秘书英语Unit 2.docx
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秘书英语Unit2
盛年不重来，一日难再晨。
及时宜自勉，岁月不待人。
Unit2HowDoesaSecretaryWorkintheOffice?
本单元教学要求：
1．掌握秘书工作职责、写商务信函的基本知识
2．了解如何处理好与上司和同事之间的工作关系
3．熟悉商务礼仪
Section1MeetingtheOfficeStaff
一、背景知识
打招呼在建立人际关系中起着润滑剂的作用，特别是在和上司、同事还不熟悉的时候。
中国人见面时，习惯说“吃了吗？
”“去哪儿？
”等关于个人生活的话来打招呼。
这在英国或美国人看来，不是想请他们吃饭就是打听他们的隐私，很不习惯。
因此，在国际交往中，要“入境随俗”。
每天一进工作单位，可以适时和遇到的每一位同事说：
“Goodmorning/afternoon”。
说话时，要注视对方，保持微笑，还要区别使用正式用语和非正式用语。
如对上级和初次见面的人，要称呼：
Mr/Mrs/Ms/Miss+姓，如Mr/Mrs/Ms/MissSmith/Green/Handerson，或Sir/Madam。
对有头衔的人，用头衔+姓表示尊敬，如DrBrown,ProfessorBlack。
对熟悉的人、同事、同辈人，可直呼其名（这点也同样适用于介绍），如Bill,Ann等。
介绍是一个人对另一个人的正式引见，可以分为自我介绍和第三方介绍。
第三方介绍顾名思义是由第三方介绍另外两方相识。
介绍时通常要掌握以下原则：
1．把男士介绍给女士（但在工作和商务场合，不分性别，要按照级别介绍：
把级别低的介绍给级别高的）；
2．把年轻的介绍给年长的；
3．把次重要的介绍给重要的；
4．把主人介绍给客人；
5．把家人介绍给来宾；
6．把未婚的介绍给已婚的。
二、课前提问：
1.Whatpreparationsshouldyoumakeformeetingtheofficestaff?
2.Howdoyougreetdifferentpeople?
3.Whatofficeetiquettedoyouknow?
Namethree.
4.Whatistherightattitudetoofficework?
5.Whatskillsdoyouneedforadministrativework？
6.Whomshouldyouturntoforhelpwhenyouhavesomeproblems?
三、语言学习
Howareyou?
你好。
通常为熟人之间打招呼用语，近年来，逐渐代替Howdoyoudo!
用于第一次打招呼，其回答为Fine,thankyou.
firstofall[副词]首先:
Marriageis,firstofall,acontractwhichmustbegovernedbyjustice.婚姻首先是一种契约，它必须以公正为制约。
Firstofall,wearetodayasSenatorKennedyhasadmitted,thestrongestnationintheworldmilitarily.首先，正如肯尼迪参议员所承认的那样，我们是世界头号军事大国。
startwith从......开始:
Hehadnothingtostartwith.开始时他一无所有。
Butasyouknowtostartwithwe'llhavemoredifficultywithnewproduct.但是，您知道，刚一开始销售新产品，我们会有更多的困难。
It’snicetomeetyou.＝pleasedtomeetyou.很高兴见到你。
为美式英语日常打招呼用语，语气比howareyou更随便些，用于第一次见面时的问候。
knowone’swayaround熟悉业务:
I’msureyouwillsoonknowyourwayaround.我相信你会很快熟悉业务。
四、参考答案
Keystotheexercises
III.FurtherExercises
1.Restudythedialogueandbrieflyanswerthequestionsaboutit.
1）WhowillZhangYiworkfor?
ZhangYiwillworkforLingYun.
2）WhenwillZhangYistartworkingwithherboss?
ZhangYiwillstartworkingwithherbossbeginningnextweek.
3）HowdoesHuangHaogethimselfintroduced?
Hesays:
“Pleasedtomeetyou.MynameisHuangHao.”togethimeselfintroduced.
