0805005技术档案管理制度Word文档下载推荐.docx
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6.1档案分类......................................................................6
6.2电子文档备份..................................................................6
6.3存档交接......................................................................9
6.4管理..........................................................................9
6.5贮存..........................................................................9
6.6查阅、借阅....................................................................10
6.7保管.........................................................................10
6.8更改.........................................................................10
6.9销毁.........................................................................10
7.开始执行时间......................................................................10
附件一需存档文件资料...............................................................11
附件二电子技术文档命名规则.........................................................13
附件三存档登记表...................................................................14
附件四文件发放、回收、撤换登记表....................................................15
附件五文件资料、质量记录分类编目明细表.............................................16
附件六查（借）阅申请表..............................................................17
附件七部门项目清单.................................................................18
附件八项目资料归档清单.............................................................19
附件九研发部门电子文档备份情况检查表...............................................20
附件十市场部、通用事业部、交通事业部电子文档备份情况检查表..........................21
附件十一作废文件销毁审批单.........................................................22
附件十二技术文档管理罚款单.........................................................23
修订历史记录
编号
章节
修订说明
修订日期
修订前版本号
修订后版本号
修改人
审批人
1
全部
创建文档
2008-06-02
V1.0
叶建平
陆捷
1．目的
本制度规定了公司技术档案管理的活动，涉及角色和职责、流程。
并做为公司技术档案管理具有约束性的、规范性指导文件。
确保对在编程序代码版本的有效管理和备份管理；
确保对技术文档的备份管理；
建立多重备份机制，确保备份文档的安全。
2.范围
本制度适用于公司经营活动中所使用和产生的技术和质量文件、资料、记录的管理和保存。
包括电子文档资料的备份、存档及保管。
本制度适用于公司经营活动中产生和使用技术和质量文件、资料、记录的部门。
3．规范性引用文件
