WalMart 供应商工厂认证手册Word文档格式.docx

1、我们需要强调的是Wal-Mart有一套供应商标准，工厂认证审计员的责任是确保供应商遵守这些标准。除了为Wal-Mart找出风险之外,工厂认证计划还有其它三个基本宗旨：1.核实管理实务2.让工厂清楚了解并遵守当地的法律规定和Wal-Mart标准的要求。3.鼓励实施必要的改变，为那些供应我们百货公司顾客所需商品的员工改善生活素质。Wal-MartStores,Inc.2003年10月21日4第二章定义下列的词汇当使用于本手册、审计及认证时将具有以下的意义：.Wal-MartWal-Mart百货集团及其附属公司。.供应商Wal-Mart百货集团和其附属公司与之签约提供货品/服务的供应商。.美国本土进

2、口供应商提供商品给Wal-Mart销售的供应商，但是Wal-Mart既非这些商品的注册进口商也非制造商。Wal-Mart美国本土进口供应商的工厂认证计划，包括第三方对工厂条件的审计。供应商负责申请和支付这类的审计的费用，并纠正不符合标准的结果。.直接进口供应商Wal-Mart是注册的进口商。.工厂生产Wal-Mart百货公司销售的商品之工厂。生产的定义是将购买的物料转变或组装为成品。.认证有关Wal-Mart供应商标准的审计评估程序；审计结果和相应评估的报告文件。.审计员执行审计的人员，可能是Wal-Mart的雇员或Wal-Mart认可的会计师事务所的第三方审计员。.审计由审计员进行的评估程序

3、，该评估程序将形成供应商的工厂之审计结果。.评估审计结果，根据供应商标准和审计期间在工厂发现的违规。.不合格不符合工厂认证程序和标准的供应商/工厂的状态。该状态用于管理不符合和/或不合作的供应商/工厂，它不应该和工厂认证结果混淆。Wal-MartStores,Inc.2003年10月21日5第三章审计时限年度审计我们要求生产Wal-Mart商品的工厂每年接受审计一次。评估结果可能需要安排后续的跟进审计。供应商必须确保年审及时安排并在上一次审计的一年内进行。供应商必须确保工厂的年审申请在每年失效日期的60天之前完成。工厂的失效日期为每年的初审日期（月/日），或，如果工厂曾经进行过再激活，其工厂的

4、失效日期则为每年被成功地激活的审计（结果非黄则绿）日期（月/日）工厂必须备妥过去12个月的考勤记录和薪资表，以供初次和年度审计。安排跟进审计如果工厂评估结果要求跟进审计，那么，供应商有责任和相应的全球采购办公室协调和安排重新跟进审计。没有及时跟进审计的/工厂将被评为“不合格”。（请参考工厂评估定义中的“不合格”）只有在工厂递交了可被接受的纠正行动计划后，跟进审计方可安排。（请参考“工厂纠正行动计划”）跟进审计在跟进审计期间，审计员将会查核导致工厂上次评估结果的问题。如果所有的问题皆已被纠正，工厂将获得新的评估结果。但是偶尔，审计员会在跟进审计期间注意到其它不符合标准的情况。遇此情况，审计员将会

5、谨慎地评估违规事项。第四章工厂认证审计程序1.工厂认证程序必须先由供应商提出申请。2.工厂审计应该在Wal-Mart产品开始生产的30天之前完成。对供应商而言，这意味着供应商至少要在Wal-Mart产品开始生产的90天之前提出工厂认证申请。3.年度审计应该在初审日之后一年内进行。年审审计必须在每年的失效日期前的60天以内完成，以避免认证失效。供应商有责任确保工厂在适当日期接受审计。直接进口供应商为了启动审计程序，供应商必须递交“认证申请”表格。该表格可以从全球采购商处取得。若业务是通过全球采购办公司各办事处（直接进口供应商）进行，审计通常要在出货日期前60日进行。美国本土进口供应商Wal-Ma

6、rtStores,Inc.2003年10月21日6为了启动审计程序，供应商必须从RetailLink上获取“认证申请”表格并以邮件方式递交.美国本土进口供应商的工厂审计通常在递交审计申请书后的30-45日内进行。一般来讲,认证内容,评估结果信件及其它附加文件将会在2周内告知。日程安排审计日程是由Wal-Mart全球采购办公室或授权的第三方机构安排。第三方审计员已经收到指示，凡与Wal-Mart相关的供应商和/或工厂的来电，都将转告Wal-Mart工厂认证部门。承包商和分包商有时候，承包商可能雇佣另一家工厂来分担订单上部分或全部的生产。如果承包供应商雇佣工厂来生产任一部分商品，该工厂便被视为分包

