肉制品事业部促销费用管理规范促销管理规范文档格式.docx
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费用总额（万元）
吨均
黑吉
101742
794.11
78.05
辽宁
74977
624.14
83.24
京冀
149527
470.60
31.47
晋蒙
79685
275.87
34.62
山东
92711
781.98
84.35
华东
82854
422.43
50.99
苏皖
119827
494.03
41.23
闽赣
40415
176.17
43.59
两湖
76633
379.86
49.57
河南
126063
335.25
26.59
华南
106178
551.38
51.93
云贵
39938
174.09
川渝
43798
196.43
44.85
陕宁
52233
225.21
43.12
西北
37419
218.46
58.38
合计
1224000
6120.00
50.00
三、4-12月份市场费用
一）分配到大区
4-12月份大区市场费用分配明细表
市场费用总额（万元）
340.80
33.50
251.15
286.20
19.14
133.44
16.75
310.55
267.59
32.30
286.67
23.92
116.02
28.71
201.68
26.32
211.10
317.55
29.91
76.44
83.83
87.47
89.52
3060.00
25.00
二）办事处市场费用分配依据
1、各区域市场竞争状况作为主要参照依据。
2、以09年各办事处实际费用占大区比例、吨均费用、一季度各办事处实际吨均费用为参考依据。
3、办事处费用总额累加必须等于大区费用总额。
4、大区制定办事处费用吨均标准时，必须遵循公平、公正、公开原则，全体办事处经理讨论通过，并于4月3日前传销售部。
三）联盟商费用标准制定依据
1、制定联盟商4-12月份市场费用标准时，根据各联盟商渠道销量，按渠道费用支持标准，制定客户吨均费用标准；
举例：
假设某办事处4-12月份销量计划8500吨，根据大区分解的市场费用，该办事处4-12月份市场费用计划40万元、吨均47.06元；
则：
**办事处联盟商费用分配演示表
项目
4-12销量计划
渠道标准系数（参考）
费用分配基数（渠道销量*渠道标准系数）
客户1
客户2
客户3
客户4
客户5
AB商超
600
1300
1900
4.0
2400
5200
7600
批发
550
1800
2950
0.3
165
180
540
885
CD终端
400
300
500
1600
0.5
200
150
250
800
学校
450
1150
1.0
自建渠道
470
620
45
141
186
其它
230
50
280
115
25
140
2230
1500
1700
1270
8500
**
3330
5400
691
10761
各客户、各渠道销量计划，分别乘以渠道标准系数，则得出各客户的“费用分配基数”；
办事处市场费用总额为40万元，则办事处费用的标准吨均为400000元/10761=37.17元。
各客户费用分配金额=37.17元/吨*客户“费用分配基数”
123780
29737
200725
20072
25685
400000
各客户市场费用吨均标准=分配金额/该客户4-12月份销量计划
55.51
19.82
118.07
11.15
20.22
47.06
Ø
AB商超指全国重点商超系统；
见附表。
以上渠道标准系数为全国平均系数，大区、办事处可以参照此系数，根据不同的超市系统、市场竞争状况、各渠道09年实际费用占比等因素，对渠道标准系数进行调整，但必须经全体办事处经理或办事处全体业务人员讨论通过。
2、办事处可以参照以下标准，根据市场实际，对联盟商4-12月份市场费用标准进行适度调整，以确保市场费用标准的合理分配：
