WalMart 供应商工厂认证手册Word文档格式.docx

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WalMart 供应商工厂认证手册Word文档格式.docx

我们需要强调的是Wal-Mart有一套供应商标准,工厂认证审计员的责任是确保供应商遵

守这些标准。

除了为Wal-Mart找出风险之外,工厂认证计划还有其它三个基本宗旨:

1.核实管理实务

2.让工厂清楚了解并遵守当地的法律规定和Wal-Mart标准的要求。

3.鼓励实施必要的改变,为那些供应我们百货公司顾客所需商品的员工改善生活素

质。

Wal-MartStores,Inc.2003年10月21日4

第二章–定义

下列的词汇当使用于本手册、审计及认证时将具有以下的意义:

.Wal-Mart

Wal-Mart百货集团及其附属公司。

.供应商

Wal-Mart百货集团和其附属公司与之签约提供货品/服务的供应商。

.美国本土进口供应商

提供商品给Wal-Mart销售的供应商,但是Wal-Mart既非这些商品的注册进口商

也非制造商。

Wal-Mart美国本土进口供应商的工厂认证计划,包括第三方对工厂条件的审计。

供应

商负责申请和支付这类的审计的费用,并纠正不符合标准的结果。

.直接进口供应商

Wal-Mart是注册的进口商。

.工厂

生产Wal-Mart百货公司销售的商品之工厂。

生产的定义是将购买的物料转变或组装为

成品。

.认证

有关Wal-Mart供应商标准的审计–评估程序;

审计结果和相应评估的报告文件。

.审计员

执行审计的人员,可能是Wal-Mart的雇员或Wal-Mart认可的会计师事务所的第三方

审计员。

.审计

由审计员进行的评估程序,该评估程序将形成供应商的工厂之审计结果。

.评估

审计结果,根据供应商标准和审计期间在工厂发现的违规。

.不合格

不符合工厂认证程序和标准的供应商/工厂的状态。

该状态用于管理不符合和/或不

合作的供应商/工厂,它不应该和工厂认证结果混淆。

Wal-MartStores,Inc.2003年10月21日5

第三章–审计时限

年度审计

我们要求生产Wal-Mart商品的工厂每年接受审计一次。

评估结果可能需要安排后续的跟

进审计。

供应商必须确保年审及时安排并在上一次审计的一年内进行。

供应商必须确保工厂的年审

申请在每年失效日期的60天之前完成。

工厂的失效日期为每年的初审日期(月/日),或,

如果工厂曾经进行过再激活,其工厂的失效日期则为每年被成功地激活的审计(结果非黄

则绿)日期(月/日)工厂必须备妥过去12个月的考勤记录和薪资表,以供初次和年度审

计。

安排跟进审计

如果工厂评估结果要求跟进审计,那么,供应商有责任和相应的全球采购办公室协调和安

排重新跟进审计。

没有及时跟进审计的/工厂将被评为“不合格”。

(请参考工厂评估定义

中的“不合格”)

只有在工厂递交了可被接受的纠正行动计划后,跟进审计方可安排。

(请参考“工厂纠正

行动计划”)

跟进审计

在跟进审计期间,审计员将会查核导致工厂上次评估结果的问题。

如果所有的问题皆已被

纠正,工厂将获得新的评估结果。

但是偶尔,审计员会在跟进审计期间注意到其它不符合

标准的情况。

遇此情况,审计员将会谨慎地评估违规事项。

第四章–工厂认证审计程序

1.工厂认证程序必须先由供应商提出申请。

2.工厂审计应该在Wal-Mart产品开始生产的30天之前完成。

对供应商而言,这意味

着供应商至少要在Wal-Mart产品开始生产的90天之前提出工厂认证申请。

3.年度审计应该在初审日之后一年内进行。

年审审计必须在每年的失效日期前的60

天以内完成,以避免认证失效。

供应商有责任确保工厂在适当日期接受审计。

直接进口供应商

为了启动审计程序,供应商必须递交“认证申请”表格。

该表格可以从全

球采购商处取得。

若业务是通过全球采购办公司各办事处(直接进口供应

商)进行,审计通常要在出货日期前60日进行。

美国本土进口供应商

Wal-MartStores,Inc.2003年10月21日6

为了启动审计程序,供应商必须从RetailLink上获取“认证申请”表格并

以邮件方式递交.美国本土进口供应商的工厂审计通常在递交审计申请书后

的30-45日内进行。

一般来讲,认证内容,评估结果信件及其它附加文件将会在2周内告知。

日程安排

审计日程是由Wal-Mart全球采购办公室或授权的第三方机构安排。

第三方

审计员已经收到指示,凡与Wal-Mart相关的供应商和/或工厂的来电,都

将转告Wal-Mart工厂认证部门。

承包商和分包商

有时候,承包商可能雇佣另一家工厂来分担订单上部分或全部的生产。

果承包供应商雇佣工厂来生产任一部分商品,该工厂便被视为分包商。

在以下情况下,分包商工厂将需要进行工厂认证:

A.分包商负责生产销售给Wal-Mart的产品的主要制造程序;

B.Wal-Mart商标被转送到这样的工厂作为组装的一部分。

.