7、商。在以下情况下,分包商工厂将需要进行工厂认证：A.分包商负责生产销售给Wal-Mart的产品的主要制造程序；B.Wal-Mart商标被转送到这样的工厂作为组装的一部分。.供应商有责任公开所有被用来制造Wal-Mart商品的分包商的情况。纠正行动计划工厂审计中若发现有不符合标准的事项，供应商则必须在安排跟进审计日程之前，递交纠正行动计划以及相关支持文件（例如已纠正违规的照片、已纠正违规的复印件等），细节请参考第八章。4.在收到年度审计或跟进审计内容的时候，供应商有责任在审计结果信件中所述的期限内跟进违规的纠正并积极配合Wal-Mart工厂认证部门。5.若拒绝Wal-Mart指派的审计员进入工厂

8、进行审计,该工厂将自动被评为“不合格”（细节请参照第七章）。不能进入工厂，审计员便无法判断工厂是否符合“供应商标准”。若审计的对象是美国本土进口供应商的工厂，则将收取相应的审计费用。6.认证进度的最大障碍是不完整或不正确的工厂联系信息，以及工厂管理团队不熟悉审计以及有关工厂及其管理团队的审计要求。万一拒绝提供记录或雇员访谈，工厂将被评为“不合格”。我们非常鼓励供应商让他们的工厂熟悉Wal-Mart供应商标准的要求。审计重点Wal-MartStores,Inc.2003年10月21日7Wal-Mart会不断地评估和更新其审计的相关项目清单。请参照附录B，附录B所列的项目并非全部。相反的，它只是为

9、了让供应商对Wal-Mart如何看待不符合其供应商标准的相关问题有一个基本的了解。该清单将会不时地被更新和修正。Wal-MartStores,Inc.2003年10月21日8第五章审计程序审计我们会优先采用精通当地语言的审计团队。审计前会议当审计人员刚到达工厂，与工厂的管理层会面，工厂的管理层应提供填写完毕的工厂问卷，该问卷包含在每个供应商所收到的一整套工厂认证文件内。审计人员将确认所有的工厂信息。工厂巡视会议结束后，审计员将巡视工厂一周。通常，审计员是在尽可能少的工厂管理层协助之下巡视工厂。在尽可能少的监视之下，审计员才能以最有效率的方式进行审计。当然，工厂巡视所需的时间不一，视工厂规模大小

10、而定。审计员将在生产区域与员工进行简短的对话,询问机械操作及其它与Wal-Mart供应商标准相关的问题。另外，审计员可能衡量空间、测试防火设备和其它设备以确保其处于受控状态，并检查维修保养记录。巡视结束时，审计员将要求有关人事、工时和工资记录的文件。工资记录检查所需的时间不一，视工厂规模大小而定。雇员面谈雇员面谈被视为评估行为守则（供应商标准）事宜的行业标准。Wal-Mart认为雇员的意见是审计过程中重要的一部分。认证发现和观察到的问题可通过这类面谈获得确认。雇员面谈是在生产区以外的私人空间进行。理想状况下,工厂应该提供一个私人房间。无论在任何情况下，面谈都不可以在工厂管理层或他们的代表在场时

11、进行。面谈的目的是发现雇员有哪些和审计有关的事项要说明。面谈通常需要5到15分钟的时间，面谈员工不少于15位，也不超过25位，视工厂规模大小而定。理想情况是，面谈对象应包括工厂男、女两性和不同部门的员工。但是最好能够面谈担任主要生产职位的员工。通常，审计员会在巡视工厂时挑选面谈对象。但是，有一些员工可能在检查文件时凸现而被要求面谈。工厂访问总结审计所发现的内容将会在结束会议上与工厂进行总结。不符合Wal-Mart供应商标准的部分将被提出并与工厂管理层讨论，同时要求纠正行动，然后正式纳入纠正行动计划中。审计员会留下一份签名的审计情况报告给工厂管理人员保存，这样工厂便有一份该次审计期间观察到的缺点