下列文件中的条款通过本制度的引用而成为本制度的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版本均不适用于本制度，然而，鼓励根据本制度达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本制度。
QWELL02《文件控制程序》
QWELL03《记录控制程序》
4．术语定义
在本规范中使用到以下术语：
4.1销售事业部
在本制度中，事业部指公司的各事业部，包括金融事业部、交通事业部和通用产品事业部。
不包含军品部，鉴于军品部研发产品涉及军密，由军品部另行制定等同的管理制度。
4.2研发部门
在本制度中，研发部门指公司的研究所，市场部中负责产品组。
4.3技术部门
在本制度中，技术部门指销售事业部中的技术部门、制造中心的技术部门。
4.4技术资料
在本制度中技术资料指，开发项目资料:
需求报告、立项报告、项目计划、立项评审报告、任务书、开发计划、概要设计报告、详细设计报告、数据库设计报告、设计评审报告、测试计划、测试用例、测试报告、测试评审报告、结项报告、使用手册、安装手册等；
以及嵌入软件、应用软件程序，API动态库等；
维护项目资料：
需求报告、设计报告、测试报告、验收报告、以及嵌入软件、应用软件程序，API动态库等；
可以是电子文档或纸质文档。
4.5专职管理员
在本制度中，包括FTP和VSS专职管理员。
专职管理员是指负责FTP软件、VSS软件的专职操作管理员，负责FTP及VSS的建立、维护，包括目录的建立、删除、维护；
用户的添加、删除，用户访问权限的设置，FTP及VSS文件的备份等。
光盘刻录不包括，由技术档案室管理员负责。
5．管理部门的设置及职责
一级管理部门：
技术档案室（设在总工办）
二级管理部门：
各相关职能部门
其中，总工办代表公司行使技术档案管理的职能；
公司设技术档案室（设在总工办），对技术档案进行归档、保存。
5.1各管理部门职责
技术档案室------公司技术文件及资料、质量文件、外来文件和规定需要归档文件的管理和保管；
研究所------产品研发计划、任务书、概要设计报告、详细设计报告、数据库设计报告、指纹算法、设计评审报告、测试计划、测试用例、测试报告、测试评审报告、结项报告、市场用技术资料等保管；
总工办------产品开发、专利技术文件和资料；
标准、认证资料及外来文件保管；
质量文件和资料保管；
技术质量管理制度、开发流程、模板等文件保管；
产品部------产品开发、外包的技术文件、图纸和资料、测试记录报告及外来文件保管；
市场部------产品开发前期立项资料，与产品开发项目相关文件保管；
（目前产品部是市场部的职能，市场部输出的产品资料归技术档案室管理，市场部输出的面向销售的资料由市场部自行管理）。
销售事业部------客户信息及资料、市场信息资料；
产品二次开发需求、设计方案、软件程序、外包的图纸资料、测试记录报告的保管；
物供部------采购合同文本及供应商资质、产品技术资料、质量检测记录等保管；
外协加工图纸、技术资料等的保管；
（元器件供应商资料、外加工厂家等）
生产部------生产过程中工序质量记录保管；
生产工艺资料、工装设备操作规程、计量校准资料的保管；
设备、设施维护保养记录及相关技术资料保管；
5.2各部门专管员设立及职责
A）各部门必须设立技术文档资料专管员（可兼职）；
由各部门自行确定并授权，并报总工办备案，是部门技术文档的责任人。
B）负责技术文档资料的收集、标识、编目、查（借）阅、归档等管理工作；
技术文档资料的备份、贮存、保管工作；
C）确保文件和资料、质量记录的完整性及有效性；
D）其他按《文件控制程序》执行。
6制度内容
6.1档案分类
公司技术文件、资料和质量记录等分类编目如下：
WELLCOM-X
分类为A、B、C、D、E、F、G、H、I、J、K、L
浙江维尔科技有限公司代号
A：
产品项目管理类：
立项到产品发布的所有技术文件。
包括概念设计、立项任务书、预算报告、进度计划、各种设计方案、规格书、评审报告、测试方案报告、使用说明、安装手册等；
B：
电路类：
设计方案、图纸、资料等；
C：
嵌入式软件类：
设计方案、评审报告、程序为电子档等；
D：
应用软件类；
：
E：
机械结构类：
F：
生产工艺类：
生产、测试工艺文件；
G：
生产工装设备类：
图纸、资料等；
H：
外来各类试验报告；
I：
企业标准类；
J：
外来文件类：
包括国标、行业标准等；
K：
书籍类；
L：
其它类。
其中A～F按项目进行归类存放，便于查阅。
6.2电子文档备份
6.2.1公司设置专用的FTP服务器。
FTP服务器的硬件配置要求:
P4以上CPU，内存不小于512MB，双硬盘，稳定性好，能24小时连续工作。
系统要求安装windowsNT、windows2003或winXP系统。
6.2.2FTP服务器放置场所的要求：
FTP服务器放置配备安全锁专用房间，钥匙由技术档案管理员保管。
总工办经理与档案员负责FTP服务器日常维护，档案员负责FTP中数据每周备件；
一般人员不允许进入；