参照一季度各联盟商实际投入的市场费用，一季度实际投入费用较高的，可以适当提高标准；
否则，该联盟商的费用标准要适当降低；
参照09年各联盟商吨均促销费用，09年吨均促销费较高的，可以适当提高，否则要适当降低；
参照各区域市场竞争状况和渠道结构，竞争型市场吨均标准要适当提高，商超渠道吨均标准要适当提高；
优势市场、竞争不激烈的区域和渠道，吨均标准要适当降低；
对竞争不激烈的区域和渠道，或销量较小的客户，可以不制定市场费用标准，办事处根据市场实际，从办事处市场费用总额中适时调剂支持。
3、联盟商4-12月份市场费用标准必须于4月7日前传大区备案，大区汇总后传销售部。
四、市场费用管理规定
1、联盟商市场费用吨均标准作为联盟商申请市场费用的依据，办事处可以根据市场实际需要，对各联盟商之间、不同渠道之间实际投入的市场费用进行调整。
2、办事处可以根据当月客户使用情况，对下个月的客户费用标准进行调整。
3、办事处制定、调整市场费用标准时，必须由办事处经理、财务主管、业务主管（三人以上）共同讨论通过并签字确认。
4、办事处在使用市场费用时，可以参照办事处吨均费用标准和季度销量计划，在季度内的各月份调剂使用，但办事处季度市场费用的实际吨均不得超标。
5、季度内，联盟商实际吨均市场费用原则上不得超过计划吨均标准的1.5倍；
超过1.5倍的，办事处要写出书面说明报大区审核。
6、市场费用以办事处为单位，季度结余的，累计到下季度使用。
7、经销商不再制定市场费用标准，由办事处根据市场实际情况，以联盟商的名义申请费用进行支持；
申请费用支持经销商的，须标明每个经销商的支持金额。
第四部分申请审批及审核
一、申请及审批流程
1、大区控制费用和办事处自筹费用的申请流程及审批程序
单次费用1万元（含1万元）以下的促销申请：
业务员提出申请→业务主管审核→财务主管审核签字→办事处经理审核签字→大区经理审批签字。
单次费用1-10万元（含10万元）的促销申请：
履行完以上程序后，传事业部总部，事业部销售部长、销售副总、事业部总经理签字审批。
单次费用10万元以上的促销申请：
履行完以上程序后，上传集团公司销售副总审批，并报集团公司总经理备案。
上述金额按双汇承担金额计算。
2、总部控制费用的申请流程及审批程序
办事处申请总部承担的促销费用，无论金额大小，均由事业部最终审批；
总部审批的专项费用，办事处使用时，申请及签字程序与大区控制费用的审批程序相同（即一万元以下的，大区审批；
一万元以上的，事业部最终审批）。
3、市场费用的申请流程及审批程序
业务员提出申请→业务主管审核→财务主管审核签字→办事处经理签字审批
单次申请市场费用承担金额超过2000元（不含）的，在履行上述签字程序后，传大区由大区经理签字审批后执行。
单次申请市场费用承担金额超过10000元（不含）的，在履行上述签字程序后，传事业部总部，销售部长、销售副总、事业部总经理签字审批。
单次申请市场费用的承担比例不得超过50%。
市场费用必须先审批后执行。
4、所有促销活动，办事处经理、财务主管均为第一责任人，大区经理、大区财务主管为第二责任人。
二、签字要求
大区经理、办事处经理及财务主管在审核签字时，必须亲笔签写姓名和日期，特殊情况须签字人授权同意后，分别由大区主管、办事处渠道主管或业务主管代签（办事处无渠道主管或业务主管的，可以由财务主管代签；
财务主管签名可以由内勤代签；
代签时写实际签字人姓名，并标明“代”），严禁直接粘贴复制。
业务员、业务主管姓名可以是电脑打印。
三、格式要求
1、商超堆头、商超特价、商超进店、自有产品通路搭赠、外购商品通路搭赠、滞销品处理、品尝/派赠、陈列奖励、专营奖励，9种促销形式总部制定统一促销申请格式（格式见附件）。
2、办事处在申请时严格按照总部统一格式填写，内容清晰、项目完整、编号连续。
大区控制费用、总部控制费用申请的编号规则：
大区+办事处+年份+月份+三位流水号。
云贵大区昆明办事处2010年4月第6份促销（YGKM1004006）。
