畜牧业公文管理办法编写Word文件下载.docx
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3.1.1决定
适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或撤销下级部门不适当决定事项。
3.1.2通知
适用于传达公司领导指示及要求各所属部门周知、办理或执行的事项,人事任免、调动及其他实物性内容的传达;
3.1.3通报
适用于表彰先进,批评错误,传达重要事项或者情况;
3.1.4报告
适用于上级向上级汇报工作,答复上级的询问;
3.1.5请示
下级向上级就某一问题或事项请求指示与批准;
3.1.6批复
适用于答复下级部门的请示事项;
3.1.7意见
对重要问题提出见解和处理方法;
3.1.8函
同级或与业务往来单位相互之间商洽工作,咨询答复问题,向政府有关部门提出请示等。
3.1.9会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项;
4办理
4.1公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、标题、主送单位、正文、附件、印章、发文时间、抄送单位等部分组成。
4.2公文办理分为收文和发文。
发文办理一般包括签收等级、分发传阅、收回存档、销毁等程序;
发文办法一般包括拟稿、审核、签发、用章、登记、发送、原件归档销毁等程序。
4.3公文签收应由专人负责,签收时须对来件严格检查,明确无误后方可签字或盖章。
4.4收文拆封后应对文件进行认真清点,按内部或公开文件分类登记,注明收文日期、标题(简要内容)、来文单位、密级等并编号。
4.5公司人力资源部收文,存档一份,另一份呈送公司领导。
根据公司领导批示送公司有关部门传阅。
4.6因业务需要查阅某文件须经人力资源部同意,必要时需报总经理批准。
密级高的文件,应锁在保险柜内。
4.7公司正式文件须经公司总经理签发。
5文件格式
公司发文必须填写统一印制的“沈阳牧源畜业发展有限公司发文稿纸”。
公文由秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。
公文表现形式为本公司正式红头文件。
公文一律用A4纸,页面上边距3.8厘米,下边距3,4厘米,左边距2.8厘米,右边距2.6厘米,行距28磅。
文头占A4纸三分之一或五分之二面积,字体为标宋体67点。
发文字号在公司标识下空2行,用3号仿宋体字排布。
字号下1行处设分割线,左右与文头对齐,中间加五角星。
5.1办文时需注意下列事项和要求:
5.1.2秘密等级
涉及公司机密的公文,应当按照有骨干法规,标名密级,其中“机密”及公文还应当标明分数序号。
5.1.3紧急程度
紧急公文应该根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
5.1.4发文机关标识
应当使用发文单位全称或规范化简称;
联合行文,主办单位排列在前。
5.1.5发文字号包括代字、年份、序号,由办公室统一编排。
5.1.6上行文应当注明签发人姓名。
其中,‘请示’应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
5.1.7公文标题、正文
标题应当准确简要的概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文单位(使用单位全称版头专用公文稿纸,可以不标明发件单位名称)公文标题不宜过长。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
公文标题在红色分隔线下空2行,用2号标宋体字,可分一行或多行居中排布;
回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
正文用3号仿宋体字,每页22行,每行28个字,位于主送单位名称下1行,每自然段左空2字,回行顶格。
数字、年份不能回行或分开。
5.1.8主送单位
指公文的主要受理单位,应当使用全称或规范化简称,统称。
隶属关系和层次要分明,标点要准确,同一性质和级别的单位之间用顿号,其他用逗号,最后一主送机关名称和标冒号。
单位排序按公司有关文件规定处理。
主送单位应在公文标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体标识,回行时仍用顶格。
5.1.9正文另见本办法第五章“草拟公文”。
5.1.10抄送单位
指除主单位外需要执行或知晓公文的其他单位,应当使用全称或规范化简称、统称。
抄送单位在主题词下1行;
左右各空1字,用3号仿送字体标识‘抄送’,后标冒号;
抄送单位间用逗号隔开,回行与冒号后的抄送单位对齐;
在最后一个抄送单位后标句号。
5.1.11附件
公文如有随文印发的附件,应当正在正文之后,成文日期之前注明附件顺序和名称。
注明的附件和实际所附的文件、材料名称应完全一致。
供领导审阅签发的参考资料要齐全,但不作为文件的附件。
附件在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识‘附件’,后标冒号和名称(如‘附件;
1.某某某’);
附件名称后不加标点符号.附近与正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识3好黑体字‘附件’有序号的标识序号(如;
附件1)序号前后应一致。
5.1.12印鉴
公文除“会议纪要”外,应当加盖印章。
联合上报的公文,有主办单位加盖印章;
联合下发的公文,发文单位都应加盖印章。
5.1.13成文日期
以公司负责人签发的日期为准,经过会议批准的,以通过之日为准。
5.1.14附注
公文有附注(需要说明的其他事项)用3号仿宋体字,居左空2字圆括号标准在成文的日期下一行。
5.1.15主题词
按《国务院公文主题词表》及其行业规范的主题词表的要求标注主题词,外表词应在主题词后加注‘‘△”,以示区别。
列在文件尾部分横线之上,主题词用3号黑字体,居左顶格标识,后标冒号;
词目用3号宋体字;
主题词一般不超过5个,词目之间空1字。
5.2公文中各组成部分的标识规则,参照《国家行政机关公文格式》(GB/T9704-1999)国家标准执行。
6行文规则
6.1行文应确有必要,注重效用。
6.2行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。
属于紧急报告事项可以越级报告,但不得越级请示。
6.3公司依据其职权范围、隶属关系和有关公文处理办法的规定,公司可向其所属各部室行文,可根据其业务范围向地方业务主管部门行文,向有关工商、税务等管理部门及施工、监理等单位发函。
6.4除上级单位负责人直接交办的事项外,不得直接向上级部门负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
7发文办理
7.1发文办理指以公司名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、分发等程序。
7.1.1公司的发文程序一般为:
主办部门拟稿→部门负责人及主管领导审核→有关部门会签(如需会签)→返回该部门阅知(如有问题需要修改,修改后程序从头开始)→办公室主任审核→公司负责人签发→办公室编号、印制→办公室用印→办公室分发。
7.1.2根据有关规定,公司公文主要内容如下:
7.1.3向上级机关请示、报告工作。