如维修等人员进入要经过副总以上同意，并由档案员全程陪同。
6.2.3研发部门的技术资料，除程序代码、电路图、PCB，要求全部使用FTP文件服务器进行管理。
按总工办规定的文件目录统一存放：
由项目经理按新项目名称和型号，负责先建立一个项目目录（按6.2.6规定建立），并提供项目成员的访问权限分配清单，由总工办负责权限设置和管理。
各项目开发成员通过FTP上传技术图纸或资料。
要求对在编缉的文档，每人每天至少上传一次。
6.2.4由总工办对FTP使用情况每日抽查。
建立《研发部门电子文档备份情况检查表》，由专职管理员每天随机抽查1人，比较其电脑中与FTP中文件，看FTP中是否有最新版本文件，记录文件名及修改时间，如没有则确认是1次未做。
如果有项目未纳入FTP管理，项目开始开发后未建立项目目录或子项目录，则视为违反规定，作为对产品项目负责人及责任人的考核依据，按相关规定处罚或罚款100元/次。
如当日文档未按规定做上传，一旦发现，第一次将视为违反本规定，作为本人的考核依据，第二次再发现，罚款10元/次。
6.2.5服务器上的FTP数据由总工办负责备份。
每日定时做一次双硬盘的备份，备份当日新数据。
每周一下午做周备份，备份上周5天的5个备份：
方案一是刻录光盘备份，光盘上注明备份日期，光盘编号保存；
或方案二是用移动硬盘备份，时间同上，每季度最后一周的周一再做成光盘备份。
6.2.6FTP项目目录分三级：
一级目录：
产品类别名称；
二级子目录：
项目名称+型号；
三级子目录：
概念设计文件、项目文件、硬件、嵌入软件、应用软件、结构外观、内部测试、系统联调、工艺、包装、市场文件；
下级子目录按需要建立。
其他文件由各部门按实际情况建立目录。
6.2.7所有电子文档要求按本制度附件2的方法命名。
如果发现未按要求做，第一次记入违反规定1次，第二次发现将罚款10元/次。
6.2.8文件资料备份安全权限管理：
由项目经理确定各开发、测试工程师的权限，开发人员只能查看、上传、修改相关项目的子目录资料。
项目经理对整个项目有查看、上传、修改、管理权限，对项目文件负责管理，保证项目文件的完整性、有效性、文件命名的正确性。
由总工办与专职管理员负责权限设置。
总工办经理与专职管理员有权对全部项目目录进行管理。
专职管理员由总工办技术档案管理员担任。
6.2.9研发部门程序代码、电路、PCB图的管理
1）在研产品的程序代码、电路、PCB图：
采用VSS管理，在项目经理的电脑上建立VSS服务器，由项目经理负责建立各个项目的VSS目录，设置相关的开发人员用户名及权限。
开发人员具有参与开发项目目录的读、写权限，由项目经理执行删除权限。
在编缉修改时，先“checkout”，待编辑修改完成再“checkin”；
多人修改的文档，必须先做比较，如有改动，应先做“getlatestversion”，再做“checkout”，待编辑修改完成再“checkin”；
每人每日必须将新版本上传一次。
否则，由此造成的资料损失将由本人负责，并作为对项目组及本人的考核依据。
出差人员回来后第一天必须做“checkout”、“checkin”，第二天计入考核。
总工办按6.2.4条进行抽查。
对VSS文档，如当日文档未按规定“checkout”后编缉，再做“checkin”，一旦发现，第一次将视为违反规定，作为本人的考核依据，第二次再发现，罚款10元/次。
2）已完成的产品程序代码、电路、PCB图：
在项目完成后，即试生产评审完成后2天内，由项目经理负责将程序代码整理归档、并在VSS中删除相关文件。
6.2.10相关部门的电子文档备份：
各部门有新项目开展，要向总工办通报项目清单，并建立FTP及VSS备份目录，具体在下面分别规定。
如发现有项目应该建立而未建立FTP及VSS备份目录，将对相关责任人罚款100元/次。
总工办将依据项目清单进行抽查。
市场部技术资料电子文档备份参照研发部门执行，与研发共用FTP服务器。
由其部门专管员监督管理，建立《技术部门电子文档备份情况检查表》。
总工办每月最后一周的周一，按项目抽查一次，记入《技术部门电子文档备份情况检查表》。
通用与交通事业部共用1台FTP及VSS服务器。
FTP服务器文档管理按上述研发部门相同方法管理；
日常VSS管理及备份按原《系统集成部（开发部）资料管理规定》执行，由其部门专管员自行管理，并保证技术文档资料安全。
但其部门对原规定的修改要报总工办审批。
金融事业部因为用户情况特殊，暂不强制使用FTP及VSS管理，由其自行负责项目开发中的技术文档资料备份并其资料安全。
在项目完成后按本制度要求做好归档工作。
如果由于未做备份造成技术文档资料损失，造成项目进度损失，由其部门责任人和相关责任人承担，并记入对其部门及相关责任人的考核。
6.2.11VSS使用原则
VSS的安装使用详见总工办“VSS的安装使用简要说明”一文。