市场费用申请的编号规则：
市场+大区+办事处+年份+月份+三位流水号。
云贵大区昆明办事处2010年4月第6份促销（SCYGKM1004006）。
自筹费用申请的编号规则：
自筹+大区+办事处+年份+月份+三位流水号。
黑吉大区长春办事处2010年4月第6份促销（ZCHJCC1004006）。
不同承担方式的促销申请，流水号按先后顺序统一编号。
3、因市场运作需要其他形式促销支持的，如：
冰柜、货架/L型货架、展示盒、台烤机、油煎锅、人员费用等，参照总部统一格式申请或提出书面申请。
书面促销申请必须包括以下内容：
促销编号、促销起止时间（购买制作终端用品的要分别注明购买制作时间、投放时间）、客户费用分配明细、费用承担方式、报账方式。
4、涉及外购商品的促销申请（包括书面申请），申请时还要包括外购商品名称（型号）、单价、数量、供货方名称及电话。
四、审核要求
1、财务主管负责对促销编号、申请金额、项目是否齐全、逻辑关系等，逐项进行审核把关，确认所有项目无误后签字并转交办事处经理；
对有特殊报账要求的促销，要提前对相关人员、客户说明。
2、办事处经理负责对促销原因、形式、力度等进行把关，确保方案设计合理，能有效执行和监督。
3、对于执行客户库存的促销，财务主管必须对促销数量进行重点审核。
五、管理要求
1、严禁为规避总部审批而将大额促销进行拆分申请。
同一时间段，同一联盟商分别申请相同类型促销的，视为拆分申请；
如：
客户多户头同时申请相同内容的促销、分门店同时申请同一超市系统相同内容的促销、同一联盟商下分经销商同时申请同样内容的促销。
不同超市系统，可以分系统申请。
同一联盟商的不同经销商在不同时间段执行相同促销的，可以分别申请。
同一联盟商下不同经销商，由不同业务员分别负责的，可以按业务员负责区域分别申请。
2、原则上一个客户一张申请，以办事处或多个联盟商为单位申请费用的，要注明各联盟商的促销费用分配明细。
3、同一促销不能重复支持、重复报账。
禁止在同一期间、同一地点采用不同费用承担方式执行同一类型促销。
4、促销费用的申请，必须真实可行，严禁办事处申请虚假促销、人情促销，用来弥补客户或办事处费用。
5、促销项目必须填写清楚、明确。
促销原因及目的必须明确，不得简单填写为“打击竞品、提高销量”等笼统、模糊的概念。
如针对竞争的促销，必须说明针对竞品哪些规格、竞品规格的价格体系或促销政策、针对哪些渠道、要达到什么目的。
促销区域以客户所辖市场区域为准。
促销数量必须明确，不得写“按促销期间提货量计算”等。
6、严格遵循“先审批后执行”原则。
7、促销申请要及时传递；
需大区审批的，办事处提出申请后，大区经理必须在2天内签字并回传办事处；
需要总部审批的，办事处必须提前5天提出申请，大区2天内签字审批后传总部，总部3天内签字传回大区、办事处。
8、办事处任何格式的促销申请，都必须有办事处经理、财务主管审核签字。
9、超市长期堆头、终端长期陈列、终端长期专营等时间段较长的促销，可以按时间段分别申请，但申请金额不得超过按该时间段分摊的金额。
六、注意事项
一）商超堆头
堆头促销执行起止时间，必须与超市协议执行期间保持一致。
在申请时无法界定具体执行起止时间的，必须设定预计促销期间。
二）商超特价
起止时间参照堆头促销。
三）商超进店
1、必须注明进店产品的详细名称、规格。
2、促销截止日期前，产品必须进店。
四）自有产品通路搭赠
自有产品通路搭赠的“促销对象”只有三种情况，即：
客户库存、期间提货、客户库存及期间提货。
同时执行客户库存及期间提货的，要分别注明客户库存数量和期间提货数量。
五）外购商品通路搭赠
1、指随双汇产品搭赠的外购日常用品。
2、“促销对象”参照自有产品通路搭赠。
3、外购商品必须由客户购买，办事处工作人员不得参与，更不得经手现金，办事处经理、财务主管要重点审查外购商品的单价、数量等。
六）滞销品处理
滞销品价格按申请时的联盟商到岸价计算。
七）品尝/派赠
