档案管理制度Word文档格式.docx
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5.1.1贯彻执行国家和上级有关档案工作的方针政策及公司的《档案管理制度》，是公司档案工作的直接责任部门；
5.1.2负责公司董事会、总经理办公会等重要会议的文件；
经营方针与经营计划；
公司内有关经营帐册、人事安排、奖惩决定、发展战略等重要指令文件；
与上级和政府往来的文件；
诉讼文书；
项目报批、变更等文件材料的收集整理与归档；
5.1.3负责档案室的管理、安全和保密工作。
5.2计划部
5.2.1执行公司《档案管理制度》；
5.2.2负责公司近期、中期及远期的工作计划；
各类合同及协议；
各阶段时期各项工程的预、决算书等文件材料的整理归档；
5.2.3对本部门存档材料每季自检一次,并配合综合部档案室每年检查核对一次。
5.3工程部
5.3.1执行公司《档案管理制度》；
5.3.2负责矿建工程图纸、图表、开竣工报告、工程进度、变更、采区设计、井田水文地质等技术资料的整理归档；
5.3.3做好公司矿井开拓、井田范围、采区设计等资料的保密工作；
5.3.4对本部门存档材料每季自检一次,并配合综合部档案室每年检查核对一次。
5.4机电部
5.4.1执行公司《档案管理制度》；
5.4.2负责机电工程图纸、图表、开竣工报告、设备资料、机电固定资产等技术资料的整理归档；
5.4.3对本部门存档材料每季自检一次,并配合综合部档案室每年检查核对一次。
5.5财务部
5.5.1执行公司《档案管理制度》；
5.5.2负责公司月、季、年度财务报表、预决算书、审计报告、财会账簿等文件材料的整理归档；
5.5.3对本部门存档材料每季自检一次,并配合综合部档案室每年检查核对一次。
5.6安全部
5.6.1执行公司《档案管理制度》；
5.6.2负责公司安全、科技、环保、节能等文件材料的整理归档；
5.6.3对本部门存档材料每季自检一次,并配合综合部档案室每年检查核对一次。
第三章档案的归档
第六条归档的范围是公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料。
包括：
6.1公司内部形成的文件材料；
6.2公司所属单位和派出机构应报公司的文件材料；
6.3公司引进项目、外购设备等带来的文件材料；
6.4公司投资的全资、控股、参股企业应向公司提交的文件材料；
6.5公司参与的合作项目，合作单位按要求应向公司提交的文件材料；
6.6股东单位、上级主管部门下发的各种文件材料；
6.7公司对外的正式发文与有关单位来往的文件材料；
6.8公司的请示与上级机关的批复；
6.9公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；
6.10公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料；
6.11公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的简报、照片、录音、录像等；
6.12公司员工外出参加公务活动形成的文件材料及信访工作材料等。
第七条归档时间
7.1管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。
7.2工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。
7.3新建、改建、扩建和技术改造项目档案、设备档案在工程竣工验收后或设备在开箱验收完毕后三个月内归档。
7.4企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后立即归档。
7.5财会帐目资料按照《会计档案管理办法》执行，由财务部门按照归档要求负责整理，装订成册。
在会计年度终了后，由财务会计部门保管1年，期满后，编制清册向档案室移交。
7.6信用档案，纸质形式的信用档案材料按年度集中整理归档，电子文件形态的有关信用主体的信用记录，要及时处置存档；
电子文件形态的有关信用主体的信息记录，要分阶段对数据进行整合，脱机归档保存。
7.7电子档案，产品研制、工程设计的电子文件在各研制阶段结束、产品定型、工程竣工后，由有关责任部门进行系统整理，并在三个月内完成归档；