12、纪录。Wal-MartStores,Inc.2003年10月21日9第六章工厂评估定义所有生产Wal-Mart商品的工厂都必须接受检查，以确认其产品是在符合Wal-Mart供应商标准的条件下所生产。工厂在接受工厂认证检查及审计之后，将会收到一份审计评估结果。审计评估结果及其标准分为以下几种：.绿色.黄色.红色.永久取消资格绿色以下是工厂被评为绿色后的一些影响：.货品可装运.可以接新订单.纠正行动计划若需要纠正行动计划：.纠正行动计划必须在从审计日算起的90日内收到。供应商若没有做到，有关工厂将被评为“不合格”。若纠正行动计划可以被接受，从初审日算起，审计的有效期将维持一年。.从供应商收到评估结

13、果的那一天算起90日内，Wal-Mart必须收到供应商的纠正行动计划。供应商若没有做到，有关工厂将被评为“不合格”。若纠正行动计划可以被接受，审计有效期从初审日算起，将维持一年。黄色以下是工厂被评为黄色后的一些影响：.纠正行动计划：工厂必须提交纠正行动计划和支持文件。若没有做到，工厂将被评为“不合格”。.Wal-Mart必须在从审计日算起的15日内收到纠正行动计划。.从供应商收到评估结果的那一天算起45日内，Wal-Mart必须收到供应商的纠正行动计划。.从审计日算起的120日内，工厂会接受跟踪审计。工厂/供应商有责任使工厂在允许的时间内接受进行跟踪审计。若没有做到，工厂/供应商将被评为“不合

14、格”。.若发现跟踪审计结果与纠正行动计划不一致，工厂将被评为“不合格”。.若收到3个黄色评估结果，工厂将被评为“不合格”。.不断改进工时者例外若工厂只因为违反工时而收到3个黄级评估结果，但是工厂在减少工时方面已经呈现明显的改进，Wal-Mart可能决定不将工厂评为“不合格”。工厂将会在收到黄Wal-MartStores,Inc.2003年10月21日10色评估结果后的120日内接受跟踪审计。工厂在工时方面必须向着一周60小时的行业标准努力。工厂管理层需要清楚地在其纠正行动计划中提出改善计划。审计员也需要确认工厂从一次到下一次访问所作的改进模式。不断改进的模式将被记录在审计报告中，作为例外的凭据

15、。.若跟踪审计结果与纠正行动计划相符，审计的有效期将从初始审计日/年审日算起持续一年。红色以下是工厂被评为红色结果的一些影响：工厂必须提出纠正行动计划和支持文件。.从供应商收到评估结果的那一天算起45日内，Wal-Mart必须收到供应商的纠正行动计划。.跟踪审计必须在审计日之后的60日内进行，否则工厂将被评为“不合格”。.若收到2个红色评估结果，工厂将被评为“不合格”。.若跟踪审计结果与纠正行动计划相符，审计的有效期将从初审日/年审日算起持续一年。永久取消资格以下是工厂被评为“永久取消资格”的一些后果：（“永久取消资格”的评估结果可能是因为违反童工法、强迫劳工、体罚、非法运输、歧视、侵犯人权和

16、/或不安全的工作环境等等。）.不准出货.万一货品已离开港口，只有零售市场同意货品才会被接受。.所有未完成的订单将自动被取消。“不合格”的程序“不合格”不应该和工厂认证结果混淆。它的作用是管理不符合新的工厂认证程序及其标准的供应商/工厂。它就象一个暂存中心一样将不符合和/或不合作供应商/工厂放置起来。在工厂认证程序中，工厂可能会被“不合格”。以下是工厂被“不合格”的几个原因：.跟踪审计结果发现与所递交的纠正行动计划不一致。.工厂收到3个黄色评估结果.工厂收到2个红色评估结果.工厂/供应商没有在期限内根据评估结果提出纠正行动计划.工厂没有在期限内进行跟踪审计.违反检查的权利Wal-MartStor

17、es,Inc.2003年10月21日11.工厂拒绝审计人员进入工厂或员工宿舍.工厂没有提供工厂和/或人事记录.工厂拒绝审计人员进入或检查记录的要求.工厂拒绝员工接受面谈因连续几次评估结果而导致“不合格”.黄色+黄色+黄色=*不合格.黄色+黄色+红色=不合格.黄色+红色+黄色=*不合格.黄色+红色+红色=不合格.红色+黄色+黄色=*不合格.红色+黄色+红色=不合格.红色+红色=不合格*注意：工厂必须在一次到下一次审计之间表现出明显的改善。不合格豁免是根据改善的程度和违反的种类而评定。工厂被评为“不合格”的后果.从工厂被审计之日起的90日内，不下新的/未来的订单给工厂。.在工厂维持在“不合格”状态