1、新产品铺货时针对CD终端的品尝品，原则上由客户承担，需要公司承担的，CD终端的品尝品按终端数量进行申请，且品尝派赠品要粘贴“非卖品”不干胶标识。
2、总部有品尝派赠品的，品尝派赠品由办事处申请，总部配发。
总部无品尝派赠品的，由总部印制统一的“非卖品”不干胶标识，办事处根据需要提前申请，总部配发，业务员必须亲自监督将每支品尝派赠品粘贴“非卖品”标识后，方可执行品尝派赠促销。
凡发现品尝派赠品在市场正常销售的，视为客户截留促销。
3、金额按促销申请时联盟商的到岸价计算。
八）陈列奖励
必须签订陈列协议（一般格式见附件）。
九）专营奖励
必须签订专营协议（一般格式见附件）。
十）其他（冰柜、货架/L型货架、展示盒、台烤机、油煎锅等外购商品及人员费用）
除事业部经过采购中心统一购置的外购商品外，外购商品只能由客户采购，办事处工作人员可以协助提供厂家、价格信息，但不得以任何形式参与采购，更不得经手现金，办事处经理、财务主管要重点审核外购商品的单价、打款手续等。
第五部分执行及检查
一、执行
1、严格遵循“先审批后执行”原则，严禁无批示促销，严禁私自承诺客户费用。
2、必须严格按照审批后的促销报告内容执行，严禁截留、挪用，不得擅自变更促销的时间、对象、方式、区域、品种、力度等事项，实际报账费用不得超出审批金额。
3、报告审批后，如遇市场环境变化等原因需要变更促销的（包括促销的时间、对象、方式、区域、品种、力度、费用等），必须填写促销变更申请表（见附件），附原报告并按原报告签字流程审批后，方可变更。
4、追加促销力度且双汇承担金额增加的，或客户承担力度降低的，或促销数量减少且双汇承担金额未变的，按促销变更执行；
双汇承担金额增加的，根据增加后的金额执行审批流程。
5、促销变更同样遵循“先审批后执行”原则，不得在促销结束后再补打申请。
6、谁申请谁负责，业务员、主管对促销执行过程进行监督检查，负责促销活动的实施落实。
二、检查
1、谁审批谁负责，大区经理、办事处经理按审批程序对促销申请进行把关，合理安排使用本区域促销费用，并对本区域促销费用的使用负责。
2、办事处经理作为办事处促销管理责任人，要根据办事处市场需要，负责审核、落实办事处的促销申请，对促销的真实性、合理性负责。
3、办事处财务主管负责监督促销落实情况，对促销执行情况进行一定比例的抽查，对报账资料完整性负责，并负责抽查报账资料的真实性。
4、业务员、业务主管负责检查本区域客户的促销执行落实情况，对促销执行的真实性、报账材料的真实性负责，负责收集和整理促销原始凭证。
5、市场检查：
A.业务员对本区域申请的所有促销进行检查，每个促销的终端检查数量比例不低于30%；
B.单次促销金额在5000元以上的，除业务员检查外，业务主管要进行检查，终端检查数量比例不低于20%；
C.单次促销金额在10000元以上的，除业务员、业务主管检查外，办事处经理要进行检查，终端检查数量比例不低于15%（或不少于10个终端）。
D.办事处财务主管必须对报账的促销费用进行抽查，抽查促销份数不低于当月报账促销份数的10%（当月抽查促销份数不低于3份），单次促销10000元以上的要重点抽查。
E.检查时，可以在促销申请表中的“备注”栏体现，并最终在促销原始凭证上的业务检查情况/财务抽查情况栏注明“执行”、“未执行”。
（自有产品通路搭赠、外购商品通路搭赠、滞销品处理的检查结果要做好记录，最终在促销原始凭证上体现）
6、客户对办事处促销费用的申请和使用有监督权，办事处不得随意截留客户费用或将促销挪作他用。
客户对于办事处违反促销规定的行为可以进行举报。
7、大区主管、大区财务主管、大区经理走访市场期间，必须对促销费用执行情况进行抽查，并对促销违规行为予以通报处理；
大区主管每月抽查情况要向大区经理写出书面报告，大区经理、大区财务主管抽查情况要在周报中体现。
第六部分报账资料及报账要求
一、报账资料要求
各类促销，客户必须取得详细的促销原始凭证（原始凭证格式见附件），同时提供以下报账资料：
1、商超堆头：
加盖公章或合同专用章的堆头协议；