科研课题中的电子文件应在课题验收或经评审、鉴定测试合格后立即归档；
其它类目的电子文件规档时间，不得超过三个月。
7.8案件档案：
纪检监察案件材料的归档工作，按照中共中央纪委、监察部、国家档案局印发的《纪检监察机关案件档案管理办法》（中纪发[1998]8号）有关规定执行，案件办结后归档。
7.9审计档案：
按照国家审计署和国家档案局联合印发的《关于审计材料立卷归档工程程序》（审办发[1991]158号）中有关规定办理。
审计监督档案应单独立卷，不能与行政管理类混合立卷；
涉及审计事项的诉讼文件材料，另行立卷；
上年度的审计材料应于本年六月底以前归档。
7.10实物及声像档案
7.10.1贵重礼品和奖杯、奖牌等，及时到档案室登记造册，实物可由部门或个人暂时保管。
7.10.2录音、录象、照片及时向档案室移交。
7.10.3光盘随有关文件材料一同移交。
第八条下列文件材料应随时归档：
8.1变更、修改、补充的文件材料；
8.2公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；
8.3企业产权变动过程中形成的文件材料；
8.4其他临时活动中形成的文件材料。
第九条对不按时归档的，经档案管理人员督促仍未按时归档者，处以100-300元罚款。
第四章归档要求
第十条归档文件材料必须完整、准确、系统。
具有长期保存价值的文件材料的归档率、完整率、准确率应达到100%。
第十一条归档文件必须将正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件、签报与有关文件一起归档；
印章及签字手续齐全。
第十二条归档文件必须符合档案保管要求，不允许有热敏传真件、复写件及铅笔、圆珠笔、红蓝铅笔、红墨水、纯蓝墨水等字迹。
第十三条归档案卷的卷内文件材料的排列要系统有序，要填写卷内目录、卷内备考表。
字迹清晰，装订整齐，牢固、美观，卷内无杂物。
第十四条案卷标题要概括全面、简明扼要、结构完整、案卷密级、保管期限划分准确，案卷封皮要填写工整、美观大方。
第五章档案的分类
第十五条公司档案可分为绝密、机密、秘密。
15.1绝密：
公司建设及生产经营中，直接影响公司权益的重要决策文件材料为绝密级；
15.2机密：
公司的规划、合同、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司日常经营情况为机密级；
15.3公司人事档案、协议、员工工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。
第十六条公司档案的类别：
16.1分为党群、矿建工程、生产技术、机电技术和设备、科学技术研究、干部职工人事、物业管理、行政管理、财务、计划、安全等类别。
第六章档案的鉴定
第十七条每年应对档案进行一次清理，从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别，确定各类档案的保管期限。
第十八条公司档案保管期限分永久、10年、5年三种。
介于两种保管期限的，保管期限从长。
（后附保管期限表）
第七章档案的销毁
第十九条档案销毁的具体工作由档案室承办，每年检查核对时对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，立卷归档，永久保存。
第二十条送交档案形成部门对拟销毁案卷的清册进行初审，经部门负责人签字同意后，连同档案销毁申请单送总经理签字批准后方可销毁。
第二十一条销毁时要有档案人员二人以上，并由主管部门派人监销，共同在销毁清册上签字。
第八章档案的保密安全
第二十二条档案管理人员、各部门档案专管或兼管人员及借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及公司各项保密制度，认真做好保密工作。
第二十三条档案管理人员，必须严格执行档案查阅借阅制度；
履行借阅登记手续，认真审查审批权限是否符合规定要求，不得利用工作之便采取任何方式违反规定，泄露档案内容。
第二十四条借出的档案材料务必定期归还。
借出使用期间，不许转借他人，不许带入公共场所。
第二十五条任何人不许将档案内容泄露给无关人员。