在进行技术开发文件的编缉修改时，由于存在多人编缉同一份文件的情况，因此，要求使用者明确VSS服务器使用中的4条基本原则，以规范VSS服务器上的公共文件与本地文件之间的获取、检入、检出等行为，避免由于使用不当而导致的公共文件无法编译、版本混乱或者存在隐含错误等问题。
并要求必须遵照执行，如果不按此原则执行而导致文件的错误，影响工作或项目进度，判定为相关责任人工作失职，将纳入对本项目及本人工作业绩的考核。
原则一
原则
检出文件前，应保证本地所有文件为VSS服务器上之最新版本。
目的
使本地文件包含了其他人所做的最新修改，以避免出现文件检入后不能配合其他模块最新文件使用的情况。
方法
保持较高频率地获取服务器端最新版本，建议至少每天两次“GetLatestVersion”。
原则二
在对本地文件做任何修改之前，应保证该文件已被检出。
确定对文件进行的是独占性修改，避免他人在本地文件修改期间对服务器端文件再进行改动，以带来不可预知的错误。
先CheckOut文件，然后进行修改，确认无误后再CheckIn。
原则三
检入代码之前，应保证代码已在本地编译通过并且无重大错误。
确保其他人获取该文件最新版本之后可以成功编译版本并使得程序得到正确运行。
在本地进行编译，最好同时也进行模拟器的编译，在一个完整的编译过程完成之后再检入文件。
原则四
在对多个有相互依赖关系的文件进行修改后，应保证所有这些文件同时被检入。
文件更新的不完整可能会导致服务器端最新版本编译不通过，例如同时修改Driver与MMI代码，若只检入MMI代码，势必导致其他人由于没有最新的Driver代码而无法成功编译。
通过菜单里的“View->
Search”功能来查找自己所有检出的文件，确认后一起检入。
6.3存档交接
6.3.1文件、资料、质量记录归档：
研发部门按项目，在项目完成时，由项目负责人组织整体归档。
研究所与产品部以产品试生产为界，在试生产评审后一周内，所有图纸资料必须归档（详见附件《需归档文件资料》）；
否则视为项目未完成，并作为项目组及成员的考核依据之一。
市场部技术资料以项目进入开发阶段为界，在项目移交研发部门前，必须将与该项目有关的技术资料归档；
评审记录上必须有总工办的签字确认资料是否已归档，未归档视为项目未完成，并作为项目组及成员的考核依据之一。
各通用、交通事业部二次开发技术资料，以项目（内部）验收为界，在项目验收前将完整的项目技术资料归档，验收记录上必须有总工办的签字确认资料是否已归档，未归档视为项目未完成，作为项目考核依据之一。
金融事业部用户情况特殊，可在验收后一周内程序代码归档，一个月内技术文档归档。
每月最后一周内与技术档案室，做一次核对，各部门提交完成项目清单，由档案员负责核对档案归档情况，并记入《技术部门文档归档情况检查表》。
如果有意隐瞒项目完成情况，将视同作弊行为，将建议各部门作出相应处理意见，并通报公司办公会议。
在归档时，要填写《存档登记表》，移交人和接收人均须签名并填写日期，一式两份，双方各执一份。
按项目归档时，要求提供《项目资料归档清单》。
6.3.2上述技术资料要求同时移交电子文档。
移交人要在《存档登记表》中注明电子文档移交情况，可以通过U盘等拷贝方式。
6.4管理
由技术档案室负责编制《文件资料和质量记录的分类编目明细表》，分类装订成册，归档放置，便于检索。
电子文档参考上述备份中的规定，按项目分类建立文件目录存放，便于检索、查阅。
6.5贮存
6.5.1档案必须存放于档案柜内，做到防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫等工作要求，柜内不准堆放与档案无关的物件和个人物品，保持整洁卫生。
6.5.2档案柜钥匙由档案管理员专管，不得借给他人。
6.6查阅、借阅
6.6.1从档案管理员处领取《查阅申请表》或《借阅申请表》，写明申请人、阅读文件或资料或质量记录名称范围、查阅或借阅时间等。
6.6.2公司内部人员查阅、借阅普通级文件须经本部门负责人批准；
查阅（借阅）受控级文件须经副总裁或总工办经理批准；
查阅（借阅）机密级文件须经总裁或副总裁批准；
查阅（借阅）绝密级文件须经总裁批准。
查阅受控、机密、绝密级文件只能在档案室内，不得携出档案室。
6.6.3档案原则上不外借。
如确有需要须经总裁批准。
6.6.4合同要求时，在商定期内，并在有关负责人陪同下可提供一定范围的质量记录给顾客查阅。
6.6.5将查阅（借阅）申请表批准后交档案管理员，严格履行登记手续。
6.6.6凡查阅（借阅）者要保护档案的完整和安全，保持整洁，不得损坏、撕毁、涂改和拆页剪裁。
如有发现，档案管理员追查清楚，并及时报告副总裁，据情节轻重给予行政处理。
6.6.7借阅者不得将档案携带出公司，违者根据情节轻重给予行政处理。
6.6.8借阅应有期限，一般不超过二周，归还时档案管理员应签名并填写日期，超期未还的，档案管理员有责任追回。
6.7保管
6.7.1档案管理员应定期审核档案保管状况及其有效性、统计的准确性。
6.7.2对将
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