18、期间，不能接订单。.在工厂被评为“不合格”之前的所有订单可以被生产出货。从“不合格”的状态中解除.供应商必须首先解决导致工厂“不合格”的问题。.供应商必须提交纠正行动计划及所有的支持文件给全球采购办公室/工厂认证协调员。.供应商必须在希望工厂可以恢复业务的日期之前至少30日，递交“认证申请”给全球采购办公室/工厂认证协调员。.下订单之前，工厂必须接受完整的第三方审计，并获得一个黄色或更好的评估结果。供应商将负担第三方审计费用。.若工厂没有得到可被接受的第三方审计评估结果，它将维持在“不合格”状态。当工厂准备好接受重新审计时，供应商可以再次递交“认证申请”。供应商将负担所有的第三方审计费用。供应

19、商的表现Wal-Mart鼓励供应商发展和改善他们工厂的条件以符合Wal-Mart的标准。所有供应商应该注意，以下数据将会通过特别报告而被监察：.“不合格”工厂的数目.由于“不合格”而不再被使用的工厂数目Wal-MartStores,Inc.2003年10月21日12第七章拒绝检查/检查权Wal-Mart百货集团的供应商协议规定，供应商必须允许审计人员进入他们的生产工厂，以确保每一间工厂都符合Wal-Mart百货集团的供应商标准。为了让供应商了解Wal-Mart如何看待和供应商标准相关的“拒绝进入/检查权”问题，以下举出一些例子。.审计员被准许检查所有的设施，但是不被允许检查文件或宿舍。.若检查

20、是经由工厂管理部门/供应商所安排，在到达工厂后又毫无理由地拒绝进入。.据工厂管理部门的说法，整个工厂只有一个单位生产Wal-Mart的产品，但是其它单位的员工被观察到在所谓的“专用”工厂工作。那么，整个工厂（所有的建筑物）都必须被审计。.偶尔工厂管理层会拒绝提供相关的记录，理由是那些记录已经送到另一个国家/办公室，或负责人员请假等等，因此，工厂不能提供要求的信息。同样，对于有关面谈的要求，工厂可能借口说负责授权人员不在，因此，不能进行员工面谈。.对于诸如此类的例子，审计员应仔细观察情况。如果审计员认为工厂的理由可以被接受，那就应该做特殊安排。除非相关文件已被检查，以及必要的员工面谈已做完，否则

21、工厂不应该收到任何审计评估。.如果工厂无法提供员工的人事信息，就成为检查权的问题。既然Wal-Mart供应商在签署供应商合同时便被告知审计要求，并且Wal-Mart已提供所有供应商“工厂认证”手册，所以他们知道或应该知道审计所要求的文件。如果审计员被拒绝进入工厂、宿舍或检查相关文件（包括工资表、工作时间卡、合同、员工面谈等），后果会相当严重。“拒绝进入/检查权”的后果如下：.所有订单将被取消。.在工厂遵照要求并经过审计确认符合标准之前,工厂不能接新订单。.不准出货。.所有尚未出货的产品将被取消。.在使用第三方认证公司重新审计并得到可被接受的审计结果之后，工厂才可以被激活。.一旦工厂的订单被取消

22、，这些订单便不可以再被激活。，如要继续相关业务,供应商的工厂必须重新接单。如何解除“拒绝检查/检查权”状态.任何时候供应商/工厂准备就绪，便可恢复和Wal-Mart的业务。.供应商必须递交一份“认证申请”给相关的全球采购办公室。Wal-MartStores,Inc.2003年10月21日13.工厂必须接受第三方的全面审计。供应商将自行负担第三方审计费用。Wal-MartStores,Inc.2003年10月21日14第八章纠正行动计划（CAP）供应商/工厂必须根据工厂评估，递交一份纠正行动计划（简称CAP）。美国本土进口供应商的CAP如同在前面有关评估部分所述，Wal-Mart必须在下列的期限内收到CAP：.得到绿色评估结果,，CAP必须在从供应商收到评估结果之日算起的90日内递交。.得到黄色评估结果，CAP必须在从供应商收到评估结果之日算起的45日内递交。.得到红色评估结果，CAP必须在从供应商收到评估结果之日算起的45日内递交。美国本土进口供应商的CAP记录用电子邮件或包裹方式将文件寄给Wal-Mart工厂认证部（请看附录