第二十六条档案管理人员向借阅档案者提供、出具有关证明时，一定要以档案材料原始记载为依据，不得弄虚作假出假证；
涉及企业机密的档案材料，必须经部门负责人报经总经理批准。
第二十七条档案室禁止吸烟，严禁将易燃易爆物品和私人物品带入库房,要备足安全防火设备。
第二十八条非档案管理人员，不准进入档案室。
第二十九条档案人员下班时必须对档案室进行检查，锁好门窗和档案柜，切断电源后方可离开。
第三十条违反本章规定或以任何方式泄密者，处以500-1000元罚款，直至开除或追究刑事责任
第九章档案的利用
第三十一条档案的利用。
凡需利用档案者，均须填写档案借阅单，依据借阅权限和档案密级，经相关领导签批后方能凭单阅档。
档案借阅申请单的内容包括：
借阅档案名称、借阅日期、借阅人姓名及工作部门、借阅理由、批准部门、公司审批领导，归还时间等。
借阅登记簿的内容包括：
档案名称、借阅日期、借阅人姓名及工作部门、借阅理由、归还时间等。
第三十二条案卷一般仅供在档案室查阅，利用档案人员必须爱护档案，不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。
第三十三条查阅业务技术、文书、科技档案，分别由综合、人事、财务、安全、工程等主管部门负责人签批；
如需抄摘或复印档案内容，须主管部门同意并报公司分管副总经理批准才能带出档案室并在借阅单中注明复印内容；
如需查阅人事、财务、经营等机密档案，应有主管部门同意并报公司总经理批准。
第十章档案的借阅
第三十四条本单位借阅业务技术类档案应填写借阅申请单由本部门负责人签字，经档案部门负责人同意报分管副总经理批准后进行；
借阅营业执照、代码证原件、公司内审报告、上级或社会审计报告、公司案件控诉、应诉、查处等材料，须经主管部门同意并报公司总经理批准。
第三十五条外单位借阅档案，应持有单位介绍信或其它有效的正式公文，填写档案借阅申请单经主管部门审核，报公司总经理批准后方可进行。
第三十六条可以借阅出档案室的，借阅期限不得超过15天，到期归还；
如需再借，应办理续借手续。
第三十七条借阅档案应严格履行手续，办理借阅登记，当面点交清楚。
归还时严格检查，并在借用登记簿上予以注销,借阅人抽回借阅申请单。
借阅者要爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。
第三十八条借阅档案交还时，须当面查看清楚，如因借阅造成遗失、损坏或泄密者，应及时报告主管领导。
并对责任者处以100-500元罚款，对责任部门领导罚款200元；
情节严重者，除罚款外将给予行政处分。
第三十九条档案管理人员对查阅借阅档案及归还档案，均应在档案借阅登记薄上进行登记；
对重大或重要项目的查阅，要做好利用效果的反馈工作。
第四十条查、借阅者须按要求填写档案借阅登记簿。
第十章档案的复制
第四十一条对于扩散后会给公司利益造成损害的档案材料，档案管理部门要严禁复制和提供利用。
第四十二条对于重要的文件，如因工作需要，必须复制的，要在借阅申请单中填写复制理由和内容，经总经理审批后，在档案室复制，并填写复制登记簿。
第四十三条对于不影响公司利益的一般技术性文件材料，填写借阅申请单，经档案管理部门负责人同意报分管副总经理批准后在档案室复制。
第四十四条利用者对复制档案材料的目的要登记清楚。
第四十五条对复制的文件材料内容要详细、及时地进行登记。
第十一章档案的统计
第四十六条统计项目内容要完整，统计数据要准确，要全面系统地反映档案工作各方面的情况。
第四十七条统计工作要根据有关规定和上级要求，必须确保统计资料的准确性、及时性、科学性。
第四十八条统计项目内容包括：
48.1对档案工作机构、人员的统计；
48.2对档案的构成、档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况的统计；
48.3对不同密级、保管期限的统计；
48.4对档案的检索、编研等情况的统计；
48.5对档案销毁数量的统计；
48.6对档案利用效果的统计；
48.7对档案利用情况的统计；
48.8对档案专业教育情况的统计。
第四十九条对统计数字要进行分析研究，发现问题及时总结改进。
第五十条按规定准确编制档案工作情况统计年报，及时上报有关部门。