供应商有责任公开所有被用来制造Wal-Mart商品的分包商的情况。

纠正行动计划

工厂审计中若发现有不符合标准的事项,供应商则必须在安排跟进审计日

程之前,递交纠正行动计划以及相关支持文件(例如已纠正违规的照片、

已纠正违规的复印件等),细节请参考第八章。

4.在收到年度审计或跟进审计内容的时候,供应商有责任在审计结果信件中所述的期

限内跟进违规的纠正并积极配合Wal-Mart工厂认证部门。

5.若拒绝Wal-Mart指派的审计员进入工厂进行审计,该工厂将自动被评为“不合格”

(细节请参照第七章)。

不能进入工厂,审计员便无法判断工厂是否符合“供应商

标准”。

若审计的对象是美国本土进口供应商的工厂,则将收取相应的审计费用。

6.认证进度的最大障碍是不完整或不正确的工厂联系信息,以及工厂管理团队不熟悉

审计以及有关工厂及其管理团队的审计要求。

万一拒绝提供记录或雇员访谈,工厂

将被评为“不合格”。

我们非常鼓励供应商让他们的工厂熟悉Wal-Mart供应商标

准的要求。

审计重点

Wal-MartStores,Inc.2003年10月21日7

Wal-Mart会不断地评估和更新其审计的相关项目清单。

请参照附录B,附录B所列的项

目并非全部。

相反的,它只是为了让供应商对Wal-Mart如何看待不符合其供应商标准的

相关问题有一个基本的了解。

该清单将会不时地被更新和修正。

Wal-MartStores,Inc.2003年10月21日8

第五章–审计程序

审计

我们会优先采用精通当地语言的审计团队。

审计前会议

当审计人员刚到达工厂,与工厂的管理层会面,工厂的管理层应提供填写完毕的工厂问

卷,该问卷包含在每个供应商所收到的一整套工厂认证文件内。

审计人员将确认所有的工

厂信息。

工厂巡视

会议结束后,审计员将巡视工厂一周。

通常,审计员是在尽可能少的工厂管理层协助之下

巡视工厂。

在尽可能少的监视之下,审计员才能以最有效率的方式进行审计。

当然,工厂

巡视所需的时间不一,视工厂规模大小而定。

审计员将在生产区域与员工进行简短的对话,询问机械操作及其它与Wal-Mart供应商标准

相关的问题。

另外,审计员可能衡量空间、测试防火设备和其它设备以确保其处于受控状

态,并检查维修保养记录。

巡视结束时,审计员将要求有关人事、工时和工资记录的文件。

工资记录检查所需的时间

不一,视工厂规模大小而定。

雇员面谈

雇员面谈被视为评估行为守则(供应商标准)事宜的行业标准。

Wal-Mart认为雇员的意见

是审计过程中重要的一部分。

认证发现和观察到的问题可通过这类面谈获得确认。

雇员面谈是在生产区以外的私人空间进行。

理想状况下,工厂应该提供一个私人房间。

无论

在任何情况下,面谈都不可以在工厂管理层或他们的代表在场时进行。

面谈的目的是发现

雇员有哪些和审计有关的事项要说明。

面谈通常需要5到15分钟的时间,面谈员工不少于15位,也不超过25位,视工厂规模

大小而定。

理想情况是,面谈对象应包括工厂男、女两性和不同部门的员工。

但是最好能

够面谈担任主要生产职位的员工。

通常,审计员会在巡视工厂时挑选面谈对象。

但是,有

一些员工可能在检查文件时凸现而被要求面谈。

工厂访问总结

审计所发现的内容将会在结束会议上与工厂进行总结。

不符合Wal-Mart供应商标准的部

分将被提出并与工厂管理层讨论,同时要求纠正行动,然后正式纳入纠正行动计划中。

审计员会留下一份签名的审计情况报告给工厂管理人员保存,这样工厂便有一份该次审计

期间观察到的缺点纪录。

Wal-MartStores,Inc.2003年10月21日9

第六章–工厂评估定义

所有生产Wal-Mart商品的工厂都必须接受检查,以确认其产品是在符合Wal-Mart供应商

标准的条件下所生产。

工厂在接受工厂认证检查及审计之后,将会收到一份审计评估结

果。

审计评估结果及其标准分为以下几种:

.绿色

.黄色

.红色

.永久取消资格

绿色

以下是工厂被评为绿色后的一些影响:

.货品可装运

.可以接新订单

.纠正行动计划[若需要纠正行动计划]:

..纠正行动计划必须在从审计日算起的90日内收到。

供应商若没有做到,

有关工厂将被评为“不合格”。

若纠正行动计划可以被接受,从初审日算

起,审计的有效期将维持一年。

..从供应商收到评估结果的那一天算起90日内,Wal-Mart必须收到供应商的

纠正行动计划。

供应商若没有做到,有关工厂将被评为“不合格”。

若纠

正行动计划可以被接受,审计有效期从初审日算起,将维持一年。

黄色

以下是工厂被评为黄色后的一些影响:

.纠正行动计划:

工厂必须提交纠正行动计划和支持文件。

若没有做到,工厂将被评为

“不合格”。

..Wal-Mart必须在从审计日算起的15日内收到纠正行动计划。

..从供应商收到评估结果的那一天算起45日内,Wal-Mart必须收到供应商的纠

正行动计划。

.从审计日算起的120日内,工厂会接受跟踪审计。

工厂/供应商有责任使工厂在允许

的时间内接受进行跟踪审计。

若没有做到,工厂/供应商将被评为“不合格”。

.若发现跟踪审计结果与纠正行动计划不一致,工厂将被评为“不合格”。

.若收到3个黄色评估结果,工厂将被评为“不合格”。

.不断改进工时者例外

若工厂只因为违反工时而收到3个黄级评估结果,但是工厂在减少工时方面已经呈

现明显的改进,Wal-Mart可能决定不将工厂评为“不合格”。

工厂将会在收到黄

Wal-MartStores,Inc.2003年10月21日10

色评估结果后的120日内接受跟踪审计。

工厂在工时方面必须向着一周60小时

的行业标准努力。

工厂管理层需要清楚地在其纠正行动计划中提出改善计划。

审计员也需要确认工厂从一次到下一次访问所作的改进模式。

不断改进的模式将

被记录在审计报告中,作为例外的凭据。

.若跟踪审计结果与纠正行动计划相符,审计的有效期将从初始审计日/年审日算起持续

一年。

红色

以下是工厂被评为红色结果的一些影响:

工厂必须提出纠正行动计划和支持文件。

..从供应商收到评估结果的那一天算起45日内,Wal-Mart必须收到供应商的纠正行

动计划。

.跟踪审计必须在审计日之后的60日内进行,否则工厂将被评为“不合格”。

.若收到2个红色评估结果,工厂将被评为“不合格”。

.若跟踪审计结果与纠正行动计划相符,审计的有效期将从初审日/年审日算起持续一

年。

永久取消资格

以下是工厂被评为“永久取消资格”的一些后果:

(“永久取消资格”的评估结果可能是

因为违反童工法、强迫劳工、体罚、非法运输、歧视、侵犯人权和/或不安全的工作环境

等等。

.不准出货

.万一货品已离开港口,只有零售市场同意货品才会被接受。

.所有未完成的订单将自动被取消。

“不合格”的程序

“不合格”不应该和工厂认证结果混淆。

它的作用是管理不符合新的工厂认证程序及其标

准的供应商/工厂。

它就象一个暂存中心一样将不符合和/或不合作供应商/工厂放置起

来。

在工厂认证程序中,工厂可能会被“不合格”。

以下是工厂被“不合格”的几个原因:

.跟踪审计结果发现与所递交的纠正行动计划不一致。

.工厂收到3个黄色评估结果

.工厂收到2个红色评估结果

.工厂/供应商没有在期限内根据评估结果提出纠正行动计划

.工厂没有在期限内进行跟踪审计

.违反检查的权利

Wal-MartStores,Inc.2003年10月21日11

.工厂拒绝审计人员进入工厂或员工宿舍

.工厂没有提供工厂和/或人事记录

.工厂拒绝审计人员进入或检查记录的要求

.工厂拒绝员工接受面谈

因连续几次评估结果而导致“不合格”

.黄色+黄色+黄色=*不合格

.黄色+黄色+红色=不合格

.黄色+红色+黄色=*不合格

.黄色+红色+红色=不合格

.红色+黄色+黄色=*不合格

.红色+黄色+红色=不合格

.红色+红色=不合格

*注意:

工厂必须在一次到下一次审计之间表现出明显的改善。

不合格豁免是根据改善的

程度和违反的种类而评定。

工厂被评为“不合格”的后果

.从工厂被审计之日起的90日内,不下新的/未来的订单给工厂。

.在工厂维持在“不合格”状态期间,不能接订单。

.在工厂被评为“不合格”之前的所有订单可以被生产出货。

从“不合格”的状态中解除

.供应商必须首先解决导致工厂“不合格”的问题。

.供应商必须提交纠正行动计划及所有的支持文件给全球采购办公室/工厂认证协调

员。

.供应商必须在希望工厂可以恢复业务的日期之前至少30日,递交“认证申请”给全球

采购办公室/工厂认证协调员。

.下订单之前,工厂必须接受完整的第三方审计,并获得一个黄色或更好的评估结果。

供应商将负担第三方审计费用。

.若工厂没有得到可被接受的第三方审计评估结果,它将维持在“不合格”状态。

当工厂准备好接受重新审计时,供应商可以再次递交“认证申请”。

供应商将负担所

有的第三方审计费用。

供应商的表现

Wal-Mart鼓励供应商发展和改善他们工厂的条件以符合Wal-Mart的标准。

所有供应商应

该注意,以下数据将会通过特别报告而被监察:

.“不合格”工厂的数目

.由于“不合格”而不再被使用的工厂数目

Wal-MartStores,Inc.2003年10月21日12

第七章–拒绝检查/检查权

Wal-Mart百货集团的供应商协议规定,供应商必须允许审计人员进入他们的生产工厂,以

确保每一间工厂都符合Wal-Mart百货集团的供应商标准。

为了让供应商了解Wal-Mart如何看待和供应商标准相关的“拒绝进入/检查权”问题,以下

举出一些例子。

.审计员被准许检查所有的设施,但是不被允许检查文件或宿舍。

.若检查是经由工厂管理部门/供应商所安排,在到达工厂后又毫无理由地拒绝进入。

.据工厂管理部门的说法,整个工厂只有一个单位生产Wal-Mart的产品,但是其它单位

的员工被观察到在所谓的“专用”工厂工作。

那么,整个工厂(所有的建筑物)都必须

被审计。

.偶尔工厂管理层会拒绝提供相关的记录,理由是那些记录已经送到另一个国家/办公

室,或负责人员请假等等,因此,工厂不能提供要求的信息。

同样,对于有关面谈的

要求,工厂可能借口说负责授权人员不在,因此,不能进行员工面谈。

.对于诸如此类的例子,审计员应仔细观察情况。

如果审计员认为工厂的理由可以被接

受,那就应该做特殊安排。

除非相关文件已被检查,以及必要的员工面谈已做完,否

则工厂不应该收到任何审计评估。

.如果工厂无法提供员工的人事信息,就成为检查权的问题。

既然Wal-Mart供应商在签署供应商合同时便被告知审计要求,并且Wal-Mart已提供所有

供应商“工厂认证”手册,所以他们知道或应该知道审计所要求的文件。

如果审计员被拒绝进入工厂、宿舍或检查相关文件(包括工资表、工作时间卡、合同、员

工面谈等),后果会相当严重。

“拒绝进入/检查权”的后果如下:

.所有订单将被取消。

.在工厂遵照要求并经过审计确认符合标准之前,工厂不能接新订单。

.不准出货。

.所有尚未出货的产品将被取消。

.在使用第三方认证公司重新审计并得到可被接受的审计结果之后,工厂才可以被激

活。

.一旦工厂的订单被取消,这些订单便不可以再被激活。

,如要继续相关业务,供应商的

工厂必须重新接单。

如何解除“拒绝检查/检查权”状态

.任何时候供应商/工厂准备就绪,便可恢复和Wal-Mart的业务。

.供应商必须递交一份“认证申请”给相关的全球采购办公室。

Wal-MartStores,Inc.2003年10月21日13

.工厂必须接受第三方的全面审计。

供应商将自行负担第三方审计费用。

Wal-MartStores,Inc.2003年10月21日14

第八章–纠正行动计划(CAP)

供应商/工厂必须根据工厂评估,递交一份纠正行动计划(简称CAP)。

美国本土进口供应商的CAP

如同在前面有关评估部分所述,Wal-Mart必须在下列的期限内收到CAP:

.得到绿色评估结果,,CAP必须在从供应商收到评估结果之日算起的90日内递交。

.得到黄色评估结果,CAP必须在从供应商收到评估结果之日算起的45日内递交。

.得到红色评估结果,CAP必须在从供应商收到评估结果之日算起的45日内递交。

美国本土进口供应商的CAP记录

用电子邮件或包裹方式将文件寄给Wal-Mart工厂认证部(请看附录

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