后，即应按照排列顺序逐件编写件号；

（七）一个处所整理文件编写的件号，应始终保持永久、30年、10年三个序列。

第八步：

加盖并填写归档章

（一）加盖归档章。

归档章加盖在每份文件的首页右上角，如有其它标记或文字时，可以酌情向左或向下适当移动。

（二）归档章的具体样式如下：

123

全宗号

年度

件号

机构

保管

期限

456

1、全宗号你们一定要空下，不要随便填写，因为你们没有全宗号。

2、年度就是整理的是哪一年的文件就盖哪一年的数字如2011年的文件就盖2011。

3、件号就是文件的流水号。

4、机构就是党政办公室或财务科等等。

5、保管期限就是永久或30年、10年。

6、不要填写。

归档章各项目的填写，要选用大小适当的数码章，刻制大小适当的“机构”名称章、“保管期限”章，加盖上去后，整齐美观。

盖章使用的印泥的颜色，一个单位要统一，一般用红色，不能今年红色明年蓝色。

第九步：

整理的文件装盒

整理文件装盒的方法步骤如下：

（一）按照永久、30年、10年三个编号顺序分别装盒。

一个机构的文件比较多，可以按排序单独装一盒或几盒；

几个机构的文件比较少，可以按排序合装一盒；

但要记住：

不同保管期限的文件不能混合装在一个盒子里。

（二）每盒文件之前放置目录，文件之后放置一张备考表。

备考表“整理人”项：

由整理文件责任人签字或盖章。

“检查人”项：

由检查文件整理质量的责任人签字或盖章。

“日期”项：

填写本盒文件整理完毕的年、月、日。

第十步：

整理文件目录的抄写

（一）根据本处、所文件材料分类、排列、编号的顺序，按照永久、30年、10年三个序列，分别逐件抄写文件目录。

要注意：

不同保管期限的文件不能混合编制目录，不同年度的文件要分开编制目录（件号仍连续编写），同一期限但机构不同的文件要另起一页编制目录（件号仍连续编写），并在目录右上方注明机构的名称。

如“党政办公室”或“财务科”等。

盒子上的内容怎样填写就拿疏管局档案盒实际讲解。

至此，一个年度的文件就全部整理完毕，就可以入柜上架。