7.1.4公司机构设置、职能配置、任免和聘用干部。
7.1.5印发经公司审查通过的综合性会议纪要、规章制度。
7.1.6授予或撤消公司级先进单位和模范人物称号。
7.1.7答复有关单位的提问。
7.1.8涉外工作的有关事项。
7.1.9其他需要行文的重要事项。
7.2草拟公文
7.2.1符合国家的法律、法规及其他有关规定。
7.2.2情况属实,观点明确,表述清楚,结构严谨,条理清楚,直达不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
7.2.3公文的文种应当根据行文目的、发文的职权、与主送机关的行文关系确定。
7.2.4拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
7.2.5人名、地名、数字、引文准确。
引用公文应当先引标题,后引发文字号。
引用外文应当注明中文含义。
日期应当写明具体的年、月、日。
7.2.6结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“
(一)”,第三层为“1、”,第四层为“
(1)”。
行政规章规范性文体:
根据实际需要,采用章、节、条、款、项、目等标明层次;
副标题第一层为3号黑体字,第二层为3号楷体字。
7.2.7应当使用国家法定计量单位。
7.2.8文内使用简称,应当先用全称并注明简称。
使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
7.2.9公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
7.3拟制公文
7.3.1凡以公司名义发文,由各部室或车间拟制的文稿,在送办公室主任审核前,由各部室或车间主管领导进行审核,审核的内容为:
是否确有发文的必要;
是否符合国家方针、政策、法律、法规的规定;
是否真实、准确;
是否符合行文规则;
附件材料是否齐全、完整,内容是否符合要求;
经主办部门负责人和主管领导审核签字后方可送交办公室。
7.3.2对涉及其他部门职权范围内的事项,应在充分协商并取得一致意见后方可行文;
如有分歧,经协调仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签。
未经协商一致,如擅自行文,一经查实,公司有权责令纠正或撤消。
公文会签由主办部门负责送达有关部门,会签过程一般不得超过3个工作日。
7.3.4公文送交负责人签发前,应由办公室主任进行审核后方可送领导签发。
未经办公室主任审核的文稿,公司领导不予签发。
审核的重点是:
是否需要行文;
办文程序是否正确;
是否符合行文规则和拟制公文的有关要求;
公文格式是否符合规定等。
经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。
7.3.5联合行文一般由主办部门先签署意见,协办单位依次会签。
一般不使用复印件会签。
7.3.6文件签发的权限为:
以公司名义发文,统一在主管领导审核后,由总经理或董事长签发。
7.3.7公文正式印制前,办公室应当进行复核,重点是:
审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。
7.3.8凡以公司名义发文的文稿,经各主办部门负责人及主管领导审核后,一律送交办公室主任审核;
未经办公室主任审核的文稿,公司负责人不予签发。
如遇主办部门负责人或主管领导出差等情况,文件签发后需履行后续补签手续。
7.3.9办公室应对公司负责人签发后的公文进行复核编号后方可交付打印。
公文的校对、缮印、用印、分发由办公室负责完成。
8收文办理
8.1收文办理指对收到的公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
8.1.1报送公司的公文(包括信件、传真),必须经办公室统一签收、登记、编号、分发,不得直接送公司所属各部室或车间;
公司所属部门收到的公文,应送办公室统一登记处理。
写明公司领导个人亲收的文件,由公司领导个人或由其指定的代收人拆封。
8.1.2公司所属各单位代表公司参加的重要会议带回的文件,应交办公室登记,按收文程序处理。
如需留存的,经主管领导同意,可留复印件。
8.2紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。
对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的,应当及时退回交办的部门,并说明理由。
8.2.1主批人审批公文时,对有具体办理事项的,应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;
没有具体办理事项的,圈阅表示已阅知。
8.2.2送负责人批示件或者交有关部门办理的公文,办公室要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办。
9公文归档
9.1公文办理完毕,应当根据《中华人民共和国档案法》和公司规定,及时整理(立卷)、归档。
个人不得保存应当归档的公文。
9.1.1归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本机关的主要工作情况,便于保管和利用。
9.1.2联合办理的公文,原件由主办部门整理(立卷)、归档,其他部门保存复制件或者其他形式的公文副本。
9.1.3归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向档案部门移交。
9.1.4拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求(不能使用纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔、铅笔)。
10公文管理
10.1.1上级公司的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,经公司负责人批准可以翻印。
翻印时应当注明翻印的公司、日期、人数和印发范围。
属秘密文件的,按保密法有关规定执行。
10.1.2公文复印件作为正式公文使用时,应该加盖印章。
10.1.3公文被撤销,视作自始不产生效力;
公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。
10.1.4不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经办公室主任批准,可以销毁。
10.1.5销毁秘密公文应当到指定场所有二人以上监销,保证不丢失、不漏销。
其中,销毁绝密公文应当进行登记。
10.1.6部门合并时,全部公文应当随之合并管理。
部门撤销时,需要归档或销毁的公文应整理(立卷)后按规定移交档案部门。
10.1.7工作人员调离工作时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
10.1.8各部门、车间对公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。
10.1.9公文处理实行岗位责任制,对公文处理过程中各环节的经办人(领导人)对该环节出现的差错和问题负责。
11附则
11.1本制度由办公室负责解释。
11.2本制度由总经理批准发布。
11.3本制度自印发之日起执行。