第五十一条定期进行库藏档案的清理核对，做到帐目清楚、帐物相符。
第十二章附则
第五十二条公司制定的其他专项档案管理办法及保管期限，为本规定的补充。
第五十三条本制度从总经理签发之日起执行,解释权归蒙泰不连沟煤业有限责任公司。
附件：
内蒙古蒙泰不连沟煤业有限责任公司档案保管期限说明
档案管理流程
档案借阅流程
档案销毁流程
内蒙古蒙泰不连沟煤业有限责任公司
档案保管期限说明
一、为了准确地划分档案的保管期限，使保存的档案既能全面反映公司主要职能活动的历史面貌，又便于保管利用，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》和国家档案局颁发的《关于机关档案保管期限的规定》的精神，结合公司的实际情况，制定本表。
二、档案的保管期限定为永久、10年、5年3种。
三、确定保管期限的原则
1.凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。
主要包括：
公司营业营业执照，机构演变及领导任免，年度综合报表，房屋产权证，重点项目竣工文件材料，重要的合同协议，政策法规性文件，重要的请示、批复，重要会议的文件材料，直属上级单位颁发的属于本公司主管业务并要贯彻执行的重要文件材料等。
2.凡是反映公司一般工作活动，在较长的时间内对本公司工作有查考利用价值的文件材料，列为10年保管期。
一般工作性文件材料，一般会议主要文件，人事管理的一般文件材料，较重要的协议合同，直属上级机关的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料等。
3.凡是在较短期时间内对本公司有参考利用价值的文件材料，列为5年保管期。
一般事务性文件材料，上级单位颁发的非本公司主管业务得需要贯彻执行的文件材料，下级机关报送的重要报告和统计报表等。
4.声像、光盘、照片等的保管期限同文件材料。
5.档案的保管期限应从文件材料归档时的年度算起。
通过鉴定需要延长保管期限时，从鉴定时的年度算起。
序号
文件材料名称
保管期限
1
公司营业执照、企业代码证书、办理产权的全套材料
永久
2
党和国家领导人对本公司工作的指示、题词和讲话等
3
上级单位批转本公司的请示、报告和简报
（1）重要的
（2）一般的
10年
4
党组会、总经理办公会、董事会的会议记录、纪要、决议
5
会议文件材料
⑴公司工作会议
⑵重要专项工作会议和专业会议
⑶一般会议
5年
6
公司发文
（1）政策法规性文件
（2）一般业务问题的
（3）事务性有参考价值的
7
上级单位文件
（1）直属上级单位颁发属于本公司主管业务并要执行的重要文件
（2）直属上级单位颁发属于本公司主管业务并要执行的一般文件
（3）其他需要执行的文件
8
公司的请示与上级单位的批复；
下级单位请示与本公司的批复
（1）方针政策性及重要问题
（2）一般事务性问题
9
公司长远规划、计划
10
年度工作计划、总结
11
资产接收、移交、划转等
12
统计报表
汇总及年度
季度、月报及下级单位上报的汇总
13
机构设置、变更、组建方案、人员编制、启用印章
14
任免文件
公司领导、部门及直属企业主要领导
其他人员任免
15
员工录用、转正、调资、退休、职务（职称）聘任、抚恤、死亡等
16
调动工作的介绍信、党员组织关系介绍信存根
17
对有关人员的处分材料
（1）影响大、问题严重的（严重警告及以上,罚款1000元及以上）
18
公司人员名册、党员名册
19
大事记、组织沿革
20
公司出版的并能反映主要职能活动的出版物定稿和样本
21
重要的调研报告、考察报告及刊物
22
公司办公、宿舍等建筑物的房屋产权及工程文件材料
23
公司财产、物资、档案等的交接凭证
24
公司与有关单位签订的合同、协议、协定
（1）有历史意义和长远使用价值的
（2）重要的（涉及固定资产的）
（3）一般的
25
人民来信、来访文件材料
（1）有上级单位或公司领导重要批示和处理结果的
26
科技、科研成果文件材料
（1）达到或超过国际先进水平的
（2）重要的（国家级三等奖及以上的）
（3）一般的（本集团公司获奖的）
27
工程竣工文件材料
（1）国家重点建设项目（形成固定资产的）
（2）一般建设项目
28
重要设备开箱材料
29
审计、案件（监察）、会计
升级会员 