4）WhatdoesChangChengsaywhenheisintroducedtoZhangYi?
Howdoyoudo?
MynameisChangCheng.
5）WhoisJiangYan?
JiangYanisLingYun’sPersonalAssistant.Sheisleavingattheendoftheweek.
6）HowmanypeoplehavebeenintroducedtoZhangYialtogether?
FourpeoplehavebeenintroducedtoZhangYi.
2.Completethefollowingdialogueandlookatthediscforasuggestedversionofeachandlistentoitsrecording.
（YangFangisexplainingtoZhangYithestructureofthecompany.）
A:
IthinkI’dbettertakethisopportunity（利用这个机会）toexplaintoyouexactlywho’swhointhecompany.You’llneedtoknowwhotogotoifyouwanttocontactaparticularmanager.Let’sstartrightatthetop:
ZhangZhonghuaistheManagingDirectorandhisPersonalAssistantisAnJing.Thecompanyisdividedintofourdepartments分成四个部门）：
Production,Marketing,PersonnelandFinance.OK?
B:
Uh-huh.
A:
Right.Let’sdealwitheachoneinturn（我们按顺序来吧）.WuYonglooksafterProduction,andhistitleisProductionManager,andTianMiworksasPersonalAssistantintheProductionDepartment.Thentherearetwosecretaries.Isthatclear?
B:
Yes.
A:
MovingontotheMarketingDepartment,we’vegotLingYun.JiangYanisworkingforLingYunasPersonalAssistant.AsIhavetoldyou,she’llleaveattheendoftheweek（她下周末会离开）andyou’lltakeherplaceandstartworkingasMr.Ling’sPAfromnextweek,OK?
B:
Yes,fine.
A:
Asyouknow,I’mPersonnelDirectorandLiLiandYangHuiarethetwosecretariesinthedepartment.Isthatclear?
B:
Uh-uhu.
A:
Andfinally...YanJinisresponsiblefor（负责）theFinanceDepartment（财务部）.HisPAisLiYan.Sothat’sabriefoverviewofthestructureofthecompany.Doyouhaveanyquestions?
3.TranslatethefollowingsentencesintoEnglishandlookatthediscforasuggestedversionofeach.
1）我带你到处转转，见见将和你一起工作的同事。
Weshouldgoroundandmeetsomeofthestaffyou’llbeworkingwith.
2）让我们从凌云开始吧！
Let’sstartwithLingYun.
3）期待着下周见到你。
I’mlookingforwardtoseeingyounextweek.
4）可以占用你们一点儿时间吗？
CanIhaveafewmomentsofyourtime?
5）今明两天你将和他在一起。
You’llbespendingtodayandtomorrowwithhim.
6）她这周末将离职，由你取代她。
Sheisleavingusattheendoftheweekandthenyou’lltakeherplace.
五、课文译文
与同事见面
嗨！
张一，早上好。
您好吗？
很好，谢谢。
您怎么样？
我很好。
首先我想应该带你到处转转，见见将和你一起工作的同事。
让我们从凌云开始吧，他是你上司。
好的。
请进。
早上好，凌云。
我带张一到处转转，趁她还没开始和你一起工作，先介绍你们认识。
早上好，张一。
很高兴见到你。
很高兴见到您。
下周开始，你将和他在一起工作。
本周最后两天你会被告知怎样处理事务，这样你就会清楚该怎么工作了。
好的，张一，期待下周见到你。
是的，凌先生，盼望着和您一起工作。
（楚天舒和张一进入一间办公室。
）
大家早上好。
可以占用你们一点儿时间吗？
我想给你们介绍一个新成员。
首先，介绍你认识黄先生，我们的办公室主任。
今明两天你将和他在一起。
很高兴见到你，我叫黄浩。
很高兴认识您，我是张一。
张一，介绍你认识一下常先生，这是张一。
您好。
我叫常诚。
我是蒋燕。
蒋燕是凌云的私人秘书。
她这周末将离职，由你取代她，这之前她会告诉你如何处理办公室事务。
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