或超市出具的加盖财务专用章或收款专用章的收据（对于客户统一提供并交超市盖章的收据可以连号，但须写出书面说明）；
或商超出具的服务业/商业销售发票；
或能显示此笔扣款的对账单。
（上述资料，客户须提供原件，办事处扫描后保存复印件）
2、商超特价：
特价协议；
或能显示此笔扣款的对账单；
或能显示本次特价的购物小票一份。
（客户须提供原件，办事处扫描后保存复印件）
3、商超进店：
进店单品的商超首批送货单一份。
（连锁超市只需提供其中单个超市的送货单；
客户须提供原件，办事处扫描后保存复印件）
4、外购商品通路搭赠：
客户提供打款证明或全额购置发票，普票、专票均可。
5、品尝派赠：
品尝派赠品全部粘贴“非卖品”标签，在粘贴完毕后由责任业务员拍摄数码全景照片，然后统一装箱（照片按促销编号电子存档）。
6、自有产品通路搭赠、滞销品处理、陈列奖励、专营奖励，只需提供促销原始凭证。
7、其他：
购置硬件的（冰柜、货架/L型货架、展示盒、台烤机、油煎锅等），同时提供打款凭证；
及总部抬头的专用发票原件（双汇承担部分）；
及投放明细（单位价值低于50元的，不再提供投放明细；
投放明细格式见附件）。
人员费用，同时提供接收证明和接收人身份证复印件。
二、原始凭证注意事项
1、促销原始凭证须与其他报账资料保持一致，由办事处复印存档。
2、原始凭证必须按分类固定格式填写、字迹工整、计算准确，每页最后一行合计本页数量和金额。
3、业务员、业务主管、办事处经理根据检查情况，要对客户提供的原始凭证进行审查并签字。
4、办事处财务主管要根据原始凭证的抽查情况，以及业务人员审查情况，计算促销核查执行比例，按核查执行比例报账。
促销核查执行比例低于50%的，本次促销不予报账；
核查执行比例50%（含）--80%的，按承担金额的50%报账；
核查执行比例超过80%（含）的，按执行比例报账。
（核查执行比例按检查数量计算，最终报账比例由财务主管抽查后核定）
核算执行比例=抽查合格的终端数量/抽查的终端总数量
同一终端重复检查的，不重复计算终端数量，且只要发现一次未执行，即视为该终端不合格。
三、报账要求
1、促销报账金额不高于审批金额；
实际执行金额低于申请金额的，按实际执行金额报账。
一个促销要一次性报账，不能分次报账。
2、促销原始凭证，客户必须提供本次促销实际执行的全部金额，不能仅提供报账金额部分。
3、促销报账资料必须签字齐全，不允许代签。
4、促销结束后，客户应在10日内取得报账手续，交给责任业务员，并由接收人出具接收证明。
业务员在接到客户相关报账手续后，15日内必须由业务主管签字后上交办事处财务，并由接收人出具接收证明；
如报账手续不全，则须在5日内补齐，整个过程不得超过20天。
办事处在收到客户促销手续后，必须在10日内审核并寄回总部（邮寄的以邮戳为准，直接送回总部的以总部接收时间为准）。
促销报账资料邮寄总部报账时，要填写促销报账清单（格式见附表），促销报账清单打印一份，随促销报账资料寄回，电子版促销报账清单同时传总部促销审核人员。
总部财务人员收到客户报账手续后，原则上一周内审核完毕，30日内处理完毕。
5、财务主管应及时督促客户、业务员报账，对于未按要求期限报账的，按以下规定处罚：
过期1个月以内的，扣减应报账金额的5%；
过期1-2个月的，扣减应报账金额的10%；
过期2-3个月的，扣减应报账金额的30%；
过期三个月以上的，不予报账。
扣减不报账部分由责任人承担，责任人由办事处界定，必须填写过期报账扣减明细表（格式见附件），由办事处经理和财务主管签字后随同报账资料邮寄总部。
过期扣减部分，不在原始凭证上体现，由办事处在填写促销报账清单时体现。
6、因特殊情况不能及时提供报账手续，导致期限内未寄回总部的，办事处向事业部另行申请。
7、业务员工作调动的，必须对促销手续进行交接，并填写《促销交接表》（见附件
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